Die E-Rechnungs-Pflicht legt fest, ab wann und wie Unternehmen Rechnungen in einem gesetzlich definierten elektronischen Format ausstellen und empfangen müssen. Sie wird in Deutschland seit dem 01. Januar 2025 schrittweise für den inländischen B2B-Geschäftsverkehr eingeführt.
In vielen EU-Mitgliedstaaten sowie darüber hinaus ist die elektronische Rechnungsstellung bereits verpflichtend oder konkret geplant. Nationale Regelungen und europäische Initiativen verfolgen dabei ein gemeinsames Ziel: steuerliche Prozesse zu automatisieren, Transparenz zu erhöhen und Rechnungsdaten systematisch nutzbar zu machen. Für international tätige Unternehmen entsteht daraus die Anforderung, Rechnungsprozesse nicht nur national, sondern auch grenzüberschreitend regelkonform auszurichten.
Die konkrete Ausgestaltung der E-Rechnungs-Pflicht hängt vom jeweiligen rechtlichen Rahmen, von der Art des Umsatzes und von der Rolle im Rechnungsprozess ab. Entsprechend wichtig ist eine klare Einordnung der geltenden Vorgaben, um Rechnungsstellung, -verarbeitung und -archivierung rechtssicher und zukunftsfähig aufzustellen.
E-Rechnungs-Pflicht: Die wichtigsten Fakten auf einen Blick
Seit 1. Januar 2025
Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – unabhängig davon, ob sie selbst bereits E-Rechnungen ausstellen.
Ausstellung von E-Rechnungen: gestaffelte Einführung
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt und durch zeitlich begrenzte Übergangsregelungen flankiert.
Wer ist betroffen?
Maßgeblich sind umsatzsteuerpflichtige B2B-Umsätze im Inland sowie die Rolle im Rechnungsprozess – nicht Unternehmensgröße oder Branche.
Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger
Beide Rollen sind betroffen: Empfänger müssen E-Rechnungen technisch empfangen und GoBD-konform archivieren können, Aussteller Rechnungen vollständig, korrekt und strukturiert erstellen.
Was gilt als E-Rechnung?
Nur Rechnungen in strukturierten, maschinenlesbaren Formaten (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931) erfüllen die Anforderungen.
Pflichtangaben & Vorsteuer
Alle steuerlichen Pflichtangaben müssen vollständig und strukturiert übermittelt werden, um automatisierte Verarbeitung und Vorsteuerabzug sicherzustellen.
Archivierung & internationaler Kontext
E-Rechnungen sind GoBD-konform zu archivieren (regelmäßig 8 Jahre). International tätige Unternehmen müssen zusätzlich länderspezifische Vorgaben berücksichtigen.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht – und für wen?
Die E-Rechnungs-Pflicht wird in Deutschland stufenweise eingeführt und betrifft vor allem den inländischen B2B-Geschäftsverkehr. Maßgeblich ist nicht die Unternehmensgröße, sondern Art des Umsatzes, steuerliche Einordnung und Rolle im Rechnungsprozess. Unternehmen müssen daher differenziert prüfen, ab wann welche Pflichten gelten.
Grundsatz: E-Rechnungs-Pflicht im inländischen B2B-Bereich
Für Umsätze zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland gilt grundsätzlich: Rechnungen im B2B-Bereich sollen künftig als E-Rechnungen im steuerrechtlichen Sinn ausgestellt und verarbeitet werden. Ziel ist es, elektronische Rechnungen als verbindlichen Standard zu etablieren und steuerliche Prozesse stärker zu automatisieren.
Dabei ist zwischen zwei Pflichten zu unterscheiden:
der Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen
der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen
Diese Pflichten greifen nicht gleichzeitig, sondern folgen einem gestaffelten Zeitplan:
Empfangspflicht und Ausstellungspflicht
Der Bund hat 2024 das neue Wachstumschancengesetz verkündet. Laut diesem müssen Unternehmen seit dem 01. Januar 2025 im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das betrifft alle Unternehmen, die als Rechnungsempfänger auftreten, unabhängig davon, ob sie selbst bereits E-Rechnungen ausstellen.
