Administrative Aufgaben: Ihr Leitfaden für Verwaltungsaufgaben & Assistenzjobs

Egal, in welcher Branche ein Unternehmen tätig ist, wie viele Mitarbeitende es hat, wie die Unternehmensphilosophie und das -ziel lauten, ob es eine Gewinnabsicht gibt oder eine Gemeinnützigkeit vorliegt und welche Produkte oder Dienstleistungen angeboten werden: Ohne Administration und Verwaltung läuft gar nichts. Dabei gilt: Je größer das Unternehmen ist und je komplexer die Strukturen sind, desto umfangreicher fällt in der Regel auch die administrative Arbeit aus – und desto mehr kompetentes Personal ist gefragt, um dem Chaos Einhalt zu gebieten und den Unternehmenserfolg zu sichern.

Verwaltungsangestellte, Assistent:innen der Geschäftsführung oder einzelner Personen mit Projekt- oder Personalverantwortung, Office Manager:innen u. v. m. – sie alle arbeiten Hand in Hand, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten, Rechnungen beglichen, Verträge unterzeichnet und Kolleg:innen zufriedengestellt werden. Damit sind aber noch längst nicht alle Verwaltungsaufgaben abgedeckt. In diesem Leitfaden klären wir, welche administrativen Fähigkeiten, Verwaltungstätigkeiten und Software-Lösungen in der Unternehmensadministration eine Rolle spielen – und welche Berufsbilder daraus entstehen.

Was sind administrative Aufgaben?

Administration bedeutet im Grunde nichts anderes als Verwaltung. Beide Begriffe werden synonym verwendet, wobei gerade bei behördlichen und bürokratischen Vorgängen oder auch im Kontext staatlicher Verwaltungsaufgaben häufig von Administration die Rede ist. 

Als administrative Aufgaben werden damit all jene To-dos bezeichnet, die die Verwaltung betreffen – sei es bezogen auf ein Unternehmen, ein Projekt, eine Organisation oder auch auf das Privatleben. Ein:e Admin, kurz für Administrator:in, ist dementsprechend die Person, die sich um die Verwaltung einer Einheit oder eines Projekts kümmert. Als Berufs- und Personenbezeichnungen sind Admins v. a. in der IT weit verbreitet: Hier kümmern sich Netzwerkadministrator:innen um die Einrichtung und Betreuung von IT-Systemen sowie Hardware und Software. Analog dazu haben z. B. auch WhatsApp-Gruppen eine:n oder mehrere Admins, die neue Teilnehmer:innen hinzufügen und weitere Konfigurationen vornehmen können – das kennen Sie vielleicht. 

Im unternehmerischen Kontext wird gemeinhin zwischen administrativen und operativen Prozessen und Aufgaben unterschieden: 

• Unter operative Prozesse fällt alles, was das Kerngeschäft betrifft, wie z. B. die Herstellung von Produkten, die Ausführung von Dienstleistungen, der Vertrieb und die Kundenbetreuung. 

• Administrative Aufgaben sichern umgangssprachlich das „Drumherum“ – sie sorgen für reibungslose Systemabläufe innerhalb des Unternehmens, eine einwandfreie Büroorganisation, eine saubere Terminplanung, eine einheitliche Kommunikation u. v. m. 

Auch wenn administrative Prozesse sich oftmals im Hintergrund abspielen, sind sie für den Unternehmenserfolg genauso wichtig wie das operative System – und damit unverzichtbar. Deshalb lohnt es sich, sie genauer in den Blick zu nehmen.

Administrative Aufgaben, Pflichten & Verantwortlichkeiten

Unabhängig von der Branche, der sich ein Unternehmen zuordnen lässt, gibt es eine Reihe von Verwaltungsaufgaben, die in nahezu jedem Betrieb anfallen. Dazu gehören z. B.: 

• Personalverwaltung: Hierunter fallen Stellenausschreibungen, Bewerbungsprozesse und Einstellungsverfahren ebenso wie die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Urlaubs- und Krankheitstagen oder auch Projektverantwortlichkeiten und Stunden. Auch Schulungen, Weiterbildungen sowie die Bereitstellung von Lehrmitteln gehören im weiteren Sinne zum Personalwesen, können aber auch in anderen administrativen Bereichen untergebracht und mitgedacht werden. 

• Dokumentenmanagement: Von Verträgen über Rechnungen bis hin zu Unternehmensrichtlinien und -präsentationen sowie Kundendossiers sammeln sich innerhalb eines Betriebs zahlreiche Unterlagen an. Diese gilt es zu sortieren, archivieren, aktualisieren sowie aufzubereiten und für alle Kolleg:innen bei Bedarf verfügbar zu machen.

