Mit einer endlosen Liste an Tasks, darunter Kommunikations- und Verwaltungsaufgaben, ist die Arbeit als Executive Assistant oder Administrative Assistant nie wirklich abgeschlossen. Hier können Technologie-Lösungen ein echter Gamechanger sein.
Von leistungsstarken Reisemanagement-Tools bis hin zu intelligenten Lösungen zur Terminplanung – moderne Technologien können nahezu jeden Bereich Ihrer To-do-Liste optimieren. Hier sind 20 der besten Online-Tools und Apps, die Sie in Ihr Toolkit als Executive Assistant aufnehmen sollten.
Meeting- und Terminplanungstools
1. Calendly
Verabschieden Sie sich von endlosen E-Mail-Ketten mit diesem Online-Terminplanungstool! Egal, ob Sie ein Strategie-Meeting für Ihre:n Vorgesetzte:n koordinieren oder ein Team-Retreat für den Vertrieb organisieren – Calendly vereinfacht Ihren Planungsprozess durch automatisierte Terminabstimmungen und Erinnerungen.
Wichtigste Funktionen:
Ihre Kolleg:innen können Calendly mit ihrem eigenen Kalender verknüpfen oder ihre Verfügbarkeiten direkt auf der Plattform aktualisieren.
Stellen Sie sicher, dass niemand ein Meeting verpasst – dank automatischer Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS.
Calendly synchronisiert sich automatisch mit den Zeitzonen der Teilnehmer:innen, sodass internationale Meetings problemlos geplant werden können.
G2-Bewertung: 4,7/5*
2. Clockwise
Clockwise ist ein zeitsparender Online-Assistent, der Ihren Kalender optimiert. Schluss mit stundenlangem Hin und Her bei der Terminplanung! Clockwise analysiert die Kalender Ihrer Kolleg:innen und findet den besten Zeitpunkt für Meetings, der für alle Teilnehmenden passt.
Wichtigste Funktionen:
Vermeiden Sie endlose Back-to-Back-Meetings, indem Sie vor und nach Meetings automatisch Pufferzeiten einplanen.
Clockwise kann Meetings automatisch annehmen, verschieben oder ablehnen, je nach Ihren individuellen Prioritäten – so bleiben Sie fokussiert und unterbrechungsfrei.
Benötigt jemand mehr Flexibilität für andere Prioritäten? Clockwise passt die Meeting-Zeiten automatisch an, basierend auf der Verfügbarkeit aller Teilnehmenden, und sorgt so für eine bessere Balance zwischen Arbeit und anderen wichtigen Aufgaben.
G2-Bewertung: 4,7/5*
3. SavvyCal
SavvyCal erleichtert die Terminplanung, indem es Ihre Verfügbarkeit direkt mit den Kalendern Ihrer Kolleg:innen oder Kund:innen überlagert. So finden Sie im Handumdrehen den besten Zeitpunkt für ein Einzelgespräch oder ein Gruppenevent. Kein Stress mehr bei der Terminabstimmung – SavvyCal sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
Wichtigste Funktionen:
Verhindern Sie, dass Ihr:e Vorgesetzte:r oder Ihr Team mit Back-to-Back-Meetings überlastet werden, indem Sie feste Zeitfenster definieren.
Erstellen Sie personalisierte Links und hosten Sie diese auf Ihrer eigenen Domain, um eine professionelle Buchungserfahrung zu bieten.
Lenken Sie Buchungen gezielt auf Zeitfenster, die am besten in Ihren oder den Zeitplan der Geschäftsleitung passen.
G2-Bewertung: 4,7/5*
4. Superhuman
Es gibt kaum etwas Stressigeres als eine überfüllte, chaotische Inbox. Mit der eleganten E-Mail-Management-App Superhuman behalten Sie den Überblick und automatisieren administrative Aufgaben. Sie sparen im Durchschnitt 4 Stunden pro Woche und steigern so Ihre Produktivität – dank eines benutzerfreundlichen Tools, das es Ihnen ermöglicht, E-Mails in der Hälfte der Zeit zu verwalten und zu beantworten.
Wichtigste Funktionen:
Superhuman kategorisiert Ihre E-Mails automatisch nach Wichtigkeit, sodass Sie Ihre Inbox effizient priorisieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Teile eine Live-Ansicht einer E-Mail direkt mit Kolleg:innen, anstatt sie weiterzuleiten oder per CC einzubinden, um Kommentare hinzuzufügen. So bleibt die Kommunikation klar und effizient.
