Verwaltungsangestellte:r – Wissenswertes zum Beruf

Verwaltungsangestellte, auch Verwaltungsassistent:innen genannt, arbeiten in der Verwaltung von Unternehmen und Firmen und sorgen dafür, dass die Büroarbeit dort reibungslos funktioniert. Sie übernehmen administrative Aufgaben, wie etwa die Terminplanung, die Verwaltung von Dokumenten und Datenbanken, die Kommunikation mit Kund:innen und die Bestellung von Büromaterialien. 

Je nach Branche und Unternehmen können sich die täglichen Aufgaben von Verwaltungsangestellten mitunter stark unterscheiden. Daher betrachten wir das Berufsbild im Folgenden etwas genauer. Wir klären, was ein:e Verwaltungsangestellte:r ist, welche Tätigkeiten er/sie im Unternehmen übernimmt, welche Kompetenzen und Fähigkeiten der Job verlangt und über welche Wege der Berufseinstieg möglich ist. 

Was ist ein:e Verwaltungsangestellte:r?

Verwaltungsangestellte werden oft als das Rückgrat des Büros bezeichnet – und das zu Recht: Sie sind für eine Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben zuständig und helfen sowohl den Mitarbeitenden als auch den Kund:innen des Unternehmens. Sie stellen sicher, dass die Kolleg:innen sich voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren können und dass das Büro als Ganzes problemlos funktioniert.

Verwaltungsassistent:innen sind in der Regel sehr effiziente und organisierte Personen, die über ausgezeichnete Zeitmanagement- und Kommunikationskompetenzen sowie zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen. Sie sind nicht nur für die routinemäßigen Büro- und Verwaltungsaufgaben zuständig, sondern helfen oft auch bei allen möglichen anderen Situationen und Problemen aus, die sich im Büroalltag ergeben können.

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Was macht ein:e Verwaltungsangestellte:r?

Die Angestellten der Verwaltung unterstützen Mitarbeiter:innen und das gesamte Büro durch eine Vielzahl von Tätigkeiten, wie die Planung und Vereinbarung von Terminen und Besprechungen, das Informationsmanagement, die Verwaltung und Vorbereitung von Dokumenten und Unterlagen oder die Planung, Buchung und Überwachung von Geschäftsreisen. 

Kurz gesagt stellen Verwaltungsangestellte einen effizienten Bürobetrieb und ein gutes Arbeitsumfeld sicher. Im Folgenden sehen wir uns die Aufgaben und Zuständigkeiten noch etwas genauer an. 

Aufgaben & Zuständigkeiten von Verwaltungsangestellten

Die Aufgaben von Verwaltungsangestellten können je nach Stelle, Unternehmen und Branche variieren und umfassen z. B.:

• Vorbereitung und Erstellung von Dokumenten

• Organisation von Akten und Führung eines Registers – sowohl für virtuelle als auch für Papierdokumente

• Verwaltung von Datenbanken

• Entgegennahme von Notizen, Kommunikation mit Mitarbeitenden und Kund:innen per Telefon, E-Mail und auf dem Postweg

• Bearbeitung von Anfragen und Anträgen

• Planung von Terminen und Besprechungen

• Erstellung von Besprechungsnotizen

• Lektorat und Korrektur von Grammatik- und Rechtschreibfehlern

• Erstellung von Zeitplänen für Büroangestellte

• Empfang von Besucher:innen im Büro und Kundenbetreuung

• Verwaltung des Lagerbestands

• Bestellung von Büromaterialien

• Umgang mit Faxgeräten, Projektoren und anderen Bürogeräten 

• Vorbereitung von Präsentationen

• Planung von Veranstaltungen

• Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen im Unternehmen

• Durchführung grundlegender buchhalterischer Arbeiten

Diese Liste ließe sich noch um weitere Verwaltungsaufgaben ergänzen und verdeutlicht gut, wie vielfältig das Berufsbild und die Aufgaben von Verwaltungsangestellten sein können. Dabei kommt es auch stark auf die Branche und das Unternehmen an, in welchem der oder die Angestellte tätig ist. Grundlegende können Verwaltungsassistent:innen in allen Arten von Branchen arbeiten. Besonders häufig sind sie jedoch in Behörden, Anwaltskanzleien und Schulen sowie im Gesundheitswesen und in medizinischen Einrichtungen zu finden.

Welche Kompetenzen und Fähigkeiten sollten Verwaltungsangestellte mitbringen?

Ein Job in der Verwaltung bringt viele verschiedene Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit sich. Ebenso vielfältig sollten daher auch die Fähigkeiten und Kompetenzen sein, die Bewerber:innen für die Stelle mitbringen. Vor allem organisatorische und kommunikative Fertigkeiten sind gefragt, doch auch Wissen in den Bereichen Zeitmanagement und Technologie kann hilfreich sein. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Kernkompetenzen, über die Verwaltungsangestellte verfügen sollten: 

Gute Kommunikationsfähigkeiten

Verwaltungsangestellte haben in der Regel Kontakt zu allen Abteilungen des Unternehmens und kommunizieren sowohl mit Mitarbeiter:innen als auch mit Kund:innen. Aus diesem Grund gehören gute Kommunikationsfertigkeiten zweifelsohne zu den Eigenschaften, die in der Verwaltung besonders gefordert sind.

