Storyblok

Comment Storyblok gagne du temps et de l'argent en structurant clairement ses réservations de voyage

Storyblok est un système de gestion de contenu (CMS) qui offre aux marques, aux développeurs et aux créateurs de contenu la possibilité de créer une expérience de contenu unique, et de propulser leur marketing numérique à un niveau supérieur. En tant que « headless 

CMS » (CMS découplé), Storyblok sépare le backend (la composante technique du système) du frontend, qui décide de la manière dont le contenu est affiché. La mission de l'entreprise est d'établir un outil flexible et évolutif qui peut être facilement individualisé et adapté à n'importe quel canal numérique.

Storyblok a été fondé en Autriche et lancé en tant que prototype en 2015, mais il était comme mentionné dans l'histoire de ses fondateurs conçu pour le monde entier. C'est pourquoi, en quelques années, l'entreprise a recruté plus de 200 employés venant du monde entier. Grâce à la mentalité « remote-first » de Storyblok, qui correspond à son désir de flexibilité et d'ouverture, les membres de l'équipe sont répartis dans plus de 40 pays. Cette décentralisation rend les voyages d'affaires particulièrement importants, que ce soit pour des conférences et des événements, des réunions de direction, l'expansion ou la connexion avec les clients.

Face aux difficultés d'un processus de réservation non structuré

Au début de l'aventure Storyblok, le volume de voyages d'affaires était gérable. L'entreprise n'a pas de siège social physique, et le secteur d'activité ne requiert pas beaucoup de déplacements. Cependant, la croissance et l'expansion de l'entreprise ont rendu indispensable le recours à un partenaire de voyage d'affaires.

Les difficultés rencontrées incluent :

• Absence de processus de réservation établi : Les voyageurs réservaient leurs voyages individuellement sur différents sites. Les responsables voyages et finances devaient ensuite gérer manuellement les notes de frais et vérifier si les dépenses correspondaient au budget de l'entreprise.

• Surcharge de travail au lieu d'efficacité : L'augmentation du nombre de voyageurs et de voyages a rendu la gestion, la vérification et le remboursement des dépenses de voyage de toute l'équipe trop chronophages pour le service de gestion des voyages.

• Manque de politique de voyage d'entreprise : Bien que l'auto-réservation ne soit pas un problème en soi, Storyblok n'avait aucune directive concernant les méthodes de paiement, les limites de dépenses ou même les processus d'approbation. Ce manque de politique concrète rendait l'ensemble du processus de gestion des voyages compliqué et long.

Perk : un outil de gestion des voyages dynamique, personnalisable et rapide pour les entreprises d'avenir

Afin de gérer l'augmentation des voyages d'affaires et de réaliser des économies de temps et d'argent, Storyblok a choisi de réorganiser sa gestion des déplacements professionnels avec Perk.

Perk est une plateforme tout-en-un qui permet aux voyageurs de réserver leurs voyages de manière autonome grâce à un processus intuitif couvrant tous les aspects, du vol à l'hôtel. Simultanément, Perk offre à l'entreprise un contrôle total, une transparence et une base de confiance via des processus d'approbation, des politiques individualisées, des données détaillées et un support en temps réel.

« Le meilleur atout de Perk est qu'il fait gagner du temps, tout en assurant le contrôle du budget et la liberté des employés. C'est un outil du 21e siècle. J'ai eu l'habitude de travailler avec des agences, des expériences que je préfère oublier. Elles sont obsolètes et démodées. J'adore l'approche moderne de Perk. C'est bénéfique pour tout le monde. »

—Michal Zadrobilek & Daniela Merizalde Usuga, Responsable des dépenses & Responsable voyages, Storyblok

Entièrement personnalisable pour des destinations et des partenariats spécifiques

L'équipe de Storyblok se développant rapidement, l'importance et la fréquence des voyages d'affaires augmentent également. L'entreprise, qui compte des membres dans de nombreux pays européens, se développe également aux États-Unis. Elle avait donc besoin de paramètres et de flux de travail individuels pour des destinations polyvalentes sur les deux continents, qui diffèrent considérablement en termes d'habitudes de réservation et de spécificités locales.

Avec Perk, Storyblok utilise un seul outil pour deux marchés de voyage totalement différents. À cette fin, deux profils d'entreprise distincts ont été configurés : un pour le marché européen et un pour les États-Unis. Cela facilite grandement la prise en compte automatique des exigences spécifiques à chaque marché dans le processus de réservation.

Aux États-Unis en particulier, de nombreux hôtels proposent des programmes de fidélité. En intégrant ces programmes d'avantages, Perk encourage les voyageurs fréquents à accumuler des points et à bénéficier de conditions préférentielles telles que des tarifs spéciaux, des surclassements ou des cadeaux. De plus, en tant que société de gestion de voyages établie, Perk dispose de partenariats exclusifs avec divers prestataires de voyages comme des chaînes hôtelières et des compagnies aériennes.

Gain de temps grâce à des directives automatisées et des intégrations fluides

Avant de restructurer sa gestion des voyages d'affaires avec Perk, Storyblok n'avait pas de politique de voyage explicite. Les voyages étaient réservés par les vice-présidents, et les coûts n'étaient suivis que via les dépenses de la carte de crédit de l'entreprise. Cela entraînait une charge de travail élevée avec peu de contrôle budgétaire.

Grâce au support individualisé de Perk, Storyblok a pu établir une politique de voyage d'entreprise automatiquement mise en œuvre dans le processus de réservation. Ces directives comprennent des limites budgétaires pour différentes destinations, des processus d'approbation concrets, des centres de coûts ainsi que des champs d'application et des responsabilités.

De plus, Perk propose des rapports détaillés sur les dépenses pour garantir une conformité maximale. Les responsables voyages et finances bénéficient désormais d'un contrôle total des coûts et d'une transparence à chaque étape du processus, ainsi que d'une base de données fiable pour améliorer continuellement l'efficacité et simplement « garder le contrôle ».

Une autre fonctionnalité qui aide les responsables à gagner du temps et à réduire leur charge de travail est l'intégration fluide de plusieurs outils bureautiques proposés par Perk. Par exemple, Storyblok utilise BambooHR pour les ressources humaines, qui peut être lié à Perk et contrôlé directement via l'interface de la plateforme.

Fiable, un soutien constant et la volonté d'évoluer ensemble

Avec 230 employés travaillant dans plus de 40 pays et voyageant à travers le monde, Storyblok a besoin d'un partenaire qui les soutient en cas d'incertitudes, de questions, de support voyage ou d'autres problèmes de service client.

Perk offre un support client 24/7 qui fonctionne :

« 99 % du temps, notre équipe obtient un support immédiat. »

Michal Zadrobilek, Responsable des dépenses

Une fonctionnalité de suivi interactive donne aux responsables voyages un aperçu de tous leurs voyageurs, tandis que les experts Perk du monde entier veillent à ce que les voyageurs puissent se déplacer en toute sécurité et avec aisance, où qu'ils soient :

« Sans Perk, j'imagine que mon rôle serait très chronophage. Gérer les voyages pour autant de personnes dans différents fuseaux horaires est un véritable défi, alors si nous n'avions pas Perk, je ne sais pas ce qui se passerait. »

Daniela Merizalde Usuga, Responsable voyages

Enfin, l'outil lui-même vise continuellement à s'améliorer, restant toujours fidèle au principe bien connu que le client est roi :

« Perk est dynamique. On peut constater qu'il évolue constamment et apporte de nouvelles fonctionnalités pour résoudre tous les problèmes auxquels nous sommes confrontés. »

Michal Zadrobilek, Responsable des dépenses

Rassembler une équipe mondiale : une méthode plus organisée pour gérer les retraites d'équipe

Alors que Storyblok a continué de croître, l'équipe a commencé à organiser de plus grandes retraites en personne pour rassembler sa main-d'œuvre répartie à l'échelle mondiale. Ces événements ont rapidement atteint une ampleur nécessitant la même structure, clarté et centralisation que Perk avait déjà apportées à leur programme de voyage.

Avec des employés répartis dans plus de 40 pays, Storyblok organise régulièrement des retraites d'équipe pour renforcer la collaboration et la culture. Cependant, la gestion de ces événements devenait de plus en plus complexe. Les informations nécessaires à la planification étaient dispersées : Google Forms pour les besoins alimentaires, fils de discussion Slack pour les questions de voyage, pages Notion pour les ordres du jour, feuilles de calcul pour l'attribution des chambres et e-mails pour les mises à jour. Pendant les événements, il était souvent difficile de trouver les informations essentielles, ce qui entraînait de la confusion pour les organisateurs et les participants.

Perk Events a changé cela en offrant à Storyblok une plateforme unique et centralisée pour gérer chaque partie de leurs retraites.

• Inscription et collecte de données centralisées : Les employés s'inscrivent désormais directement via la plateforme, partageant tous les détails requis en un seul endroit— y compris les régimes alimentaires, les besoins d'accessibilité, les préférences de voyage, les tailles de t-shirts et les sélections d'activités. Pour les grands rassemblements, comme la retraite Opérations de 45 personnes à Zagreb ou la retraite Produit de 100 personnes à Amsterdam, cela a apporté structure et cohérence à un flux de travail auparavant fragmenté.

• Coordination des voyages simplifiée : La coordination des voyages mondiaux est devenue beaucoup plus facile. Avec des participants arrivant de dizaines de lieux, Perk Events donne à l'organisateur une visibilité totale sur qui arrive, quand et d'où. Cela simplifie le regroupement des personnes voyageant à des moments similaires, aidant à réduire les coûts de transport et garantissant que personne n'arrive seul.

• Gestion d'agenda optimisée : La gestion de l'ordre du jour s'est également améliorée. Les activités telles que les excursions en bateau, les dîners et les ateliers sont désormais publiées directement sur la plateforme, où les participants peuvent consulter les horaires, choisir les menus et confirmer leur présence. Cette clarté a aidé Storyblok à planifier plus précisément, à éviter le gaspillage alimentaire et à rationaliser la communication.

Les économies de temps ont été substantielles. Au lieu de courir après les informations ou de mettre à jour plusieurs documents, l'organisateur estime économiser au moins une heure par jour pendant la phase de planification.

« Perk Events me facilite grandement la vie. Maintenant, chaque fois que quelqu'un pose une question, je le dirige simplement vers la plateforme — tout est là. »

Daniela Merizaldem, Spécialiste Commercial Marketing & Lieu de travail, Storyblok.

Qu'il s'agisse de planifier une petite rencontre hors site ou une retraite de 100 personnes, Storyblok s'appuie désormais sur Perk Events pour offrir une expérience organisée, engageante et évolutive – une expérience qui soutient les participants et simplifie le travail en coulisses.

Ce que Perk a fourni

• Portail de gestion des voyages

• Support pour la politique de voyage d'entreprise

• Deux entrées distinctes pour l'Europe et les États-Unis

• Paramètres et rapports personnalisables

• Programmes de fidélité et partenariats

• Intégrations fluides

• Support client 24/7