Hoe Fabletics jaarlijks 60 uur bespaart dankzij een efficiënte en zorgeloze reiservaring met Perk

Fabletics, in 2012 opgericht in Los Angeles, is snel uitgegroeid tot een van de meest bekende namen in lifestyle- en sportkleding. Met een diverse portfolio, waaronder JustFab en Savage X Fenty, exploiteert het bedrijf 14 kantoren in heel Europa — in Berlijn, Barcelona en Londen — en heeft het meer dan 2.000 toegewijde medewerkers en meer dan 100 winkels wereldwijd.

Voor Fabletics is reizen meer dan alleen logistiek: het is dé manier om relaties met leveranciers en partners te versterken, grensoverschrijdende samenwerking te bevorderen en hun bedrijfsoffsites te organiseren. Om hun snelgroeiende wereldwijde activiteiten bij te benemen, had Fabletics een nieuw reisbeheerplatform nodig dat met hen mee kon schalen.

Gefragmenteerde systemen, geen zichtbaarheid en gefrustreerde teams

Voordat ze overstapten op Perk, waren de reisbeheerprocessen van Fabletics gefragmenteerd en grotendeels handmatig. Medewerkers boekten hun reizen individueel, vaak via verschillende platforms, waarbij goedkeuringsprocessen regelmatig werden overgeslagen.

"Mensen boekten hun reizen hoe het hen uitkwam," zegt Sören Heise, VP Financial Planning voor Europa. "Sommigen vroegen om goedkeuring, anderen niet. Er was totaal geen structuur."

Het financiële team werd overweldigd door last-minute wijzigingen, ad-hoc verzoeken en de rompslomp van annuleringen, uitstellen en terugbetalingen. Omdat niet iedereen het goedkeuringsproces volgde, betekende een nauwkeurig overzicht van de reiskosten dat schattingen uit e-mails en regionale teams handmatig moesten worden samengevoegd.

"Het was enorm veel handmatig werk. Mensen boekten vluchten en hotels apart van elkaar en klopten vervolgens bij het financiële team aan om het op te lossen. Er was geen zichtbaarheid, geen consistentie en geen manier om het proces te schalen." Sören Heise, VP Financial Planning Europe bij Fabletics

Van chaos naar controle en consistentie

De uitrol van Perk bij Fabletics begon in Spanje, waar het lokale boekhoudteam een account aanmaakte, de zakelijke kaart toevoegde en het platform zelfstandig begon te gebruiken. Zodra Sören kennismaakte met Perk, testte hij het als goedkeurder en herkende hij direct de waarde van het platform.

"Ik kon boekingen inzien, rapportages maken en reizen goedkeuren — het was een gestructureerde, gebruiksvriendelijke ervaring." Sören Heise, VP Financial Planning Europe bij Fabletics

Vanaf dat moment werkte hij samen met de accountmanagers van Perk om een specifiek account te lanceren voor het hoofdkantoor van Fabletics in Berlijn. De installatie was snel en eenvoudig. Tegenwoordig gebruiken 116 medewerkers in heel Europa het platform om hun reizen te beheren, wat neerkomt op een adoptiegraad van 99%.

"Het was makkelijk op te schalen. Met de hulp van het implementatieteam van Perk was de opzet snel geregeld en onze accountmanager zorgde voor een naadloze overgang," aldus Sören. "Zelfs de integraties waren eenvoudig. Perk is gekoppeld aan onze single sign-on (SSO), dus als iemand nieuw in dienst komt, is hij direct aangemeld. Wanneer iemand uit dienst gaat, wordt de toegang automatisch verwijderd."

Van handmatig naar beheersbaar met automatisering

Perk heeft Sören en zijn team geholpen kostbare tijd terug te winnen door uren aan handmatige administratie te elimineren; van het najagen van goedkeuringen tot het afhandelen van last-minute wijzigingen.

Waar Sören voorheen uren besteedde aan het verzamelen van gefragmenteerde rapportages en het bijhouden van uitgaven in meerdere merken en landen, heeft hij nu een centraal, real-time overzicht van alle reizen binnen de organisatie.

"Ik bespaar ongeveer 60 uur per jaar," legt hij uit. "Dat is meer dan een volledige werkweek aan tijd terug. En dat is alleen nog maar mijn eigen tijd — de tijdsbesparing voor de rest van het team is dan nog niet eens meegeteld."

Over een periode van 12 maanden behaalde Fabletics ook €31.800 aan kwantificeerbare besparingen, waaronder:

• €12.937 aan totale policy-besparingen door boekingen binnen de richtlijnen te stimuleren voor hotels, treinen en auto's.

• €8.672 aan besparingen op vluchtbeleid dankzij slimme handhaving van de regels.

• €2.551 aan tijdsbesparing voor het financiële team door vereenvoudigde reconciliatie en rapportage.

• €1.701 bespaard door intuïtieve, self-service workflows.

• €1.984 aan besparingen op support na boeking, door een snellere en efficiëntere afhandeling van wijzigingen en annuleringen.

