Die clevere Lösung für Ihr Reise- und Spesenmanagement

Das Ausgabenmanagement, auch Spesenmanagement, umfasst die Verwaltung sämtlicher Geschäftsausgaben eines Unternehmens – darunter Spesenabrechnungen, Freigabeprozesse, Kostenübersichten, Firmenkreditkarten u. v. m. Heute gibt es viele hilfreiche Tools, die Finanzteams beim Rechnungsmanagement und anderen Finanz-To-dos unterstützen. Ein digitales, automatisiertes Ausgabenmanagement ist meist effizienter und weniger fehleranfällig als eine händische Ausgabenverwaltung.

Reisemanagement und Spesenmanagement sind streng genommen zwei verschiedene Verwaltungsbereiche und werden je nach Größe und Organisationsstruktur des Unternehmens teils sogar in unterschiedlichen Abteilungen verortet. Trotzdem hängen sie unmittelbar miteinander zusammen, denn jede Geschäftsreise verursacht automatisch Reisekosten – und diese müssen beglichen, abgerechnet oder rückerstattet werden. Damit sind Kosten für Geschäftsreisen Teil der Unternehmensausgaben – und somit relevant für die Ausgabenverwaltung. Ein funktionierendes Reisemanagement setzt daher ein funktionierendes Spesenmanagement voraus und umgekehrt. 

Bei den Kosten, die im Kontext einer Geschäftsreise anfallen, unterscheidet man zwischen Reisekosten und Reisenebenkosten. Zu den Reisekosten zählen die Ausgaben für die Unterkunft, die An- und Abreise sowie die Verpflegungsaufwendungen. Hinzu kommen außerdem diverse Reisenebenkosten – bspw. für Reiseversicherungen, Parkgebühren, Fahrtkosten vor Ort, Eintrittsgelder für Firmenveranstaltungen, berufliche Telefonate oder Mobilfunkgebühren u. v. m. Die gesamte Verwaltung aller Ausgaben, die bei der Buchung oder während einer Geschäftsreise entstehen, bezeichnet man als Reisekostenmanagement – von der Dokumentation über die Reisekostenabrechnung bis hin zur Rückerstattung. Das Reisekostenmanagement ist wiederum Teil des Ausgabenmanagements eines Unternehmens.

Perk trägt mit mehreren Aspekten zur Optimierung der Reisekosten bei: 

• Sichtbarkeit & volle Kostenkontrolle 
• Individuelle Reiserichtlinien & Budgets
• Branchenführendes Inventar & besondere Konditionen 
• Umsatzsteuerfreundliche Rechnungen 
• Flexible Stornierungsbedingungen 

Der erste Schritt zur Reduzierung der Reisekosten ist die Sichtbarkeit ebendieser. Mit Perk können Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen – einzeln, im Überblick oder nach sinnvollen Kategorien geclustert. So lassen sich Schwachstellen und Potenziale auf einen Blick erkennen und für die Zukunft angehen. Des Weiteren können Sie bei Perk Ihre individuelle Geschäftsreiserichtlinie hinterlegen und so sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter:innen nicht außerhalb des Budgets buchen. Genehmigungsworkflows helfen Ihnen dabei, den Buchungsprozess noch feingliedriger und geregelter zu gestalten. Hinzu kommt ein branchenführendes Inventar an Unterkünften. So können wir gute Konditionen für die Buchung von Hotels und Ferienwohnungen für Ihre Geschäftsreise garantieren: Wir verhandeln die Preise, Sie profitieren davon. Im Anschluss bekommen Sie eine umsatzsteuerfreundliche Rechnung. Wir unterstützen Sie außerdem bei der Mehrwertsteuer-Rückforderung und bieten flexible Stornierungsbedingungen. So erhalten Sie bei der Nutzung von FlexiTravel 80 % der Geschäftsreisekosten zurück, wenn Sie Ihre Reise kurzfristig stornieren müssen.

Software-Lösungen für das Ausgabenmanagement bieten zahlreiche Vorteile. Alles in allem steigern sie die Effizienz der Finanzprozesse Ihres Unternehmens und helfen Ihnen so langfristig dabei, Zeit und Geld zu sparen. Hier einige der wichtigsten Vorteile: 

• Spesen-Apps verkürzen die Wege und reduzieren die Zettelwirtschaft – und damit auch potenzielle Fehlerquellen. 
• Sie können Workflows, Kostenrichtlinien, Budgets und Verantwortliche festlegen und so sicherstellen, dass alle Ausgaben budgetkonform sind. 
• Ausgetüftelte Reporting-Funktionen sorgen für volle Transparenz: Sie können alle Kosten einsehen, Berichte erstellen lassen und die gewonnenen Daten als Grundlage für fundierte Finanzentscheidungen nutzen. 
• Eine gute Ausgabenmanagement-Software lässt sich nahtlos vernetzen und in andere Tools integrieren. Perk konzentriert sich bspw. auf die Bereiche Reise- und Reisekostenmanagement – lässt sich aber mit nur einem Klick mit allen führenden Ausgabenmanagement-Software-Lösungen integrieren. So können Sie Ihre Lieblingstools unkompliziert miteinander kombinieren. 

Eine gute Spend Management Lösung versammelt alle wichtigen Features aus dem Bereich des Ausgaben- und Rechnungsmanagements auf einer Plattform. So erhalten Sie z. B. Firmenkreditkarten, können Rechnungen begleichen, Quittungen scannen, Rückerstattungen abwickeln, Kilometerpauschalen und Verpflegungspauschalen berechnen, Ausgaben einsehen und kategorisieren, Budgets definieren u. v. m. Mehr zu den Funktionen der einzelnen Software-Lösungen erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema „ Ausgabenmanagement-Software “.

Perk hat Partnerschaften mit nahezu allen führenden Software-Anbietern aus dem Bereich des Ausgabenmanagements. Aktuell lassen sich folgende Tools bei Perk integrieren (Stand: Januar 2024): 

• Pleo
• Payhawk
• Rydoo
• Circula
• Moss
• Expensya
• Mobilexpense
• Spendesk
• Jenji
• Captio
• PayEm
• BILL Spend & Expense (ehemals Divvy)
• Ramp
• Expensify
• ExpenseIn
• Fyle
• Webexpenses
• Allocate SelenityExpenses
• Airbase
• Emburse
• Soldo
• Haslle  

Nähere Infos zu den einzelnen Integrationen finden Sie auf unserem Marktplatz .