Wat is een reis- en onkostennota? (En hoe je ze kunt automatiseren)

De wereldwijde zakenreisindustrie is ongeveer $ 1,28 biljoen waard, waarvan de VS verantwoordelijk is voor meer dan een derde van dat bedrag. Waar uw bedrijf ook gevestigd is, de kans is groot dat reizen een van uw drie grootste uitgavenposten is, met salarissen en SaaS-services ook op de eerste plaats.

Door al die uitgaven is het essentieel om bij te houden waar dat geld aan wordt uitgegeven en waarom. In deze gids leggen we u uit hoe u een onkostendeclaratie voor zakenreizen maakt en hoe u uw uitgaven voor zakenreizen optimaliseert.

Wat zijn T&E-rapporten?

Reis- en onkostendeclaraties zijn fysieke of digitale documenten met alle relevante details over een reisgerelateerde uitgave, inclusief het aankoopbedrag, de datum en de kostencategorie. Originele bonnen worden doorgaans ook bij de reis- en onkostendeclaraties gevoegd, zodat het bedrijf bij een eventuele belastingaangifte bewijs kan leveren van de vergoede kosten.

Elementen van een reis- en onkostendeclaratie:

• Aankoopdatum

• Leverancier van wie het artikel is gekocht

• Uitgavencategorieën zoals klant, project, account of afdeling

• Naam van de medewerker die het artikel heeft gekocht

• Aanvullende opmerkingen over de aankoop

• Het subtotaal van de aankoop

• Eventuele belasting of btw die aan de aankoop is gekoppeld

• Het totaalbedrag (inclusief belasting)

• Een PDF-, JPG- of PNG-bestand voor de bon of factuur

Waarom zijn reis- en onkostendeclaraties belangrijk?

Reiskostendeclaraties zijn om verschillende redenen belangrijk voor een bedrijf, of het nu een wereldwijd opererend bedrijf is of een klein bedrijf.

Belastingaangifte

In de meeste landen wereldwijd zijn reizen volledig aftrekbaar, zolang ze een gerechtvaardigd zakelijk doel hebben. Dat doel kan professionele ontwikkeling, werving, verkoop, inkoop, klantenservice op locatie en meer zijn. Maar om uw kosten legaal af te trekken bij de IRS of een andere overheidsinstantie, heeft u bewijs nodig in de vorm van een bon of factuur.

Zakelijke intelligentie

Rapportage is niet alleen bedoeld voor de fiscale entiteit van de overheden in de landen waarin u actief bent. Inzicht in reiskosten is ook belangrijk voor uw bedrijf. Met realtime inzicht in reisuitgaven kunt u bijvoorbeeld direct beslissingen nemen om uw budget te bewaken. En met maandelijkse en kwartaalrapportages kunt u projecten of teams identificeren die te veel uitgeven.

Fraudereductie

Helaas is reiskostenvergoeding onderhevig aan fraude door werknemers. Met de juiste procedures (waaronder de verplichting om bonnetjes bij te voegen) kunt u het frauderisico voor uw bedrijf verkleinen.

Waarom zou uw bedrijf reis- en onkostendeclaraties moeten automatiseren?

Zelfs als medewerkers zich foutloos aan de richtlijnen van uw reiskostenbeleid houden, duurt het gemiddeld 20 minuten om een ​​declaratie in te vullen en kost het $ 58 om deze te verwerken. Wanneer declaraties gecorrigeerd moeten worden, kost dit 18 minuten extra en $ 52 om te verwerken. En dat is dan nog maar voor één declaratie.

Laten we dit even in context plaatsen. Als u gemiddeld 20 reiskostendeclaraties per maand verwerkt, kost het u $ 13.920 als ze allemaal correct worden ingevuld. Moeten ze echter worden herzien, dan kost het u $ 12.480 extra, waardoor uw jaarlijkse totaalbedrag op $ 26.400 komt, alleen al aan reiskostendeclaraties.

En hoe groter uw bedrijf, hoe meer reiskostendeclaraties u moet verwerken. Daarom is geautomatiseerde reiskostendeclaratie de enige kosteneffectieve optie voor moderne bedrijven die hun winst serieus nemen.

Naast geld besparen, biedt geautomatiseerde reiskostendeclaratie nog veel meer zakelijke voordelen.

Elimineert een massa papierwerk en handmatige processen

Handmatige reiskostendeclaraties genereren een enorme hoeveelheid papierwerk, waaronder bonnetjes, spreadsheets en afdrukken. Niet alleen moeten uw medewerkers elke bon die ze ontvangen bewaren (en leesbaar houden!), uw financiële team moet ze ook één voor één doornemen om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan uw reisbeleid.

Een handmatig proces laat ruimte voor fouten, wat het proces verlengt en de bijbehorende kosten opdrijft. Restaurants en retailers bieden ook steeds vaker digitale bonnetjes aan, wat problemen kan veroorzaken als u nog steeds afhankelijk bent van papieren processen.

Geautomatiseerde reiskostendeclaraties elimineren de noodzaak van bergen papierwerk. Medewerkers kunnen bonnetjes en andere documenten scannen en vastleggen met hun mobiele apparaten en deze direct uploaden naar uw geautomatiseerde systeem. Van daaruit kunnen uw financiële teams ze eenvoudig digitaal bekijken en beheren.

Vereenvoudigt het proces van het declareren van reiskosten

Geautomatiseerde systemen voor reiskostendeclaraties verkleinen de kans op invoerfouten en omissies die vaak een deuk in uw winst kunnen slaan. Deze systemen kunnen zelfs automatisch dubbele boekingen en onkosten signaleren die buiten uw reiskostenbeleid vallen. Ze registreren en volgen ook alle communicatie over de declaratie – geen gezoek meer in e-mails!

