Are you in the right place? Choose your language to see content specific to your location.

TX Group

Case Study Tx Group
20-30% tijd bespaard
160 maandelijkse reizen
6 internationale vestigingen
Industrie
Media en reclame
Werknemers
3.000+
Hoofdkantoor
Zürich

Hoe TX Group reisbeheer centraliseerde en vereenvoudigde

De TX Group is een toonaangevend mediabedrijf in Zwitserland dat ongeveer 50 merken samenbrengt, voornamelijk in de media en advertentieverkoop (zoals Tamedia, Goldbach, JobCloud en SMG). Met meer dan 3000 werknemers op verschillende locaties in Zwitserland en in andere Europese landen, zoals Servië, is zakenreizen een belangrijk onderdeel van de dagelijkse activiteiten van het bedrijf.
Aangezien de TX Group een aanzienlijk zakenreisbudget moet beheren, besloot het halverwege 2021 het zakenreisbeheer te moderniseren en professionaliseren met behulp van Perk.

Teams samenbrengen

Het merendeel van de zakenreizen van de TX Group zijn tussen Zürich en Belgrado. Veel van de afdelingen en teams van het bedrijf hebben werknemers in zowel het Zwitserse hoofdkantoor als het Servische kantoor van de dochteronderneming TX Services. Reizen worden daarom meestal georganiseerd om teams samen te brengen.
Voor Markus Hochholdinger, de Head of Cloud ERP van het bedrijf, is de belangrijkste toegevoegde waarde van dergelijke reizen dat hij en zijn teamleden, ondanks de mate van online samenwerken, ook persoonlijk ideeën kunnen uitwisselen, hetzij tijdens belangrijk projectwerk of bij teamevementen.
De samenwerking online kan gewoon online worden gedaan, maar dan zou een belangrijk cultureel aspect verloren gaan. Het gevoel van saamhorigheid en samenhang in een team wordt enorm versterkt door het feit dat het team altijd persoonlijk kan samenkomen.
 Markus Hochholdinger

Meer vrijheid dankzij vereenvoudigd boeken van reizen

Voor Perk boekte de TX Group de zakenreizen via een klein reisbureau. Hoewel ze het nauwe contact met de werknemers van het reisbureau waardeerden, vonden veel reizigers het boekingsproces te omslachtig vanwege twee verschillende en behoorlijk verouderde platformen. Er was ook nog een ander probleem:
“Het invoerings- en bewustzijnsniveau van het reisbureau was relatief laag”, aldus Stefan Thurnheer, Senior Procurement Manager bij de TX Group. “We hadden een overdreven groot aantal mensen die zelf, los van het bureau, boekten. Mensen boekten dus via hun voorkeurskanalen en dienden de facturen in als onkosten voor vergoeding.”
Om die redenen besloot het bedrijf op zoek te gaan naar een uniformer, gebruiksvriendelijk platform. Een platform dat het niet alleen voor werknemers makkelijker zou maken om hun reizen te boeken, maar het bedrijf ook de kans zou bieden het reisbudget professioneel te beheren en optimaliseren.
Met Perk heeft de TX Group een geschikte oplossing gevonden voor zijn behoeften die het boeken en beheren van reizen makkelijker maakt dankzij gedetailleerde rapportagefuncties. Met dit moderne reisplatform kunnen de werknemers van het mediabedrijf nu zelf en wanneer het hen uitkomt reizen boeken, zonder tijd te hoeven besteden aan ellenlange correspondentie.
Mensen lijken de vrijheid van boeken echt te waarderen. \[...] Naar mijn mening, is het veel lastiger voor iemand anders om een reis voor je te regelen dan wanneer je het zelf doet. Jij kent je eigen schema het best. \[...] Dit is hartstikke makkelijk met Perk en het boeken is extreem gebruiksvriendelijk.
 Markus Hochholdinger

