Politique automatisée

Comment automatiser votre politique de voyages pour réduire le travail de l’ombre

50 % des voyageurs d’affaires admettent s'écarter parfois de leur politique de voyage (et ce ne sont là que les chiffres officiels).

Pourquoi ? La flexibilité et le prix. Si l’outil de réservation approuvé ne propose pas des vols ou des hôtels adaptés à leur agenda, ou à des tarifs jugés raisonnables, les voyageurs finissent souvent par contourner la politique et réserver sur des sites grand public.

Résultat : en tant que responsable des voyages, vous devez sans cesse réparer les dégâts causés par ces réservations hors cadre. Courir après le contexte, rapprocher les données, répondre à des questions… autant de tâches qui vous éloignent d’un travail plus stratégique.

La solution la plus simple consiste à déployer une politique de voyages automatisée qui s'applique d'elle-même : la transformant ainsi en un véritable garde-fou plutôt qu'en un obstacle. Vos voyageurs gagnent en agilité sans jamais s'écarter des règles. De votre côté, vous réduisez le travail de l'ombre pour vous concentrer sur le pilotage stratégique de votre programme de voyages.

Comment l’automatisation des politiques de voyages a aidé trois responsables des voyages

Nous échangeons régulièrement avec des directions financières et des administrateurs de voyages : trois problématiques reviennent systématiquement :

• Le poids du travail de l’ombre : la réservation de déplacements mobilise un temps précieux. Les échanges d’e-mails incessants et les circuits d’approbation complexes multiplient les interlocuteurs et freinent l’activité.

• Le manque de conformité : les collaborateurs ignorent souvent la politique de voyages et réservent sur des plateformes externes : c'est alors à vous de gérer les risques et les imprévus.

• L'opacité des données : les dépenses et les flux sont fragmentés : il faut alors des heures de saisie manuelle pour centraliser les informations et produire un pilotage stratégique fiable.

Cela vous parle ? Dans les équipes que nous avons rencontrées, l’automatisation de la politique de voyages au sein d’une plateforme de réservation centralisée a permis de résoudre ces trois problèmes. Voici comment.

1. Les politiques de voyages automatisées réduisent le travail de l’ombre en permettant aux voyageurs de réserver eux-mêmes dans le cadre défini

Libérez-vous des échanges d’e-mails incessants avec les voyageurs : ils réservent désormais leurs déplacements en toute autonomie via un outil intuitif. Grâce à l’automatisation intelligente, les circuits d’approbation deviennent fluides et immédiats. Vous n’avez plus à valider chaque décision manuellement : vous éliminez ainsi le travail de l’ombre pour consacrer votre temps au pilotage stratégique et aux missions à réel impact.

Andrea, Operations Manager chez Beekeeper, nous a expliqué que l’ancienne office manager consacrait entre 30 et 40 % de son temps à la réservation de voyages. Depuis que Beekeeper a automatisé sa politique de voyages avec Perk, Andrea n’y consacre plus qu’environ 1 h 30 par semaine.

2. Avec des politiques de voyages automatisées, plus besoin de courir après la conformité : elle est intégrée

Les collaborateurs n’ont pas à lire ni à interpréter la politique eux-mêmes. L’outil de réservation affiche clairement les options conformes à la politique. Vous gagnez du temps tout en améliorant le respect des règles.

Lorsque nous avons interrogé Vicki Framsted, Senior Finance Manager chez Fieldin, elle nous a indiqué que son équipe avait atteint près de 100 % de conformité depuis l’intégration de la politique de voyages dans la plateforme de réservation Perk. Le temps consacré à l’administratif et aux approbations a également été considérablement réduit.

3. Une conformité accrue permet de centraliser les réservations et les données de voyage

Lorsque les réservations sont centralisées, la facturation, la gestion des dépenses et le reporting deviennent beaucoup plus simples. Vous pouvez collaborer efficacement avec les équipes finance et leur fournir ce dont elles ont besoin, sans compiler manuellement des données éparpillées.

Olivier, CEO de Ykone, nous a confié que la centralisation des données de voyage « leur a changé la vie ». Auparavant, leurs processus manuels et fragmentés étaient chronophages et devenaient « un véritable defi opérationnel ».

Selon lui, l’automatisation des réservations et des politiques de voyages a non seulement accéléré les processus, mais a aussi permis de tout regrouper en un seul endroit.

Très bien, mais comment automatiser concrètement une politique de voyages ?

C’est plus simple qu’il n’y paraît : vous n’avez pas besoin de compétences techniques en automatisation. Il suffit de choisir une plateforme de réservation centralisée qui intègre nativement la conformité. En revanche, transformer des processus établis exige de la méthode : voici les étapes clés que nous préconisons pour éliminer le travail de l’ombre et en tirer tous les bénéfices.

