PHENOGY

PHENOGY Fallstudie: Perk treibt echte Arbeit an

PHENOGY hatte kein grundsätzliches Problem mit Geschäftsreisen. Das Problem lag in allem, was damit zusammenhing.

Als schnell wachsender Innovator im Energiesektor, der dezentrale und resiliente Stromsysteme entwickelt, waren die Mitarbeitenden ständig unterwegs – von Beratern, die zwischen der Schweiz, Deutschland und den USA pendelten, bis hin zum Führungsteam, das weltweit Investoren traf; die Teams waren ständig für wichtige geschäftliche Termine auf Reisen. Doch hinter den Kulissen raubte etwas still und leise Zeit, Aufmerksamkeit und Momentum: Das Reisemanagement war zu reiner „indirekter Arbeit“ geworden. Der CEO, die Mitarbeitenden und später auch Christine Werdinig, Office Managerin des CEOs, verbrachten unzählige Stunden damit, Reisen zu organisieren.

Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde das Thema Reisen immer belastender. Und mit flexiblen Reiserichtlinien und Buchungen über zahlreiche Plattformen verteilt, häufte sich die indirekte Arbeit immer weiter an.

Wenn Reisen zu indirekter Arbeit werden

Vor Perk organisierte PHENOGY Geschäftsreisen über Booking.com, Hotels.com, die Websites der Fluggesellschaften und weitere Portale. Mitarbeitende suchten individuell nach den besten Preisen, trafen Entscheidungen ohne formale Reiserichtlinie und kümmerten sich selbst um ihre Buchungen. Sogar der CEO buchte seine Reisen selbst, bis Werdinig diese Aufgabe übernahm.

„Es war ehrlich gesagt sehr zeitaufwendig, wirklich extrem zeitaufwendig.“ — Werdinig, Office Managerin des CEOs

Dieser fragmentierte Ansatz erzeugte erheblichen Mehraufwand im Hintergrund. Reisebuchungen waren verstreut, sodass Mitarbeitende Stunden damit verbrachten, verschiedene Websites zu vergleichen. Für die Finanzabteilung war die Abstimmung ein Albtraum, da es keinen zentralen Überblick über die Reisen gab. Die Zeit, die für manuelle Preisvergleiche und Umbuchungen aufgewendet wurde, summierte sich schnell.

Gleichzeitig nutzte PHENOGY Perk bereits als erste Lösung für das Ausgabenmanagement. Mitarbeitende konnten Belege direkt in der App scannen, wodurch die Finanzabteilung weniger Zeit mit dem Nachverfolgen fehlender Unterlagen verbrachte. Doch Reisen und Ausgaben wurden weiterhin in getrennten Systemen verwaltet, was zu Lücken, fehlenden Rechnungen und unnötigem administrativen Aufwand führte.

Reisen und Ausgaben verbinden, um indirekter Arbeit zu eliminieren

PHENOGY erfuhr über das Buchhaltungsteam von Perk Travel, das als All-in-One-Lösung für Reisen und Ausgaben empfohlen wurde. Ein Vorteil stach sofort hervor:

„Eine der Hauptmotivationen war, dass Rechnungen automatisch von Perk Travel in Perk Spend übernommen werden. Kein Hinterherlaufen wegen fehlender Rechnungen mehr.“ — Werdinig

Die Automatisierung des Prozesses von der Buchung bis zur Abrechnung sparte dem Finanzteam Hunderte von Stunden, was zu erheblichen operativen Kosteneinsparungen führte, insbesondere bei einem schnell wachsenden Team. Heute heißt das: keine fehlenden Rechnungen mehr verfolgen, keine Belege mehr manuell zuordnen.

Die Integration von Travel und Spend verschaffte der Finanzabteilung sofortige Transparenz über Reiseausgaben und beseitigte wiederkehrende Probleme mit verlorenen, verspäteten oder unvollständigen Rechnungen. Durch die Verknüpfung von Buchungen und Ausgaben in einem einzigen System gewann das Finanzteam endlich die notwendige Kontrolle und Effizienz zurück. Transaktionen können nun direkt verarbeitet werden, ohne auf einzelne Mitarbeitende angewiesen zu sein.

