Groupe TX

Comment TX Group a centralisé et simplifié la gestion voyage

Le groupe TX est une des entreprises majeures du secteur des médias en Suisse et réunit sous un même toit près de 50 marques, principalement des secteurs des médias et du marketing publicitaire comme Tamedia, Goldbach, JobCloud et SMG. Avec plus de 3 000 employés situés dans plusieurs lieux en Suisse et dans d’autres pays européens, comme en Serbie par exemple, les voyages d’affaires revêtent une importance capitale et font partie du quotidien de l’entreprise.

Étant donné que cette société doit gérer un budget non négligeable pour ces voyages d’affaires, le groupe TX a décidé en 2021 de moderniser et de professionnaliser sa gestion des voyages avec l’aide de Perk.

Réunir les équipes

La majorité des voyages d’affaires du groupe TX ont lieu entre Zurich et Belgrade. Les employés se répartissent dans de nombreux départements et équipes au sein de l’entreprise, entre le siège principal de la société en Suisse et le bureau de la filiale TX Services en Serbie. Ainsi, réunir les équipes représente la raison principale pour laquelle il est nécessaire d’organiser ces voyages.

Pour Markus Hochholdinger, Chef de l’ERP Cloud de l’entreprise, la principale valeur ajoutée de ces voyages réside dans la possibilité pour lui et les membres de l’équipe, en plus des sessions de travail en ligne, d’échanger en personne, que ce soit pour des travaux sur un projet important ou également lors d’événements d’équipe.

Ce travail d’équipe pourrait s’effectuer uniquement en ligne, mais cela contribuerait à la perte d’un important aspect culturel. Le sentiment d’appartenance à l’équipe et de cohésion sont grandement consolidés par le fait de pouvoir se rencontrer en personne.

Markus Hochholdinger, Chef de l’ERP Cloud

Plus de liberté grâce à la simplification du processus de réservation pour les voyages d’affaires

Avant de travailler avec Perk, le groupe TX planifiait ses voyages d’affaires en passant par une petite agence de voyages. Même si les échanges avec le personnel de l’agence de voyages étaient très appréciés, beaucoup de voyageurs trouvaient la procédure de réservation trop complexe en raison de l’utilisation de deux plateformes différentes et technologiquement dépassées. Un autre problème se présentait :

« L’acceptation ou plutôt le degré de renommée de l’agence de voyages était assez faible », déclare Stefan Thurnheer, gestionnaire senior des marchés publics du groupe TX. « Nous avions une trop grande proportion de réservations isolées. Chacun réservait en passant par ses canaux préférés et faisait passer ces dépenses en défraiements. »

Pour ces raisons, l’entreprise cherchait une plateforme unique et facile d’utilisation. Celle-ci ne devait pas seulement simplifier les démarches de réservation pour les employés, mais également donner la possibilité à l’entreprise de gérer son budget pour les voyages de manière professionnelle et d’en optimiser les coûts.

Avec Perk, le groupe TX a trouvé une solution adaptée à ses besoins, puisqu’elle ne simplifie pas seulement la réservation de voyages, mais également la gestion comptable de ceux-ci grâce à des fonctions élaborées de reporting. Grâce à cette plateforme de voyages moderne, les employés de l’entreprise peuvent désormais réserver leurs voyages eux-mêmes en tout confort et sans être confrontés à de longues correspondances.

Ils apprécient véritablement cette liberté lors de la réservation. […] De mon point de vue, il est beaucoup plus fastidieux de laisser quelqu’un d’autre organiser son voyage que de s’en occuper soi-même. Chacun connaît son propre calendrier mieux que quiconque. […] C’est vraiment très simple chez Perk, et la réservation est extrêmement intuitive.

Markus Hochholdinger, Chef de l’ERP Cloud

Une gestion moderne des voyages d’affaires qui change la donne

Mais revenons un peu en arrière :

Lorsque Stefan Thurnheer a rejoint le groupe TX en 2020, l’entreprise échangeait déjà avec différentes agences de voyages. Étant donné que le département Corporate Procurement était également responsable du domaine de la gestion des voyages d’affaires de l’entreprise, il était donc de son ressort de poursuivre les négociations et de trouver une solution efficace pour le groupe TX.

