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Six ans de succès : Comment Emma Sleep a trouvé en Perk un véritable partenaire de croissance depuis 2019
Qui est Emma Sleep ?
Qui est Emma Sleep ? Plus qu’un simple fabricant de matelas : Emma Sleep est un expert du sommeil proposant une gamme complète de produits (oreillers, couettes, surmatelas) pour garantir une nuit de repos idéale. Basée dans quatre bureaux principaux avec des hubs mondiaux, cette scale-up en pleine expansion compte plus de 1 000 collaborateurs et vend des centaines de milliers de produits chaque mois.
Perk : Un choix intuitif pour la gestion des voyages
Emma Sleep collabore avec Perk depuis 2019. Avant l’adoption de la plateforme, aucun système formel n’existait : les collaborateurs réservaient leurs voyages de travail de manière isolée et utilisaient les notes de frais pour se faire rembourser. Avec une croissance rapide, une source unique de vérité est devenue indispensable.
Les équipes d'Emma Sleep voyagent régulièrement pour rencontrer des fournisseurs et renforcer les relations en personne. Sans politique claire et avec des réservations manuelles, l'organisation manquait de visibilité sur les coûts. Ce travail de l’ombre lié au système de remboursement était fastidieux, les employés devant souvent avancer les frais.
Après avoir étudié plusieurs options, Emma Sleep a choisi Perk en mars 2019. Actuellement intégrée à leur SIRH Personio, la plateforme sera bientôt connectée à Jira et Expensya. Perk fait désormais partie intégrante des opérations d'Emma Sleep, faisant le lien entre les RH, la finance et les voyages.
Un partenariat à long terme pour l'optimisation et la croissance
En tant qu'entreprise à forte croissance, Emma Sleep est habituée au changement. L’une des premières missions de Beatriz Neves, P&O Excellence Manager chez Emma, a été d’optimiser les processus de voyage. L'entreprise recueille régulièrement les avis des voyageurs, que Beatriz transmet directement à son Account Manager Perk pour trouver des solutions ensemble.
« Ce que j’apprécie vraiment dans ce partenariat, c’est que nous construisons quelque chose ensemble. Ce n’est pas comme si votre entreprise développait de son côté pendant que nous restons spectateurs… Au contraire, nous grandissons mutuellement de différentes manières. Perk nous soutient, et nous soutenons Perk. »
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager chez Emma Sleep
Un exemple concret est l'utilisation des budgets dynamiques. Suite aux retours des voyageurs qui se retrouvaient souvent "hors politique" lors de déplacements hors des hubs principaux, Emma Sleep a adopté les politiques dynamiques de Perk. Cela leur permet de fixer un plafond de 20 % au-dessus du prix moyen de la zone géographique, rendant le processus beaucoup plus fluide.
L'application des politiques via Perk a changé la donne : en s'assurant que les réservations restent conformes, Emma Sleep a réalisé environ 45 000 € d'économies ! Les surclassements inutiles sont évités, tout en laissant aux employés l'autonomie de choisir leurs options préférées.
Garantir que chaque collaborateur est prêt à partir
Avec une équipe internationale opérant dans plusieurs pays, Emma Sleep doit s'assurer que chaque voyageur dispose du visa approprié. Grâce au processus d'approbation intégré de Perk, le membre de l'équipe concerné peut vérifier le statut du visa du demandeur avant de valider tout déplacement.
Certains groupes de voyageurs bénéficient d'un processus d'approbation spécifique : les responsables commerciaux qui voyagent quotidiennement sont approuvés directement par leurs chefs d'équipe, tandis que la direction peut choisir de réserver un billet en première classe pour les vols long-courriers. Les voyageurs conservent la liberté de choisir leurs compagnies aériennes et hôtels préférés sur la plateforme Perk, tant qu'ils restent conformes à la politique.
Accès aux données stratégiques pour une Business Intelligence avancée
Grâce aux données extraites de Perk, l'équipe Business Intelligence d'Emma Sleep crée des tableaux de bord pertinents pour analyser les dépenses par département, les zones de dépenses et les types de trajets effectués. Ils bénéficient d'une visibilité totale sur l'identité des voyageurs, les destinations, les voyages à venir, en cours ou annulés, ainsi que sur le coût des réservations.
« Avant, nous faisions notre "cuisine" sur Excel… Aujourd'hui, les tableaux de bord que nous créons sont l'une de nos sources principales pour améliorer continuellement notre politique de voyage. Ces rapports sont mis à jour mensuellement et présentés à la direction générale pour arbitrage. »
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager chez Emma Sleep
Sécurité et efficacité pour une équipe internationale
Avec une équipe opérant dans de nombreux pays, Emma Sleep doit s'assurer que tous les voyageurs disposent des visas appropriés. Grâce au processus d'approbation intégré de Perk, le statut du visa peut être vérifié avant même que le voyage ne soit validé.
De plus, l'équipe Business Intelligence utilise les données de Perk pour créer des tableaux de bord. L'entreprise bénéficie ainsi d'une visibilité totale sur les destinations, les coûts et les domaines d'optimisation.
« Avant, nous faisions notre "cuisine" sur Excel… Aujourd'hui, les tableaux de bord sont l'une de nos sources principales pour améliorer continuellement notre politique de voyage. »
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager chez Emma Sleep
Grâce aux fonctionnalités de protection des voyageurs (Duty of Care) de Perk, Emma Sleep peut accompagner ses équipes 24h/24 et 7j/7. En cas de crise ou d'annulation de dernière minute, l’assistance de Perk est disponible en un appel. Ce support post-réservation a permis à Emma Sleep d'économiser 9 000 € supplémentaires au cours des 12 derniers mois.
Ce que Perk a apporté :
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