Breitling

Wie Breitling indirekte Arbeit in Reisen & Ausgaben eliminierte

Die versteckte Belastung, die Breitling ausbremste

Seit über einem Jahrhundert setzt Breitling Maßstäbe in der Schweizer Uhrmacherkunst. Das Unternehmen steht für Innovation – doch intern waren die Finanz- und Reiseprozesse noch immer stark manuell geprägt.

Für Finanz- und Travel-Teams wurde der Alltag durch unsichtbare Aufgaben verlangsamt, die niemand wirklich erledigen wollte, die aber unvermeidbar waren. Diese nennen wir indirekte Arbeit – Tätigkeiten, die in keiner Stellenbeschreibung stehen, aber überall auftreten: Quittungen nachjagen, doppelte Rechnungen korrigieren, auf Freigaben warten oder problematische Reisen abwickeln.

Bei Breitling war diese indirekte Arbeit Teil fast jeder Reise und jedes Berichts. Sie kostete Zeit, frustrierte Mitarbeitende, lenkte Führungskräfte ab und ließ dem Finanzteam keine zuverlässigen Daten zur Verfügung..

Die wahren Kosten der indirekten Arbeit

Der Schaden beschränkte sich nicht nur auf verlorene Stunden. Indirekte Arbeit verzögerte Entscheidungen, schwächte die Compliance und zwang Teams ständig in den Reaktionsmodus. Für ein global agierendes Unternehmen war es unmöglich, mit manuellen Korrekturen und veralteten Systemen eine proaktive Rolle einzunehmen.

Wenn Breitling weiterhin wachsen wollte, musste sich etwas grundlegend ändern. Und zwar nicht durch ein weiteres Tool, sondern durch eine einzige Plattform, die Reisen und Ausgaben vereint, Administration im Hintergrund automatisiert und sowohl Finanzteams als auch Reisenden Sicherheit in Daten und Compliance gibt.

Eine einheitliche Plattform für Reisen & Ausgaben

Deshalb entschied sich Breitling für Perk.

Mit Perk buchen Mitarbeitende ihre Reisen schnell und mühelos. Richtlinien sind im System hinterlegt, Freigaben erfolgen automatisch. Belege und Rechnungen werden digital erfasst, und Erstattungen verzögern sich nicht länger durch E-Mail-Schleifen. Wenn sich Pläne ändern, übernimmt das 24/7-Supportteam von Perk die Kommunikation direkt mit den Reisenden – ohne dass Führungskräfte eingreifen müssen.

Für das Finanzteam eliminiert Perk stundenlange indirekte Arbeit. Ausgaben werden automatisch abgeglichen, Berichte lassen sich leicht erstellen und die Compliance ist integriert. Statt auf Monatsabschlüsse zu warten, erhält das Finanzteam eine klare, unternehmensweite Sicht auf alle Ausgaben.

Im vergangenen Jahr verarbeitete das Team Ausgaben im Wert von 1,5 Millionen Euro. Durch die Automatisierung steigerte es seine Effizienz um 180 % und erreichte einen ROI von über 200 %.

CFO Dr. Lars Kästle erklärt:

„Perk erfüllt all unsere Anforderungen. Als äußerst innovative Lösung für zentrale Prozesse nimmt es uns die manuelle Belastung ab, die wir zuvor hatten.“

Für Travel Manager beseitigt Perk das ständige „Feuerlöschen“, das früher jede Reise begleitete. Richtlinien sind im Buchungsprozess eingebettet, Buchungen fließen nahtlos ins Ausgabenmanagement und flexible Optionen machen Stornierungen oder Änderungen unkompliziert.

Allein im ersten Jahr sparte Breitling über 200.000 € bei Geschäftsreisen ein.

Mehr Zeit für das, was wirklich zählt

Die Stunden indirekter Arbeit, die früher den Tag dominierten, laufen jetzt leise im Hintergrund – und Breitlings Teams können sich endlich auf die Arbeit konzentrieren, die echten Wert schafft.

Wie Dr. Kästle zusammenfasst:

„Wir verfügen jetzt über eine einzige, verlässliche Datenquelle mit einer unvergleichlichen Qualität für Audit-Trails. Das gibt uns die Transparenz, die wir für eine zukunftsorientierte Planung und Prognose benötigen.“