Software für Büroorganisation – Tools für Ihr Office-Management

In der heutigen Geschäftswelt ist der Einsatz von Bürosoftware unerlässlich, um den täglichen Betrieb effizient und effektiv zu gestalten – denn der Büroalltag in der Verwaltung eines Unternehmens ist arbeitsintensiv. Eine Aufgabe nach der anderen muss erledigt werden, Kommunikation und To-dos müssen verwaltet werden. Hier kann Bürosoftware wertvolle neue Möglichkeiten bieten. 

Von cloudbasierten Diensten bis hin zu Apps – dank dieser Anwendungen wird es einfacher, Fristen einzuhalten und all die verschiedenen Aufgaben zu bewältigen, die im Büroalltag anfallen. Softwarelösungen für Kommunikation, Terminplanung und Zeiterfassung sowie Projektmanagement, Dateifreigabe und Spesenmanagement können die Arbeitsabläufe in Unternehmen erheblich vereinfachen.

Wir klären, welche Arten von Bürosoftware es gibt, stellen Ihnen fünf Anbieter von Software für Büroorganisation vor und geben einen Überblick über die wichtigsten Funktionen.

Welche Bürosoftware gibt es?

Software für Büroorganisation umfasst eine breite Palette von Anwendungen, die speziell entwickelt wurden, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer internen Prozesse, Kommunikation und organisatorischen Aufgaben zu unterstützen. Dazu gehören Softwarelösungen für:

• HR

• Zeitmanagement

• Projektplanung & Task Management

• Dokumentenmanagement

• Kommunikation

• Videokonferenzen

• Reise- und Ausgabenmanagement

• Eventmanagement

• Büromanagement & Arbeitsorganisation

• Buchhaltung & Kontoführung

• Notizen & administrative Arbeiten

• E-Mail-Management

Diese vielfältigen Softwarelösungen tragen dazu bei, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, die Produktivität zu steigern und eine reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens sowie mit Geschäftspartnern sicherzustellen. Im Detail erfüllt Bürosoftware folgende Funktionen:

HR

HR-Software unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung von Personalprozessen wie Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterverwaltung, Gehaltsabrechnung, Leistungsbeurteilungen und Talentmanagement. Sie automatisiert administrative Aufgaben, bietet Einblicke in Personaldaten und hilft, Compliance mit Arbeitsgesetzen zu gewährleisten.

Zeitmanagement

Zeitmanagement-Tools helfen Mitarbeitenden und Teams, ihre Arbeitszeit effektiver zu planen und zu nutzen. Diese Tools können Funktionen wie Zeiterfassung, Aufgabenpriorisierung, Erinnerungen und Berichterstattung beinhalten.

Projektplanung & Task Management

Software für Projektplanung und Task Management ermöglicht das Organisieren, Planen und Verwalten von Projektaufgaben und -ressourcen. Diese Tools bieten Funktionen wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Aufgabenverteilung und Fortschrittsverfolgung, um Projekte effizient und termingerecht zu bearbeiten und abzuschließen.

Dokumentenmanagement

Softwarelösungen für das Dokumentenmanagement ermöglichen das Erstellen, Bearbeiten, Speichern und Verwalten von (Text-)Dateien. Sie unterstützen die Zusammenarbeit in Echtzeit, Versionskontrolle und sichere Speicherung. Dadurch wird die Produktivität verbessert und der Zugriff auf wichtige Informationen vereinfacht.

Kommunikation

Kommunikationssoftware erleichtert die interne und externe Kommunikation durch Text-, Audio- und Videonachrichten. Sie beinhaltet oft Funktionen wie Instant Messaging, Channels, E-Mail-Integration und soziale Medien, um eine effektive Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zu fördern.

Videokonferenzen

Videokonferenz-Software ermöglicht virtuelle Meetings mit Video- und Audioübertragung in Echtzeit. Sie vereinfacht Remote-Arbeit und die Zusammenarbeit globaler Teams, indem sie persönliche Treffen durch virtuelle ersetzt, was Reisekosten und Zeit spart.

