Breitling

Hoe Breitling Verborgen Werk Elimineerde Binnen Travel en Spend

De Onzichtbare Last die Breitling Vertraagde

Al meer dan een eeuw is Breitling een autoriteit in Zwitserse uurwerken. Innovatie hield de producten van Breitling voorop, maar intern waren de Finance- en reisprocessen van het bedrijf nog verouderd. 

Voor Finance en Travel Management werd het dagelijkse werk vertraagd door onzichtbaar administratief werk dat niemand wilde doen, maar waar iedereen mee te maken had. Dit is wat wij shadow work noemen — de taken die nooit in een functieomschrijving staan, maar overal opduiken: bonnetjes achternazitten, dubbele facturen corrigeren, wachten op goedkeuringen of omgaan met misgelopen reizen. 

Bij Breitling maakte dit verborgen werk deel uit van bijna elke reis en elk rapport. Het kostte tijd, zorgde voor gefrustreerde werknemers, afgeleide managers en liet Finance achter zonder betrouwbare data.

De Echte Kosten van Verborgen Werk

De kosten gingen verder dan verspilde uren. Verborgen werk vertraagde beslissingen, verzwakte de compliance en dwong teams tot een constante reactieve modus. Voor een wereldwijd opererend bedrijf maakte het vertrouwen op handmatige oplossingen en verouderde processen het onmogelijk voor Finance en Travel om de proactieve rol te vervullen die het bedrijf nodig had.

Als Breitling wilde blijven groeien, moest dit veranderen. Niet door nóg een tool aan de tech-stack toe te voegen, maar door te kiezen voor één alles-in-één platform dat Travel en Spend kon samenbrengen, de administratie op de achtergrond kon afhandelen, en zowel Finance als reizigers het vertrouwen kon geven dat compliance en data vanzelf goed geregeld zouden zijn. 

Eén Platform voor Travel en Spend

Daarom koos Breitling voor Perk. Met Perk kunnen werknemers hun reizen snel boeken, met beleid dat is ingebouwd in het systeem, waardoor goedkeuringen automatisch verlopen. Bonnetjes en facturen worden digitaal vastgelegd en declaraties blijven niet hangen in heen-en-weer e-mails. Als plannen veranderen, handelt het 24/7 ondersteuningsteam van Perk dit rechtstreeks af met de reiziger, zodat managers niet hoeven in te grijpen.

Voor Finance elimineert Perk uren aan handmatig werk. Uitgaven worden automatisch gematcht, rapportages zijn eenvoudig te genereren en compliance is ingebouwd. In plaats van te wachten op rapporten aan het einde van de maand, heeft Finance een duidelijk overzicht van de uitgaven van het hele bedrijf. 

Het team verwerkte het afgelopen jaar uitgaven ter waarde van meer dan €1,5 miljoen. Door deze processen te automatiseren, verhoogden ze de efficiëntie met 180% en behaalden ze een ROI van meer dan 200% ten opzichte van de jaarlijkse licentiekosten. 

CFO Dr. Lars Kästle legt uit:

“Perk voldoet aan al onze eisen. Als een uiterst innovatieve oplossing voor belangrijke processen, neemt het de handmatige last weg die we voorheen hadden.” 

Voor Travel Managers neemt Perk het 'brandjes blussen' weg dat voorheen bij elke reis hoorde. Beleid is ingebed in het boekingsproces, boekingen vloeien naadloos door naar Spend Management, rapportages zijn eenvoudig en flexibele reisopties verminderen de last van annuleringen en wijzigingen. 

In één jaar tijd hielp Perk Breitling meer dan €200.000 te besparen op zakelijke reizen.

Tijd Terug voor Wat Écht Werk is

Uren aan onzichtbare administratie die de dag ooit domineerden, worden nu stil op de achtergrond afgehandeld, waardoor de teams van Breitling de vrijheid hebben om zich te richten op het werk dat er echt toe doet. 

Zoals Dr. Kästle het verwoordt:

“We hebben nu één single source of truth met ongeëvenaarde datakwaliteit voor het audittraject. Dat geeft ons precies de mate van transparantie die we nodig hebben voor toekomstgerichte bedrijfsplanning en forecasting.”