1. Définissez les règles de votre politique de voyages

Avant de configurer un outil, assurez-vous que le CFO, les responsables des voyages et les autres parties prenantes sont alignés sur la politique. En général, les politiques de voyages automatisées couvrent les points suivants :

• Où réserver les déplacements (généralement une plateforme de réservation d’entreprise dédiée)

• Les classes de vol autorisées

• Le budget maximum pour un vol sur un itinéraire donné

• Le budget hôtel par ville

• Les catégories de voitures de location autorisées

• Le processus de gestion des dépenses

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2. Choisissez un outil que les voyageurs auront envie d’utiliser

C’est une étape cruciale : si les voyageurs n’adoptent pas l’outil approuvé, votre politique automatisée perd toute efficacité. Pour garantir l'adhésion, vos collaborateurs doivent percevoir une valeur immédiate : ils n’utiliseront la plateforme que si elle élimine réellement leur travail de l’ombre. Sans cette preuve de simplicité et d'impact, ils risquent de réserver hors plateforme, vous privant ainsi de toute visibilité sur vos dépenses.

Les critères suivants ne sont pas exhaustifs, et chaque partie prenante (voyages, finance, opérations) peut avoir ses priorités. Mais voici ce qu’un outil de voyages doit proposer si vous souhaitez automatiser votre politique :

• D’excellents avis de la part des voyageurs (et pas uniquement des équipes finance ou travel)

• L’offre de voyage la plus large possible, incluant les options disponibles en ligne et les fournisseurs à bas coût souvent utilisés pour réduire les dépenses

• Un support voyage de haute qualité, disponible 24 h/24 et 7 j/7

• Une interface intuitive et une application mobile permettant de réserver et de gérer facilement les itinéraires, sans technologie obsolète

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2. Choisissez un outil que les voyageurs auront envie d’utiliser

Stefan Thurnheer, Senior Procurement Manager chez TX Group, nous a expliqué que le passage à un outil réellement apprécié des voyageurs avait bénéficié à tout le monde. Auparavant, ils travaillaient avec une agence de voyages, mais l’adoption était faible : les collaborateurs préféraient gérer eux-mêmes leurs déplacements.

Ils sont passés à Perk pour sa plateforme intuitive et facile à utiliser. Résultat ? Les voyageurs apprécient l’autonomie et la flexibilité lors de la réservation, tandis que les équipes finance et les managers y voient un autre avantage :

3. Configurer ses politiques pour les vols, les hôtels et les autres moyens de transport

Une fois l’outil en place et les règles définies, il est temps de configurer la politique dans la plateforme. Utilisez cette checklist :

Vols

• Plafonds globaux (limites strictes applicables à tous les déplacements)

• Plafonds par itinéraire si nécessaire

• Restrictions par classe de cabine (business ou première classe, et dans quels cas)

• Exigences de réservation anticipée

Hôtels

• Plafonds globaux

• Plafonds par destination (les indemnités journalières par ville ou pays peuvent servir de référence)

• Catégories autorisées (par exemple, hôtels cinq étoiles)

• Délais de réservation anticipée

Trains et voitures

• Plafonds globaux

• Recommandations de tarifs journaliers

• Plafonds par itinéraire, si applicable

• Délais de réservation

Ces règles filtrent automatiquement les résultats de recherche affichés aux collaborateurs et garantissent la conformité.

4. Créer des groupes de voyageurs et des budgets dynamiques

Le niveau de restriction et d’automatisation peut varier selon les profils de voyageurs.

Par exemple : les équipes commerciales ou l’ingénierie peuvent nécessiter des plafonds plus élevés pour pallier l’imprévu des réservations de dernière minute. De leur côté, les dirigeants et leurs assistants exigent souvent une liberté totale dans leurs déplacements. Enfin, les Account Executives gérant des clients stratégiques doivent bénéficier d’une flexibilité accrue pour garantir leur impact sur le terrain.

Définir des processus d’approbation spécifiques par équipe ou par profil permet de créer une politique automatisée fidèle à la réalité.

Ryan Sumblin, Head of Accounting chez GMG EnviroSafe, recommande aussi la mise en place de budgets dynamiques. Ils autorisent les collaborateurs à dépenser un certain pourcentage au-dessus de l’option la moins chère disponible, afin de s’adapter aux fluctuations de prix sans fixer de plafonds manuels pour chaque ville.

Auparavant, leur politique de voyages prévoyait des limites fixes : 600 $ maximum pour les vols et 250 $ par nuit pour l’hébergement. Mais avec des déplacements dans tout le pays et des prix variables selon la saison, le lieu et le fournisseur, cette rigidité empêchait de réduire les coûts quand c’était possible.