Modern reisbeheer is revolutionair

Maar laten we even een stap terug doen:
Toen Stefan Thurnheer bij de TX Group kwam in 2020, was het bedrijf al met verschillende zakenreisaanbieders in onderhandeling. Aangezien de afdeling Corporate Procurement ook verantwoordelijk is voor het reisbeheer van het bedrijf, was Stefan Thurnheer nu verantwoordelijk voor het voortzetten van de onderhandeling en het vinden van een productieve oplossing voor de TX Group.
Samen met Markus Hochholdinger, die de technische beoordeling voor zijn rekening nam, vergeleek Stefan Thurnheer de verschillende zakenreisaanbieders en hun diensten met elkaar en koos uiteindelijk voor Perk vanwege de gebruiksvriendelijkheid en om commerciële en technische redenen.
“Het uiterlijk en gevoel van Perk, maar ook de integratie-opties, waren gewoonweg moderner en geavanceerder”, vertelt Thurnheer. “Perk was de meest veelbelovende oplossing, zelfs met het oog op vijf tot tien jaar, omdat we zagen dat er altijd nieuwe integraties, nieuwe mogelijkheden en nieuwe functies waren.”
Thurnheer legt uit dat werknemers eerst moesten wennen aan de verandering, maar dat ze, nadat ze zichzelf bekend hadden gemaakt met het platform, nu hun zelfstandigheid en flexibiliteit in het boekingsproces waarderen.
Volgens Thurnheer worden maar liefst 95% van de zakenreizen georganiseerd en geboekt door de werknemers zelf, en dankzij Perk voldoen alle reizen nu aan het bedrijfsreisbeleid.

Vereenvoudigde administratie voor HR en het financiële team

Het vereenvoudigde boekingsproces was echter slechts een van de redenen waarom de TX Group voor Perk heeft gekozen. Thurnheer en Hochholdinger waren ook onder de indruk van de vele integraties van het platform, die nu het werk vergemakkelijken, vooral voor HR en de financiële afdeling van het bedrijf.
Onder het leiderschap van Hochholdinger werd Perk bijvoorbeeld meteen geïntegreerd in het IT-systeem van de HR-afdeling. Als gevolg daarvan wordt het Perk-platform automatisch gesynchroniseerd met Workday, het HR-systeem van de TX Group, wat de administratie bij de HR-afdeling aanzienlijk vereenvoudigt.
We integreren het nu met onze single sign-on, wat betekent dat: Werknemers die bij ons zijn ingelogd onmiddellijk toegang krijgen tot Perk, ze worden ook herkend als de betreffende gebruikers en hun betalingen worden automatisch toegewezen aan de juiste kostenplaats.
 Markus Hochholdinger
De nieuwe technische functies die Perk biedt zijn echter niet alleen nuttig voor de HR-afdeling. De financiële afdeling en kostenplaatsbeheerders kunnen ook profiteren van de integraties van het reisplatform:
Toen de zakenreizen van het bedrijf nog via een reisbureau werden geboekt, was het bijhouden van de boekhouding ontzettend lastig voor het bedrijf, aangezien niet alle werknemers ook gebruikmaakten van het reisbureau. ‘Zelf boeken’ via verschillende kanalen kostte het bedrijf niet alleen een mogelijk prijsvoordeel, maar de onkostenrekeningen waren ook verwarrend en moeilijk in balans te brengen. De financiële afdeling moest elke factuur afzonderlijk bekijken en de verantwoordelijke kostenplaatsbeheerders moesten elke aanvraag handmatig goedkeuren.
Maar dat is nu allemaal verleden tijd, dankzij de financiële API van Perk. Alle facturen worden vanuit het reisplatform automatisch geïmporteerd in het financiële systeem van de TX Group. Alle relevante gegevens en kostenplaatsen zijn al benoemd en de facturen worden direct toegewezen aan de verantwoordelijke kostenplaatsbeheerders die daarna alleen nog maar de facturen hoeven te goedkeuren. Het registreren van reiskosten en betaling vinden vervolgens volledig automatisch plaats na goedkeuring. Hochholdinger is dol op de grote mate van automatisering die Perk het bedrijf biedt:
“Het algehele \[reisbeheer]proces is veel moderner geworden. Je krijgt het gevoel dat het boeken van reizen makkelijk is! \[…] Nu is het net zo eenvoudig als het boeken van privéreizen; of nog makkelijker, want je kunt alles via één platform doen”, vertelt Hochholdinger enthousiast. “Het is echt veel makkelijker geworden voor eindgebruikers en voor ons \[…] als bedrijf. Het is een geweldige besparing dankzij de sterke integratie aan de administratieve kant.”
Met Perk bespaart de TX Group waardevolle tijd bij het boeken van zakenreizen en het beheren van reiskosten, een groot pluspunt voor alle betrokkenen, die hun tijd nu kunnen gebruiken voor productievere taken.
Wij zullen je gegevens registreren voor marketingdoeleinden. Lees hier meer over in ons. Privacybeleid.

Praat met een reisexpert

Wil je weten hoe we zakenreizen voor jou naar een hoger niveau kunnen tillen? Plan dan een persoonlijke live-demonstratie met een Perk-expert om daarachter te komen.

Train Plane Travel

Meer verhalen van klanten horen?

Lees hier meer