• Kommunikation: Auch die interne und externe Kommunikation zählt zu den Kernaufgaben der Unternehmensverwaltung. Von Kommunikationskanälen für Kolleg:innen über Kommunikationsstandards beim Kontakt mit Kund:innen und Geschäftspartner:innen bis hin zu Präsentations-, Dokumenten- und E-Mail-Vorlagen sind hier zahlreiche Entscheidungen zu treffen, um die Kommunikation zu vereinheitlichen und auf die Unternehmensidentität abzustimmen. 

• Beschaffung von Materialien & Arbeitsmitteln: Was brauchen Mitarbeiter:innen, um ihrer Arbeit produktiv und effektiv nachgehen zu können? Ob Arbeitsgeräte, technische Hard- und Software, Lern- und Lehrmittel, Zettel und Stift oder Obst und Getränke für die Grundverpflegung am Arbeitsplatz: Die Beschaffung und Lagerung all dieser Dinge zählt ebenfalls zu den administrativen Aufgaben. 

• Buchführung & Finanzmanagement: Welche Einnahmen und Ausgaben gibt es? Wie sehen die finanziellen Ziele des Unternehmens aus? Welche Rechnungen sind zu begleichen, welche Quittungen aufzubewahren und welche Unterlagen müssen für das Finanzamt aufbereitet werden? Rund ums Budget fallen zahlreiche Verwaltungstätigkeiten an – und auch diese sorgen für einen erheblichen administrativen Aufwand. 

• IT-Infrastruktur: Netzwerkadministrator:innen kümmern sich um notwendige Software-Lizenzen, ergreifen Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Daten zu schützen, verwalten Computersysteme und stellen so sicher, dass das Unternehmen leistungsfähig bleibt und die Mitarbeiter:innen am Arbeitsplatz sicher und ungestört arbeiten können – egal, ob im Büro, zu Hause oder auf Dienstreisen. 

• Terminplanung: Für Pitches, Präsentationen, Projektabschlüsse und Abgaben gibt es Deadlines, die eingehalten werden müssen. Darüber hinaus müssen Zahlungen terminiert, Geschäftstermine geplant, Mitarbeitergespräche koordiniert sowie Kündigungsfristen und Vertragslaufzeiten eingehalten werden. 

Hinzu kommen unzählige weitere To-dos, die tagtäglich anfallen, um sicherzustellen, dass im Büro oder im Betrieb alles mit rechten Dingen zugeht und die Kolleg:innen sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können. So zählen auch die Buchung von Geschäftsreisen, die Koordination von Büroabläufen, die Planung von Team-Events, Tätigkeiten der Hausverwaltung und viele andere Routineaufgaben zu den klassischen Verwaltungstätigkeiten eines Unternehmens. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Guide-Beitrag zum Thema Verwaltungsaufgaben. 

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Was sind administrative Fähigkeiten?

Allein die Vielzahl der administrativen Aufgaben zeigt: Ohne kompetentes Fachpersonal lassen sich all die verschiedenen Verwaltungstätigkeiten, die innerhalb eines einzelnen Unternehmens anfallen, kaum bewerkstelligen. Deshalb gibt es Studiengänge, Ausbildungsberufe, Fortbildungen und Co., die explizit darauf ausgelegt sind, Berufseinsteiger:innen oder Quereinsteiger:innen auf ihre Arbeit in der Unternehmensverwaltung vorzubereiten. Viele Aufgabenfelder werden darüber hinaus – insbesondere in großen Unternehmen – von eigenen Abteilungen betreut: Dann gibt es z. B. eine Einheit für das Geschäftsreisemanagement, eine Personalabteilung, eine hauseigene IT, eine Rechtsabteilung und ein Finanzmanagement.

Nichtsdestotrotz lässt sich eine Reihe von administrativen Fähigkeiten ausmachen, die von grundlegender Bedeutung sind, um verwaltende Tätigkeiten erfolgreich – und nicht zuletzt mit einer gewissen Leichtigkeit – auszuführen. Zu den wichtigen Kompetenzen im Anforderungsprofil für Assistent:innen und Co. zählen bspw.: 

