Comment Fabletics économise 60 heures par an grâce à une gestion des voyages efficace et sereine avec Perk

Fondée à Los Angeles en 2012, Fabletics est devenue l'un des noms les plus reconnus de l'activewear et du lifestyle. Avec un portefeuille diversifié incluant JustFab et Savage X Fenty, l'entreprise gère 14 bureaux en Europe (Berlin, Barcelone, Londres), emploie plus de 2 000 collaborateurs et possède plus de 100 magasins dans le monde.

Pour Fabletics, le voyage est stratégique : il permet de renforcer les liens avec les fournisseurs, de favoriser la collaboration transfrontalière et d'organiser les séminaires d'entreprise. Pour soutenir sa croissance mondiale, Fabletics avait besoin d'une plateforme de gestion des voyages capable d'évoluer à son rythme.

Systèmes fragmentés, manque de visibilité et équipes frustrées

Avant de passer à Perk, les processus de gestion des voyages de Fabletics étaient fragmentés et largement manuels. Les collaborateurs réservaient leurs voyages individuellement, souvent sur des plateformes différentes, en contournaient parfois les processus d'approbation.

« Chacun réservait comme il le souhaitait », explique Sören Heise, VP Financial Planning Europe. « Certains demandaient une approbation, d'autres non. Il n'y avait aucune structure. »

L'équipe finance était submergée par les demandes de dernière minute et la gestion complexe des annulations et remboursements. Sans processus unifié, obtenir une vision réelle des dépenses obligeait à compiler des estimations provenant d'e-mails et d'équipes régionales éparpillées.

« C'était un travail manuel colossal. Les gens réservaient vols et hôtels séparément, puis laissaient la finance régler les détails. Il n'y avait ni visibilité, ni cohérence, ni possibilité de monter en charge. » — Sören Heise

Du chaos au contrôle et à la cohérence

Le déploiement de Perk a débuté en Espagne, où l'équipe comptable locale a configuré un compte de manière autonome. Dès que Sören a testé la plateforme en tant qu' approbateur, il en a immédiatement perçu la valeur.

« Je pouvais visualiser les réservations, générer des rapports et approuver les trajets. C’était une expérience structurée et intuitive. » — Sören Heise

Aujourd'hui, 116 employés en Europe utilisent la plateforme, soit un taux d'adoption de 99 %. Grâce à l'intégration Single Sign-On (SSO), l'onboarding et l'offboarding des collaborateurs se font instantanément.

« Il était facile de passer à l'échelle. Avec l'aide de l'équipe d'implémentation de Perk, la configuration a été rapide et notre gestionnaire de compte a rendu le processus fluide », explique Sören. « Même les intégrations étaient simples. Perk se connecte à notre système d'authentification unique (SSO) : quand quelqu'un nous rejoint, il est automatiquement opérationnel. Quand il part, l'accès est supprimé instantanément. »

De la gestion manuelle à l'automatisation maîtrisée

Perk a aidé Sören et son équipe à récupérer un temps précieux en éliminant des heures de tâches administratives manuelles, qu'il s'agisse de courir après les approbations ou de gérer les changements de voyage de dernière minute.

Alors qu'il passait autrefois des heures à extraire des rapports fragmentés et à suivre les dépenses à travers plusieurs marques et pays, Sören dispose désormais d'une vue centralisée et en temps réel des déplacements à l'échelle de l'organisation.

« J'économise environ 60 heures par an », précise-t-il. « C'est plus d'une semaine de travail complète récupérée. Et ce n'est que pour moi, sans compter le temps gagné par l'ensemble de l'équipe. »

Sur une période de 12 mois, Fabletics a également réalisé 31 800 € d'économies quantifiables, comprenant :

• 12 937 € d'économies grâce au respect des politiques de voyage (hôtels, trains et voitures).

• 8 672 € d'économies sur la politique aérienne grâce à une application intelligente des règles de vol.

• 2 551 € de temps gagné par l'équipe finance grâce à une réconciliation et un reporting simplifiés.

• 1 701 € d'économies générées par l'autonomie des collaborateurs via des flux de travail intuitifs.

• 1 984 € d'économies sur le support, grâce à une gestion plus rapide et plus efficace des modifications et annulations.

La gestion quotidienne des voyages est également devenue plus rapide et plus intuitive, avec des approbations automatisées, des politiques intelligentes et la fin des allers-retours incessants.