Die Künstliche Intelligenz erstellt kontextbezogene Antworten in Ihrem Schreibstil, um Antwortzeiten zu verkürzen und Schreibblockaden zu vermeiden.
G2-Bewertung: 4,7/5*
Projekt- und Aufgabenmanagement
5. Asana
Wünschen Sie sich ein effizienteres Team- und Projektmanagement? Mit Asana können Teams Prozesse um bis zu 54 % beschleunigen, indem sie klare Ziele setzen und messbare Aufgaben definieren, die über Abteilungen oder das gesamte Unternehmen hinweg nachverfolgt werden können. Ständiges Nachhaken bei Kolleg:innen für Updates oder zur Einhaltung von Deadlines entfällt. Asana sendet automatische Aufgaben-Zuweisungen und erstellt Aktivitätsfeeds, sodass Sie immer einen Schritt voraus sind.
Wichtigste Funktionen:
Erstellen, verfolgen und weisen Sie Aufgaben nahtlos zu – für kleine Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen.
Arbeiten Sie in eigenen Workspaces, in denen Teammitglieder Ressourcen teilen und Kommentare hinterlassen können, um Projekte im Blick zu behalten.
Überprüfen Sie den Fortschritt eines Projekts mit nur wenigen Klicks.
G2-Bewertung: 4,4/5*
6. Monday.com
Monday.com ist eine zentrale Plattform für Teams, um Workflows zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, Informationen auszutauschen und den Fortschritt zu überwachen – alles an einem Ort. Zudem bietet es eine Übersicht über die Zeitpläne Ihrer Kolleg:innen. Mit Echtzeit-Insights unterstützt Monday.com viel beschäftigte Executive Assistants, indem es potenzielle Probleme frühzeitig erkennt, die sonst möglicherweise unbemerkt bleiben. Gleichzeitig hilft es Ihrem Team, klare Ziele zu definieren und effizienter zu arbeiten.
Wichtigste Funktionen:
Die benutzerfreundliche Plattform ermöglicht es Projektteilnehmer:innen, Dateien zu teilen, Updates zu liefern und Feedback zu geben, sodass alle immer auf dem neuesten Stand bleiben.
Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für Routinearbeiten wie Zuweisungen und Erinnerungen an Deadlines.
Um Überlastung zu vermeiden, erkennt Monday.com, wenn Teammitglieder zu viele Aufgaben übernehmen, und verteilt Aufgaben intelligent um, damit wichtige Ziele nicht aus dem Blick geraten.
G2-Bewertung: 4,7/5*
7. ClickUp
Die Aufgaben- und Zeiterfassungs-App ClickUp hilft Ihnen, organisiert zu bleiben und Deadlines einzuhalten. Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie Plattformen wie Salesforce, Slack und Microsoft Teams integrieren, sodass alle Ihre Tools sofort griffbereit sind. Zu den umfangreichen Funktionen von ClickUp gehört auch die Konsolidierung Ihrer verschiedenen Software-Tools – sicher eine Erleichterung für Ihr Finanzteam.
Wichtigste Funktionen:
Wählen Sie das passende Format zur Verwaltung Ihrer Aufgaben: Kalender, Board, Liste, Kanban oder Gantt-Diagramm.
Optimieren Sie Abläufe, indem Sie Prozesse, Projektübergaben und repetitive manuelle Aufgaben automatisieren.
Halten Sie Ihr Team auf dem neuesten Stand, indem Sie Projekte zuweisen, Dateien teilen, Kommentare hinzufügen und direkt innerhalb von Aufgaben zusammenarbeiten.
G2-Bewertung: 4,7/5*
Reisemanagement und Ausgabenverwaltung
8. Perk
Perk ist eine All-in-One-Plattform, die Geschäftsreisen stressfrei macht. Mit dem benutzerfreundlichen Online-Tool können Sie Reisen planen, buchen, verwalten und Berichte erstellen – alles an einem Ort. Für Executive Assistants, die mit der Aufgabe betraut sind, C-Level-Führungskräfte und Kolleg:innen reibungslos von A nach B zu bringen, optimiert Perk viele der herausfordernden Prozesse im Geschäftsreisemanagement.
Wichtigste Funktionen:
Mitarbeitende können Flüge, Hotels, Züge, Mietwagen und andere Transportmittel bequem über eine einzige Plattform buchen – ohne Vorauszahlung. Kurzfristige Änderungen? Anpassungen lassen sich nur mit wenigen Klicks vornehmen.
