Breitling

Comment Breitling a éliminé le travail de l’ombre dans la gestion de ses voyages et dépenses

La charge invisible qui freinait Breitling

Depuis plus d’un siècle, Breitling fait figure de référence dans l’horlogerie suisse. L’innovation maintient la marque en tête du marché, mais en interne, les processus financiers et de gestion des voyages restaient largement manuels et dépassés.

Pour les équipes finance et Travel, le travail du quotidien était ralenti par une multitude de tâches invisibles, fastidieuses, mais indispensables. C’est ce que nous appelons le travail de l’ombre : toutes ces tâches qui ne figurent jamais dans une fiche de poste mais qui surgissent partout — courir après les reçus, corriger des factures en double, attendre des validations ou gérer des voyages compliqués.

Chez Breitling, ce travail de l’ombre faisait partie de presque chaque déplacement et de chaque rapport. Il prenait  du temps, frustrait les équipes, détournait l’attention des managers et empêchait la finance d’accéder à des données fiables.

Le vrai coût du travail de l’ombre

Le coût ne se limitait pas aux heures perdues. Le travail de l’ombre retardait les décisions, affaiblissait la conformité et forçait les équipes à travailler en mode « réaction ». Pour une entreprise internationale, les corrections manuelles et les processus obsolètes empêchaient les équipes finance et Travel d’être proactives.

Pour continuer à se développer, Breitling devait changer cela — non pas en ajoutant un énième outil, mais en adoptant une plateforme unique, capable de réunir voyages et dépenses, d’automatiser l’administratif en arrière-plan et d’offrir aux voyageurs comme aux équipes finance la garantie d’une conformité et de données fiables sans effort.

Une plateforme unifiée pour les voyages et les dépenses

C’est pour cette raison que Breitling a choisi Perk.

Avec Perk, les collaborateurs réservent leurs voyages rapidement, avec des politiques intégrées dans le système pour que les validations se fassent automatiquement. Les reçus et factures sont capturés numériquement, et les remboursements ne restent plus bloqués dans des fils d’e-mails interminables. Si les plans changent, l’équipe d’assistance 24/7 de Perk gère directement la situation avec le voyageur, sans impliquer les managers.

Pour la finance, Perk élimine des heures de travail manuel. Les dépenses sont conciliées automatiquement, les rapports sont simples à générer et la conformité est intégrée. Au lieu d’attendre la fin du mois, la finance bénéficie d’une vue claire et en temps réel des dépenses de toute l’entreprise.

L’équipe a traité plus de 1,5 million d’euros de dépenses au cours de la dernière année. Grâce à l’automatisation, elle a augmenté son efficacité de 180 % et atteint un ROI supérieur à 200 %.

Comme l’explique le CFO, Dr. Lars Kästle :

« Perk répond à tous nos besoins. En tant que solution extrêmement innovante pour nos processus clés, elle nous débarrasse de la charge manuelle que nous avions auparavant. »

Pour les travel managers, Perk élimine les urgences à répétition qui accompagnaient autrefois chaque voyage. Les politiques sont intégrées au processus de réservation, les réservations s’intègrent naturellement dans la gestion des dépenses, les rapports sont simples, et les options de voyage flexible réduisent considérablement la charge liée aux annulations et modifications.En un an seulement, Perk a permis à Breitling d’économiser plus de 200 000 € en voyages professionnels.

Du temps retrouvé pour ce qui compte vraiment

Les heures de travail de l’ombre qui monopolisaient auparavant les journées sont désormais gérées silencieusement en arrière-plan — laissant aux équipes de Breitling le temps de se consacrer à un travail qui crée réellement de la valeur. .

Comme le résume Dr. Kästle :

« Nous disposons désormais d’une source unique de vérité avec une qualité de données incomparable pour nos audits. Cela nous donne exactement le niveau de transparence nécessaire pour planifier et anticiper l’avenir avec confiance. »