On

Comment On automatise 90 % de ses dépenses avec Perk

Depuis sa création dans les Alpes suisses il y a treize ans, On est restée fidèle à sa vision : révolutionner le mouvement pour toutes et tous. Avec ses chaussures de running innovantes, ses vêtements et ses accessoires conçus aussi bien pour le sport que pour le plein air et le quotidien, On est rapidement devenue une marque appréciée dans le monde entier.

La marque s’appuie sur une conviction forte : l’inspiration et l’état de flow apparaissent lorsque les personnes sont en mouvement. C’est pourquoi On, en tant que marque comme en tant qu’entreprise, place la liberté au cœur de sa culture : liberté de mouvement, de pensée, de création — et de concrétisation de ses idées.

Bâtie sur la confiance, la transparence et le respect, la culture de On libère le potentiel de ses équipes. Un environnement conçu pour lever les freins à l'innovation et stimuler la croissance.

Lâcher prise sans compromettre la conformité

À l’opposé d’une culture fondée sur la liberté et la confiance, la gestion des dépenses reste traditionnellement un domaine régi par des règles strictes, des contrôles et des processus rigides. Un cadre qui ne correspondait pas à l’ADN opérationnel de On.

« Même s’il était essentiel de gérer les dépenses dans les règles de l’art, nous ne voulions pas que nos équipes aient le sentiment d’être surveillées ou contrôlées sur tous les sujets financiers. Nous souhaitions leur accorder le même niveau de confiance que dans le reste de leur travail. »

Martin Hoffmann, CFO et Co-CEO chez On

Fidèle à son refus des méthodes traditionnelles, On voulait appliquer cette même philosophie à la gestion des dépenses. Mais transformer un domaine historiquement lourd, manuel et peu flexible représentait un véritable défi.

Des processus répétitifs, fortement dépendants du format papier et dispersés dans des fichiers Excel rendaient la gestion classique des dépenses totalement incompatible avec l’esprit innovant et technologique de On.

Un duo gagnant

La solution de gestion des dépenses de Perk a été déployée chez On en 2020. L’objectif n’était pas seulement de gagner en efficacité ou de réduire les coûts, mais surtout d’offrir aux équipes un outil à la hauteur de leurs ambitions.

« Nous avons choisi Perk pour sa simplicité d’utilisation. Sa solution intuitive et pensée pour le mobile rend la gestion des dépenses fluide, aussi bien pour les employés qui soumettent leurs frais au quotidien que pour les équipes financières chargées de les approuver et de les comptabiliser. »

Christoph Kühne, Head of Group Finance chez On

Résultat : une relation de confiance renforcée dans les deux sens. Les employés de On sont désormais autonomes dans la gestion de leurs dépenses, sans contrôles managériaux systématiques, tandis que l’équipe finance a pu se libérer du temps pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Grâce à une automatisation de bout en bout — incluant les contrôles de conformité, des workflows d’approbation basés sur des règles et une intégration fluide avec l’ERP — la gestion des dépenses chez On est aujourd’hui plus rapide et plus efficace que jamais.

Simplifier la gestion des dépenses

« Nous avons atteint un taux d’automatisation de 90 %, ce qui signifie que la quasi-totalité des dépenses est traitée automatiquement, sans validation ou revue manuelle de la part de l’équipe finance », explique Viktor Hegyi, Accounts Payable Specialist chez On.

Concrètement, le département financier traite aujourd’hui environ 10 135 dépenses par mois, avec un délai moyen de traitement de 24 heures. Cela représente une augmentation de l’efficacité de 472 % par rapport à l’ancien processus.

Pour Martin Hoffmann, la valeur de cette transformation va bien au-delà des chiffres :

« Cet outil est tellement précieux qu’il est difficile d’en chiffrer l’impact exact. Il nous fait gagner un temps et une énergie considérables, et traduit, d’un point de vue financier, le niveau de liberté que nous souhaitons offrir à nos équipes au travail. »

Martin Hoffmann, CFO & CO-CEO chez On

Les bénéfices sont largement partagés dans l’entreprise, mais aussi mesurables. On a réduit ses coûts de traitement des dépenses, rapportés au volume global de dépenses, de 78,8 %. L’entreprise atteint aujourd’hui un ROI annuel équivalent à 27 fois le coût de la licence Perk, grâce aux économies réalisées et à la récupération de la TVA.

« L’équipe finance franchit désormais une nouvelle étape avec le lancement de Perk Pay », ajoute Viktor Hegyi. « Nos collaborateurs souhaitent utiliser des cartes d’entreprise, ce qui leur permettra de régler leurs dépenses professionnelles sans avoir à avancer de frais personnels. »