Das Gleichgewicht zwischen Unternehmensbudgets und den Vorlieben der Reisenden kann herausfordernd sein. Perk ermöglicht es, Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren, sodass Mitarbeitende aus vorab genehmigten Optionen wählen können.
Verabschieden Sie sich von der Quittungsjagd. Mit den benutzerfreundlichen Dashboards für Mobilgeräte und Desktop lassen sich Rechnungen konsolidieren und Ausgabenberichte in Sekunden generieren.
G2-Bewertung: 4,6/5*
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Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement. Ein für alle Mal.
9. Payhawk
Verursachen internationale Zahlungen ständig Kopfschmerzen in Ihrem Unternehmen? Payhawk ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die speziell für multinationale Unternehmen entwickelt wurde, um geschäftliche Ausgaben mühelos über Ländergrenzen hinweg zu verwalten. Durch die einfache Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware behalten Sie Ausgaben in Echtzeit im Blick und erhalten detaillierte Einblicke in die Unternehmensfinanzen.
Wichtigste Funktionen:
Erstellen Sie hierarchische Strukturen und automatisiere Freigaben, um manuelle Fehler zu vermeiden und Ihre Zeit effizienter zu nutzen.
Schluss mit dem Nachhaken bei Teammitgliedern! Payhawk sendet automatische Erinnerungen oder macht das Hochladen von Belegen zur Pflicht bei Erstattungsanträgen.
Payhawk-Nutzer:innen können mit Unternehmens-Kredit- und Debitkarten in über 30 Ländern und 7 Währungen bezahlen.
G2-Bewertung: 4,5/5*
10. Spendesk
Spendesk ist Ihre All-in-One-Lösung für die effiziente Kontrolle und Verfolgung von Unternehmensausgaben. Verwalten Sie Rechnungen und Unternehmensausgaben mit minimalem Aufwand. Durch die automatisierten Buchhaltungsprozesse von Spendesk können Sie Ihre Arbeitslast reduzieren und Ihr Finanzteam begeistern.
Wichtigste Funktionen:
Sorgen Sie für mehr Sicherheit beim Einkauf, indem Sie virtuelle und physische Karten für Mitarbeiterausgaben ausstellen und verwalten Sie Zahlungen für Dienstleistungen und Abonnements.
Legen Sie Ausgabenlimits und Freigabeprozesse fest, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende die Unternehmensrichtlinien einhalten.
Behalten Sie Transaktionen in Echtzeit im Blick, um sofortige Einblicke in die Ausgaben Ihres Teams zu erhalten und sicherzustellen, dass sie innerhalb der Unternehmensbudgets bleiben.
G2-Bewertung: 4,6/5*
Kommunikation und Kollaboration
11. Loom
Haben Sie sich schon einmal gewünscht, etwas nur einmal erklären zu müssen? Das Video-Messaging-Tool von Atlassian hilft Executive Assistants, Informationen effizient zu teilen und unnötige Meetings zu reduzieren. Ob eine Erklärung zur neuesten Reiseplanung Ihrer Führungskraft oder eine Bildschirmaufnahme zur Nutzung einer neuen Unternehmenssoftware – mit Loom können Sie Inhalte einfach aufnehmen, bearbeiten und teilen. Nutzen Sie die Chrome-Erweiterung, Desktop- oder Mobile-App, um Nachrichten unkompliziert zu erstellen. Ein unverzichtbares Tool, besonders für Remote-Teams.
Wichtigste Funktionen:
Erfassen Sie Ihren Bildschirm, Ihre Kamera oder beides, um Ideen zu erklären, Produkt-Demos zu geben, Feedback zu teilen oder Updates bereitzustellen.
Fügen Sie Ihrem Video Unternehmensbranding hinzu und integrieren Sie Call-to-Action (CTA)-Links, damit die Zuschauer:innen Sie schnell kontaktieren oder mehr Informationen erhalten können.
Verfolgen Sie, wer Ihr Video angesehen hat und wie oft es genutzt wurde. Synchronisieren Sie diese Daten mit Ihrem CRM, um ein gezieltes und effektives Follow-up zu ermöglichen.
