E-Rechnung erstellen: So gelingt die elektronische Rechnungsstellung

E-Rechnungen entstehen heute direkt in Rechnungssoftware, Buchhaltungs- oder ERP-Systemen und liegen als strukturierte, maschinenlesbare Datensätze vor. Sie lassen sich automatisch validieren, übermitteln und weiterverarbeiten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie E-Rechnungen korrekt erstellen und typische Fehler vermeiden.

Das Wichtigste zur E-Rechnungs-Erstellung auf einen Blick

• Voraussetzungen vorab klären

  Entscheidend sind das passende Rechnungsformat, die Anforderungen des Empfängers und eine Software, die strukturierte Daten erzeugen kann.

• Richtiges Rechnungsformat wählen

  Öffentliche Auftraggeber verlangen in der Regel XRechnung, im B2B-Umfeld kommen häufig EN-16931-konforme Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung zum Einsatz.

• Empfängeranforderungen und Pflicht prüfen

  Nicht jedes Format ist überall zulässig. Gesetzliche Vorgaben und Empfängervorgaben sollten vor der Erstellung geprüft werden.

• E-Rechnung systemgestützt erstellen – Schritt für Schritt

  Für die elektronische Rechnungsverarbeitung werden Rechnungsdaten strukturiert erfasst, maschinenlesbar erzeugt, validiert, elektronisch übermittelt und gesetzeskonform archiviert.

• Automatisierte Weiterverarbeitung nutzen

  Strukturierte Rechnungsdaten ermöglichen automatische Buchung, Prüf- und Freigabeprozesse sowie eine reibungslose Übergabe an Buchhaltung und Steuerberater.

• Archivierung von Anfang an mitdenken

  E-Rechnungen sollten im Originalformat gespeichert und eindeutig auffindbar sein, um spätere Verarbeitung und Nutzung sicherzustellen.

• Auch für kleine Unternehmen praktikabel

  Mit geeigneten Rechnungsprogrammen lassen sich E-Rechnungen einfach erstellen – auch ohne ERP-System oder komplexe Schnittstellen.

• Typische Fehler vermeiden

  Häufige Probleme entstehen durch fehlende Pflichtangaben, falsche Identifikationsnummern, fehlerhafte Leitweg-IDs oder fehlende Maschinenlesbarkeit.

• Zentrale Verarbeitung mit Perk

  Mit Perk lassen sich E-Rechnungen unabhängig vom Eingangsformat zentral verarbeiten. Über die Pagero-Anbindung werden Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD automatisch vereinheitlicht und weiterbearbeitet.

Voraussetzungen für die Erstellung einer E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung korrekt erstellt werden kann, müssen einige fachliche und technische Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu zählen vor allem das passende Rechnungsformat, klare Anforderungen des Empfängers und eine Systemlandschaft, die strukturierte Daten verarbeiten kann. Werden diese Punkte vorab geklärt, vermeiden Unternehmen spätere Korrekturen und Medienbrüche.

Geeignetes Rechnungsformat festlegen

Bevor eine E-Rechnung erstellt wird, muss feststehen, in welchem Format sie vorliegen soll. Im deutschen Markt sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD relevant. Beide basieren auf strukturierten, maschinenlesbaren Daten und erfüllen die Anforderungen der EU-Norm EN 16931. 

Darüber hinaus spielt Peppol BIS Billing 3.0 eine wichtige Rolle, insbesondere im internationalen Umfeld und bei der Übermittlung über das PEPPOL-Netzwerk. Auch dieses Format basiert auf EN 16931 und ist inhaltlich mit der XRechnung kompatibel, sofern die nationalen Vorgaben eingehalten werden.

Welches Format eingesetzt wird, hängt davon ab, ob die Rechnung an öffentliche Auftraggeber oder an Unternehmen im B2B-Umfeld geht, über welchen Übertragungsweg (z. B. Portal oder PEPPOL) die Rechnung versendet wird und welche Systeme auf Empfängerseite genutzt werden. Eine detaillierte Einordnung der Formate und Einsatzszenarien finden Sie im übergeordneten Artikel zum E-Invoicing.