Egal, ob beim Verfassen von E-Mails oder bei Gesprächen und Telefonaten: Verwaltungsangestellte sollten in der Lage sein, sich professionell zu artikulieren und ihren Umgangston entsprechend den Gesprächspartner:innen anzupassen. 

Gutes Projekt- & Zeitmanagement

Verwaltungsangestellte müssen oft viele Aufgaben parallel erledigen und Fristen termingerecht einhalten. Daher ist ein gutes und effektives Projekt- und Zeitmanagement von großer Bedeutung, um den Überblick über aktuelle To-dos und Deadlines zu behalten und für alle wichtigen Aufgaben ausreichend Zeit einzuplanen. 

Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren

Dieser Punkt ist eng mit dem Projekt- und Zeitmanagement verbunden. Denn wenn sich die Arbeit stapelt und die Zeit begrenzt ist, hilft es, zu wissen, wie man seine Prioritäten richtig setzt. Dies bedarf auch umfassender Kenntnisse über die internen Betriebsabläufe, um einschätzen zu können, welche Aufgaben dringend erledigt werden müssen und welche ggf. noch etwas länger liegen bleiben können. 

Organisationstalent

Ein gewisses Maß an Organisationstalent und Selbstorganisation erfordert wohl jeder Beruf. Doch gerade Verwaltungsangestellte, die sich oft nicht nur um ihre eigenen Aufgaben kümmern, sondern auch um die Belange des Büros und anderer Angestellter, müssen ein hohes Maß an Organisiertheit an den Tag legen.

Von Zeitplänen bis hin zu Fristen, Besprechungen und Büromaterialien – gute Verwaltungsassistent:innen verfügen über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und behalten dank effektiver Organisationssysteme jederzeit den Überblick.

Technische Fertigkeiten

Technische Fertigkeiten und PC-Kenntnisse spielen bei der Arbeit von Verwaltungsassistent:innen eine wichtige Rolle. Von Microsoft Office Anwendungen wie Excel, PowerPoint und Word über EDV-Programme bis hin zu anderen unternehmensrelevanten Software-Lösungen sollten Verwaltungsangestellte eine Vielzahl von Anwendungen kennen und zu bedienen wissen.  

Flexibilität & Problemlösung

Nicht immer verläuft alles nach Plan, denn wo mehrere Menschen zusammenarbeiten, kann auch mal etwas schiefgehen. Ein gewisses Maß an Flexibilität und eine Hands-on-Mentalität hilft Verwaltungsangestellten, professionell auf unerwartete Probleme zu reagieren und in Stresssituationen gelassen und fokussiert zu bleiben. 

Insbesondere in schnelllebigen Branchen und in Firmen, die sich täglich mit spontanen Planänderungen oder Fehlern konfrontiert sehen, ist dies eine geschätzte Fähigkeit. Hier braucht es Verwaltungsangestellte, die die Ruhe bewahren und sich um Lösungen bemühen, ohne andere wichtige Aufgaben aus dem Blick zu verlieren. 

Guter Umgang mit Kund:innen

Je nach Unternehmen kann die Tätigkeit von Verwaltungsassistent:innen auch direkten Kundenkontakt erfordern. Aus diesem Grund sollten Verwaltungsangestellte in der Lage sein, effektiv und gemäß den Unternehmensstandards mit Kund:innen zu kommunizieren. Aufmerksames Zuhören, ausgezeichnete schriftliche und mündliche Fähigkeiten sowie Menschlichkeit und Professionalität im Umgang mit Beschwerden sind entscheidend, um auf Kundenseite den bestmöglichen Eindruck zu hinterlassen – und das Unternehmen damit in ein gutes Licht zu rücken.

Gewissenhaftigkeit & der Blick fürs Detail

Da ihre Arbeit oft entscheidend dafür ist, dass das Büro als Ganzes ordnungsgemäß funktioniert, sind Gewissenhaftigkeit und der Blick fürs Detail 2 wichtige Fähigkeiten, die jede:r Verwaltungsangestellte besitzen sollte. Ob es darum geht, Daten zu verarbeiten, Anträge durchzusehen, Veranstaltungen zu organisieren oder einfach nur Grammatikfehler zu korrigieren – Flüchtigkeitsfehler oder Versäumnisse können große Auswirkungen haben.

Bürokoordination

Besitzt ein Unternehmen kein separates Office Management, so fällt die Büroorganisation oft in die Zuständigkeit der Verwaltung. Multitasking, vorausschauendes Denken, der Kontakt mit Lieferant:innen, der korrekte Umgang mit der Büroausstattung sowie nicht zuletzt die Fähigkeit, als Bindeglied zwischen dem Büro und der Außenwelt zu fungieren – all das und mehr ist für eine erfolgreiche Bürokoordination von Bedeutung.

