La gestion des dépenses, revisitée

La gestion des dépenses désigne le processus qui consiste à contrôler, suivre et optimiser la manière dont une entreprise dépense son argent. Elle couvre les dépenses des employés, le traitement des factures et les paiements effectués avec des cartes d’entreprise.Une gestion efficace des dépenses offre aux équipes financières une visibilité en temps réel sur les dépenses de l’entreprise, garantit le respect des politiques internes et réduit le travail manuel lié au traitement et au rapprochement des transactions.Les plateformes modernes de gestion des dépenses comme Perk utilisent l’IA et l’automatisation pour gérer l’ensemble du processus de bout en bout. Elles éliminent ainsi le travail de l’ombre qui ralentit les équipes financières et apportent le niveau de contrôle et de visibilité nécessaire pour leur permettre de se concentrer sur la stratégie.

Perk automatise l’ensemble du processus de gestion des dépenses, de la capture du reçu jusqu’au remboursement.Les employés soumettent leurs dépenses en prenant simplement une photo de leur reçu avec l’application mobile Perk, ou en téléchargeant une image lorsqu’ils utilisent la version desktop.Ensuite, l’IA de Perk :

• extrait automatiquement toutes les données (date, commerçant, catégorie, montant, etc.)
• identifie les taux de TVA
• et associe le reçu à la transaction correspondante si celle-ci a été réglée avec une carte d’entreprise.

L’IA de Perk vérifie ensuite les données en fonction des politiques de l’entreprise (par exemple les limites de dépenses ou les types d’achats autorisés) ainsi que des exigences réglementaires, avant d’acheminer la dépense dans le workflow d’approbation approprié.Ces workflows s’ajustent dynamiquement selon la dépense et les règles de l’entreprise. Par exemple, ils peuvent:

• approuver automatiquement les dépenses conformes aux politiques
• ou signaler les anomalies et les dépenses hors politique aux équipes concernées.

Tout cela se fait sans intervention manuelle, en s’appuyant sur les politiques et workflows configurés par les équipes financières.Les données sont ensuite synchronisées avec l’ERP de l’entreprise afin de maintenir les registres à jour et de garantir la fiabilité des remboursements et de la récupération de TVA.Les équipes financières disposent ainsi de données de dépenses précises et conformes aux politiques en temps réel, avec des pistes d’audit complètes et une intégration directe avec leur ERP.Pour les entreprises qui utilisent également Perk pour les voyages professionnels, la gestion des dépenses devient encore plus simple : les voyages sont créés automatiquement, les per diem sont attribués et les transactions par carte sont associées aux reçus, de sorte que tout est déjà enregistré avant même la fin du déplacement.

Perk utilise l’intelligence artificielle pour automatiser les tâches comptables manuelles qui occupent la majorité du temps des équipes financières.Pour les dépenses, Perk capture, catégorise et vérifie automatiquement chaque note de frais. Il déclenche ensuite le workflow approprié pour effectuer les étapes suivantes, qu’il s’agisse :

• d’approuver automatiquement une dépense
• de notifier un responsable dans l’entreprise
• ou de signaler une anomalie à l’équipe concernée.

Pour la gestion de vos factures, Perk automatise l’intégralité du cycle fournisseur :

• extraction des données ligne par ligne
• rapprochement des bons de commande (réconciliation à deux ou trois voies)
• détection des doublons
• et routage des approbations dans le workflow adapté.

Pour les cartes d’entreprise, les équipes comptables peuvent définir des politiques comme des plafonds de dépenses ou des restrictions par type d’achat, appliquées automatiquement au moment du paiement.Ainsi, les équipes financières ne perdent plus des heures à contrôler les dépenses une fois qu’elles ont déjà été engagées.Les transactions par carte sont également enregistrées et associées aux reçus en temps réel, ce qui réduit le travail manuel pour les employés et garantit que les données restent à jour.Dans ces trois domaines, Perk applique automatiquement vos politiques de dépenses, signale les anomalies à examiner et conserve une piste d’audit complète. Votre équipe passe ainsi moins de temps à relancer, vérifier ou corriger, et davantage sur le travail qui fait réellement avancer l’entreprise.

Oui. Perk s’intègre aux systèmes ERP et comptables que les équipes financières utilisent déjà, comme SAP, NetSuite, Xero ou QuickBooks. Les dépenses vérifiées et approuvées sont automatiquement transférées dans votre comptabilité sans ressaisie manuelle. Les données restent précises et à jour dans l’ensemble de votre stack financier, sans double saisie ni rapprochements complexes.Perk s’intègre également aux systèmes RH afin de synchroniser : les données des employés les hiérarchies d’approbation et les structures de centres de coûts. Ainsi, les workflows automatisés reflètent toujours l’organisation réelle de votre entreprise.