G2-Bewertung: 4,7/5*
12. Notion
Sind Sie es leid, ständig zwischen mehreren Apps hin- und herzuwechseln? Notion bietet Ihnen alles, was Sie brauchen: Notizen, Datenbanken, Aufgabenmanagement und Kollaborationstools – alles an einem Ort. Als Executive Assistant können Sie To-do-Listen erstellen, Dokumente verwalten, Teamprojekte organisieren und vieles mehr. Mit Notion wird Ihr Arbeitsalltag einfacher und effizienter.
Wichtigste Funktionen:
Gestalten Sie Seiten, Datenbanken und Task-Boards nach Ihren Bedürfnissen und erstellen Sie einen maßgeschneiderten Workflow.
Taggen Sie Teammitglieder in Kommentaren zu Ihren Notizen, damit sie sofortige Benachrichtigungen für zeitkritische Aufgaben erhalten.
Verbinden Sie Notion mit Google Drive, Jira und Trello, um Ihren Workflow zu zentralisieren und Ihre Produktivität zu maximieren.
G2-Bewertung: 4,7/5*
13. Miro
Wünschen Sie sich einen schnelleren und interaktiveren Weg, um Ihr nächstes Projekt zu starten? Miro ist die perfekte KI-gestützte Plattform, die Teams zusammenbringt, um kreative Ideen zu entwickeln, Projekte zu planen und Probleme zu lösen. Mit seiner visuellen Arbeitsumgebung bietet Miro inspirierende Funktionen, die Ihr Team motivieren und Workflows effizienter gestalten.
Wichtigste Funktionen:
Nutzen Sie Intelligent Canvas, ein virtuelles Whiteboard, auf dem Sie Notizen, Diagramme, Texte und andere visuelle Elemente hinzufügen können.
Lassen Sie Miro AI Ihre Mindmaps und Ideen automatisch in Zusammenfassungen, Briefings, Diagramme oder interaktive Prototypen umwandeln.
Schneller Projektstart mit Vorlagen – Greifen Sie auf fertige Templates in verschiedenen Formaten zurück, z. B. für Mapping, Diagrammerstellung, Strategie und Planung.
G2-Bewertung: 4,7/5*
14. Fellow
Holen Sie das Beste aus Ihren Meetings heraus mit Fellow – einem Tool, das Unternehmen hilft, Meetings produktiver und effektiver zu gestalten. Von interaktiven Agenden bis hin zur automatischen Aufgabenverteilung – Fellow übernimmt die mühsamen, manuellen Aufgaben der Meeting-Organisation und sorgt dafür, dass Besprechungen effizient und ergebnisorientiert ablaufen.
Wichtigste Funktionen:
Erstellen Sie Meetings, bei denen alle Teilnehmer:innen zur Agenda beitragen und sich im Voraus optimal vorbereiten können.
Erfassen Sie Meetings per Aufzeichnung, lassen Sie diese mit wenigen Klicks transkribieren und teilen Sie die Dokumente mit dem Team. Aufgaben können direkt zugewiesen und nachverfolgt werden.
Verbinden Sie Fellow mit Kalendern sowie Aufgabenmanagement- und Videokonferenz-Tools, um Meetings effizient zu verwalten.
G2-Bewertung: 4,7/5*
Automatisierung und KI-Tools
15. Otter.ai
Begrüßen Sie Ihren neuen KI-Assistenten! Otter.ai macht das Protokollieren in Meetings mühelos – einfach Meeting aufzeichnen und die KI übernimmt die Transkription und erstellt eine detaillierte Zusammenfassung. Ein schnelles und benutzerfreundliches Tool, das Ihnen eine zeitraubende Aufgabe abnimmt.
Wichtigste Funktionen:
In Otter.ai erstellte Notizen können geteilt, durchsucht, bearbeitet und einfach organisiert werden.
Die KI erkennt verschiedene Stimmen per ID-Funktion und weist den Transkriptionen automatisch die richtigen Namen zu.
Nahtlose Integration mit Google Meet, Dropbox und Zoom.
G2-Bewertung: 4,4/5*
16. Grammarly
Jede:r Executive Assistant kann hin und wieder ein zweites Paar Augen gebrauchen. Grammarly sorgt für Sicherheit, indem es E-Mails und Dokumente auf Grammatik- und Rechtschreibfehler überprüft. Mit über 400 Prüfungen zählt die Technologie zu den präzisesten auf dem Markt – sodass du dich darauf verlassen kannst, stets professionell und fehlerfrei zu kommunizieren.