Reise- und Ausgabenmanagement

Diese Anwendungen vereinfachen die Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen und Ausgaben. Sie automatisieren Genehmigungsprozesse, verfolgen Ausgaben und integrieren sich oft in Buchhaltungssoftware, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

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Eventmanagement

Eventmanagement-Software unterstützt bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Sie bietet Funktionen für Einladungen, Teilnehmermanagement und Veranstaltungsmarketing und -analyse, um erfolgreiche Events zu gewährleisten. 

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Büromanagement & Arbeitsorganisation

Software für Büromanagement und Arbeitsorganisation hilft bei der Verwaltung von Büroaufgaben und -ressourcen. Dazu gehören z. B. Terminplanung, Passwortverwaltung, Datentransfer und Raumbuchungen.

Buchhaltung & Kontoführung

Buchhaltungs- und Kontoführungssoftware automatisiert die Finanzverwaltung eines Unternehmens. Sie unterstützt bei Buchführung, Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnungen, Finanzberichterstattung und Steuerberechnungen, um finanzielle Transparenz und Genauigkeit zu gewährleisten.

Notizen & administrative Arbeiten

Tools für Notizen und administrative Arbeiten erleichtern das Erfassen, Organisieren und Teilen von Notizen, Erinnerungen und anderen administrativen Informationen. Sie unterstützen eine effiziente Informationsverwaltung und erleichtern den Zugriff auf wichtige Daten.

E-Mail-Management

Software für E-Mail-Management hilft bei der Organisation, Sortierung und Priorisierung von E-Mails. Sie kann Funktionen wie automatische Filterung, Labeling und Integration in andere Tools bieten, um die E-Mail-Kommunikation effektiver zu gestalten.

Wie finde ich die richtige Software für mein Unternehmen?

Bei der Vielzahl an verfügbarer Bürosoftware ist es für Unternehmen oft gar nicht so leicht, die richtige zu finden. Doch es gibt ein paar Anhaltspunkte, an denen Sie sich bei Ihrer Auswahl orientieren können:

1. Welche Aufgaben binden die meisten Ressourcen?

Schauen Sie sich zuerst den Status quo in Ihrem Unternehmen an: Welche Arbeitsabläufe finden statt und welche Prozesse sind besonders zeitintensiv? Hier sollten Sie auch Aufgaben identifizieren, die bisher von Mitarbeitenden on top übernommen wurden – z. B. ist die Verwaltung häufig zusätzlich für das Geschäftsreisemanagement zuständig, obwohl sie bereits mit anderen Aufgaben ausgelastet ist. Arbeitsabläufe wie diese sollten Sie mit einer Software optimieren, um Zeit und Geld zu sparen.

2. Probleme priorisieren & Anforderungen klären

Haben Sie sich einen Überblick über die Schwachstellen in Ihren Arbeitsabläufen verschafft, können Sie die jeweiligen Problemfelder priorisieren. Wem käme eine Software zugute und über welche Funktionen sollte sie verfügen? Befragen Sie die Mitarbeitenden, die mit der Software arbeiten werden, und finden Sie heraus, welche Funktionen notwendig sind. Anwendungen, die diese Kriterien nicht erfüllen, sortieren Sie von Anfang an aus. 

3. Anbieter finden

Sobald Sie die problematischen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen identifiziert haben, wissen Sie, welche Softwarelösungen Ihnen weiterhelfen können – z. B. in den Bereichen Projektplanung, Zeitmanagement oder Reise- und Ausgabenmanagement. Recherchieren Sie Softwarelösungen, die Ihren Anforderungen hinsichtlich Funktionsumfang und Kosten entsprechen. Achten Sie auch darauf, dass die jeweiligen Anwendungen zu Ihrer Unternehmensgröße passen. 

Tipp: Halten Sie Ihre vorläufige Liste an Softwarelösungen möglichst kurz, damit Ihnen die Auswahl leichter fällt.