En coopération avec Markus Hochholdinger, qui s’occupait de l’évaluation technique, M. Thurnheer a comparé les différentes agences et les services qu’elles proposaient. En définitive, le choix de l’entreprise s’est porté sur Perk, autant pour des raisons de facilité d’usage que d’un point de vue commercial et technique.

« L’interface graphique ainsi que les possibilités de connexion étaient tout simplement plus modernes et évoluées », déclare Thurnheer. « Perk proposait la solution la plus prometteuse, y compris dans une perspective de cinq à dix ans, par le biais d’intégrations, de possibilités et d’options constamment nouvelles. »

D’après M. Thurnheer, les personnes employées ont dû, dans un premier temps, s’adapter à ce changement. Mais une fois habituées à la plateforme, elles ont fortement apprécié l’autonomie et la flexibilité des procédures de réservation des voyages. D’après M. Thurnheer, près de 95 % des voyages d’affaires sont maintenant organisés et réservés de manière autonome et, grâce à Perk, tous respectent les directives de l’entreprise.

Simplification de l’administration pour les services RH et financier

La simplification des procédures de réservation ne représente qu’un des facteurs décisifs qui ont amené le groupe TX à choisir Perk. MM. Thurnheer et Hochholdinger ont aussi été convaincus par les nombreuses fonctions intégrées de la plateforme de voyage. À ce jour, elles facilitent particulièrement le travail des départements des RH et financier de l’entreprise.

Sous la direction de M. Hochholdinger, Perk a notamment été directement intégré dans le système informatique du département des RH. Grâce à cette intégration, la plateforme Perk se synchronise automatiquement avec Workday, le système de gestion des ressources humaines du groupe TX, ce qui allège considérablement la charge administrative du service du personnel.

Désormais, l’intégration s’effectue via une procédure d’authentification unique, ce qui signifie que les employés connectés auprès de nos services disposent d’un accès immédiat à Perk et sont également identifiés comme utilisateurs afin que leurs paiements soient automatiquement ventilés sur les postes de coût appropriés.

Markus Hochholdinger, Chef de l’ERP Cloud

Cependant, les avantages offerts par les possibilités techniques de la plateforme Perk ne se limitent pas au service du personnel. Le service financier et les responsables du centre de coûts de l’entreprise profitent également des intégrations de la plateforme de gestion de voyages.

Lorsque les voyages d’affaires étaient encore réservés par l’agence de voyages, la facturation s’avérait très complexe pour l’entreprise, en particulier parce que les employés ne passaient pas tous par cette agence. Les réservations isolées effectuées via différents canaux ne faisaient pas seulement perdre de possibles remises à l’entreprise, le calcul des défraiements était également confus et complexe à administrer. Le service financier devait vérifier chaque facture individuellement et les responsables du centre de coûts devaient autoriser chaque demande manuellement.

Grâce à l’interface de programmation financière de Perk, cette époque est révolue. L’ensemble des factures est automatiquement importé par la plateforme de gestion de voyages dans le système financier du groupe TX. L’ensemble des données importantes et des postes de coût sont déjà indiqués et les factures sont envoyées directement aux responsables des postes de coût correspondants, lesquels n’ont plus qu’à valider les factures. Une fois cette validation effectuée, le calcul des frais de voyages et leur paiement se font automatiquement. M. Hochholdinger se dit particulièrement ravi par le haut degré d’automatisation que Perk offre à l’entreprise :

« La procédure globale [de gestion des voyages] s’est considérablement modernisée. On a l’impression que réserver un voyage est devenu facile ! […] Maintenant, tout est aussi simple que lorsqu’on réserve un voyage privé. Plus simple même, puisque l’on peut tout faire sur la plateforme », déclare M. Hochholdinger. « Pour l’utilisateur final, c’est devenu beaucoup plus simple et, pour nous [en tant qu’entreprise, c’est] un gain de temps vraiment important grâce à l’intégration étroite des fonctions administratives. »

Grâce à Perk, le groupe TX constate un gain de temps considérable lors de la réservation des voyages d’affaires et de la gestion des frais associés. Toutes les personnes concernées s’en réjouissent, car elles peuvent consacrer ce temps à des tâches plus productives.

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