Wichtigste Funktionen:
Legen Sie vorab Zielsetzung und Tonfall für Ihren Text fest, bevor Grammarly Rechtschreibfehler, Grammatikprobleme und Satzstruktur analysiert.
Dank generativer KI bietet Grammarly nicht nur Verbesserungsvorschläge, sondern hilft auch, Plagiate zu erkennen und Ihre Texte stilistisch zu optimieren.
Neben der benutzerfreundlichen Desktop-Plattform ist Grammarly auch mobil nutzbar. Über die App und Browser-Erweiterung können Sie jederzeit auf professionelle Schreibunterstützung zugreifen.
G2-Bewertung: 4,7/5*
17. Zapier
Möchten Sie Workflows optimieren, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Zapier automatisiert Ihre wiederkehrenden Aufgaben, indem es verschiedene Apps und Tools miteinander verbindet. Mit dieser intelligenten Lösung können Sie manuelle Prozesse eliminieren und somit wertvolle Zeit sparen – ganz ohne Programmierkenntnisse!
Wichtigste Funktionen:
Verknüpfen Sie über 7.000 Apps, darunter HubSpot, Mailchimp, Stripe und DocuSign, und automatisiere Aufgaben – ohne technische Vorkenntnisse.
Nutz Zapier-Integrationen wie Tools zur Terminplanung oder Datenformatierung, um Ihre Workflows noch effizienter zu gestalten.
Reduzieren Sie Ihre To-do-Liste, indem Dokumente automatisch aktualisiert oder E-Mails versendet werden, ohne Ihren manuellen Input.
G2-Bewertung: 4,5/5*
Nützliche Produktivitäts-Tools
18. Pocket
Stoßen Sie immer wieder auf nützliche Websites, informative Artikel und spannende Videos, die Sie später nicht mehr wiederfinden? Hier kommt Pocket ins Spiel. Diese Browser-Erweiterung und App ermöglicht es Ihnen, Inhalte zu speichern und zu organisieren, sodass Sie jederzeit bequem darauf zugreifen können. Endlich Schluss mit unzähligen offenen Browser-Tabs!
Wichtigste Funktionen:
Sichere Webseiten, Artikel, Videos und Links und versehen Sie sie mit Such-Tags, um sie schnell wiederzufinden.
Lesen Sie Ihre gespeicherten Inhalte auch ohne Internetverbindung – perfekt für Reisen oder Orte mit schlechter Netzabdeckung.
Bleiben Sie auf dem Laufenden mit aktuellen Artikeln aus Ihrer Branche, die auf Ihren Interessen basieren.
G2-Bewertung: 4,5/5*
19. Timely
Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Zeit die Planung von Firmenreisen oder Standortbesuchen wirklich in Anspruch nimmt? Timely nutzt KI-gestützte Zeiterfassung, um Ihre Arbeitszeit mit voller Genauigkeit zu verfolgen. Es protokolliert automatisch Ihre Aktivitäten, sodass Sie Ihre Zeit viel effektiver verwalten können.
Wichtigste Funktionen:
Timely läuft im Hintergrund und erfasst automatisch, wie viel Zeit Sie für jede Aktivität aufwenden – ganz ohne manuelle Eingabe.
Analysieren Sie, wie viel Zeit für Kundenprojekte aufgewendet wird, um sicherzustellen, dass Ihr Team im Zeitplan und im Budget bleibt.
Erhalten Sie aussagekräftige Berichte, um Ressourcen präziser zu verteilen. Die Daten helfen Ihnen dabei, Workflows zu optimieren und die Effizienz zu steigern.
G2-Bewertung: 4,8/5*
20. Lastpass
Executive Assistants haben ein beeindruckendes Talent, sich an unzählige Informationen zu erinnern – aber niemand sollte als Passwort-Tresor für das gesamte Unternehmen dienen! LastPass bietet eine sichere Lösung zur Verwaltung und Nachverfolgung von Login-Daten für alle Unternehmenskonten.
Wichtigste Funktionen:
Executive Assistants können anderen Mitarbeitenden Zugriff gewähren, ohne die Master-Passwörter preiszugeben.
Login-Informationen werden automatisch ausgefüllt, sodass sich Nutzer:innen mit nur einem Klick anmelden können.
Erstellen Sie sichere Gruppen, um Passwörter stressfrei und geschützt mit den richtigen Personen zu teilen.
G2-Bewertung: 4,5/5*
*Bewertungen Stand Januar 2025
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