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird in den darauffolgenden Jahren schrittweise eingeführt. Um Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung zu geben, sieht der Gesetzgeber Übergangsregelungen vor. In diesen Übergangsfristen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen verwendet werden, etwa bei Zustimmung des Rechnungsempfängers oder bei bestimmten Umsatzgrenzen.
Diese Übergangsfristen sind zeitlich begrenzt. Unternehmen sollten daher frühzeitig sicherstellen, dass ihre Systeme und Prozesse sowohl den Empfang als auch die Ausstellung von E-Rechnungen unterstützen.
Welche Umsätze sind betroffen?
Die E-Rechnungs-Pflicht knüpft in erster Linie an die steuerliche Qualifikation des Umsatzes an. Betroffen sind insbesondere:
umsatzsteuerpflichtige Leistungen
Umsätze zwischen Unternehmen (B2B)
inländische Sachverhalte
Nicht entscheidend ist hingegen, ob es sich um ein kleines oder großes Unternehmen handelt. Auch Branchenzugehörigkeit oder Rechnungsvolumen sind für die grundsätzliche Anwendung der Pflicht nicht ausschlaggebend.
Wer ist konkret von der E-Rechnungs-Pflicht betroffen?
Von der E-Rechnungs-Pflicht sind insbesondere folgende Unternehmen betroffen:
Unternehmen, die im inländischen B2B-Bereich tätig sind
Sowohl Rechnungsaussteller als auch Rechnungsempfänger
Lieferanten öffentlicher Auftraggeber (hier besteht die Pflicht zur E-Rechnung bereits seit mehreren Jahren)
Unternehmen, die steuerpflichtige Umsätze im Sinne des UStG erzielen
Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen sollten zusätzlich beachten, dass in vielen Ländern bereits ähnliche E-Rechnungspflichten bestehen oder eingeführt werden. Geschäftsprozesse müssen daher häufig sowohl nationale als auch internationale Anforderungen erfüllen.
Sonderfall: Kleinunternehmer
Auch Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungs-Pflicht nicht vollständig ausgenommen. Zwar weisen sie aufgrund ihres Status keine Umsatzsteuer aus, dennoch gilt:
E-Rechnungen müssen empfangen werden können, wenn Unternehmen im B2B-Bereich tätig sind.
Bei der Rechnungsstellung greifen besondere steuerliche Vorgaben, die sich aus dem Kleinunternehmerstatus ergeben.
Entscheidend ist auch hier nicht die Unternehmensgröße, sondern die Rolle im Rechnungsprozess und der Anwendungsbereich der Umsätze. Erfahren Sie mehr im Artikel über E-Rechnungen für Kleinunternehmer.
Pflichten nach Rolle: Rechnungsaussteller vs. Rechnungsempfänger
Die E-Rechnungs-Pflicht unterscheidet zwischen den Pflichten von Rechnungsempfängern und Rechnungsausstellern. Beide Rollen sind rechtlich relevant und müssen jeweils gesondert betrachtet werden.
Pflichten für Rechnungsempfänger
Rechnungsempfänger müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob sie selbst bereits E-Rechnungen ausstellen.
Konkret bedeutet das:
technische Empfangsfähigkeit für strukturierte E-Rechnungen,
Verarbeitung der Rechnungsdaten in Finanz- oder ERP-Systemen,
GoBD-konforme Archivierung der vollständigen Datenstruktur.
Eine reine Ablage der visuellen Darstellung reicht nicht aus.
Pflichten für Rechnungsaussteller
Rechnungsaussteller sind verpflichtet, Rechnungen vollständig, korrekt und im zulässigen elektronischen Format zu erstellen. Mit der Einführung der E-Rechnungs-Pflicht betrifft das zunehmend strukturierte E-Rechnungen im steuerrechtlichen Sinn.
