Les véritables avancées ont lieu lorsque les équipes disposent du temps et de l’espace nécessaires pour se concentrer. Pourtant, pour celles et ceux qui gèrent les déplacements professionnels, les journées se déroulent rarement comme prévu. Vous commencez votre journée avec des projets stratégiques : rencontrer un partenaire hôtelier ou préparer une présentation pour la direction. Mais très vite, l’opérationnel reprend le dessus. Entre un collaborateur qui hésite sur la politique de voyage, une validation urgente à traiter et une erreur de réservation à corriger, votre temps s'envole.
Ces tâches sont nécessaires au bon déroulement des voyages, mais elles vous freinent. Au lieu de piloter votre stratégie, vous passez vos journées à éteindre des incendies au détriment de votre véritable impact.
L’ensemble de ces actions constitue ce que nous appelons le travail de l'ombre : des tâches peu visibles, mais indispensables, qui grignotent discrètement le temps et l’énergie. Une étude menée par Forrester Consulting pour le compte de Perk montre que les collaborateurs perdent en moyenne 7 heures par semaine à cause de ce type de travail.
Comment récupérer ce temps perdu ? Cet article passe en revue les principales sources du travail de l’ombre dans la gestion des voyages d’affaires, et explique comment les réduire pour vous permettre de vous concentrer sur ce qui fait réellement avancer votre programme voyages.
1. Réserver les voyages vous-même (y compris les déplacements de groupe)
Pour de nombreux responsables voyages, réserver des déplacements fait partie du quotidien. Mais à mesure que l’entreprise se développe, ce qui était auparavant gérable devient vite difficile à assumer seul. Un commercial vous demande d’organiser une visite client. Les RH ont besoin d’aide pour des déplacements liés à l’onboarding. Puis c’est toute une équipe qui part à un événement et qui vous demande de « vous en occuper ».
Très vite, vous comparez itinéraires et hôtels, gérez les préférences, collectez les informations de passeport et coordonnez les agendas, tout en essayant de faire rentrer plusieurs déplacements dans un seul budget. Le problème n’est pas la réservation en elle-même, mais tout le travail manuel et chronophage qui l’entoure, et qui transforme une tâche nécessaire en heures de travail de l'ombre.
Les conséquences
Des heures perdues en recherches et en coordination manuelles
Aucune capacité à passer à l’échelle lorsque l’entreprise grandit
Le sentiment constant d’être responsable de toute la logistique
Du stress lorsque les préférences ne sont pas respectées
Réserver des voyages peut faire partie du rôle, mais la manière dont cela se fait aujourd’hui n’est souvent pas viable à long terme.
Offrez l’autonomie à vos voyageurs tout en garantissant la conformité en arrière-plan. Vous pilotez votre programme sans être un goulot d'étranglement, et vous vous concentrez enfin sur vos priorités stratégiques.
2. Réexpliquer la politique voyages… encore
Vous avez consacré du temps à définir une politique voyages claire. Après l’avoir alignée avec la finance et les RH, vous l’avez formalisée et diffusée à l’échelle de l’entreprise. Sur le papier, tout est en place pour que cela fonctionne.
Mais en réalité, voilà ce qui se passe :
Un collaborateur vous écrit sur Slack : « Cet hôtel est autorisé ? Il dépasse le plafond de seulement 10 €… »
Un autre vous dit : « Je ne trouve rien en dessous du budget, c’est la haute saison à New York. »
Un manager vous transfère un email urgent : « Peux-tu valider avant la fin de la journée ? »
Au lieu que la politique fasse le travail, c’est vous qui l’incarnez.
Les conséquences
Des interruptions constantes avec les mêmes questions
L’application de la politique dépend de votre disponibilité
La politique est perçue comme négociable
Moins de temps pour la revoir ou la mettre à jour
Lorsque la politique fait partie intégrante de l’expérience de réservation, elle fonctionne discrètement en arrière-plan. Les voyageurs gagnent en clarté, les managers conservent le contrôle et vous êtes beaucoup moins sollicité.
Pour aller plus loin, consultez ce guide pour automatiser votre politique voyages et réduire le travail de l'ombre.
3. Se retrouver coincé dans des chaînes de validation interminables
C’est ici que se joue l’adoption de votre politique. Pourtant, même avec un cadre défini, beaucoup d’entreprises conservent le réflexe de la validation manuelle systématique.
Imaginez la situation : un collaborateur soumet une demande de validation pendant que vous embarquez dans un avion. Plus de réseau. À votre reconnexion, cinq messages vous attendent pour savoir où en est la validation, tandis que le tarif a déjà augmenté.
Les conséquences
Vous êtes interrompu dans votre travail
Les voyages sont retardés, ce qui augmente les coûts
Vous jouez le rôle d’intermédiaire entre voyageurs et valideurs
Les validations paraissent arbitraires plutôt que stratégiques
La validation manuelle freine tout le système. Votre rôle se résume alors à synchroniser des messages entre Slack, vos e-mails et l'outil de réservation, au détriment de l'expérience voyageur.
Lorsque les validations suivent automatiquement la politique, le processus devient plus rapide et plus prévisible, et vous n’avez plus à arbitrer chaque demande.
