Dans chaque équipe, au sein de chaque organisation, il existe une liste interminable de tâches frustrantes que nous devons tous accomplir avant de passer au vrai travail.
Des choses comme réserver un voyage pour une conférence. Ou mettre à jour votre passeport (encore une fois !) pour la compagnie aérienne avec laquelle vous avez voyagé lors de vos quatre derniers déplacements. Ou soumettre des notes de frais pour le café que vous avez pris en allant à la réunion de la semaine dernière. Ou coder toutes les factures de fournisseurs du dernier trimestre qui viennent d'arriver dans votre boîte de réception.
Et la liste est longue.
Ces tâches secondaires ? C'est ce que nous appelons le travail de l'ombre. Il épuise le moral, détourne l'attention et se traduit par une perte de productivité coûteuse pour l'entreprise.
Notre rapport, Le coût du travail de l'ombre, une étude de Forrester Consulting commandée par Perk (septembre 2025), chiffre ce coût à 1,7 billion de dollars, les collaborateurs passant en moyenne 7 heures par semaine sur le travail de l'ombre.
En France, ce coût est estimé à 99 milliards d’euros.
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Alors, que pouvez-vous faire ? Dans ce blog, nous décryptons les outils et la technologie disponibles pour vous aider, et nous vous présentons les étapes à suivre pour éliminer le travail de l'ombre afin que vos équipes puissent se concentrer sur le vrai travail, avec un impact réel.
Automatiser le travail de l'ombre pour propulser le vrai travail
Réduire le travail de l'ombre repose sur deux améliorations clés : l'automatisation des tâches manuelles qui consomment des heures dans la journée, et l'utilisation d'outils faciles à prendre en main pour les collaborateurs.
L'automatisation n'est pas nouvelle. Elle existe sous différentes formes depuis le début des années 90, et nous l'avons vue transformer des opérations comme la paie, le service client, et bien d'autres.
Au cours des 20 dernières années, la technologie d'automatisation a également fait des pas de géant. Les meilleurs outils d'automatisation du travail d'aujourd'hui sont bien supérieurs aux outils rigides et très basés sur des modèles du passé.
Les avancées en IA ont augmenté la vitesse, la précision et l'autonomie de ces outils, ce qui signifie qu'un apport humain moindre – et dans de nombreux workflows, aucun du tout – est nécessaire.
Ils ont éliminé les allers-retours interminables concernant le respect de la politique, à qui escalader les anomalies, ou la chasse aux approbations. Et ils ont connecté des systèmes auparavant disparates, liant de manière transparente les outils de réservation de voyages à la gestion des dépenses, aux systèmes RH, à l'ERP et à de nombreux autres systèmes critiques pour l'entreprise.
Choisir une plateforme conçue pour propulser le vrai travail
Grâce à Perk, la plateforme intelligente d'automatisation basée sur l'IA, vous disposez de l'outil idéal pour éliminer le travail de l'ombre des voyages pro et de la gestion des dépenses.
Vous fixez les règles. Perk s'occupe du reste, exécutant automatiquement les actions appropriées : approbation d'une note de frais, mise à jour d'une réservation ou codage d'une facture.
Il fonctionne en toute discrétion, automatisant les tâches clés comme la vérification des dépenses, l'approbation des voyages et l'association des reçus aux paiements par carte.
Vous avez besoin d'une technologie simple, pas seulement intelligente
L'automatisation ne suffit pas. L'expérience doit avant tout être simple pour les équipes. D'après notre étude, les employé·es utilisent en moyenne quatre outils différents pour gérer le travail de l'ombre. Seuls 7 % d'entre eux estiment que leur entreprise dispose d'une pile technologique bien intégrée.
Pour contrer le travail de l'ombre, la simplification est la clé. Rajouter des outils alourdit la charge mentale des équipes – c'est un point de plus à cocher qui les empêche de se concentrer sur le vrai travail.
C'est simple : nous avons constaté une corrélation directe entre un nombre d'outils réduit et la satisfaction des employés vis-à-vis de leur technologie.
4 étapes pour réduire le travail de l'ombre
Étape 1 : S'approprier le problème
Le travail de l'ombre n'est pas confiné à un seul département. C'est un problème systémique qui touche les finances, les RH, les opérations et toutes les équipes intermédiaires.
Notre recherche a révélé que 37 % des collaborateurs pensent que c'est le travail de leur manager de le résoudre — mais il s'agit en réalité d'un défi à l'échelle de l'entreprise. Les équipes centrales doivent prendre les devants, identifier où le temps et l'énergie sont perdus et traiter le travail de l'ombre comme une inefficacité opérationnelle, et non comme un échec personnel.
C'est là que les dirigeants peuvent avoir le plus grand impact : en considérant le travail de l'ombre sous un angle stratégique, et non culturel.
Étape 2 : Combler le déficit d'automatisation
L'automatisation est au cœur de la lutte contre le travail de l'ombre. Mais attention : il ne s'agit pas d'automatiser pour le plaisir d'automatiser. Vous devez l'appliquer aux bons domaines, et pour cela, vous avez besoin du bon outil.
Notre recherche a révélé que les plus grandes sources de travail de l'ombre – réservations de voyages, notes de frais, traitement des factures et organisation d'événements d'équipe – sont parmi les moins automatisées dans la plupart des organisations.
Une fois que vous avez compris les plus grandes sources de travail de l'ombre dans votre entreprise, cherchez à les prioriser pour l'automatisation.
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Étape 3 : Miser sur la simplicité
Comme nous l'avons vu, consolider votre pile technologique en moins de plateformes plus intelligentes est essentiel. Plutôt que d'ajouter un nouvel outil pour chaque domaine de travail de l'ombre, recherchez des options unifiées qui regroupent plusieurs domaines sur une seule plateforme.
Notre propre approche chez Perk, avec une plateforme unique et intelligente pour les voyages et les dépenses, rassemble plus des deux tiers du travail de l'ombre le plus frustrant en un seul endroit. Réserver et gérer les voyages. Soumettre les notes de frais. Gérer les approbations. Coder les factures. Associer les transactions par carte aux reçus. Le tout sur une seule plateforme.
Cela signifie que vos collaborateurs passent moins de temps à basculer entre les outils, et que vos équipes finance et opérations obtiennent une visibilité et un contrôle sur l'ensemble – sans avoir besoin d'exporter et d'importer des données d'une plateforme à l'autre.
Étape 4 : Propulser le vrai travail
Avec le bon outil en place, libérez vos équipes des allers-retours interminables du travail de l'ombre. Selon notre étude, elles peuvent récupérer jusqu'à 7 heures par semaine.
C'est du temps pour se concentrer sur le vrai travail, avec un impact réel.
La technologie pour éliminer le travail de l'ombre est déjà là
Les entreprises qui agissent maintenant n'améliorent pas seulement l'efficacité — elles redéfinissent la façon dont le travail est effectué.
Voici le prochain grand bond en avant de la transformation numérique. L'automatisation de la paie a permis aux RH de se concentrer sur les équipes. Le CRM a libéré les ventes de l'administration. Aujourd'hui, l'automatisation peut enfin éliminer la taxe invisible du travail de l'ombre.
Avec les bons outils, vous pouvez :
Réduire la perte de sept heures de productivité par employé·e.
Retrouver la concentration, la créativité et l'engagement.
Construire une culture où les collaborateurs consacrent leur temps à ce qui compte vraiment.
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Découvrez comment Perk propulse le vrai travail
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