Wesentliche Pflichten sind:
Verwendung eines zulässigen E-Rechnungsformats,
vollständige Übermittlung aller steuerlichen Pflichtangaben,
Beachtung geltender Übergangsregelungen,
revisionssichere Archivierung der ausgestellten E-Rechnungen.
Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen sind nur noch zeitlich begrenzt und unter Voraussetzungen zulässig.
Da Unternehmen in der Regel Rechnungen ausstellen und empfangen, müssen Prozesse und Systeme beide Rollen abdecken. Eine klare Zuordnung reduziert Compliance-Risiken und erleichtert die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen.
Welche Pflichtangaben muss eine elektronische Rechnung enthalten?
Damit eine elektronische Rechnung im Rahmen von E-Invoicing rechtskonform ist und automatisiert verarbeitet werden kann, muss sie bestimmte Pflichtangaben enthalten - so, wie es bei Papierrechnungen auch bereits der Fall war. Diese Angaben stellen sicher, dass die Rechnung steuerlich korrekt ist, eindeutig zugeordnet werden kann und von Finanz- sowie ERP-Systemen vollständig ausgelesen wird.
Zu den zentralen Pflichtangaben einer elektronischen Rechnung gehören:
eine eindeutige Rechnungsnummer
das Rechnungsdatum sowie ggf. das Fälligkeitsdatum
Name, Adresse und Steuernummer des leistenden Unternehmens
Name und Adresse des Rechnungsempfängers
Angaben zu den gelieferten Produkten oder erbrachten Leistungen(Beschreibung, Menge, Einzelpreis)
Netto- und Bruttobeträge sowie die ausgewiesene Steuer
die Gesamtsumme der Rechnung
Werden die Pflichtangaben in einem standardisierten, strukturierten Format übermittelt, erfüllen elektronische Rechnungen sowohl die gesetzlichen Anforderungen als auch die Voraussetzungen für effiziente, automatisierte E-Invoicing-Prozesse
Neben den steuerlich zwingenden Pflichtangaben können E-Rechnungen zusätzliche Informationen enthalten, etwa:
Bestell- oder Referenznummern,
Liefer- oder Leistungsdaten,
Vertrags- oder Projektbezüge.
Diese ergänzenden Daten sind nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben, spielen jedoch eine zentrale Rolle für automatisierte Prüf-, Zuordnungs- und Freigabeprozesse im Rahmen von E-Invoicing.
Archivierung & GoBD: Was bei der E-Rechnungs-Pflicht zu beachten ist
Mit der E-Rechnungs-Pflicht steigen auch die Anforderungen an die ordnungsgemäße Archivierung von Rechnungen. Elektronische Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie den Vorgaben der GoBD entsprechen und bei PrüfungenDie GoBD verlangen, dass elektronische Rechnungen:
vollständig aufbewahrt werden,
unveränderbar gespeichert sind,
jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar bleiben,
einem nachvollziehbaren Prozess zugeordnet werden können.
Bei E-Rechnungen bezieht sich diese Pflicht nicht nur auf eine visuelle Darstellung, sondern ausdrücklich auf die strukturierte, maschinenlesbare Datenebene. Diese bildet die eigentliche Rechnung im steuerrechtlichen Sinn und muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
Entscheidend ist, dass die Originaldatei (z. B. strukturierte XML-Daten) inklusive aller steuerlich relevanten Inhalte unverändert archiviert wird. Wird die strukturierte Datenebene verändert, konvertiert oder unvollständig gespeichert, kann die Rechnung ihre steuerliche Anerkennung verlieren. Das kann insbesondere den Vorsteuerabzug gefährden. durch die Finanzverwaltung jederzeit nachvollziehbar, vollständig und unverändert verfügbar sind.
