Wie Storyblok Zeit und Geld spart, indem es eine klare Struktur für die Reisebuchung schafft

Storyblok: ein Remote-Unternehmen, das mit seinem modernen CMS das Content Management revolutionieren will

Storyblok ist ein Content-Management-System (CMS), das Marken, Entwickler:innen und Content-Ersteller:innen die Möglichkeit bietet, ein makelloses, einzigartiges Content-Erlebnis zu schaffen und ihr digitales Marketing auf eine ganz neue Ebene zu bringen. Als sogenanntes Headless CMS trennt Storyblok das Backend als technische Systemkomponente vom Frontend, das über die Darstellung der Inhalte entscheidet. Die Mission des Unternehmens ist es, ein flexibles, skalierbares Tool zu etablieren, das sich einfach individualisieren und an jeden digitalen Kanal anpassen lässt.

Storyblok wurde in Österreich gegründet und 2015 als Prototyp auf den Markt gebracht. Die Software ist dabei – wie es in der Geschichte des Storyblok-Gründers heißt – „für die Welt gemacht“. Aus diesem Grund hat das Unternehmen innerhalb weniger Jahre mehr als 200 Mitarbeiter:innen aus der ganzen Welt eingestellt. Aufgrund der „Remote-first“-Mentalität von Storyblok, die dem Streben nach Flexibilität und Grenzenlosigkeit des Unternehmens entspricht, sind die Teammitglieder über mehr als 40 Länder verteilt. Diese Dezentralisierung macht Geschäftsreisen zu einer wichtigen Angelegenheit – beispielsweise für Konferenzen und Veranstaltungen, C-Level-Meetings, Expansion oder Kundenkontakte.

Die Herausforderungen eines unstrukturierten Buchungsprozesses

Als Storyblok noch in den Kinderschuhen steckte, war die Anzahl an Geschäftsreisen recht überschaubar. Es gibt weder einen Hauptsitz im Sinne eines Büros, in dem die Mitarbeiter:innen zusammenarbeiten, noch erfordert die Branche oder das Produkt selbst eine Menge Geschäftsreisen. Mit dem schnellen Wachstum und der fortlaufenden Expansion des Unternehmens hat das Volumen der Geschäftsreisen aber doch ein Niveau erreicht, bei dem die Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisepartner zunehmend unverzichtbar wurde – unter anderem aus folgenden Gründen:

Kein etablierter Buchungsprozess: Früher buchten die Reisenden ihre Geschäftsreisen individuell und direkt auf verschiedenen Websites. Die Reise- und Finanzmanager:innen von Storyblok waren für den Erstattungsprozess zuständig und prüften manuell, ob die von den Reisenden gebuchten Angebote mit dem aktuellen Budget des Unternehmens übereinstimmten.

Überlastung statt Effizienz: Mehr Reisende führten zu mehr Reisen und damit zu mehr Arbeit für das Reisemanagement von Storyblok: Die Verwaltung, Prüfung und Erstattung von Geschäftsreisekosten für das ganze Team wurde schließlich zu zeitaufwändig.

Fehlende Reiserichtlinien des Unternehmens: Selbstbuchungen müssen nicht per se ein falscher Ansatz sein. Doch gab es hierfür bei Storyblok keine Richtlinien – beispielsweise zu Zahlungsmodalitäten, Ausgabenobergrenzen oder gar Genehmigungsverfahren. Das Fehlen einer konkreten Reiserichtlinie machte den gesamten Prozess des Reisemanagements kompliziert und langwierig.

Perk: ein dynamisches, anpassungsfähiges & zeitsparendes Reisemanagement-Tool für zukunftssichere Unternehmen

Um die steigende Anzahl an Geschäftsreisen zu bewältigen sowie Zeit und Geld zu sparen, hat Storyblok beschlossen, sein Geschäftsreisemanagement mit Perk neu zu organisieren. Die All-in-One-Reisemanagement-Plattform ermöglicht es Reisenden, ihre Geschäftsreisen selbstständig zu buchen. Dabei werden sie durch einen intuitiven Buchungsprozess geführt, der alle Aspekte abdeckt – vom Flug bis zum Hotel und darüber hinaus. Gleichzeitig bietet Perk dem Unternehmen durch Genehmigungsprozesse, individuelle Richtlinien, detaillierte Daten und Echtzeit-Support volle Kontrolle, Transparenz und eine gute Vertrauensbasis.

Das Beste an Perk ist, dass es Zeit spart und gleichzeitig sicherstellt, dass man das Budget kontrollieren kann und den Leuten Freiheit gibt. Es ist ein Werkzeug des 21. Jahrhunderts. Ich habe früher mit Reisebüros gearbeitet und würde diese Erfahrungen lieber vergessen. Sie sind veraltet und altmodisch. Ich liebe den modernen Ansatz von Perk. Er ist gut für alle.

