PHENOGY

PHENOGY case study: echt werk mogelijk maken met Perk

PHENOGY had geen probleem met reizen. Het probleem zat in alles eromheen. Als snelgroeiende energie-innovator die decentrale en veerkrachtige energiesystemen ontwikkelt, waren de mensen voortdurend onderweg — van consultants die pendelden tussen Zwitserland, Duitsland en de VS tot het leiderschap dat investeerders over de hele wereld ontmoette; teams waren voortdurend op reis voor belangrijke zakelijke afspraken. Maar achter de schermen slokte iets ongemerkt tijd, aandacht en momentum op: reizen beheren was uitgegroeid tot puur onzichtbaar werk. De CEO, medewerkers en later ook Christine, Office Manager van de CEO, besteedden uren aan het organiseren van reizen.

Naarmate het bedrijf groeide, werd reizen steeds meer een last. met flexibele reisrichtlijnen en boekingen verspreid over meerdere platforms, stapelde het verborgen werk zich op.

Wanneer reizen onzichtbaar werk wordt

Vóór de overstap naar Perk beheerde PHENOGY de reizen via Booking.com, Hotels.com, websites van luchtvaartmaatschappijen en andere portals. Medewerkers zochten individueel naar de beste tarieven, maakten zelf verstandige keuzes zonder formeel reisbeleid en regelden hun boekingen zelfstandig. Zelfs de CEO boekte zijn eigen reizen, totdat Christine deze taak overnam.

“Het was eerlijk gezegd enorm tijdrovend, echt ontzettend tijdrovend.” — Christine, Office van de CEO

Deze gefragmenteerde aanpak zorgde voor veel onzichtbaar werk. Reisboekingen waren verspreid, waardoor medewerkers uren kwijt waren aan het vergelijken van websites. Ook voor finance was de administratie een nachtmerrie; door het gebrek aan een centraal overzicht was de afstemming een enorme klus. De tijd die verloren ging aan het zoeken, vergelijken en omboeken stapelde zich hierdoor snel op.

Tegelijkertijd gebruikte PHENOGY Perk al als eerste oplossing voor uitgavenbeheer. Medewerkers konden bonnetjes direct in de app scannen, waardoor finance minder tijd kwijt was aan het najagen van ontbrekende documenten. Maar reizen en uitgaven leefden nog steeds in aparte systemen, wat leidde tot hiaten, ontbrekende facturen en onnodig administratief werk.

Reizen en uitgaven verbinden om verborgen werk te elimineren

PHENOGY kwam via het accountingteam in aanraking met Perk Travel, dat werd aanbevolen als alles-in-één oplossing voor reizen en uitgaven. Eén voordeel sprong er meteen uit:

“Een van de belangrijkste motivaties was dat facturen automatisch van Perk Travel naar Perk Spend doorstromen. Geen gedoe meer met ontbrekende facturen.” — Christine

Door het traject van boeking tot declaratie te automatiseren, bespaarde het financeteam honderden uren. Dit leidde tot aanzienlije operationele kostenbesparingen, wat cruciaal bleek voor het snelgroeiende team.Het resultaat? Geen ontbrekende facturen meer. Geen handmatig matchen van bonnetjes en boekingen.

De integratie van Travel en Spend gaf finance direct inzicht in reisuitgaven en maakte een einde aan terugkerende problemen met verloren, te late of onvolledige facturen. Doordat boekingen en uitgaven in één systeem zijn gekoppeld, kreeg finance eindelijk de controle en efficiëntie terug. Transacties kunnen nu rechtstreeks worden verwerkt, zonder afhankelijk te zijn van individuele medewerkers.

Van handmatig boeken naar moeiteloze autonomie

Voor Perk was het enige compliance-instrument het eigen oordeel van medewerkers. Hoewel ze doordachte en kostenbewuste keuzes maakten, waren er geen benchmarks of beleidsregels om uitgaven te begrenzen.

Perk introduceerde dynamische reisregels, waarmee aanvullende beleidsregels kunnen worden ingesteld voor specifieke reizigers of groepen. Medewerkers en leidinggevenden volgen niet langer één standaardregelset. Voor het senior management zijn nu aparte richtlijnen voor langeafstandsvluchten in het systeem vastgelegd.

Dit gaf Christine niet alleen uren terug die eerder verloren gingen aan prijscontroles op meerdere platforms, maar stelde medewerkers ook in staat om met vertrouwen en binnen het beleid te boeken. Geen handmatige goedkeuringen meer. Geen eindeloze vergelijkingen.

Door over te stappen op Perk’s geïntegreerde travel- en spendplatform won PHENOGY meer dan €3.000 aan tijd terug die voorheen werd verspild aan het doorzoeken van talloze boekingssites. Daarnaast bespaarde Perk’s afhandeling van reiswijzigingen nog eens €3.000 aan administratief werk.

Ook op de directe reiskosten werd flink bespaard dankzij de implementatie van dynamische reisregels. Doordat medewerkers voortaan binnen de richtlijnen boekten voor hotels, treinreizen en autohuur, bespaarde PHENOGY meer dan €13.000. Daarbovenop zorgde het boeken van conforme korte- en langeafstandsvluchten voor een extra besparing van €10.000.

Bovendien is FlexiTravel inmiddels een essentieel onderdeel van de reisopzet van PHENOGY. Wanneer reisverstoringen optreden, grijpt het supportteam van Perk snel in, waardoor de druk op het kantoor van de CEO en finance wordt weggenomen. Met die last van hun schouders kunnen zij zich eindelijk richten op wat echt telt: echt werk met een echte impact. Tegelijkertijd werd meer dan €10.000 bespaard via terugbetaalde reizen in het proces.

Vandaag de dag maken zowel de CEO en het executive team van PHENOGY als de medewerkers en externe contractors gebruik van Perk. Het bedrijf boekt ook reizen voor bezoekers, klanten en investeerders, die via Perk beheerd kunnen worden zonder hen toegang tot het platform te geven.

Van gefragmenteerde uitgaven naar bruikbare inzichten

Met Perk kreeg PHENOGY rapportagemogelijkheden die voorheen simpelweg niet bestonden. Ze volgen nu totale uitgaven, boekingen, bestemmingen en andere belangrijke inzichten over hun volledige reisactiviteiten.

“De rapportagefuncties zijn echt fantastisch… we zien de totale uitgaven boekingen, topbestemmingen – alles.” — Christine

Deze inzichten hielpen PHENOGY bij het onderhandelen over zakelijke hotelprijzen en bij het begrijpen van reispatronen die voorheen onzichtbaar waren. Rapportages sturen nu direct budgettering, beleidsaanpassingen en gesprekken met leveranciers aan.

Een betere ervaring voor iedereen

Met Perk loste PHENOGY niet alleen het reisprobleem op; het won tijd bedrijf won tijd, overzicht en focus terug, zodat medewerkers minder energie kwijt zijn aan onzichtbaar werk en meer tijd kunnen besteden aan het bouwen van de toekomst van energie. En terwijl verborgen taken verdwenen, deden de kosten dat ook. In slechts 9 maanden tijd heeft PHENOGY al €40.000 bespaard. Wanneer reizen werkt, werkt het hele bedrijf. En PHENOGY is het bewijs.