GoBD-Anforderungen an E-Rechnungen
Die GoBD verlangen, dass elektronische Rechnungen:
vollständig aufbewahrt werden,
unveränderbar gespeichert sind,
jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar bleiben,
einem nachvollziehbaren Prozess zugeordnet werden können.
Bei E-Rechnungen bezieht sich diese Pflicht nicht nur auf eine visuelle Darstellung, sondern ausdrücklich auf die strukturierte, maschinenlesbare Datenebene. Diese bildet die eigentliche Rechnung im steuerrechtlichen Sinn und muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben.
Entscheidend ist, dass die Originaldatei (z. B. strukturierte XML-Daten) inklusive aller steuerlich relevanten Inhalte unverändert archiviert wird. Wird die strukturierte Datenebene verändert, konvertiert oder unvollständig gespeichert, kann die Rechnung ihre steuerliche Anerkennung verlieren. Das kann insbesondere den Vorsteuerabzug gefährden.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Für empfangene und ausgestellte Rechnungen – egal ob digitale Rechnung oder sonstige Rechnung – gilt nach § 14b UStG eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde.
Unternehmen müssen innerhalb dieser Fristen bei E-Rechnungen folgendes gewährleisten:
den lesenden Zugriff auf Rechnungen
die maschinelle Auswertbarkeit der Daten
die Dokumentation der Prozesse, mit denen Rechnungen empfangen, verarbeitet und archiviert werden.
Sie müssen sicherstellen, dass ihre Archivierungslösung sowohl technisch als auch organisatorisch den GoBD-Anforderungen entspricht.
Bedeutung für die Praxis
Die Archivierung ist ein zentraler Bestandteil der E-Rechnungs-Pflicht. Fehler in diesem Bereich werden häufig erst im Rahmen von Prüfungen sichtbar und lassen sich dann nur schwer korrigieren. Eine frühzeitige Anpassung der Archivierungs- und Dokumentationsprozesse ist daher entscheidend, um Compliance-Risiken zu vermeiden und Rechnungsprozesse langfristig rechtssicher auszugestalten.
E-Rechnungs-Pflicht umsetzen: Was Unternehmen jetzt tun sollten
Die E-Rechnungs-Pflicht wirkt sich unmittelbar auf den Arbeitsalltag in Buchhaltung, Finance und IT aus. Unternehmen müssen nicht nur sicherstellen, dass E-Rechnungen technisch empfangen oder versendet werden können, sondern auch, dass Abläufe, Zuständigkeiten und Systeme dauerhaft rechtskonform zusammenspielen. In der Praxis zeigt sich schnell: Einzelne Anpassungen reichen nicht aus, wenn Rechnungen automatisiert verarbeitet, geprüft, gemeldet und archiviert werden sollen.
Besonders für Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen steigt die Komplexität. Neben nationalen Vorgaben kommen länderspezifische Compliance- und Meldepflichten hinzu, die bereits heute berücksichtigt werden sollten. Eine strukturierte Vorbereitung hilft, spätere Nacharbeiten, Medienbrüche und Compliance-Risiken zu vermeiden und Rechnungsprozesse stabil und skalierbar aufzustellen.
Folgende Schritte sind für Unternehmen relevant:
Rechnungsprozesse und Compliance-Anforderungen analysieren
Zu Beginn steht eine strukturierte Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse:
Welche Rechnungen werden ausgestellt, welche empfangen?
In welchen Fällen handelt es sich um inländische B2B-Umsätze, in welchen um grenzüberschreitende Sachverhalte?
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten je nach Land, Geschäftspartner und Transaktion?
Gerade international tätige Unternehmen sollten berücksichtigen, dass elektronische Rechnungen in vielen Ländern mit zusätzlichen Compliance- und Meldepflichten verbunden sind. Nationale Besonderheiten, etwa verpflichtende Plattformen oder Echtzeitmeldungen an Steuerbehörden, müssen frühzeitig identifiziert werden.
