Le guide pratique des tâches et fonctions administratives

Les assistants administratifs, les responsables administratifs et les assistants de direction occupent des rôles très similaires. Les responsabilités figurant habituellement dans leurs descriptions de poste peuvent d’ailleurs se retrouver dans d’autres fonctions d’assistance administrative.

Si vous vous demandez en quoi consiste exactement le travail administratif ou ce qu’il implique, vous trouverez toutes les réponses dans ce guide.

Que sont les tâches administratives ?

Les tâches administratives sont très vastes et varient selon les fonctions. Par exemple, les tâches des secrétaires et des assistants administratifs sont similaires, mais légèrement différentes de celles d’un assistant de bureau.

Les tâches et fonctions administratives sont cependant principalement liées à la gestion d’un service. Elles diffèrent selon le secteur d’activité et la taille de chaque entreprise. Le plus souvent, ces tâches sont liées à la vie quotidienne d’une entreprise et comprennent la gestion du téléphone, du courrier électronique et des agendas, la communication interne, la préparation de rapports, l’entretien du matériel et des fournitures de bureau, ainsi que certaines fonctions liées aux ressources humaines.

Les catégories de tâches, fonctions et responsabilités administratives

Les tâches administratives incombent le plus souvent aux assistants administratifs. Fonction de soutien aux services et aux cadres supérieurs, leur poste comporte de nombreuses tâches et responsabilités.

Nous avons réparti les principales tâches des assistants administratifs en catégories pour vous aider à mieux les visualiser.

Tâches de communication

La communication est une aptitude essentielle pour tout professionnel administratif. Celui-ci doit être en mesure d’interagir efficacement avec les autres collaborateurs, les cadres supérieurs et les clients par le biais de divers moyens de communication tels que les courriers électroniques, le téléphone et les interactions en personne.

Voici les tâches administratives les plus courantes liées à la communication :

• Répondre aux appels téléphoniques et aux e-mails

• Accueillir les clients et les visiteurs

• Communiquer avec les cadres supérieurs et les autres collaborateurs

• Répondre aux questions des clients

• Traiter tous types de correspondance

• Rédiger des rapports, mémos, télécopies et autres documents

• Élaborer et diffuser des communications internes

• Résoudre des problèmes liés au service

• Aider à choisir la meilleure agence de voyages d’affaires pour gérer les voyages d’affaires de l’entreprise

Tâches de planification

Les tâches de planification constituent une grande partie des responsabilités administratives. En plus de gérer leur propre emploi du temps, les assistants de direction et les réceptionnistes sont généralement responsables de l’emploi du temps d’un ou de plusieurs de leurs supérieurs. La gestion du temps est donc pour eux une compétence essentielle.

Voici les tâches de planification les plus courantes que les assistants administratifs ou assimilés peuvent être amenés à effectuer :

• Programmer des rendez-vous pour les responsables, les cadres et les clients

• Gérer l’emploi du temps global

• Coordonner les événements, y compris les déjeuners avec les clients et les activités du bureau (fêtes, activités destinées à renforcer la cohésion de l’équipe, etc.)

• Planifier les réunions de l’entreprise au complet

• Réserver les salles de conférence et de réunion appropriées

• Créer des itinéraires de voyages et organiser les voyages pour les cadres

Tâches organisationnelles

Tous les types de fonctions administratives impliquent d’exécuter des tâches organisationnelles. S’adapter facilement à des priorités changeantes et concurrentes et gérer les bases de données, les systèmes de classement et les e-mails est essentiel à la vie d’un service.

Voici les tâches organisationnelles les plus courantes associées aux emplois administratifs :

• Gérer plusieurs agendas

• Fixer des rendez-vous

• Classer divers documents et tenir à jour des bases de données

• Créer des systèmes de classement

• Mettre à jour des feuilles de calcul et saisir divers types de données

• Créer des modèles d’e-mails

• Stocker correctement des informations sensibles

Tâches comptables et financières

Les tâches comptables et liées aux finances incombent souvent aux personnes occupant des postes administratifs, en particulier dans les entreprises de petite taille ne nécessitant pas de comptable à plein-temps.

Voici les tâches comptables et financières les plus courantes au sein des postes administratifs :

• Enregistrer et rapprocher les dépenses du service

• Gérer les dépenses des collaborateurs

• Gérer les frais de déplacement

• Utiliser des outils de comptabilité et de gestion des dépenses

• Traiter les paiements des clients

• Compiler les rapports financiers

• Gérer les remboursements

• Générer des factures et les envoyer aux clients

Autres tâches administratives

Voici d’autres tâches administratives et de bureau dont s’occupent souvent les assistants administratifs :

• Rédiger du contenu dicté, prendre des notes et effectuer des transcriptions

• Animer les réseaux sociaux de l’entreprise

• Créer et mettre à jour la documentation du bureau

• Trier et répartir le courrier

• Organiser des formations en matière de santé, de sécurité et de premiers secours

• Organiser des visioconférences

• Mettre à jour les guides des collaborateurs et les politiques d’entreprise

• Aider à programmer les entretiens d’embauche et les entretiens de sortie

• Suivre les formalités administratives des collaborateurs

• Gérer et mettre à jour les informations de contact d’urgence des collaborateurs