Michal Zadrobilek & Daniela Merizalde Usuga , Expense Manager & Travel Manager:in, Storyblok

Vollständig anpassbar an spezifische Ziele & Partnerschaften

So, wie das Team von Storyblok schnell wächst, so wächst auch die Bedeutung und Häufigkeit von Geschäftsreisen. Das Unternehmen hat nicht nur Teammitglieder in zahlreichen europäischen Ländern, sondern expandiert auch innerhalb der USA. Folglich benötigt Storyblok individuelle Einstellungen und Workflows für die vielfältigen Reiseziele auf beiden Kontinenten, die sich in Bezug auf Buchungsgewohnheiten und lokale Besonderheiten stark voneinander unterscheiden.

Mit Perk kann Storyblok ein einziges Tool für zwei völlig unterschiedliche Reisemärkte nutzen. Dazu wurden zwei separate Unternehmensprofile angelegt: eines für den europäischen und eines für den US-amerikanischen Markt. Das erleichtert die automatische Berücksichtigung der unterschiedlichen, marktspezifischen Anforderungen im Buchungsprozess erheblich.

Vor allem in den USA bieten viele Hotels Treueprogramme an. Durch das Sammeln von Treuepunkten kommen Vielreisende in den Genuss von vergünstigten Konditionen, wie z. B. Sonderpreise, Zimmer-Upgrades oder kostenlose Goodies. Durch die Integration dieser Vorteilsprogramme ermutigt Perk die Reisenden, dort zu übernachten, wo sie sich am wohlsten fühlen.

Als etabliertes Reisemanagement-Unternehmen verfügt Perk selbst über exklusive Partnerschaften mit vielseitigen Reiseanbietern wie Hotelketten und Fluggesellschaften.

Zeitersparnis durch automatisierte Richtlinien & nahtlose Integrationen

Als Storyblok begann, sein Geschäftsreisemanagement mit Perk umzustrukturieren, gab es noch keine explizite Reiserichtlinie. Geschäftsreisen wurden von den Vizepräsident:innen gebucht, und die Kosten wurden nur über die Kreditkartenausgaben des Unternehmens überwacht. Das führte zu einer hohen Arbeitsbelastung bei geringer Budgetkontrolle.

Mithilfe der persönlichen Unterstützung von Perk erstellte Storyblok eine Firmen-Reiserichtlinie, die automatisch in den Buchungsprozess implementiert ist. Diese Richtlinie enthält Budgetgrenzen für verschiedene Reiseziele, konkrete Genehmigungsprozesse, Kostenstellen sowie Anwendungs- und Verantwortungsbereiche.

Darüber hinaus bietet Perk detaillierte Reportings über die Ausgaben, um maximale Compliance zu gewährleisten. Reise- und Finanzmanager:innen haben nun volle Kostenkontrolle und Transparenz in jedem Schritt des Prozesses und eine valide Datenbasis, um den Überblick zu behalten sowie die Effizienz kontinuierlich zu verbessern.

Eine weitere Funktion, die Manager:innen hilft, Zeit zu sparen und ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren, ist die nahtlose Integration verschiedener Office-Tools. Storyblok nutzt zum Beispiel BambooHR für Personalgelegenheiten. Beide können mit Perk verknüpft und direkt über die Plattform-Oberfläche gesteuert werden.

Perk: zuverlässig, hilfreich, dynamisch

Mit 230 Mitarbeitenden, die in mehr als 40 Ländern tätig sind und um die Welt reisen, benötigt Storyblok einen Partner, der ihnen bei Unsicherheiten, Fragen, Reiseunterstützung oder anderen Kundenservice-Angelegenheiten den Rücken freihält.

Perk bietet 24/7 Kundensupport, der funktioniert: „In 99 % der Fälle erhält unser Team sofortige Unterstützung.“ (Michal Zadrobilek, Expense Manager)

Eine interaktive Tracking-Funktion gibt den Travel Manager:innen einen Überblick über alle ihre Reisenden. Die Expert:innen bei Perk sorgen außerdem auf der ganzen Welt dafür, dass sich die Reisenden sicher und problemlos bewegen können – egal, wo sie gerade sind: „Ich kann mir vorstellen, dass meine Arbeit ohne Perk sehr zeitaufwändig wäre. Das Reisemanagement für so viele Menschen in unterschiedlichen Zeitzonen ist eine echte Herausforderung, und ich weiß nicht, wie das funktionieren würde, wenn wir Perk nicht hätten.“ (Daniela Merizalde Usuga, Reisemanagerin)