Von manueller Buchung zu müheloser Autonomie

Vor Perk basierte Compliance ausschließlich auf dem Ermessen der Mitarbeitenden. Zwar wurden Entscheidungen sensibel und kostenbewusst getroffen, doch es gab keine Richtwerte oder Richtlinien, um Ausgaben zu begrenzen.

Perk führte dynamische Reiserichtlinien ein, eine Funktion, mit der zusätzliche Regeln für bestimmte Reisende oder Gruppen definiert werden können. Mitarbeitende und Führungskräfte folgen nun keinem Einheitsregelwerk mehr. Für das Senior Management gelten eigene, im System hinterlegte Richtwerte für Langstreckenflüge.

Das sparte Werdinig nicht nur viele Stunden, die zuvor für Preisvergleiche über verschiedene Portale aufgewendet wurden, sondern ermöglichte es den Mitarbeitenden auch, sicher und regelkonform zu buchen. Keine manuellen Genehmigungen mehr. Keine endlosen Vergleiche.

Durch den Wechsel zur einheitlichen Reisen- und Ausgabenplattform von Perk gewann PHENOGY über 3.000 € an Zeit zurück, die zuvor mit der Suche auf unzähligen Buchungsseiten verloren ging. Zusätzlich sparte die Abwicklung von Reiseänderungen durch Perk weitere 3.000 € an administrativem Aufwand.

Dank der dynamischen Richtlinien sparte PHENOGY über 13.000 €, weil Mitarbeitende innerhalb der Vorgaben für Hotels, Bahn und Mietwagen buchten, sowie weitere 10.000 € durch regelkonforme Kurz- und Langstreckenflüge.

Darüber hinaus ist FlexiTravel heute ein zentraler Bestandteil der Reisestrategie von PHENOGY. Bei Reiseunterbrechungen greift das Support-Team von Perk schnell ein und entlastet so die Office Managerin des CEOs und die Finanzabteilung. Ohne diesen Druck können sich die Teams endlich auf das Wesentliche konzentrieren: echte Arbeit mit echter Wirkung. Zusätzlich wurden mehr als 10.000 € durch Rückerstattungen geretteter Reisen eingespart.

Heute nutzen der CEO von PHENOGY, das Executive Team, die Mitarbeitenden und externe Auftragnehmer Perk. Das Unternehmen organisiert außerdem Reisen für Besucher:innen, Kund:innen und Investor:innen, die ebenfalls über Perk verwaltet werden können, ohne ihnen Zugriff auf die Plattform zu gewähren.

Von fragmentierten Ausgaben zu verwertbaren Erkenntnissen

Mit Perk gewann PHENOGY Reporting-Funktionen, die zuvor schlicht nicht existierten. Heute werden Gesamtausgaben, Buchungen, Reiseziele und weitere zentrale Kennzahlen im Zusammenhang mit der gesamten Reiseaktivität erfasst.

„Die Reporting-Funktionen sind absolut großartig… wir sehen Gesamtausgaben, Buchungen, Top-Destinationen – einfach alles.“ — Werdinig

Diese Erkenntnisse helfen PHENOGY, Firmenraten mit Hotels zu verhandeln und Reisemuster zu verstehen, die zuvor unsichtbar waren. Das Reporting fließt nun direkt in Budgetplanung, Anpassungen der Reiserichtlinien und Gespräche mit Lieferanten ein.

Ein besser Erlebnis für alle

Mit Perk hat PHENOGY nicht nur das Reisemanagement verbessert. Das Unternehmen gewann Zeit, Klarheit und Fokus zurück. Die Mitarbeitenden verbringen weniger Energie mit indirekter Arbeit und mehr Zeit damit, die Zukunft der Energie zu gestalten. Und mit dem Verschwinden der versteckten Aufgaben verschwanden auch die Kosten. In nur 9 Monaten hat PHENOGY bereits 40.000 € eingespart. Wenn Reisen funktionieren, funktioniert das gesamte Unternehmen. Und PHENOGY ist der Beweis.