:format(webp))
Comment Perk a offert à Beekeeper une solution moderne pour la gestion des voyages
Beekeeper recherchait un moyen de moderniser son processus de réservation de voyages
Beekeeper est une plateforme logicielle conçue pour aider les entreprises à connecter leurs employés de première ligne grâce à des solutions digitales. Leur mission est d’améliorer la collaboration, en particulier pour les employés sans bureau fixe qui représentent 80 % de la main-d'œuvre mondiale.
Andrea Herrera est la Global Workplace Operations Manager chez Beekeeper. Avec son équipe, elle supervise tous les aspects des opérations des bureaux et de l'expérience des employés chez Beekeeper, tant pour les bureaux que pour les équipes à distance en Allemagne, en Pologne, en Suisse et aux États-Unis.
Étant donné que les équipes de Beekeeper sont basées dans le monde entier, elles collaborent fréquemment entre pays et organisent des événements dans différents lieux, ce qui implique de nombreux déplacements professionnels.
Quand Andrea a rejoint Beekeeper, l'entreprise venait d'adopter un nouvel outil logiciel : Perk. Le but était d'optimiser et de moderniser le processus de réservation de voyages de Beekeeper. Auparavant, les réservations étaient faites manuellement, ce qui manquait d'efficacité.
Perk a permis à Beekeeper d’automatiser des tâches et d’offrir les intégrations nécessaires
Beekeeper recherchait spécifiquement un outil de gestion des voyages intégrable avec BambooHR. Ils savaient que cela serait essentiel pour éviter de nombreuses tâches manuelles. Ils ont également décidé d’intégrer Yokoy, un outil de gestion des dépenses.
Le résultat ? Un gain d'efficacité considérable – passant d'un tiers du temps de l’Office Manager dédié aux réservations de voyages à seulement 1,5 heure par semaine
Aujourd'hui, Beekeeper consacrait considérablement moins de temps à gérer les voyages. Andrea estime que l'ancienne Office Manager du bureau de Zurich passait jusqu'à 30-40 % de son temps à gérer les réservations de voyages, ce qui représentait une charge excessive. Avec Perk, ce temps est désormais réduit à environ 1,5 heure par semaine.
Ils ont maintenant mis en place une opération optimisée qui offre un ROI significatif à l’entreprise. Andrea dit que sans la plateforme, Beekeeper aurait besoin d'une personne à plein temps pour gérer les voyages d’affaires.
L'équipe financière de Beekeeper gagne également beaucoup de temps, car les processus de facturation sont automatisés plutôt que manuels. Les voyageurs ont tout à disposition directement dans le logiciel sans devoir charger de documents supplémentaires.
Un processus de réservation autonome pour les voyageurs
Beekeeper autorise les voyageurs à réserver eux-mêmes leurs moyens de transport et leurs hôtels, à condition que les options respectent les politiques de voyage. En cas de non-conformité, le manager reçoit une notification pour approbation.
Andrea trouve ce processus simple et apprécie cette flexibilité, tout comme les voyageurs qui préfèrent avoir la liberté de choisir leurs options.
Une relation amicale et de soutien avec l’équipe Account Management
Depuis que Beekeeper utilise Perk, l'équipe a développé une relation étroite avec ses Account Managers. Andrea rencontre son Account Manager, Tanguy, toutes les deux semaines pour discuter des questions ou résoudre d'éventuels problèmes.
Parfois, l’Account Management de Perk va au-delà pour s'assurer que les voyageurs de Beekeeper vivent une excellente expérience. Par exemple, il y a eu un cas de confusion concernant un vol réservé à la mauvaise heure. Perk a réglé le problème et pris en charge les frais. Andrea souligne également que Tanguy la tient au courant des mises à jour, comme les changements apportés à l'outil de reporting.
Des insights essentiels grâce aux rapports
L'équipe de Beekeeper apprécie également les nombreuses fonctionnalités que Perk propose. Par exemple, l'outil de reporting est essentiel pour les prévisions de Beekeeper. Ils utilisent les données de Perk pour prendre des décisions éclairées sur les voyages et les événements.
Andrea apprécie d'accéder aux chiffres nécessaires quotidiennement sans devoir exporter un tableau à chaque fois.
Dans l'ensemble, Beekeeper se réjouit de continuer à collaborer de près avec l'équipe de Perk pour tirer le meilleur parti de ce logiciel.
:format(webp))