Aujourd’hui, l’équipe voyage de manière bien plus avisée. Associés à un large inventaire, les budgets dynamiques permettent de dépenser moins sans restreindre inutilement les collaborateurs.

5. Configurez le processus d’approbation

Définissez ensuite le processus d’approbation par équipe ou par département. Désignez la personne responsable pour chaque groupe : responsable des voyages, manager ou membre de l’équipe finance.

Lorsqu’un groupe réserve un déplacement, la demande d’approbation est automatiquement envoyée à la bonne personne.

Les notifications d’approbation représentent un gain de temps considérable pour les équipes travel et finance. La politique étant déjà intégrée, le nombre de réservations nécessitant une validation diminue fortement, et les notifications automatisées rendent le processus rapide et simple.

De nombreux responsables des voyages et équipes finance apprécient particulièrement cette fonctionnalité :

6. Intégrez votre plateforme de voyages à vos autres outils

Une fois la politique et les approbations en place, l’objectif est simple : faire circuler les données de voyages et de dépenses vers les systèmes déjà utilisés par l’entreprise, sans travail de l’ombre lié à la copie, au rapprochement ou à la recherche d’informations manquantes.

Une plateforme unifiée de voyages et de dépenses comme Perk capture les données une seule fois et les maintient cohérentes de bout en bout, réduisant considérablement le temps passé à rechercher des justificatifs en fin de mois.

Les intégrations permettent ensuite de connecter voyages et dépenses au reste de votre stack, par exemple :

• Systèmes RH comme Workday et BambooHR

• ERP comme SAP et Oracle

• Outils de productivité comme Monday, ClickUp et Slack

Andrea, chez Beekeeper, recommande vivement cette étape. Pour son équipe, c’était indispensable : travailler avec de nombreux outils rendait le transfert manuel des données extrêmement chronophage.

7. Déployer sa politique automatisée

Vient enfin le moment de déployer votre politique de voyages. Le changement peut être difficile, même lorsqu’on sait qu’il sera bénéfique à long terme.

La mise en œuvre avec Perk est très simple, mais nous recommandons souvent de commencer par un projet pilote dans un seul département. Si une équipe voyage fréquemment, commencez par celle-ci.

Testez la solution pendant un ou deux mois pour recueillir les retours d’expérience. Une fois la phase pilote terminée, déployez la politique de voyage et la plateforme de réservation à l’échelle de l’entreprise. Pour les grandes organisations, un déploiement progressif par département garantit un accompagnement ciblé et élimine le travail de l’ombre dès le premier jour.

Proposer des formations en libre-service, ainsi qu’une communication claire sur les raisons du changement et les bénéfices attendus, favorise également l’adoption.

Attendez-vous à une période d’adaptation, mais les résultats seront rapidement au rendez-vous. Tereza, Workplace Manager chez Creative Dock, nous a indiqué que l’automatisation de la politique de voyages avait libéré environ 70 % du temps administratif :

Tenez bon, le jeu en vaut la chandelle !

8. Revoyez régulièrement votre politique et vos données de voyage

Lorsque vous centralisez les dépenses et les réservations de voyages d’affaires dans un seul outil, vous accédez à des données en temps réel qui rendent votre politique plus précise.

Une fois la politique en place, analysez les données de voyage chaque trimestre ou chaque année afin d’ajuster les règles sur la base de données réelles. C’est ainsi que les insights issus des dépenses et des voyages se transforment en actions concrètes : renforcer ce qui doit l’être, assouplir lorsque c’est nécessaire et identifier des opportunités d’économies autrement invisibles.

Andrea nous a expliqué que l’automatisation de leur politique avait eu un impact majeur, tant sur la gestion des dépenses et du reporting que sur l’amélioration continue de la politique :

Quelle est la prochaine étape ?

L’automatisation des politiques de voyages profite à toute l’entreprise : à vous, aux voyageurs, aux équipes finance et au-delà.

Elle offre également un retour sur investissement concret.

• Comme l’équipe d’Andrea, vous pouvez passer de 30 à 40 % de votre temps consacré aux réservations à seulement une heure et demie par semaine.

• Ou, comme Vicki chez Fieldin, réduire le processus d’approbation à quelques minutes au lieu d’heures d’allers-retours par e-mail.

Automatiser votre politique de voyages ne se limite pas à améliorer la conformité. Cela réduit le travail de l’ombre qui s’accumule autour des réservations, des approbations et des relances. Et lorsque ce travail passe en arrière-plan, vous avancez plus vite, avec moins d’interruptions, moins d’exceptions à gérer et plus de temps pour améliorer l’expérience des voyageurs et le programme de voyages.

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C’est ainsi que naissent les véritables avancées du quotidien.

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