Eine E-Rechnungs-Software unterstützt Unternehmen dabei, elektronische Rechnungen gesetzeskonform zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Sie verarbeitet strukturierte Rechnungsdaten in maschinenlesbaren Formaten wie XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol BIS. Dadurch lassen sich Rechnungen automatisiert prüfen, weiterverarbeiten und GoBD-konform archivieren.
Für einen effizienten Rechnungsprozess sollte sich die E-Rechnungs-Software nahtlos in bestehende Ausgaben- und Buchhaltungssysteme integrieren lassen. Ein Vergleich etablierter Anbieter zeigt, welche Lösungen sich je nach Unternehmensgröße und Rechnungsprozess besonders eignen.
E-Rechnungen im Rechnungsprozess
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, bei der die Daten nicht nur visuell – wie bei einer PDF – sondern technisch eindeutig auslesbar vorliegen. In Deutschland gewinnt die E-Rechnung insbesondere durch die zunehmende E-Rechnungs-Pflicht und regulatorische Vorgaben stark an Bedeutung – vor allem für Unternehmen, die ihre Rechnungen, die Verwaltung und den gesamten Rechnungsprozess effizient und GoBD-konform gestalten möchten.
Dabei spielen standardisierte Rechnungsformate eine zentrale Rolle: Gängige Formate wie X-Rechnung oder ZUGFeRD sorgen dafür, dass Rechnungsdaten automatisiert verarbeitet, geprüft und archiviert werden können – ganz im Sinne der GoBD. Welche Arten von E-Rechnungen es gibt, wie sie sich unterscheiden und welche Rolle sie im Rechnungswesen spielen, erklären wir ausführlich in unserem Guide-Beitrag zum Thema E-Rechnung.
Anforderung an eine E-Rechnungs-Software
Aufgrund der E-Rechnungs-Pflicht ist bzw. wird für betroffene Unternehmen die Nutzung einer passenden Software unerlässlich. Anbieter für die Erstellung und Verwaltung solcher elektronischen Rechnungen gibt es dabei viele – doch wie wählen Unternehmen die passende Lösung für ihr E-Invoicing? Ein solides elektronisches Rechnungsprogramm ermöglicht es der Finanzabteilung, Rechnungen digital, strukturiert und rechtssicher über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten – von der Rechnungsstellung bis zur Archivierung.
Damit eine E-Rechnungs-Software allen Anforderungen gerecht wird, sollte sie folgende Funktionen abdecken:
Erstellen von Rechnungen: Die Software sollte Rechnungen in standardisierten E-Rechnungs-Formaten – wie ZUGferd, X-Rechnung und Peppol BIS 3.0 – erzeugen können, sodass alle relevanten Daten maschinenlesbar vorliegen und eine automatisierte Weiterverarbeitung möglich ist.
Versenden von E-Rechnungen: Ein Versand über geeignete Kanäle (z. B. Schnittstellen oder angebundene Netzwerke) stellt sicher, dass Rechnungen korrekt beim Empfänger ankommen und regulatorische Vorgaben eingehalten werden.
Empfangen und Verarbeiten von Rechnungen: Neben der Erstellung ist der Empfang elektronischer Rechnungen entscheidend. Eine gute E-Rechnungs-Software erkennt unterschiedliche Formate automatisch, liest die enthaltenen Daten aus und überführt sie in strukturierte Workflows zur Prüfung und Freigabe.
Zentrale Verwaltung aller Rechnungen: Eingehende und ausgehende Rechnungen sollten zentral gebündelt und übersichtlich verwaltet werden. Das erleichtert Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Einkauf und Finance.
Automatisierte Datenverarbeitung: Die strukturierte Erfassung und Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten reduziert manuelle Aufwände, minimiert Fehlerquellen und beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess.
Revisionssichere Archivierung: Eine E-Rechnungs-Software muss sicherstellen, dass Rechnungen unveränderbar, vollständig und langfristig archiviert werden – entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und Aufbewahrungsfristen.
Integration in bestehende Systeme: Idealerweise lässt sich die Lösung in vorhandene Buchhaltungs-, ERP- oder Ausgabenmanagement-Systeme integrieren, um Medienbrüche zu vermeiden und Prozesse durchgängig digital abzubilden.
Gesetzliche Compliance: Die Software sollte gesetzeskonform sein – insbesondere im Hinblick auf GoBD, Aufbewahrungsfristen sowie die Anforderungen an das Format. Welche Regelungen dabei im Detail gelten, erklären wir ausführlich in unserem Guide zu gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen.
E-Rechnung – 10 Software-Anbieter im Vergleich
Je nach Unternehmensgröße und Rechnungsprozess kommen unterschiedliche E-Rechnungs-Softwares infrage – von spezialisierten Enterprise-Plattformen bis hin zu Lösungen für kleinere Betriebe.