Empfängeranforderungen und Rechnungspflicht prüfen

Nicht jeder Empfänger akzeptiert jedes Format. Öffentliche Auftraggeber verlangen in Deutschland in der Regel E‑Rechnungen im Standard in einem EN‑16931‑konformen Format. XRechnung ist dabei der von Bund und vielen Ländern vorgegebene Referenzstandard. Das internationale E-Rechnungsformat Peppol BIS Billing 3.0 stimmt fachlich mit den Anforderungen der XRechnung überein und kann bei der Übermittlung über das PEPPOL-Netzwerk gleichwertig genutzt werden.

Im B2B‑Bereich kommen in Deutschland ebenfalls EN‑16931‑konforme Formate zum Einsatz. Neben XRechnung bzw. Peppol BIS Billing 3.0 ist dabei ZUGFeRD ein weiteres häufig genutztes Format. 

Zusätzlich spielen gesetzliche Vorgaben eine Rolle: Abhängig vom Zeitpunkt und vom Anwendungsfall kann die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend sein. Unternehmen sollten daher vor der Erstellung klären, welche Formate zulässig sind und welche Pflichten gelten. Einen vertieften Überblick dazu bietet der Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht.

Technische Basis schaffen: Software, Schnittstellen und Prozesse

E-Rechnungen werden in der Praxis nicht manuell erstellt, sondern aus Rechnungsprogrammen, Buchhaltungs- oder ERP-Systemen erzeugt. Voraussetzung ist eine Software, die strukturierte Rechnungsdaten erzeugen, validieren und über Schnittstellen übermitteln kann. Ebenso wichtig sind klare interne Prozesse, etwa zur Freigabe und Weiterleitung an Buchhaltung oder Steuerberater. Welche Lösungen sich für die elektronische Rechnungsstellung eignen und wie Unternehmen ihre Systeme vorbereiten, wird im Artikel zur E-Rechnungs-Software näher erläutert.

E-Rechnung erstellen – Schritt für Schritt

Eine E-Rechnung entsteht in einem klar definierten, digitalen Ablauf. Anders als bei klassischen Rechnungen wird sie nicht als Dokument „gebaut“, sondern als strukturierter Datensatz erzeugt, geprüft und elektronisch übermittelt. Die folgenden Schritte zeigen, wie Unternehmen E-Rechnungen systematisch korrekt erstellen.

1) Rechnungsdaten strukturiert erfassen

Am Anfang steht die Erfassung aller relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form. Dazu zählen Angaben zum Rechnungsaussteller und -empfänger, eine eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsdaten, Beträge sowie steuerliche Informationen. Entscheidend ist, dass diese Informationen nicht nur visuell, sondern als klar definierte Datenfelder vorliegen. Nur so können sie maschinell gelesen, geprüft und weiterverarbeitet werden. In der Praxis erfolgt die Datenerfassung direkt im Rechnungsprogramm, im ERP-System oder in der Buchhaltungssoftware.

2) E-Rechnung maschinenlesbar erzeugen

Auf Basis der erfassten Daten wird die E-Rechnung im gewählten Format erstellt, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD. Die Software erzeugt dabei eine strukturierte Datei – meist XML-basiert –, die den formalen und inhaltlichen Vorgaben des jeweiligen Standards entspricht. Dieser Schritt ist in modernen Systemen weitgehend automatisiert. Manuelle Eingriffe sind in der Regel nicht erforderlich und würden das Risiko von Fehlern erhöhen.

3) Formale und inhaltliche Validierung durchführen

Bevor die E-Rechnung übermittelt wird, muss sie validiert werden. Dabei prüfen Systeme, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind, die Daten korrekt strukturiert sind und das gewählte Format den geltenden Normen entspricht. Zusätzlich können inhaltliche Prüfungen erfolgen, etwa der Abgleich von Beträgen, Steuersätzen oder Referenzen. Diese Validierung stellt sicher, dass die Rechnung vom Empfänger akzeptiert und ohne Rückfragen verarbeitet werden kann.

