PHENOGY

Étude de cas PHENOGY : Se concentrer sur l'essentiel avec Perk 

Pour PHENOGY, le problème n'était pas le voyage en soi, mais tout ce qui l'entourait. Innovateur en pleine croissance dans le secteur des systèmes électriques décentralisés, l'entreprise est par nature en mouvement : consultants naviguant entre la Suisse, l'Allemagne et les États-Unis, direction à la rencontre d'investisseurs mondiaux, et équipes déployées sur des missions stratégiques.

Pourtant, en coulisses, une charge invisible s'était installée, drainant le temps, l'attention et l'élan de l'entreprise : la gestion des voyages était devenue un véritable « travail de l'ombre ». Du CEO aux collaborateurs, jusqu'à Christine, responsable du bureau du CEO, tous passaient des heures précieuses à organiser la logistique.

À mesure que l'entreprise grandissait, les voyages devenaient un poids de plus en plus lourd. Directives flexibles, réservations éparpillées sur plusieurs sites : le travail de l'ombre a fini par saturer le quotidien des équipes.

Quand le voyage devient un travail de l'ombre

Avant Perk, PHENOGY gérait ses déplacements via Booking.com, Hotels.com, les sites des compagnies aériennes et d’autres portails. Les employés recherchaient individuellement les meilleurs tarifs, prenaient des décisions jugées raisonnables sans politique voyage formalisée, et géraient eux-mêmes leurs réservations. Même le CEO réservait ses propres déplacements, jusqu’à ce que Christine prenne le relais.

« C’était, il faut l'avouer, très chronophage. Vraiment très chronophage. » — Christine, Bureau du CEO

Cette approche fragmentée créait une charge de travail invisible considérable. Les réservations étant dispersées, les employés perdaient des heures à comparer les sites. Pour la finance, la réconciliation était un cauchemar en l'absence d'une vue d'ensemble. Le temps passé à comparer manuellement les tarifs et à modifier les réservations s'accumulait lourdement.

Parallèlement, PHENOGY utilisait déjà Perk comme première solution de gestion des dépenses (spend management). Les employés scannaient leurs reçus directement dans l'application, réduisant ainsi le temps passé par la finance à courir après les justificatifs. Cependant, les voyages et les dépenses vivaient encore dans des systèmes séparés, entraînant des lacunes, des factures manquantes et un travail administratif superflu.

Réconcilier voyage et dépenses pour éliminer les tâches cachées

PHENOGY a découvert Perk Travel grâce à son équipe comptable, qui l'a recommandé comme une solution tout-en-un de travel and spend management. Un avantage s'est immédiatement imposé :

« L’une des principales motivations… c’était que les factures remontent automatiquement de Perk Travel vers Perk Spend. Plus besoin de courir après les factures manquantes. » — Christine

En automatisant le cycle de dépense de bout en bout, Perk a permis d'économiser des centaines d'heures et de réduire les coûts opérationnels malgré une croissance rapide. Résultat : plus besoin de courir après les justificatifs ni de rapprocher manuellement les reçus aux réservations.

L'intégration « Travel & Spend » a offert à la finance une visibilité instantanée sur les dépenses de voyage et a éliminé les problèmes récurrents de factures perdues, en retard ou incomplètes. En reliant les deux univers via un seul système, la finance a enfin obtenu le contrôle et l'efficacité nécessaires pour traiter les transactions directement plutôt que de dépendre de chaque employé.

Du mode manuel à l'autonomie sans effort

Avant Perk, les employés utilisaient leur propre jugement pour gérer les dépenses. Ainsi, bien qu'ils fassent des choix réfléchis et soucieux des coûts, aucun plafond ni politique claire n’existait pour encadrer les dépenses.

Perk a introduit des politiques de voyage dynamiques, une fonctionnalité permettant de créer des règles supplémentaires pour certains voyageurs ou groupes. Les employés et les dirigeants ne suivent plus un cadre unique. La direction bénéficie désormais de seuils spécifiques pour les vols long-courriers, intégrés directement dans le système.

Cela a non seulement rendu des heures précieuses à Christine, auparavant passées à vérifier les prix sur plusieurs plateformes, mais a aussi permis aux employés de réserver en toute confiance, dans le respect des politiques. Plus d’approbations manuelles. Plus de comparaisons interminables.

En adoptant la plateforme unifiée de Perk, PHENOGY a récupéré plus de 3 000 € de temps auparavant perdu à chercher sur d’innombrables sites de réservation. La gestion des changements de voyage par Perk a permis d’économiser 3 000 € supplémentaires en tâches administratives.

Grâce aux politiques dynamiques, PHENOGY a économisé plus de 13 000 € en respectant les règles pour les hôtels, les trains et les locations de voiture, ainsi que 10 000 € supplémentaires grâce à des vols court et long-courriers conformes.

De plus, FlexiTravel est devenu essentiel dans l'organisation de PHENOGY. En cas de perturbation, le support de Perk intervient rapidement, libérant le bureau du CEO et la finance d'un poids important. Ils peuvent enfin se concentrer sur l'essentiel : le travail qui compte vraiment. Cette tranquillité d'esprit a également permis de récupérer plus de 10 000 € en voyages remboursés dans le processus.

Aujourd’hui, le CEO de PHENOGY, l’équipe de direction, les collaborateurs et les prestataires utilisent tous Perk. L’entreprise gère également les déplacements des visiteurs, clients et investisseurs, directement via Perk, même sans leur donner accès à la plateforme.

Des dépenses fragmentées aux décisions stratégiques

Avec Perk, PHENOGY a accédé à des capacités de reporting inédites. L'entreprise suit désormais les dépenses totales, les réservations, les destinations et d'autres indicateurs clés de son activité de voyage.

« Les fonctionnalités de reporting sont absolument géniales… nous voyons les dépenses totales, les réservations, les principales destinations, absolument tout. » — Christine

Ces insights ont permis à PHENOGY de négocier des tarifs hôteliers « corporate » et de comprendre des habitudes de voyage jusque-là invisibles. Le reporting alimente désormais directement les budgets, les ajustements de politiques et les discussions avec les fournisseurs.

Une meilleure expérience pour tous

Avec Perk, PHENOGY ne s’est pas contentée de résoudre un problème de déplacements. L’entreprise a retrouvé du temps, de la clarté et de la concentration, permettant à ses équipes de consacrer moins d’énergie au travail de l'ombre et plus de temps à construire l’avenir de l’énergie. Et à mesure que les tâches cachées disparaissaient, les coûts ont suivi. En seulement 9 mois, PHENOGY a déjà économisé 40 000 €. Quand le voyage fonctionne, c’est toute l’entreprise qui gagne en efficacité. Et PHENOGY en est la preuve.