TX Group

Wie die TX Group mit Perk das Reisemanagement zentralisiert und vereinfacht

Die TX Group ist eines der führenden Medienunternehmen in der Schweiz und vereint rund 50 Marken vornehmlich aus den Bereichen Medien und Werbevermarktung (wie Tamedia, Goldbach, JobCloud und SMG) unter einem Dach. Mit über 3.000 Mitarbeiter:innen und diversen Standorten in der Schweiz und anderen europäischen Ländern, wie etwa Serbien, sind Geschäftsreisen ein wichtiger Teil im Arbeitsalltag der Firma.

Da das Unternehmen ein nicht unerhebliches Budget für Geschäftsreisen verwalten muss, hat sich die TX Group Mitte 2021 dafür entschieden, ihr Geschäftsreisemanagement mithilfe von Perk zu modernisieren und zu professionalisieren.

Teams zusammenbringen

Die meisten Geschäftsreisen der TX Group finden zwischen Zürich und Belgrad statt. Viele der Abteilungen und Teams des Unternehmens haben sowohl Mitarbeiter:innen im schweizerischen Hauptsitz der Firma als auch im serbischen Büro des Tochterunternehmens TX Services. So werden Reisen primär organisiert, um Teams zusammenzubringen.

Für Markus Hochholdinger, den Head Cloud ERP der Firma, liegt der große Mehrwert dieser Reisen darin, dass er und seine Teammitglieder sich trotz der vielen Online-Zusammenarbeit auch mal persönlich austauschen können – sei es bei wichtigen Projektarbeiten oder aber bei Teamevents.

Man könnte die Zusammenarbeit auch nur online machen, aber es geht dadurch ein wichtiger kultureller Aspekt verloren. Das Gefühl der Teamzugehörigkeit und des Zusammenhalts wird sehr dadurch gestärkt, dass das Team auch immer wieder in Person zusammenkommen kann.

Markus Hochholdinger, Head of Cloud ERP

Mehr Freiheiten dank vereinfachter Reisebuchung

Vor Perk buchte die TX Group ihre Geschäftsreisen über ein kleines Reisebüro. Während der persönliche Kontakt mit den Mitarbeiter:innen des Reisebüros geschätzt wurde, empfanden viele der Reisenden den Buchungsprozess aufgrund von zwei unterschiedlichen und eher alten Plattformen als zu umständlich. Zudem gab es ein weiteres Problem:

„Die Akzeptanz bzw. der Bekanntheitsgrad des Reisebüros war relativ gering“, so Stefan Thurnheer, Senior Procurement Manager bei der TX Group. „Wir hatten einen zu hohen Anteil an maverick bookings. Jeder hat über seinen präferierten Kanal gebucht und hat es über die Spesen abgerechnet.“

Aus diesen Gründen war die Firma auf der Suche nach einer einheitlichen und benutzerfreundlichen Plattform. Diese sollte es nicht nur den Mitarbeiter:innen einfacher machen, ihre Reisen zu buchen, sondern auch dem Unternehmen eine Möglichkeit bieten, das Reisebudget professionell zu managen und zu optimieren.

Mit Perk hat die TX Group eine passende Lösung für diese Bedürfnisse gefunden, die nicht nur die Reisebuchung, sondern auch das Reisemanagement dank ausführlicher Reporting Funktionen erleichtert. Dank der modernen Reiseplattform können die Mitarbeiter:innen des Medienunternehmens ihre Reisen nun ganz bequem selbst buchen, ohne sich mit langen Korrespondenzen aufhalten zu müssen.

Die Leute schätzen die Freiheit beim Buchen sehr. [...] Aus meiner Sicht ist es wesentlich mühsamer, jemand anderen eine Reise für sich organisieren zu lassen, als selbst zu schauen. Man selbst kennt seinen Kalender am besten. [...] Das ist bei Perk wirklich unkompliziert und die Buchung ist extrem benutzerfreundlich.

Markus Hochholdinger, Head of Cloud ERP

Modernes Reisemanagement als Game-Changer

Doch gehen wir einmal einen Schritt zurück:

Als Stefan Thurnheer im Jahr 2020 zur TX Group dazustieß, befand sich das Unternehmen bereits im Gespräch mit verschiedenen Geschäftsreiseanbietern. Da die Abteilung Corporate Procurement unter anderem auch für den Bereich Travel Management im Unternehmen zuständig ist, lag es nun in seiner Verantwortung, die Verhandlungen weiterzuführen und eine produktive Lösung für die TX Group zu finden.