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit 

• Hervorragendes Zeitmanagement 

• Problemlösungskompetenz 

• Koordinative Fähigkeiten 

• Verantwortungsbewusstsein & Zuverlässigkeit 

• Starke Soft Skills & Empathie  

• Innovative Ansätze & Kreativität 

• Technikverständnis 

• Agilität & zielorientiertes Arbeiten 

Ein Blick auf die genannten Kompetenzen zeigt: Administrative Fähigkeiten sind ein Must-have– und zwar nicht nur für das Verwaltungspersonal. Ob als Führungskraft, Arbeitnehmer:in oder auch einfach als Privatperson: Ein gewisses Verwaltungstalent, Kommunikationsfähigkeiten und Co. können das Leben und v. a. auch das Zusammenleben mit anderen Menschen in vielerlei Hinsicht leichter machen. Grund genug, um sich das Ganze einmal genauer anzusehen. Näheres zu wichtigen administrativen Fähigkeiten und deren Bedeutung für die Arbeit und das Leben finden Sie in unserem Guide-Beitrag zum Thema. 

Administrative Tätigkeiten – Jobs in der Verwaltung

Jobs in der Verwaltung gibt es viele: in jedem Unternehmen, überall auf der Welt. Wenn man es ganz genau nimmt, weist sogar jeder beliebige Beruf administrative Tendenzen auf – denn jeder Job erfordert ein gewisses Maß an organisatorischer Arbeit und (Selbst-)Verwaltung. Meist beanspruchen die operativen Systemabläufe aber den Großteil der Arbeitszeit. Damit das möglich ist, braucht es Mitarbeiter:innen, die sich ausschließlich administrativen Aufgaben widmen – und sämtliche Verwaltungstätigkeiten des Unternehmens und der Kolleg:innen zu ihrem Kerngeschäft machen. Zu den klassischen Berufen mit primär administrativen Tätigkeiten gehören z. B.: 

• Personal Assistant – betreut eine Führungskraft, eine:n Manager:in oder eine Person nach dem 1:1-Prinzip und agiert als persönliche:r Sekräter:in und Manager:in. Die Aufgaben von Personal Assistants (PA) reichen von E-Mails, Präsentationen und Reportings über die Reiseplanung, Terminplanung und Kommunikation mit Kund:innen, Kolleg:innen und Partner:innen bis hin zur Sicherung der Büroabläufe und Unterstützung in persönlichen Angelegenheiten. 

• Assistenz der Geschäftsführung (auch Executive Assistant) – unterstützt die gesamte Führungsriege des Unternehmens in allen Belangen, z. B. bei Backoffice-Tätigkeiten, Kundendossiers, Projektvor- und -nachbereitungen, der Kommunikation mit den Mitarbeiter:innen, innerhalb der Geschäftsführung sowie nach außen oder auch beim Travel- und Eventmanagement. 

• Verwaltungsangestellte:r – ist in der Verwaltung eines Unternehmens oder einer Behörde tätig und übernimmt dort eine Vielzahl von Verwaltungstätigkeiten. Dazu gehören bspw. schriftliche und telefonische Korrespondenzen, die Bearbeitung von Anträgen, die Terminplanung und buchhalterische Aufgaben. 

Generell gilt: Zwischen den einzelnen Berufsbildern mit administrativem Schwerpunkt gibt es viele Überschneidungen. Eine strikte Trennung der Verantwortlichkeiten ist deshalb oft nicht möglich. Hinzu kommt, dass sich die Liste durch viele weitere Verwaltungstätigkeiten ergänzen ließe, die ebenfalls administrativ veranlagt, in ihrer Ausrichtung aber zum Teil etwas spezifischer sind – bspw. Reisemanager:innen, Office Manager:innen, Finanzmanager:innen, Nachhaltigkeitsmanager:innen, HR-Manager:innen u. v. m. 

Verwaltungssoftware für administrative Aufgaben

So vielseitig die administrative Arbeit im Unternehmen ist, so viele hilfreiche Tools gibt es inzwischen, um Verwaltungsmitarbeiter:innen bei ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen. Maßgeschneiderte Software-Lösungen helfen Unternehmen dabei, 

1. Büroabläufe und Dokumente zu digitalisieren. 

2. Kommunikationswege zu verkürzen. 

3. die Kollaboration und Interaktion zu erleichtern. 

4. dezentral und über weite Distanzen zusammenzuarbeiten.

5. das Ausgaben- und Rechnungsmanagement zu vereinfachen. 

6. Zuständigkeiten zu klären und Aufgaben zuzuweisen.

7. Deadlines einzuhalten und Termine abzustimmen.

8. das Dienstreisemanagement zu revolutionieren.

In unserem Beitrag zur Verwaltungssoftware für Büroassistent:innen stellen wir Ihnen verschiedene Software-Tools vor, die Ihnen Routineaufgaben abnehmen und Sie im Arbeitsalltag unterstützen können – von Slack über Trello bis hin zu Perk.

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