4) Elektronische Übermittlung an den Empfänger

Nach erfolgreicher Validierung wird die E-Rechnung elektronisch an den Empfänger übermittelt. Je nach Szenario erfolgt dies über Plattformen, Netzwerke oder definierte Schnittstellen. Wichtig ist, dass die Übermittlung nachvollziehbar und dokumentiert erfolgt, um den ordnungsgemäßen Versand nachweisen zu können. Nach dem Versand kann die Rechnung im System weiterverfolgt und in die nachgelagerten Prozesse der elektronischen Rechnungsverarbeitung überführt werden.

Elektronische Rechnungsverarbeitung nach der Erstellung

Nach der Erstellung und Übermittlung beginnt der eigentliche Mehrwert von E-Rechnungen: die automatisierte Weiterverarbeitung. Strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten lassen sich direkt in Finanz- und Buchhaltungssysteme übernehmen, ohne manuelle Zwischenschritte. Dadurch werden Prozesse beschleunigt, Fehler reduziert und Transparenz geschaffen.

Automatische Verarbeitung in Buchhaltung und ERP

E-Rechnungen werden nach dem Eingang systemseitig ausgelesen und den entsprechenden Modulen in Buchhaltungs- oder ERP-Systemen zugeordnet. Die enthaltenen Daten können automatisch Konten, Kostenstellen oder Projekten zugewiesen werden. Bei vorhandenen Bestell- oder Vertragsbezügen erfolgt ein automatischer Abgleich, etwa mit Bestellnummern oder vereinbarten Preisen. Abweichungen werden frühzeitig erkannt und gezielt zur Prüfung weitergeleitet.

Prüf- und Freigabeprozesse automatisieren

Auf Basis strukturierter Rechnungsdaten lassen sich Prüf- und Freigabeschritte regelbasiert steuern. Rechnungen durchlaufen definierte Workflows, die sich nach Betragshöhe, Kostenstelle oder organisatorischer Zuständigkeit richten. Statt manueller Weiterleitung per E-Mail oder Papier erfolgt die Freigabe direkt im System. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit und verkürzt die Durchlaufzeiten erheblich.

Übergabe an Steuerberater und Archivsysteme

Nach der Verarbeitung werden E-Rechnungen revisionssicher archiviert oder an angebundene Systeme übergeben. Dazu zählen Archivlösungen ebenso wie Schnittstellen zum Steuerberater. Da die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, können sie ohne erneute Erfassung weiterverwendet werden. Das erleichtert Prüfungen, Abstimmungen und die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

E-Rechnung archivieren – rechtssicher und konform

Eine E-Rechnung sollte bereits bei der Erstellung so aufgebaut sein, dass sie später ohne Zusatzaufwand archiviert werden kann. Entscheidend ist nicht die visuelle Darstellung, sondern die strukturierte Originaldatei, die alle Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält. Nur wenn diese Daten vollständig erhalten bleiben, lassen sich Rechnungen systemgestützt weiterverarbeiten und langfristig nutzen.

In der Praxis bedeutet das: Die E-Rechnung muss im Originalformat gespeichert werden, in dem sie erzeugt wurde – etwa als strukturierte XML-Datei oder als hybrides ZUGFeRD-Dokument mit integrierter Datenebene. Nachträgliche Konvertierungen oder rein visuelle Ablagen erschweren die automatisierte Verarbeitung und sollten vermieden werden.

Wichtig ist zudem, dass Rechnungen eindeutig auffindbar bleiben und mit den zugehörigen Prozessen verknüpft sind, etwa mit Buchung, Freigabe oder Zahlung. Eine saubere Systemintegration erleichtert die Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Steuerberatung erheblich und reduziert manuellen Abstimmungsaufwand.

Welche rechtlichen Anforderungen, Aufbewahrungsfristen und Compliance-Vorgaben bei der Archivierung gelten, wird im Artikel zur E-Rechnungs-Pflicht ausführlich erläutert.

E-Rechnung erstellen für Kleinunternehmen

Auch kleine Unternehmen können E-Rechnungen ohne großen Aufwand erstellen. In der Praxis erfolgt die elektronische Rechnungsstellung meist über einfache Rechnungsprogramme oder cloudbasierte Buchhaltungslösungen, die strukturierte Rechnungsdaten automatisch erzeugen. Wichtig ist vor allem, dass das verwendete Tool ein gültiges E-Rechnungsformat unterstützt und die Rechnung maschinenlesbar ausgibt.