Nicht zuletzt streben wir bei Perk selbst nach ständiger Verbesserung und halten uns dabei an den bekannten Grundsatz, dass der Kunde König ist: „Perk ist dynamisch. Das Tool wird ständig weiterentwickelt und bietet immer wieder neue Funktionen, um alle Probleme zu lösen, mit denen wir konfrontiert werden.“ (Michal Zadrobilek, Spesenmanager)

Ein globales Team zusammenbringen: wie Storyblok Ordnung in globale Team-Retreats bringt

Mit dem schnellen Wachstum von Storyblok begann das Team, immer umfangreichere persönliche Team-Retreats zu organisieren, um ihre weltweit verteilten Mitarbeiter:innen zusammenzubringen. Diese Events erreichten schnell eine Größenordnung, bei der das Unternehmen die gleiche Struktur, Klarheit und Zentralisierung brauchte, die Perk bereits in ihr Reiseprogramm gebracht hatte.

Mit Mitarbeiter:innen, die in mehr als 40 Ländern verteilt sind, veranstaltet Storyblok regelmäßig Team-Events, um die Zusammenarbeit und Kultur zu stärken. Aber die Organisation dieser Events wurde immer komplizierter. Informationen für die Planung befanden sich an verschiedenen Orten: Google Forms für die Ernährungsbedürfnisse, Slack-Threads für Reisefragen, Notion-Seiten für die Agenda, Tabellenkalkulationen für die Zimmerzuteilung und E-Mails für Updates. Während der Events selbst war oft unklar, wo wichtige Informationen zu finden waren, was zu Verwirrung bei Organisator:innen und Teilnehmende führte.

Durch Perk Event wurde dies verändert: Indem es Stroblok eine einzige, zentralisierte Plattform bot, um jeden Teil ihrer Events zu verwalten. Mitarbeitende registrieren sich nun direkt über die Plattform und teilen alle erforderlichen Details an einem Ort, einschließlich Ernährungsanforderungen, Barrierefreiheit, Reisepräferenzen, T-Shirt-Größen und Aktivitätsauswahl. Für größere Treffen, wie das Operations-Event mit 45 Personen in Zagreb oder das Product-Event mit 100 Personen in Amsterdam, hat dies Struktur und Konsistenz in einen ansonsten fragmentierten Workflow gebracht.

Auch die Koordination globaler Reisen ist deutlich einfacher geworden. Da die Teilnehmenden aus Dutzenden von Orten anreisen, gibt Perk Events dem/der Organisator:in volle Übersicht darüber, wer wann und von wo ankommt. Dies macht es einfach, Personen, die zur gleichen Zeit reisen, zu gruppieren, was zur Senkung der Transportkosten beiträgt und sicherstellt, dass niemand alleine ankommt.

Auch das Ablaufplanung hat sich verbessert. Aktivitäten wie Bootstouren, Abendessen und Workshops werden jetzt direkt auf der Plattform veröffentlicht, wo Teilnehmende Zeitpläne überprüfen, Menüs auswählen und die Teilnahme bestätigen können. Diese Klarheit hat Storyblok geholfen, genauer zu planen, Lebensmittelverschwendung zu vermeiden und die Kommunikation zu optimieren.

Die Zeitersparnis war erheblich. Anstatt Informationen hinterherzujagen oder mehrere Dokumente zu aktualisieren, wurde geschätzt, dass während der Planungsphase täglich mindestens eine Stunde eingespart wurde.

Perk Events macht mein Leben viel einfacher. Wenn mir jetzt jemand eine Frage stellt, verweise ich die Person einfach auf die Plattform – alles ist dort zu finden.

Michal Zadrobilek & Daniela Merizalde Usuga , Expense Manager & Travel Manager:in, Storyblok

Ob bei der Planung eines kleinen Offsite oder eines Events mit 100 Personen, Storyblok verlässt sich nun auf Perk Events, um ein organisiertes, ansprechendes und skalierbares Erlebnis zu bieten – eines, das die Teilnehmenden unterstützt und die Arbeit hinter den Kulissen vereinfacht.

Was Perk bereitgestellt hat

Portal für das Reisemanagement

Unterstützung bei der Unternehmens-Reiserichtlinie

Zwei separate Profile für Europa und die USA

Anpassbare Einstellungen und Reportings

Loyalitätsprogramme und Partnerschaften

Nahtlose Integrationen

24/7 Kundenbetreuung

Storyblok

Wie Storyblok Zeit und Geld spart, indem es eine klare Struktur für die Reisebuchung schafft

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Vollständig anpassbar an spezifische Ziele & Partnerschaften

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