Fabletics

Effiziente Geschäftsreisen: Fabletics spart 60 Stunden pro Jahr mit Perk 

Fabletics wurde 2012 in Los Angeles gegründet und hat sich schnell zu einem der bekanntesten Namen im Bereich Lifestyle und Activewear entwickelt. Mit einem vielfältigen Portfolio, zu dem auch JustFab und Savage X Fenty gehören, betreibt das Unternehmen 14 Standorte in Europa – darunter Berlin, Barcelona und London – und beschäftigt weltweit über 2.000 engagierte Mitarbeiter in mehr als 100 Stores.

Für Fabletics sind Geschäftsreisen mehr als nur Logistik – sie bilden die Grundlage, um Beziehungen zu Lieferanten und Partnern zu stärken, die grenzüberschreitende Zusammenarbeit zu fördern und Firmenevents (Offsites) durchzuführen. Um mit den schnelllebigen globalen Abläufen Schritt zu halten, benötigte Fabletics eine neue Plattform für das Reisemanagement, die mit dem Unternehmen mitwachsen kann.

Fragmentierte Systeme, fehlende Transparenz und frustrierte Teams

Vor dem Wechsel zu Perk waren die Reisemanagement-Prozesse bei Fabletics fragmentiert und stark manuell geprägt. Die Mitarbeiter buchten ihre Reisen individuell, oft über verschiedene Plattformen und häufig ohne den erforderlichen Genehmigungsprozess zu durchlaufen.

„Die Leute buchten ihre Reisen so, wie es ihnen gefiel“, sagt Sören Heise, VP of Financial Planning für Europa. „Einige baten um Genehmigung, andere nicht. Es gab keinerlei Struktur.“

Das Finanzteam war überfordert mit kurzfristigen Änderungen, Ad-hoc-Anfragen und den Folgen von Stornierungen, Verschiebungen und Rückerstattungen. Da sich nicht jeder an den Genehmigungsprozess hielt, mussten für eine genaue Übersicht der Reiseausgaben mühsam Schätzungen aus E-Mails und von regionalen Teams zusammengetragen werden.

„Es war extrem viel manuelle Arbeit. Die Leute buchten Flüge und Hotels separat und wandten sich dann an das Finanzteam, um das Chaos zu ordnen. Es gab keine Transparenz, keine Konsistenz und keine Möglichkeit, das Ganze zu skalieren.“ Sören Heise, VP of Financial Planning Europe bei Fabletics

Von Chaos zu Kontrolle und Konsistenz

Die Einführung von Perk bei Fabletics begann in Spanien, als das dortige Buchhaltungsteam ein Konto einrichtete, die Firmenkarte hinterlegte und die Plattform eigenständig nutzte. Als Heise Perk kennenlernte, testete er es als Genehmiger und erkannte sofort den Wert der Plattform.

„Ich konnte Buchungen sehen, Berichte erstellen und Reisen genehmigen – es war eine strukturierte, benutzerfreundliche Erfahrung.“ Sören Heise, VP of Financial Planning Europe bei Fabletics

Von da an arbeitete er mit den Account Managern von Perk zusammen, um ein dediziertes Konto für die Berliner Zentrale von Fabletics einzurichten. Das Setup war schnell und unkompliziert. Heute nutzen 116 Mitarbeiter in ganz Europa die Plattform für ihre Reiseplanungen, was einer Adoptionsrate von 99 % entspricht.

„Die Skalierung war einfach. Mit der Hilfe des Implementierungsteams von Perk ging das Setup schnell, und unser Account Manager sorgte für einen reibungslosen Ablauf“, so Heise. „Sogar die Integrationen waren unkompliziert. Perk ist an unser Single Sign-On (SSO) angebunden. Wenn jemand neues im Team anfängt, ist er sofort startklar. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, wird der Zugriff automatisch entzogen.“

Von manuell zu machbar dank Automatisierung

Perk hat Sören Heise und seinem Team geholfen, wertvolle Zeit zurückzugewinnen, indem stundenlange manuelle Admin-Arbeit eliminiert wurde – vom Hinterherlaufen bei Genehmigungen bis hin zur Abwicklung kurzfristiger Reiseänderungen.

Wo Heise früher Stunden damit verbrachte, fragmentierte Berichte zu erstellen und Ausgaben über mehrere Marken und Länder hinweg zu verfolgen, hat er heute eine zentrale Echtzeit-Übersicht über alle Reisen im gesamten Unternehmen.

„Ich spare etwa 60 Stunden pro Jahr“, erklärt er. „Das ist mehr als eine komplette Arbeitswoche, die ich zurückgewinne. Und das betrifft nur mich – die Zeitersparnis für das gesamte Team ist da noch gar nicht mitgerechnet.“

Über einen Zeitraum von 12 Monaten erzielte Fabletics zudem quantifizierbare Einsparungen in Höhe von 31.800 €, darunter:

• 12.937 € Gesamtersparnis bei Reiserichtlinien, indem Buchungen für Hotels, Züge und Mietwagen konsequent innerhalb der Richtlinien gehalten wurden.

• 8.672 € Ersparnis bei Flugrichtlinien dank smarter Durchsetzung der Vorgaben.

• 2.551 € Zeitersparnis im Finanzteam durch vereinfachte Abstimmung (Reconciliation) und Berichterstattung.

• 1.701 € Ersparnis durch intuitive Self-Service-Workflows.