Zusammen mit Markus Hochholdinger, der sich um die technische Beurteilung kümmerte, verglich Thurnheer die verschiedenen Geschäftsreiseanbieter und deren Leistungen miteinander – und schließlich fiel die Wahl des Medienunternehmens sowohl aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit als auch aus kommerzieller und technischer Sicht auf Perk.

„Das Look and Feel sowie die Anbindungsmöglichkeiten waren bei Perk einfach moderner und fortschrittlicher“, so Thunheer. „Perk war die vielversprechendste Lösung, auch für die nächsten fünf bis zehn Jahre, weil wir da sahen, dass es auch immer wieder neue Integrationen, neue Möglichkeiten, neue Features gibt.“

Laut Thurnheer mussten sich die Mitarbeiter:innen an den Change zuerst gewöhnen. Doch nachdem sich die Angestellten mit der Plattform vertraut gemacht haben, schätzen sie nun die Autonomie und Flexibilität beim Buchungsprozess ihrer Reisen. Laut Thurnheer werden rund 95 % der Geschäftsreisen von den Angestellten selbst organisiert und gebucht – und dank Perk entsprechen all die Reisen jetzt auch den Reiserichtlinien des Unternehmens.

Vereinfachte Administration für HR und Finanzen

Der vereinfachte Buchungsprozess war aber nur einer der ausschlaggebenden Punkte, weshalb sich die TX Group für Perk entschieden hat. Thurnheer und Hochholdinger haben auch die zahlreichen Integrationen der Reiseplattform überzeugt, die heute vor allem die Arbeit für die HR- und Finanzabteilung des Unternehmens vereinfachen.

Unter Leitung von Hochholdinger wurde Perk beispielsweise direkt in das IT-System der HR-Abteilung integriert. Dank dieser Integration synchronisiert sich die Perk-Plattform automatisch mit Workday, dem HR-System der TX Group, was eine erhebliche Erleichterung für die Administration in der Personalabteilung bedeutet.

Wir integrieren jetzt mit unserem Single-Sign-On, das heißt: Die Mitarbeitenden, die bei uns eingeloggt sind, können sofort auch auf Perk zugreifen, werden auch als die jeweiligen User erkannt und ihre Zahlungen werden automatisch der richtigen Kostenstelle zugeordnet.

Markus Hochholdinger, Head of Cloud ERP

Doch nicht nur für die HR-Abteilung sind die neuen technischen Möglichkeiten, die Perk bietet, von Vorteil. Auch die Finanzabteilung und die Kostenstellenmanager:innen des Unternehmens profitieren von den Integrationen der Reiseplattform:

Als die Geschäftsreisen des Unternehmens noch über das Reisebüro gebucht wurden, war die Rechnungsführung für das Unternehmen sehr schwierig – vor allem, da nicht alle Angestellten auch das Reisebüro nutzten. Durch das “maverick booking” über verschiedene Kanäle ging nicht nur ein möglicher Preisvorteil für das Unternehmen verloren, auch die Spesenabrechnungen waren unübersichtlich und aufwändig zu administrieren. Die Finanzabteilung musste jede Rechnung einzeln überprüfen, und die zuständigen Kostenstellenmanager:innen mussten jeden Antrag manuell genehmigen.

Dank der Finanz-API von Perk gehört das aber der Vergangenheit an. Sämtliche Rechnungen werden automatisch von der Reiseplattform in das Finanzsystem der TX Group eingelesen. Alle relevanten Daten und Kostenstellen sind bereits benannt, und die Rechnungen werden direkt den jeweils zuständigen Kostenstellenmanager:innen zugewiesen – diese müssen die Rechnungen dann nur noch freigeben. Die Verbuchung der Reisekosten und die Zahlung erfolgen nach der Autorisierung dann vollständig automatisch. Hochholdinger schätzt diesen hohen Grad der Automatisierung, den Perk dem Unternehmen bietet, sehr:

„Der Gesamtprozess [des Reisemanagements] ist wesentlich moderner geworden. Man hat das Gefühl, Reisen buchen ist unkompliziert! […] Jetzt ist alles so einfach, wie wenn man privat Reisen bucht – sogar noch einfacher, da man alles in einer Plattform machen kann“, so Hochholdinger. „Für die End-User ist es wirklich wesentlich einfacher geworden und für uns [als Firma ist es] eine wirklich große Ersparnis durch die starke Integration von der administrativen Seite her.“

Dank Perk spart sich die TX Group sehr viel Zeit bei der Geschäftsreisebuchung und dem Reisekostenmanagement. Darüber freuen sich alle Beteiligten – denn diese Zeit können sie nun für produktivere Aufgaben nutzen.

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