4. Corriger les erreurs de réservation
Malgré une organisation parfaite, les erreurs de saisie sont inévitables. Un prénom abrégé sur un billet peut suffire à bloquer un voyageur à l'aéroport. C’est alors à vous d’intervenir en urgence auprès des compagnies aériennes pour corriger le tir, en espérant éviter des frais d'annulation ou de modification.
Aider les voyageurs n’est pas le problème. Le problème, c’est le temps et le stress générés par ces erreurs.
Les conséquences
Du temps perdu à corriger des erreurs évitables
Du stress lorsque les problèmes surgissent juste avant le départ
Une dépendance accrue des voyageurs pour chaque modification
Des coûts liés aux frais de changement ou de réémission
Une configuration moderne ne supprime pas toutes les erreurs, mais elle les rend beaucoup plus simples à gérer, en vous laissant du temps pour le travail qui compte vraiment.
5. Gérer manuellement les perturbations de voyage
Les perturbations sont inévitables. En 2025, 89 % des voyageurs d’affaires ont été confrontés à un retard, une annulation ou un autre incident. Sans les bons outils, chaque perturbation devient rapidement votre urgence.
Imaginez : vous êtes chez vous le soir lorsqu’un collaborateur vous contacte en panique. Son vol est retardé, puis annulé, et il doit assister à une réunion tôt le lendemain. En quelques minutes, vous cherchez des alternatives et tentez de rebooker avant que toutes les options ne disparaissent.
Aider les voyageurs fait partie de votre mission. Le problème, c'est quand vous devenez leur support technique officieux, même en dehors des horaires de bureau, sans outils ni relais pour absorber cette charge.
Les conséquences
Des soirées et du temps personnel régulièrement interrompus
Une pression constante pour « régler le problème vite »
Un risque de burnout lié aux changements de contexte permanents
Les outils modernes prennent en charge une grande partie de ce travail. Les voyageurs reçoivent de l’aide rapidement, et vos soirées restent… vos soirées.
Pour en savoir plus, consultez le rapport sur les perturbations dans les voyages d’affaires.
6. Courir après les notes de frais et les factures
Entre les reçus égarés et les factures d'hôtel jamais reçues, votre temps s'évapore dans une quête administrative sans fin. Jongler entre Slack et vos e-mails pour récupérer des preuves d'achat ne devrait pas être votre priorité.
Votre expertise mérite mieux que de faire la police des justificatifs.
Les conséquences
Des heures perdues en relances et suivis
Des clôtures de fin de mois retardées
Du stress lié à des dossiers incomplets
Un manque de confiance dans la fiabilité des données de dépenses
Vous n’êtes pas seul. Les collaborateurs classent les notes de frais parmi leurs principales sources de frustration, ce qui explique pourquoi ce travail de l'ombre revient sans cesse sur votre bureau.
Lorsque les documents circulent automatiquement, vous passez moins de temps à relancer et plus de temps à piloter votre programme.
7. Créer ou mettre à jour manuellement les rapports de voyages
C’est l’une des formes de travail de l'ombre les plus chronophages et les moins visibles. En fin de mois ou de trimestre, la direction attend des réponses claires :
Dépensons-nous trop ?Respectons-nous les budgets par équipe, projet ou région ?
Mais les dépenses sont dans un outil, les réservations dans un autre, les factures dans une boîte mail et les notes dans un tableur que vous êtes seul à comprendre. Vous passez des heures à exporter des fichiers, nettoyer des colonnes et recouper des données qui ne correspondent jamais tout à fait.
Vous êtes responsable voyages, pas analyste financier. Pourtant, on attend de vous des rapports fiables avec des systèmes qui ne communiquent pas entre eux.
Les conséquences
Des heures perdues en consolidation manuelle
Un reporting réactif plutôt que stratégique
Des inquiétudes liées aux incohérences ou aux trous dans les données
Une difficulté à démontrer la valeur du programme
C’est un exemple typique de fragmentation qui génère du travail de l'ombre. Dans notre étude, la majorité des répondants utilisaient quatre outils différents, et seuls 7 % disposaient d’un environnement réellement intégré. Le reporting voyages se trouve au cœur de ce problème.
Lorsque les données de voyages et de dépenses sont réunies au même endroit, le reporting devient plus simple. Vous disposez enfin des chiffres pour démontrer l’impact de votre programme, avec une vision claire de votre impact et un quotidien libéré de l'opérationnel.
Réduire le travail de l'ombre pour libérer le potentiel
Ne laissez plus l'opérationnel masquer vos responsabilités. Passez d'une gestion réactive à un pilotage stratégique en éliminant ces tâches à faible valeur ajoutée.
Réduire le travail de l'ombre ne signifie pas ajouter de nouveaux outils. Cela consiste à construire un écosystème de voyages où les processus récurrents fonctionnent automatiquement en arrière-plan :
Politiques voyages intégrées
Validations automatisées
Options de réservation flexibles
Modifications en libre-service
Assistance voyageurs directe 24/7
Données voyages et dépenses unifiées
Reporting en temps réel
Visibilité complète sur le duty of care
:format(webp))
Lorsque tous ces éléments fonctionnent ensemble, les responsables voyages peuvent à nouveau se concentrer sur l’analyse, la stratégie et les améliorations qui font avancer le programme.C’est là que naissent les véritables avancées.
:format(webp))
:format(webp))
:format(webp))
:format(webp))