Strukturierte Datenmodelle und Standards berücksichtigen
Ein zentraler Erfolgsfaktor für die praktische Umsetzung ist die Nutzung strukturierter, normkonformer Rechnungsdaten. In Europa bildet insbesondere das semantische Datenmodell EN 16931 einen gemeinsamen Rahmen für elektronische Rechnungen. Es definiert, welche Datenfelder verpflichtend sind und wie sie strukturiert übermittelt werden müssen.
Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Systeme:
strukturierte Rechnungsdaten gemäß anerkannten Standards erzeugen und verarbeiten können,
Pflichtangaben konsistent und vollständig abbilden,
auch bei länderspezifischen Abweichungen erweiterbar bleiben.
Das erleichtert nicht nur die Einhaltung nationaler Pflichten, sondern auch die Abwicklung grenzüberschreitender Rechnungsprozesse.
Systeme auf Prüf- und Meldepflichten vorbereiten
In vielen Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung zunehmend mit erweiterten Berichtspflichten verbunden. Dazu zählen etwa:
kontinuierliche Transaktionskontrollen (CTC),
Echtzeit- oder Near-Realtime-Meldungen von Rechnungsdaten,
Freigabemodelle, bei denen Rechnungen vor dem Versand durch Steuerbehörden validiert werden.
Auch wenn diese Anforderungen in Deutschland derzeit nur eingeschränkt gelten, sollten Unternehmen ihre Systemlandschaft so gestalten, dass künftige Meldepflichten technisch abbildbar sind. Das betrifft insbesondere Schnittstellen, Datenvalidierung und die Nachvollziehbarkeit von Transaktionen.
Prozesse für Integrität, Authentizität und Archivierung definieren
Neben Inhalt und Format spielt die Integrität der Rechnungsdaten eine zentrale Rolle. Elektronische Rechnungen müssen vor unbefugten Änderungen geschützt und eindeutig dem Rechnungsaussteller zuordenbar sein. In bestimmten Szenarien können dafür elektronische Signaturen oder vergleichbare Sicherungsmechanismen erforderlich sein.
Gleichzeitig müssen E-Rechnungen:
vollständig und unverändert archiviert werden,
über die gesamte Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben
und bei Prüfungen maschinell ausgewertet werden können.
Diese Anforderungen sollten in klar dokumentierte Prozesse überführt werden, die sowohl IT als auch Buchhaltung und Compliance berücksichtigen.
Geschäftspartner frühzeitig einbeziehen
Die praktische Umsetzung der E-Rechnungs-Pflicht endet nicht an der Systemgrenze. Unternehmen sollten frühzeitig klären:
welche Formate und Übermittlungswege von Kunden und Lieferanten erwartet werden,
ob zusätzliche nationale Vorgaben zu beachten sind,
wie Übergangsphasen organisatorisch gehandhabt werden.
Eine abgestimmte Kommunikation reduziert Medienbrüche, Verzögerungen und Compliance-Risiken im laufenden Betrieb.
E-Rechnungs-Pflicht effizient umsetzen mit Perk
Die E-Rechnungs-Pflicht erfordert strukturierte, regelkonforme Rechnungsprozesse, die sich zuverlässig in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Perk unterstützt Unternehmen dabei, E-Rechnungen automatisiert zu erfassen, zu prüfen und revisionssicher zu verarbeiten.
Strukturierte Rechnungsdaten werden systemseitig ausgelesen, mit Bestellungen, Verträgen und internen Richtlinien abgeglichen und entlang klarer Workflows weiterverarbeitet. So lassen sich formale Fehler früh erkennen, Prüfprozesse beschleunigen und Compliance-Risiken reduzieren.
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Fragen & Antworten zur E-Rechnungs-Pflicht
Muss ich ab 2025 E-Rechnungen auch ausstellen oder nur empfangen?
Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen oder nicht strukturiert übermittelt werden?
Ist eine PDF-Rechnung GOBD-konform?
Kann ich eine PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln?