Hoe Perk het reisbeheer van AutoScout24 in heel Europa heeft gestroomlijnd

AutoScout24 is de grootste online automarkt van Europa. Actief in 11 belangrijke Europese markten, waaronder Duitsland, Italië, Frankrijk en Noorwegen, beschikt het bedrijf over tal van kantoren in verschillende landen. Ongeveer 1.000 medewerkers werken op deze locaties om zo’n 30 miljoen maandelijkse gebruikers de best mogelijke koop- en verkoopervaring te bieden.

Om in contact te blijven met collega’s, partners en leveranciers, reizen medewerkers van AutoScout24 regelmatig. In 2023 besloot het bedrijf zijn zakenreisbeheer te moderniseren met Perk - een keuze die zeer succesvol bleek.

Relaties opbouwen en onderhouden

Als pan-Europese organisatie in een snel veranderende automobielsector moet AutoScout24 voortdurend op de hoogte blijven van marktontwikkelingen. Kantoren staan voortdurend met elkaar in contact over trends, innovaties en lokale uitdagingen. Hoewel veel communicatie digitaal plaatsvindt, zowel om milieuredenen als vanwege efficiëntie, blijven persoonlijke ontmoetingen essentieel. Zoals de Director of Procurement & Facilities uitlegt:

“Voor persoonlijk overleg is het essentieel om af en toe de locaties te bezoeken, te zien hoe het in andere markten gaat, wat daar speelt en welke problemen er mogelijk zijn. Je merkt dat samenwerking beter werkt wanneer je elkaar daadwerkelijk kent.”

In zijn rol reist hij niet alleen intern, maar ontmoet hij ook partners en leveranciers wanneer dat nodig is. Zakenreizen helpen zo bij het opbouwen van nieuwe relaties en het beoordelen van potentiële samenwerkingen.

Een impuls voor innovatie en autonomie

Voor de overstap naar Perk gebruikte AutoScout24 een combinatie van verschillende platforms (online tools en een reisbureau). Het handhaven van reisrichtlijnen via deze kanalen bleek echter lastig. Veel medewerkers vonden het bovendien omslachtig om voor elke aanvraag meerdere serviceproviders te moeten benaderen. Er was duidelijk behoefte aan een moderne, digitale en vooral flexibelere oplossing voor zakenreizen. Medewerkers wilden meer autonomie.

“Als technologiebedrijf in de automotive sector zijn we zelf digital natives en hebben we een betrouwbaar platform nodig waarmee we direct kunnen werken. We willen niet dat iemand anders het regelt — dat is inefficiënt. En Perk heeft ons echt vooruit geholpen."

Don Stenden, Director of Procurement & Facilities, AutoScout24

Samen met het facilitaire team (verantwoordelijk voor reisbeheer), IT en accountmanagement onderzocht AutoScout24 diverse oplossingen. Uiteindelijk kozen zij voor Perk - niet alleen vanwege het intuïtieve self-service boekingsproces, maar ook vanwege het uitgebreide reisaanbod in Europa.

De implementatie verliep snel en soepel. Volgens Stenden:

“Wat ik het meest waardeerde, was de snelheid in het digitale domein — de snelheid van verandering. [...] De implementatie was heel eenvoudig, het systeem is intuïtief, werkt goed en wordt breed omarmd.”

Perk werd eerst in Duitsland uitgerold en daarna snel in andere kantoren.

Uniforme reisrichtlijnen voor iedereen

Een van de eerste stappen na de introductie van Perk was het integreren van de interne reisrichtlijnen in het systeem. Met zoveel kantoren in verschillende landen was het altijd moeilijk om consistente budgetregels te handhaven.

Dankzij de functionaliteiten van Perk boeken nu alle medewerkers onder dezelfde voorwaarden en volledig volgens de interne richtlijnen, in heel Europa.

AutoScout24 maakt ook gebruik van de aangepaste goedkeuringsworkflows van Perk. Boeken die binnen de richtlijnen vallen, kunnen direct worden bevestigd. Als een boeking het toegestane budget overschrijdt, wordt deze automatisch ter goedkeuring doorgestuurd naar de leidinggevende.

“En dat is precies wat we nodig hebben. Een flexibel systeem waarin je dingen kunt aanpassen. Er zijn overal algemene voorwaarden, maar je kunt ook zeggen: OK, in dit specifieke geval passen ze niet — maar we geven onze medewerkers toch de mogelijkheid om te boeken, dan met goedkeuring.”