4. Produkte vergleichen und auswählen

Um einzelne Anwendungen miteinander vergleichen zu können, sollten Sie Auswahlkriterien festlegen. Neben spezifischen Aspekten, die nur für bestimmte Softwarekategorien gelten, können Sie auch allgemeine Kriterien heranziehen, wie z. B.:

• Kostenlose Demo

• Sofortige Plattformeinrichtung

• Keine Einrichtungsgebühr

• Kostenloser 24/7-Support

• Integration mit anderen Business-Tools

• Benutzerfreundlichkeit

• Individualisierbarkeit

• Desktop- & mobile Version

• Weiterentwicklung

• Keine lange Vertragsbindung

Prüfen Sie, welche Anwendungen die meisten Ihrer Kriterien erfüllen und testen Sie diese Tools mit den jeweiligen Mitarbeiter:innen. Überprüfen Sie auch, ob bestimmte Systemvoraussetzungen gegeben sein müssen, um eine Software zu verwenden.

Software für Büroorganisation – 5 Tools im Überblick

desk.ly

desk.ly ist eine Workplace Management Plattform, auf der Mitarbeitende Arbeitsplätze, Meetingräume und Parkplätze buchen können. So erleichtert die Desk Sharing Software das hybride Arbeiten und lässt sich dabei auf alle Unternehmensgrößen anpassen. Mithilfe einer Auslastungsanalyse der Büroräume können Arbeitgeber diese außerdem effizienter gestalten und Kosten sparen. Mehr als 25 Integrationen erleichtern die tägliche Büroarbeit und durch die Synchronisierung mit Google Calendar und Outlook haben Sie Ihre Bürotage immer im Blick. desk.ly ist als kostenlose Testversion verfügbar und anschließend ab 1,65 €/User:in/Monat erhältlich. Eine Schulung ist nicht notwendig.

Die wichtigsten Funktionen von Desk.ly auf einen Blick:

• Schnelle Buchung von Meetingräumen, Arbeits- & Parkplätzen

• Auslastungsanalyse der Büroräume

• Synchronisierung mit Google Calendar & Outlook

• Mehr als 25 Integrationen 

• Für alle Unternehmensgrößen geeignet

• Als Desktop-Version und mobile App verfügbar

Calendly

Calendly ist eine Plattform für automatisierte Terminplanung, die die Organisation von Terminen und Besprechungen vereinfacht. Teilen Sie Ihre Verfügbarkeit z. B. auf Ihrer Website, sodass Kund:innen ganz einfach einen Termin bei Ihnen buchen können. Auf diese Weise stärken Sie von Anfang an die Kundenbindung. Durch automatische Erinnerungen und Follow-ups stellen Sie sicher, dass Termine eingehalten werden. 

Calendly beschleunigt Arbeitsabläufe, z. B. im Bewerbungs- und Einstellungsprozess: Termine für Vorstellungsgespräche sind schnell vereinbart, ohne langwierigen E-Mail-Verkehr. Die Software gibt es als kostenlose Basic-Version, als Standard-Version für ca. 10 €/Platz/Monat, als Teams-Version für ca. 16 €/Platz/Monat oder als Vollversion ab ca. 15.000 €/Jahr.

Die wichtigsten Funktionen von Calendly auf einen Blick:

• Automatisierte Terminplanung

• Synchronisierung mit eigenem Kalender 

• Laufende Aktualisierung der Verfügbarkeiten 

• Erinnerungen & Follow-ups

• Mehr als 100 Integrationen 

Dropbox

Dropbox ist ein leistungsstarker cloudbasierter Speicherdienst, mit dem Teams problemlos zusammenarbeiten und große Mengen an Dateien gemeinsam nutzen können. Zusätzliche Features wie Passwortschutz, Dateiwiederherstellung, Wasserzeichen u. s. w. sorgen für die nötige Sicherheit. Geteilte Inhalte können Sie nachverfolgen, den Zugriff auf Dateien einschränken und elektronische Signaturvorlagen erstellen. Für eine noch effektivere Büroorganisation stehen Ihnen weitere Dropbox-Produkte wie Dropbox Dash, Backup, Sign, DocSend, Replay und Capture zur Verfügung. Je nach gewähltem Abo bietet Dropbox 2 TB bis 15 TB Speicherplatz und ist für Einzelnutzer:innen ab 9,99 €/Monat verfügbar, für Teams ab 16 €/Nutzer:in/Monat.