Bei geringem Rechnungsvolumen lassen sich Erstellung, Versand und Ablage häufig innerhalb eines Systems abbilden. Komplexe Schnittstellen oder individuelle Workflows sind meist nicht erforderlich. Entscheidend ist, dass Rechnungsdaten vollständig erfasst und direkt strukturiert ausgegeben werden – manuelle Nachbearbeitung sollte vermieden werden.

Viele kleinere Betriebe steigen schrittweise von PDF- oder Papierrechnungen auf E-Rechnungen um. Der einfachste Weg ist, bestehende Abläufe nicht zu kopieren, sondern Rechnungen von Anfang an systemgestützt zu erstellen. Welche Besonderheiten dabei gelten und worauf kleinere Unternehmen achten sollten, zeigt der Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Häufige Fehler beim Erstellen von E-Rechnungen

Beim Erstellen von E-Rechnungen führen vor allem inhaltliche und technische Fehler dazu, dass Rechnungen beim Empfänger nicht verarbeitet oder abgelehnt werden. Folgende Fehler sollten Sie von vornherein vermeiden:

1) Fehlende oder unvollständige Pflichtangaben

Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Informationen enthalten, damit sie akzeptiert werden – z. B. vollständige Adressdaten, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlen diese Angaben oder sind sie unvollständig, kann die Rechnung nicht automatisch verarbeitet werden und muss nachbearbeitet werden. Erfahren Sie im Artikel zur E-Rechnungs-Pflicht mehr zu den Pflichtangaben.

2) Fehlerhafte oder inkonsistente Identifikationsnummern

Angaben wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer müssen korrekt und gültig angegeben sein. Fehler in diesen Feldern führen schnell zu Verarbeitungsproblemen oder Ablehnungen durch Systeme.

3) Falsche oder fehlende GLN/Leitweg-ID bei XRechnung

Insbesondere bei XRechnung wird die Global Location Number (GLN) und ggf. eine Leitweg-ID benötigt, damit Empfänger, vor allem öffentliche Auftraggeber, die Rechnung eindeutig zuordnen können. Fehler in diesen Identifikationsmerkmalen gehören zu den häufigsten Problemen.

4) Unklare oder fehlende Bank- und Zahlungsinformationen

Auch Angaben wie IBAN, BIC oder die Zahlart müssen korrekt angegeben werden, damit Zahlungsprozesse automatisiert funktionieren. Unklare oder fehlende Daten verzögern die Weiterverarbeitung.

5) Struktur: Visuell vs. maschinenlesbar

Ein häufiger Denkfehler ist, anzunehmen, dass eine strukturiert aussehende Rechnung (z. B. ein sauber gestaltetes PDF) auch eine gute E-Rechnung ist. Nur wenn die Daten maschinell lesbar und strukturiert vorliegen, kann ein E-Rechnungs-Prozess ohne Medienbrüche funktionieren.

Fazit: E-Rechnungen effizient erstellen und weiterverarbeiten

E-Rechnungen effizient zu erstellen bedeutet, Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar auszugeben, sodass sie ohne Medienbrüche weiterverarbeitet werden können. Unternehmen, die Formate, Datenqualität und Validierung frühzeitig berücksichtigen, schaffen die Basis für skalierbare und automatisierte Rechnungsprozesse.

Mit Perk lassen sich E-Rechnungen unabhängig vom Eingangsformat zentral verarbeiten. Durch die Anbindung der E-Rechnungs-Software Pagero können unterschiedliche Formate wie XRechnung, ZUGFeRD und viele internationale Formate automatisch in ein einheitliches, regelkonformes Format (z. B. Peppol BIS Billing 3.0) überführt und in Perk geprüft sowie weiterbearbeitet werden. Durch diese Integration entsteht ein durchgängiger E-Invoicing-Prozess von der Erstellung über den Empfang bis zur Verbuchung.

Fragen & Antworten zur E-Rechnungs-Erstellung