Het dagelijkse reisbeheer is ook sneller en intuïtiever geworden, met geautomatiseerde goedkeuringen, slimme richtlijnen en geen eindeloos overleg meer.

"Wanneer een vlucht ter goedkeuring binnenkomt, zie ik direct de boekingsklasse," legt Sören uit. "Omdat ik ook de personeelsplanning beheer, weet ik precies wie waar recht op heeft. Het is duidelijk, consistent en — het belangrijkste — eerlijk."

Het team maakt ook gebruik van dynamische goedkeuringsflows op basis van functietitel, zodat de juiste mensen op het juiste moment worden betrokken, zonder vertragingen.

"Het gaat niet alleen om zichtbaarheid — het gaat erom dat je er actie op kunt ondernemen. Als één entiteit twee keer zoveel uitgeeft aan vluchten vergeleken met een andere, zie ik dat direct en kan ik het onderzoeken." Sören Heise, VP Financial Planning Europe bij Fabletics

Slimmere reisbeslissingen dankzij betere rapportages

Vóór Perk vertrouwde Fabletics op schattingen. Nu worden beslissingen onderbouwd door data. Met geavanceerde rapportages en gedetailleerde uitsplitsingen van uitgaven per regio, merk en entiteit, heeft Perk de manier veranderd waarop Sören prognoses en budgetten benadert.

De rapportagefunctionaliteit is bijzonder waardevol voor het controleren van de uitgaven tot nu toe en het inschatten van toekomstige reiskosten voor de maandelijkse herforecasts. Het biedt een helder, betrouwbaar beeld van logistiek en accommodatiekosten — inzichten die Sören voorheen handmatig moest samenstellen.

"Elke maand maak ik een herforecast voor onze CFO," zegt hij. "Perk geeft me een duidelijk beeld van wat we dit jaar tot nu toe hebben uitgegeven en wat we waarschijnlijk de rest van het jaar gaan uitgeven. Het is nauwkeurig, gedetailleerd en makkelijk aan te passen."

Hij kan ook de gemiddelde vluchtkosten tussen verschillende entiteiten vergelijken, ongebruikelijke uitgavenpatronen identificeren en de redenen daarachter achterhalen.

"Als de ene entiteit twee keer zoveel uitgeeft als de andere, kan ik dat onderzoeken. Vliegen ze vaker business class? Zijn de bestemmingen anders? Dat soort inzichten helpt ons te optimaliseren." Sören Heise, VP Financial Planning Europe bij Fabletics

Moeiteloos boeken en gepersonaliseerde reiservaringen

Voor de medewerkers van Fabletics is het gebruik van Perk eenvoudig en belonend. Reizigers kunnen meerdere loyaliteitsprogramma's aan hun profiel koppelen, waardoor het makkelijk is om punten te sparen bij hun favoriete luchtvaartmaatschappijen.

"Mensen waarderen dit enorm," aldus Sören. "Ze kunnen automatisch miles sparen zonder telkens hun gegevens opnieuw in te hoeven voeren."

Perk maakt hotelboekingen ook persoonlijker en betrouwbaarder. In plaats van anonieme online reviews door te spitten, kunnen medewerkers zien in welke hotels hun collega's eerder hebben verbleven — en hoe tevreden zij waren over hun ervaring.

"Dat soort interne zichtbaarheid bouwt vertrouwen op. Het geeft mensen rust, vooral wanneer ze naar een nieuwe plek reizen." Sören Heise, VP Financial Planning Europe bij Fabletics

Support die tot het uiterste gaat

Omdat het reisvolume van Fabletics toenam, heeft Perk een vaste Key Accountmanager toegewezen die snel reageert en net dat stapje extra zet voor de behoeften van het team.

Die reactiesnelheid heeft Fabletics geholpen het gebruik van Perk over meerdere entiteiten op te schalen. Van goedkeuringen en facturatie tot het fijn afstemmen van de instellingen: de ondersteuning voelt nooit als een bijzaak.

In combinatie met de uitgebreide inventaris van Perk — inclusief treinverbindingen en opties van grote luchtvaartmaatschappijen — genieten de medewerkers van Fabletics nu van de vrijheid om met vertrouwen te boeken, binnen de richtlijnen te blijven en soepel te reizen zonder extra hulp nodig te hebben.

"We hebben een geweldige werkrelatie opgebouwd. Wanneer ik iets nodig heb, stuur ik haar gewoon een berichtje en krijg ik snel antwoord. De service is uitstekend." Sören Heise, VP Financial Planning Europe bij Fabletics

Wat Perk heeft geboden

• Dynamische en geautomatiseerde reisrichtlijnen

• Geconsolideerde boekingsprocessen voor reizen

• Een self-booking platform voor medewerkers

• Real-time controle over uitgaven (Spend)

• Een enorme inventaris aan treinopties, vluchten en accommodaties

• Geavanceerde rapportages over reizen (Travel)