International Testing Agency (ITA)

Hoe Perk fungeert als een controlecentrum voor de financiële operaties van het ITA

Als een organisatie met meerdere belanghebbenden, opgericht als een stichting zonder winstoogmerk, zet het International Testing Agency (ITA) zich in voor het leveren van een alomvattend antidoping-playbook op mondiale schaal.

De missie van ITA is duidelijk: het bevorderen van integriteit en eerlijkheid in de sport wereldwijd. De ITA bestrijkt 150 landen en bedient meer dan 50 internationale federaties en grote evenementenorganisatoren, waardoor het bereik werkelijk mondiaal is.

Met Perk versnelde ITA het onkostenproces met 2,5 keer. 61% van de uitgaven worden nu rechtstreeks met Perk Pay betaald en de duur van het onkostenproces is teruggebracht tot gemiddeld zes dagen. De end-to-end automatisering heeft geresulteerd in een kostenbesparing van 5,6 keer de jaarlijkse Perk-licentiekosten.

Company overview

Lausanne, Zwitserland

Sport / NGO

151 medewerkers

70 gebruikers

1 entiteit live

Perk Expense, Perk Pay

De marathon van onkostenbeheer

Het beheren van de onkosten voor medewerkers die altijd onderweg zijn naar internationale bestemmingen betekende dat ze voortdurend grote hoeveelheden onkosten moesten verwerken.

Net als bij een estafettewedstrijd moest elk onkostendocument door meerdere handen gaan voordat de terugbetaling en boeking konden plaatsvinden, en werknemers werden belast met de handmatige taak van het verzamelen en afstemmen van de bonnen.

“We hadden eerder andere digitale tools geprobeerd, maar waren ontevreden omdat ze dezelfde vervelende processen vereisten waarbij eerst handmatig een onkostendeclaratie werd gemaakt en later bonnen werden toegevoegd”, zegt Rafael Saya, Senior Finance Manager bij de ITA.

Een financiële gamechanger

De zoektocht van de ITA naar een baanbrekende oplossing leidde hen naar Perk’s AI-aangedreven suite voor uitgavenbeheer. Perk hielp bij het naadloos stroomlijnen van het volledige onkostenproces van de ITA met opmerkelijke precisie, van het vastleggen van gedetailleerde ontvangstbewijzen tot de uiteindelijke afstemming.

“Als er voorheen een bon ontbrak, moest het financiële team er achteraan gaan. Nu doet Perk het automatisch. Het systeem vult de relevante informatie vooraf in, dus het is zeer nauwkeurig.”

Rafael Saya - Senior Finance Manager, ITA

Tegenwoordig fungeert Perk als controlecentrum voor de financiële activiteiten van de ITA. De tool voert naadloos geautomatiseerde nalevingscontroles uit, detecteert afwijkingen in de uitgaven en biedt ongeëvenaarde zichtbaarheid van gegevens.

Deze zorgvuldige monitoring zorgt ervoor dat de onkostenverwerking van de ITA soepel, moeiteloos en foutloos verloopt, waardoor het personeel zich kan inzetten voor het garanderen van schone en eerlijke sporten.

Impact: topprestaties op het gebied van uitgavenbeheer

De gebruiksvriendelijke interface van Perk is naadloos geïntegreerd in de workflow van de ITA, zoals blijkt uit Saya, die benadrukt: “We hoefden geen interne training te volgen. We deelden simpelweg een PowerPoint die we hadden gemaakt met de organisatie, en dat was genoeg. Zo gebruiksvriendelijk is het.”

2.5x

verhoging van de efficiëntie

6.1 dagen

gemiddelde verwerkingstijd

61%

uitgaven betaald met slimme bedrijfskaarten

5.6x

rendement op investering (ROI)

Rendement op investering

De efficiëntiewinst als gevolg van end-to-end automatisering heeft voor het financiële team van ITA een kostenbesparing van 5,6 keer de jaarlijkse Perk-licentiekosten opgeleverd.

Verhoging van de efficiëntie

Sinds de implementatie van Perk Expense en Perk Pay, de geïntegreerde slimme bedrijfskaarten, is het onkostenproces bijna 2,5 keer sneller dan voorheen met eerdere onkostentools, waarvan de UX te omslachtig en tijdrovend was om van enige waarde te zijn.

Kosten betaald met smart corporate cards​

Tegenwoordig betalen ITA-werknemers 61% van de zakelijke uitgaven rechtstreeks met Perk Pay, dat transactiegegevens rechtstreeks ophaalt en deze automatisch vergelijkt met bonnen in de app.

Gemiddelde verwerkingstijd

Ook al verwerkt het financiële team nog steeds bonnen van werknemers in verschillende organisaties over de hele wereld, het hele onkostenproces van de ITA, van de indienings- en goedkeuringsstromen tot de uiteindelijke boeking in het ERP-systeem, duurt nu slechts zes dagen, vergeleken met veertien dagen in het verleden .