Im folgenden Vergleich stellen wir zehn etablierte Anbieter vor:
Pagero
Basware
easybill
SAP Ariba Invoicing
EDICOM
Comarch E-Invoicing
Qonto
lexoffice (Lexware Office)
sevDesk
DATEV E-Rechnung
Die Übersicht zeigt, welche Funktionen die jeweiligen Lösungen bieten, welche Rechnungsformate unterstützt werden und für welche Unternehmen sich die Software besonders eignet.
1. Pagero
Pagero – seit Kurzem Teil von Thomson Reuters – ist eine internationale E-Invoicing-Plattform für Unternehmen, die E-Rechnungen gesetzeskonform erstellen und über Netzwerke wie Peppol austauschen.
Funktionen: E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen, validieren und archivieren
Unterstützte Formate: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, Peppol BIS, XML
Preis: Kostenloser Einstieg (Pagero Free mit begrenztem Volumen), sonst nutzungsabhängig
Testphase: Kostenloser Free-Tarif und Demo auf Anfrage
Übrigens: Perk bietet eine direkte Pagero-Integration, die Sie ganz einfach über die Plattform aktivieren können.
2. Basware
Basware ist eine Enterprise-Plattform für E-Invoicing und Rechnungsautomatisierung mit globaler Reichweite und starkem Compliance-Fokus.
Funktionen: Erstellen, versenden, empfangen, validieren, konvertieren, integrieren
Unterstützte Formate: Peppol, XRechnung, EN 16931, nationale XML-Standards
Preis: Individuelles Enterprise-Preismodell
Testphase: Demo auf Anfrage
3. easybill
easybill ist eine cloudbasierte Rechnungssoftware aus Deutschland, die sich besonders an kleine und mittlere Unternehmen richtet und auch die Erstellung strukturierter E-Rechnungen unterstützt.
Funktionen: Rechnungen und E-Rechnungen erstellen, versenden, verwalten, Kunden- und Artikelverwaltung
Unterstützte Formate: XRechnung, ZUGFeRD
Preis: Ab ca. 12 € pro Monat (tarifabhängig)
Testphase: Kostenlose Testphase verfügbar (7 Tage)
4. SAP Ariba Invoice Management
SAP Ariba Invoicing ist Teil der SAP-Spend-Management-Lösungen und unterstützt Unternehmen bei der digitalen Verarbeitung und Automatisierung von Rechnungsprozessen innerhalb eines vernetzten Procure-to-Pay-Workflows.
Funktionen: Elektronische Rechnungen erfassen, prüfen und freigeben, Lieferantenanbindung über das SAP Business Network, Integration in ERP-Prozesse
Unterstützte Formate: Unterstützung verschiedener E-Rechnungsstandards, u. a. über Peppol und XRechnung (abhängig von Konfiguration)
Preis: Individuelles Enterprise-Preismodell
Testphase: Demo auf Anfrage
5. EDICOM
EDICOM ist eine internationale E-Rechnungs- und Compliance-Plattform mit starkem Fokus auf gesetzeskonformes Rechnungsmanagement in verschiedenen Ländern.
Funktionen: Erstellen, versenden, empfangen, validieren, melden
Unterstützte Formate: EN 16931, XRechnung, Peppol BIS, nationale XML-Standards
Preis: Individuell (länder- und volumenabhängig)
Testphase: Demo auf Anfrage
6. Comarch E-Invoicing
Comarch ist ein etablierter europäischer Anbieter für E-Rechnung und EDI mit guter ERP-Unabhängigkeit.
Funktionen: Erstellen, versenden, empfangen, validieren, archivieren
Unterstützte Formate: XRechnung, Peppol BIS, europäische XML-Standards
Preis: Enterprise-Preismodell
Testphase: Demo auf Anfrage
7. Qonto
Qonto kombiniert Geschäftskonto und Rechnungssoftware und richtet sich an KMU, die Banking und Rechnungsstellung in einem Tool bündeln möchten.
Funktionen: E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und verwalten
Unterstützte Formate: XRechnung, ZUGFeRD
Preis: Ab ca. 9 € pro Monat
Testphase: 30 Tage Testzeitraum
8. lexoffice (Lexware Office)
lexoffice ist eine cloudbasierte Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für Selbstständige und KMU mit integrierter E-Rechnungsfunktion.
Funktionen: Erstellen, versenden, empfangen, verwalten
Unterstützte Formate: XRechnung, ZUGFeRD
Preis: Ab ca. 6,90 € pro Monat (tarifabhängig)
Testphase: 30 Tage kostenlos testen
9. sevDesk
sevDesk ist eine All-in-One-Rechnungs- und Buchhaltungssoftware für kleinere Unternehmen, die auch strukturierte E-Rechnungen unterstützt.
Funktionen: Erstellen, versenden, empfangen, verwalten
Unterstützte Formate: XRechnung, ZUGFeRD
Preis: Ab ca. 12,90 € pro Monat
Testphase: 14 Tage kostenlos testen
10. DATEV E-Rechnung
DATEV bietet E-Rechnungsfunktionen im steuerberater-nahen Umfeld und ist besonders für Unternehmen mit DATEV-Infrastruktur relevant.