Sind Verwaltungsangestellte für diesen Bereich zuständig, so erstreckt sich ihr Aufgabengebiet z. B. auch über die: 

• Überwachung der Lagerbestände

• Bestellung von Vorräten

• Buchung von Sitzungen und Veranstaltungen

• Organisation von Catering

• Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen. 

Hier sind v. a. ein ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, Probleme effektiv zu lösen, gefragt. 

Verwaltungsangestellte:r werden – so gelingt der Weg in den Beruf

Ein Job in der Verwaltung bietet vielfältige Möglichkeiten für den Einstieg und eine spannende Karriere. Wir haben einige Wege für den Berufseinstieg sowie für bessere Aufstiegschancen zusammengetragen. 

Ausbildung

Der klassische Weg in den Verwaltungsangestellten-Beruf führt über eine Ausbildung. Die gängigste Ausbildung in Deutschland ist hierbei die zum Kaufmann bzw. zur Kauffrau für Büromanagement. Während der 3 Ausbildungsjahre erhalten die Auszubildenden Einblicke in verschiedene Bereiche wie Büro- und Geschäftsprozesse, Informationsverarbeitung, Kundenkommunikation, Buchhaltung und Rechnungswesen sowie Personalwirtschaft.

Nach erfolgreicher Abschlussprüfung erhalten die Absolvent:innen einen anerkannten Berufsabschluss und können direkt in den Beruf starten.

Studium

Für diejenigen, die eine akademische Laufbahn bevorzugen, gibt es alternativ auch verschiedene Studiengänge, die Anwärter:innen auf eine Tätigkeit im Verwaltungsbereich vorbereiten. Hierzu zählen insbesondere Studiengänge der Fachrichtungen:

• Betriebswirtschaftslehre (BWL)

• Verwaltungswissenschaft

• Public Management

• Wirtschaftsinformatik

Ein Bachelor- oder Masterabschluss in einer dieser Fachrichtungen bietet fundierte Kenntnisse in Verwaltung, Management und IT, die für die Bewerbung als Verwaltungsangestellte:r von Vorteil sein können. 

Weiterbildung & Aufstiegschancen

Nach dem Berufseinstieg stehen Verwaltungsangestellten zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten offen. Auf diese Weise können Interessent:innen ihr Fachwissen vertiefen und neue Qualifikationen erwerben. Zu den gängigen Weiterbildungen zählen solche aus den Bereichen Büro- und Projektmanagement, Personalmanagement, Controlling oder IT und Software. Viele der Weiterbildungen können berufsbegleitend absolviert werden und erhöhen die Chancen auf eine Beförderung.

Apropos Beförderung: Mit entsprechender Berufserfahrung und passenden Weiterbildungen bieten sich Verwaltungsangestellten attraktive berufliche Aufstiegschancen. So können sie z. B. zu Teamleiter:innen, Abteilungsleiter:innen, Büroleiter:innen oder auch Projektmanager:innen aufsteigen. 

Mit langjähriger Berufserfahrung und ausreichend Wissen über das Unternehmen und die Betriebsabläufe – ggf. gepaart mit einem Studienabschluss – sind auch Positionen als Personal Assistant oder als Assistent:in der Geschäftsführung möglich. Der Job bietet also durchaus Potenzial und die Möglichkeiten, auf der Karriereleiter aufzusteigen. 

Verwaltungsfachangestellte:r im mittleren & gehobenen Dienst

Alternativ zur Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau im Büromanagement, steht Berufseinsteiger:innen auch die Möglichkeit offen, sich zum/zur Verwaltungsfachangestellten ausbilden zu lassen. Dabei handelt es sich um ein Berufsbild des mittleren und gehobenen öffentlichen Dienstes. 

Dementsprechend ist die Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten mitsamt den Ausbildungsinhalten spezifisch auf die Anforderungen des öffentlichen Dienstes zugeschnitten. So erlernen Auszubildende in den 3 Ausbildungsjahren nicht nur grundlegende administrative Fertigkeiten, sondern erhalten auch spezialisiertes Wissen, wie etwa aus dem Bereich des Verwaltungsrechts. Nach erfolgreicher Abschlussprüfung sind Verwaltungsfachangestellte qualifiziert für Tätigkeiten in verschiedenen Bereichen der Bundes-. Kommunal-, Landesverwaltung sowie in anderen öffentlichen Institutionen.

Und auch für Verwaltungsfachangestellte gibt es einige Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten. So sind z. B. Weiterbildungen zum/zur Verwaltungsfachwirt:in für den gehobenen öffentlichen Dienst, zur Fachkraft für kommunales Finanzmanagement oder zum/zur Personalfachkaufmann/-frau möglich. 

Mit ausreichender Berufserfahrung können Verwaltungsfachangestellte auch zu Teamleiter:innen, Abteilungsleiter:innen oder Sachgebietsleiter:innen aufsteigen. Ebenso ist eine Position als Amtsleiter:in oder Dezernent:in denkbar. 

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FAQ – häufige Fragen zur Arbeit als Verwaltungsangestellte:r