Die wichtigsten Funktionen von Dropbox auf einen Blick:

• Option zur Einschränkung des Zugriffs auf sensible Daten

• System-Backup-Funktion 

• Synchronisieren und Bearbeiten von Dateien über verschiedene Geräte hinweg 

• Automatisierung manueller Arbeitsabläufe, z. B. mit Signaturvorlagen

Cabinet

Cabinet ist eine All-in-one-Bürosoftware, die sich für die Assistenz der Geschäftsführung, Geschäftsführer:innen und Teams eignet. Mit Cabinet können Sie alles in einem virtuellen „Schrank“ aufbewahren und verwalten, wie z. B. Informationen und Präferenzen der Geschäftsführung oder Termine und To-do-Listen. Die Software unterstützt kollaboratives Arbeiten in Teams und nimmt dabei nur so viel Raum ein wie nötig – die menschliche Note des Teamworks bleibt erhalten. Durch die Automatisierung manueller Prozesse sparen Geschäftsführer:innen viel Zeit und können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Die Preisstaffelung reicht von ca. 30 €/Nutzer:in/Monat bis 230 €/Nutzer:in/Monat.

Die wichtigsten Funktionen von Cabinet auf einen Blick:

• Effizienter Terminplaner

• Integration mit Outlook und Google Calendar 

• Kollaborative Planung

• To-do-Listen mit nützlichen Funktionen, wie z. B. anpassbaren Labels

• Zeiterfassung und Analysen, die Sie bei der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe unterstützen

LastPass

Schon als Privatperson muss man sich Unmengen von Passwörtern merken – für Unternehmen, die eine Vielzahl an Zugängen zu verschiedenen Plattformen und Systemen koordinieren müssen, steigt die Komplexität noch weiter. Mit LastPass haben Sie einen Passwort-Manager zur Hand, der sämtliche Anmeldeinformationen und Passwörter für Ihre Konten speichert. Gleichzeitig können Sie Passwörter reduzieren und die Passwortsicherheit erhöhen. Auch Ihre IT-Abteilung profitiert von der Software: Mit der LastPass-Administrationskonsole haben IT-Mitarbeitende das Passwort-Management einzelner Teammitglieder im Blick, können Sicherheitsrichtlinien aktualisieren, Zugriffsrechte erteilen oder entziehen, Sicherheitsberichte erstellen u. v. m. Business-Kunden zahlen für die Bürosoftware 3,90 € bis 6,50 €/Nutzer:in/Monat. 

Die wichtigsten Funktionen von LastPass auf einen Blick:

• Zugang zum Login gewähren, ohne das Passwort zu verraten

• Anmeldedaten mit nur einem Klick automatisch vervollständigen

• Sichere Passwortfreigabe innerhalb von Gruppen

• Passwörter durch Authenticators ersetzen

• Administrationskonsole für IT

Office-Management & Geschäftsreisen

In einigen Unternehmen ist nach wie vor das Office-Management für die Planung und Organisation von Geschäftsreisen zuständig. Die betreffenden Mitarbeiter:innen haben dadurch eine höhere Arbeitsbelastung und weniger Zeit für ihre eigentliche Arbeit. Ein Reisemanagementunternehmen wie Perk kann hier mit der entsprechenden Software unterstützen. 

Perk ist eine All-in-one-Plattform für Geschäftsreisebuchungen. Auf der benutzerfreundlichen Plattform können Nutzer:innen ihre Geschäftsreisen planen, buchen, verwalten und Berichte erstellen. Für alle Office-Manager:innen, die die Reisen ihres Unternehmens planen, ist Perk definitiv der Einstieg in eine intelligentere und effizientere Geschäftsreiseplanung.