Funktionen: Erstellen, versenden, empfangen, archivieren
Unterstützte Formate: XRechnung, ZUGFeRD
Preis: Individuelle Lizenzierung
Testphase: Keine öffentliche Testversion
Welche E-Rechnungs-Software passt zu welchem Unternehmen?
Die Übersicht zeigt, dass sich E-Rechnungs-Software je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Rechnungsprozesse unterscheidet.
Lösungen wie Pagero, EDICOM oder Comarch sind vor allem dann sinnvoll, wenn Unternehmen E-Rechnungen in standardisierten Formaten erstellen oder über Netzwerke wie Peppol empfangen müssen und gleichzeitig unterschiedliche gesetzliche Anforderungen abdecken.
E-Rechnungs-Software in Ihr Ausgabenmanagement integrieren
Mit der E-Rechnungs-Pflicht in Deutschland wird es für Unternehmen entscheidend, E-Rechnungen nicht nur im richtigen Format zu versenden oder zu empfangen, sondern die strukturierten Rechnungsdaten auch sauber in den gesamten Rechnungsprozess zu überführen – von der Prüfung über Freigaben bis hin zum Archivieren. Damit das gelingt, sollte sich die Software nahtlos in bestehende Ausgabenmanagement- und Buchhaltungsprozesse integrieren lassen.
Viele Unternehmen setzen hierfür auf Plattformen, die als zentrale Schnittstelle zwischen E-Rechnungs-Software und internen Workflows dienen – wie Perk: Eingehende E-Rechnungen können direkt weiterverarbeitet, geprüft und in automatisierte Freigabe- und Ausgabenprozesse eingebunden werden. So lässt sich sicherstellen, dass der gesamte Ablauf nicht nur effizient, sondern auch gesetzeskonform gestaltet ist.
E-Rechnung: Software-Integration in Perk
Die Anbindung der E-Rechnungs-Software Pagero ist mit Perk besonders unkompliziert: Sobald die Integration aktiv ist, können Sie E-Rechnungen unabhängig vom Eingangsformat zentral in Perk verarbeiten. Pagero übernimmt dabei die Format-Logik im Hintergrund und konvertiert empfangene E-Rechnungen in den Standard Peppol BIS Billing 3.0 – dadurch lassen sich auch länderspezifische Formate wie ZUGFeRD und XRechnung in Perk importieren und dort weiterbearbeiten.
So läuft die Integration in der Praxis ab:
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Aktivierung mit wenigen Klicks: In Perk unter Einstellungen > Integrationen Pagero auswählen, aktivieren und „Mit Anbieter verbinden“. Die Erstanbindung erfolgt per OAuth 2.0 und ist nur bei der ersten Einrichtung nötig.
Automatischer Import: Perk importiert neue Pagero-E-Rechnungen etwa alle 5 Minuten. Neue Rechnungen kommen in Perk mit Status „Neu“ an und sind als E-Rechnung gekennzeichnet.
Verarbeitung wie gewohnt: Die aus Pagero importierten E-Rechnungen werden in Perk wie Dokumente verarbeitet (kompatibel mit „Smart Coding“).
Perk API und Developer Suite nutzen
Nicht jede E-Rechnungs-Software ist bereits als direkte Standard-Integration in Perk verfügbar. Trotzdem können Unternehmen auch andere Anbieter in ihren Rechnungsprozess einbinden – etwa für Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol.
Perk bietet dafür eine eigene Developer Suite sowie die Perk API, über die sich Rechnungsdaten aus externen E-Rechnungs-Programmen automatisiert an Perk übertragen lassen. Für die technische Umsetzung stellt Perk außerdem eine Sandbox-Umgebung bereit. In diesem kostenlosen Testkonto können Unternehmen Integrationen mit realistischen Beispieldaten sicher ausprobieren, ohne das produktive System zu beeinflussen. So lassen sich Anbindungen im Vorfeld testen und Schritt für Schritt in bestehende Prozesse integrieren.
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Fazit: Die passende E-Rechnungs-Software für einen effizienten Rechnungsprozess
E-Rechnungs-Software wird für Unternehmen in Deutschland zunehmend unverzichtbar, um Rechnungen gesetzeskonform, effizient und automatisiert zu verarbeiten. Der Vergleich zeigt, dass sich die passenden Lösungen je nach Unternehmensgröße, Rechnungsvolumen und technischer Infrastruktur unterscheiden – von einfachen Tools für kleinere Betriebe bis hin zu spezialisierten Plattformen für komplexe Anforderungen. Entscheidend ist, dass die Software die relevanten Rechnungsformate unterstützt und sich nahtlos in Ausgaben- und Buchhaltungsprozesse integrieren lässt, um einen durchgängigen und rechtssicheren Rechnungsprozess zu gewährleisten.