• 1.984 € Ersparnis beim Support nach der Buchung durch schnellere und effizientere Bearbeitung von Änderungen und Stornierungen.

Das tägliche Reisemanagement ist ebenfalls schneller und intuitiver geworden – mit automatisierten Genehmigungen, smarten Richtlinien und ohne unnötiges Hin und Her.

„Wenn ein Flug zur Genehmigung reinkommt, sehe ich sofort die Buchungsklasse“, erklärt Heise. „Da ich auch die Personalplanung verwalte, weiß ich genau, wer wofür berechtigt ist. Es ist klar, konsistent und – was am wichtigsten ist – fair.“

Das Team nutzt zudem dynamische Genehmigungsflows basierend auf der Positionsbezeichnung. So wird sichergestellt, dass die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt eingebunden werden, ohne dass Verzögerungen entstehen.

„Es geht nicht nur um Transparenz – es geht darum, handlungsfähig zu sein. Wenn eine Abteilung doppelt so viel für Flüge ausgibt wie eine andere, sehe ich das sofort und kann der Sache auf den Grund gehen.“ Sören Heise, VP of Financial Planning Europe bei Fabletics

Smartere Reiseentscheidungen dank besserem Reporting

Vor Perk war Fabletics auf Schätzungen angewiesen. Jetzt basieren Entscheidungen auf harten Fakten. Mit fortschrittlichem Reporting und detaillierten Ausgabenübersichten nach Region, Marke und Einheit hat Perk die Art und Weise verändert, wie Sören Prognosen und Budgets plant.

Die Reporting-Funktion ist besonders wertvoll, um die bisherigen Jahresausgaben abzugleichen und zukünftige Reisekosten für die monatliche Budgetplanung zu schätzen. Sie bietet einen klaren, verlässlichen Blick auf Logistik- und Unterkunftskosten – Erkenntnisse, die Sören früher manuell zusammenstückeln musste.

„Jeden Monat erstelle ich die Budgetprognose für unseren CFO“, sagt er. „Perk gibt mir eine klare Sicht darauf, was wir im bisherigen Jahr ausgegeben haben und was wir voraussichtlich für den Rest des Jahres ausgeben werden. Es ist genau, detailliert und einfach anzupassen.“

Er kann zudem Durchschnittskosten für Flüge zwischen verschiedenen Einheiten vergleichen, ungewöhnliche Ausgabemuster identifizieren und die Gründe dahinter analysieren.

„Wenn eine Einheit doppelt so viel ausgibt wie eine andere, kann ich nachforschen. Fliegen sie öfter Business Class? Sind die Reiseziele andere? Solche Einblicke helfen uns bei der Optimierung.“ Sören Heise, VP of Financial Planning Europe bei Fabletics

Müheloses Buchen und personalisierte Reiseerlebnisse

Für die Mitarbeiter von Fabletics ist die Nutzung von Perk einfach und lohnend. Reisende können mehrere Treueprogramme mit ihren Profilen verknüpfen, sodass sie problemlos Meilen bei ihren bevorzugten Fluggesellschaften sammeln können.

„Die Leute schätzen das sehr“, sagt Heise. „Sie können automatisch Meilen sammeln, ohne jedes Mal ihre Daten neu eingeben zu müssen.“

Perk macht auch Hotelbuchungen persönlicher und vertrauenswürdiger. Anstatt sich durch anonyme Online-Bewertungen zu wühlen, sehen die Mitarbeiter, in welchen Hotels ihre Kollegen bereits übernachtet haben – und wie zufrieden sie waren.

„Diese interne Transparenz schafft Vertrauen. Das gibt den Leuten ein sicheres Gefühl, besonders wenn sie an einen neuen Ort reisen.“ Sören Heise, VP of Financial Planning Europe bei Fabletics

Support, auf den Verlass ist

Da das Reiseaufkommen bei Fabletics stetig wuchs, stellte Perk ihnen einen dedizierten Key Account Manager zur Seite, der schnell reagiert und sich persönlich um die Bedürfnisse des Teams kümmert.

Diese Reaktionsschnelligkeit hat Fabletics dabei geholfen, die Nutzung von Perk über mehrere Standorte hinweg zu skalieren. Von Genehmigungen und Rechnungsstellung bis hin zum Finetuning des Setups – der Support fühlt sich nie wie eine Nebensache an.

Gepaart mit dem umfangreichen Inventar von Perk – einschließlich Bahnverbindungen und Optionen großer Fluggesellschaften – genießen die Mitarbeiter von Fabletics nun die Freiheit, sicher zu buchen, innerhalb der Richtlinien zu bleiben und reibungslos zu reisen, ohne zusätzliche Hilfe zu benötigen.

„Wir haben eine großartige Arbeitsbeziehung aufgebaut. Wann immer ich etwas brauche, schicke ich ihr einfach eine Nachricht und erhalte schnell eine Antwort. Der Service ist exzellent.“ Sören Heise, VP of Financial Planning Europe bei Fabletics

Was Perk geliefert hat

• Dynamische und automatisierte Reiserichtlinien

• Konsolidierte Buchungsprozesse

• Eine Self-Booking-Plattform für Mitarbeiter

• Ausgabenkontrolle in Echtzeit

• Ein riesiges Inventar an Bahnverbindungen, Flügen und Unterkünften

• Fortschrittliches Travel-Reporting