Diese Vorteile bietet Perk: 

• Echtzeit-Updates zu Buchungen & Reiserisiken

• Großes Reiseinventar mit Flügen, Zugverbindungen, Hotels und Mietwagen

• Überblick über Reisekosten, einschließlich Integrationen mit einigen der beliebtesten Softwarelösungen für das Spesenmanagement

• Freiheit bei der Buchung für Mitarbeitende, Kontrolle und Transparenz für Arbeitgeber

• Kompensation des CO₂-Fußabdrucks jeder Geschäftsreise

Bereit, Ihr Geschäftsreisemanagement zu revolutionieren? Buchen Sie einfach eine Demo und wir zeigen Ihnen, wie.

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Fazit: Mit Bürosoftware zum Verwaltungsprofi

Mit dem Arbeitstempo der heutigen Welt Schritt zu halten, ist keine leichte Aufgabe. Unternehmen sind darauf angewiesen, dass Mitarbeiter:innen den Überblick über verschiedene Termine, Fristen, Projekte, Dateien und Informationen behalten, was Multitasking und unterschiedliche Fähigkeiten erfordert. Mit einer Software für Büroorganisation fällt die Büroarbeit leichter und Teams bleiben effizient und produktiv. Testen Sie die hier vorgestellten Anwendungen und heben Sie Ihr Office-Management auf ein neues Level.

FAQ – häufige Fragen zu „Software für Büroorganisation“

Was ist gängige Bürosoftware?

Bürosoftware umfasst eine Vielzahl von Anwendungen, z. B. für die Bereiche HR, Zeitmanagement, Projektplanung & Task Management, Reise- und Ausgabenmanagement u. v. m. Gängige Anwendungen sind z. B.:

• Dropbox

• Outlook

• Google Calendar

• Asana

• Trello

• u. a.

Welches Programm eignet sich für ein papierloses Büro?

Wenn Sie Ihr Büro digitalisieren wollen, können Sie sich von verschiedenen Software-Lösungen für das Dokumentenmanagement und Büromanagement unterstützen lassen, darunter:

• Microsoft Office

• Google Docs

• Google Drive

• Google Calendar

• LibreOffice

• OneLogin

• Envoy

Um komplett digital zu arbeiten, können Sie zusätzlich Tools für Projektmanagement, Kommunikation, Videokonferenzen, Reise- & Ausgabenmanagement u. s. w. nutzen. In unserem Blogbeitrag über Projektmanagement-Tools stellen wir Ihnen 30+ Bürosoftware-Lösungen für einen papierlosen Büroalltag vor. 

Welches ist die beste Buchhaltungssoftware?

Welche die beste Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen ist, hängt u. a. von den spezifischen Bedürfnissen, Ihrer Branche und der Größe Ihres Unternehmens ab. Für eine erste Orientierung gibt es aber einige allgemeine Merkmale und Funktionen, die eine gute Buchhaltungssoftware auszeichnen:

• Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte intuitiv und leicht zu bedienen sein, auch für Nutzer:innen ohne umfassende buchhalterische Vorkenntnisse.

• Automatisierung: Funktionen wie automatische Rechnungsstellung, Zahlungserinnerungen und die Synchronisation von Banktransaktionen können viel Zeit sparen.

• Mehrere Währungen: Für international agierende Unternehmen ist es wichtig, dass die Software Transaktionen in verschiedenen Währungen verarbeiten kann.

• Integration: Die Fähigkeit, sich mit anderen Tools und Systemen zu verbinden, die Sie bereits nutzen (wie Zahlungsplattformen, Lohnbuchhaltung etc.), erleichtert Ihnen die Büroarbeit.

• Skalierbarkeit: Die Software sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen können, ohne dass ein Wechsel zu einem neuen System erforderlich ist.

• Sicherheit: Da finanzielle Daten sehr sensibel sind, sollte die Software robuste Sicherheitsmaßnahmen bieten.

• Reporting und Analyse: Umfassende Berichtsfunktionen, die Einblicke in Ihre finanzielle Leistung bieten, sind entscheidend für fundierte Geschäftsentscheidungen.

• Steuerkonform: Funktionen, die bei der Vorbereitung und Einreichung von Steuererklärungen helfen, können den Prozess erheblich vereinfachen.