« Lorsqu'un vol arrive pour approbation, je vois immédiatement la classe de réservation », explique Sören. « Comme je gère également la planification des effectifs, je sais exactement qui a droit à quoi. C'est clair, cohérent et, surtout, équitable. »

L'équipe utilise également des flux d'approbation dynamiques basés sur l'intitulé de poste, garantissant que les bons interlocuteurs interviennent au bon moment.

« Il ne s'agit pas seulement de visibilité, mais de capacité d'action. Si une entité dépense deux fois plus en vols qu'une autre, je peux le voir immédiatement et en analyser les causes. » — Sören Heise, VP of Financial Planning Europe chez Fabletics.

Des décisions plus judicieuses grâce à un reporting intelligent

Avant Perk, Fabletics s'appuyait sur des estimations. Désormais, les décisions reposent sur des données. Avec un reporting avancé et une ventilation détaillée des dépenses par région, marque et entité, Perk a transformé l'approche de Sören en matière de prévisions budgétaires.

La fonctionnalité de reporting est particulièrement précieuse pour vérifier les dépenses réelles par rapport au budget et estimer les coûts futurs lors des re-prévisions mensuelles. Elle offre une vue fiable des dépenses de logistique et d'hébergement, des informations que Sören devait auparavant compiler à la main.

« Chaque mois, je fais des prévisions pour notre CFO », dit-il. « Perk me donne une vue claire de ce que nous avons dépensé depuis le début de l'année et de ce que nous sommes susceptibles de dépenser sur le reste de l'année. C'est précis, détaillé et facile à ajuster. »

Il peut également comparer les coûts moyens des vols entre différentes entités, identifier des habitudes de dépenses inhabituelles et en analyser les raisons.

« Si une entité dépense deux fois plus qu'une autre, je peux enquêter. Est-ce qu'ils voyagent plus en classe affaires ? Les destinations sont-elles différentes ? Ce genre d'analyse nous aide à optimiser. » Sören Heise, VP of Financial Planning Europe chez Fabletics

Réservations fluides et expériences personnalisées

Pour les collaborateurs de Fabletics, utiliser Perk est simple et gratifiant. Les voyageurs peuvent connecter plusieurs programmes de fidélité à leur profil, ce qui facilite le cumul de points avec leurs compagnies aériennes préférées.

« Les collaborateurs apprécient énormément cela », souligne Sören. « Ils peuvent cumuler des miles automatiquement sans avoir à saisir leurs coordonnées à chaque fois. »

Perk rend également la réservation d'hôtel plus personnelle et fiable. Au lieu de parcourir des avis anonymes en ligne, les employés peuvent voir dans quels hôtels leurs collègues ont séjourné précédemment et quel a été leur niveau de satisfaction.

« Ce type de visibilité interne renforce la confiance. Cela apporte une tranquillité d'esprit, surtout lorsqu'on voyage dans une destination inconnue. »

Un support qui va plus loin

Avec l'augmentation du volume de voyages, Perk a assigné à Fabletics un Key Account Manager dédié, réactif et proactif. Cette relation a aidé Fabletics à étendre l'usage de Perk à plusieurs entités. Du flux d'approbation à la facturation, le support est au cœur de l'expérience.

Cette réactivité a aidé Fabletics à étendre son utilisation de Perk à plusieurs entités. Des approbations à la facturation, en passant par l'ajustement de la configuration, le support n'est jamais perçu comme secondaire.

Grâce à l'inventaire étendu de Perk — incluant les liaisons ferroviaires et les options des grandes compagnies aériennes — les collaborateurs de Fabletics ont désormais la liberté de réserver en toute confiance, de respecter la politique de voyage et de se déplacer sans encombre ni aide extérieure.

« Nous avons instauré une excellente relation de travail. Dès que j'ai besoin de quelque chose, je lui envoie simplement un message et j'obtiens une réponse rapide. Le service est excellent. » Sören Heise, VP of Financial Planning Europe chez Fabletics

Ce que Perk a apporté

• Des politiques de voyage dynamiques et automatisées

• Des processus de réservation de voyages consolidés

• Une plateforme de réservation en autonomie pour les collaborateurs

• Un contrôle des dépenses en temps réel

• Inventaire exhaustif : vols, hébergements et large offre ferroviaire

• Reporting et analyses de données avancés