Bovendien zult u, wanneer het declaratieproces wordt vereenvoudigd, waarschijnlijk een toename zien in de naleving van het reisbeleid.

Geeft u realtime inzicht in reiskosten

Papieren reiskostenprocessen bieden u geen bruikbare inzichten in uw zakenreisprogramma. U krijgt niet alleen geen realtime cashflowanalyse, maar ook geen snelle toegang tot informatie over:

• Aantal en type beleidsovertredingen

• Belangrijkste kostencategorieën

• Mogelijke gevallen van fraude met kosten

• Uitgavenpatronen

• Belangrijkste hotel- en vliegreispartners

Met geautomatiseerde reiskostensystemen kunt u al deze informatie en meer bekijken, zodat u kunt zien waar kostenbesparingen mogelijk zijn, mogelijkheden om betere deals met partners te sluiten en vele andere mogelijkheden voor kostenoptimalisatie.

Best practices voor het bijhouden en rapporteren van reiskosten

Vanaf 2021 is een reis- en onkostendeclaratie geen fysieke vorm meer. Onkostendeclaraties moeten digitaal zijn en geïntegreerd met uw zakelijke reissoftware.

Zo stroomlijnt u uw reis- en onkostendeclaraties met het scannen van bonnen, het consolideren van facturen en het verminderen van declaratieverzoeken. Bekijk deze do's en don'ts:

Implementeer de juiste software

• Gebruik software met automatiseringsmogelijkheden: gebruik reisdeclaratiesoftware die bonnetjes scant, zodat gegevens van declaratieformulieren automatisch worden geïmporteerd.

• Verzamel facturen en reis- en onkostennota's NIET handmatig: vergeet een papieren declaratiesjabloon. Dit levert alleen maar handmatig werk op voor uw reizigers en uw beheerders. In plaats daarvan zou uw declaratiebeleid moeten beschrijven hoe u uw declaratiesoftware moet gebruiken.

Boek reizen op één plek

• Boek zakenreizen met een reismanagementplatform: wanneer u medewerkers aanmoedigt om te boeken via goedgekeurde software voor zakenreismanagement, kunt u hun uitgaven beter beheersen en de kosten consolideren in één maandelijkse factuur. Dit vermindert de noodzaak voor onkostendeclaraties.

• Boek zakenreizen NIET via consumentenwebsites: als uw medewerkers reizen boeken via consumentenwebsites (die door vakantiegangers worden gebruikt), dan worden uw zakelijke uitgaven overal verspreid, waardoor onkostendeclaraties nodig zijn.

Integreer uw technologie

• Integreer uw reisbeheerplatform met uw platform voor onkostenbeheer: u kunt uw platform voor zakenreizen integreren met uw platform voor onkostenbeheer, zodat al uw aftrekbare reiskosten op één plek staan.

• Vertrouw niet uitsluitend op een platform voor onkostenbeheer: hoewel een platform voor onkostenbeheer belangrijk is voor elk type uitgave, helpt het u niet om geld uit te geven. Het laat u alleen zien wat u achteraf heeft uitgegeven. U hebt een platform voor zakenreizen nodig voor integreerbare beleidsregels en factuurconsolidatie.

Gebruik bedrijfskaarten in uw voordeel

• Bied zakelijke creditcards aan frequente reizigers aan: veel bedrijven eisen nog steeds dat medewerkers een onkostendeclaratie maken, zelfs als ze hun zakelijke creditcard gebruiken. Het lijkt misschien niet alsof een zakelijke creditcard tijd bespaart. Maar dat is het wel. Moderne platforms voor onkostenbeheer stemmen onkostendeclaraties af met creditcardtransacties, zodat uw financiële team dat niet hoeft te doen.

• Vraag reizigers niet om constant declaraties aan te vragen: medewerkers willen niet met hun eigen geld betalen en vervolgens onkostendeclaraties invullen. Met een zakelijke creditcard is dat niet nodig. Minder declaratieformulieren besparen reizigers en beheerders tijd.

Digitaliseer uw reisbeleid

• Neem uw reis- en onkostenbeleid op in uw reismanagementsysteem: een van de redenen waarom een ​​platform voor zakelijke reizen zo belangrijk is, is de mogelijkheid om beleid te digitaliseren. Dit beleid is van kracht tijdens het zoeken en boeken van een reis en beheert dus daadwerkelijk de uitgaven.

• Vertrouw niet op een beleidsdocument om uw uitgaven te beheren: medewerkers vergeten beleidsdocumenten te lezen. Als uw reis- en onkostenbeleid alleen in een document bestaat, kan het medewerkers misschien leren hoe ze bonnetjes moeten scannen, maar het zal de uitgaven niet beheersen op het moment dat het er echt toe doet.

Slimme strategieën om geld te besparen op reiskosten

Natuurlijk is het stroomlijnen van uw reis- en onkostendeclaraties slechts één onderdeel van de puzzel. U wilt misschien ook uw zakelijke reiskosten verlagen.

Analyseer reisuitgaven per persoon, team, project, etc.

Gebruik uw zakelijke reissoftware om tags, categorieën en kostenplaatsen in te stellen. Zo kunt u de ROI van zakelijke reizen nauwkeurig berekenen en in de toekomst betere budgetten vaststellen.

Volg reisannuleringen en terugvorderbare btw voor kostenoptimalisatie

Met Perk kunt u reisannuleringen en terugvorderbare btw bijhouden. Als u veel reisannuleringen constateert (door oncontroleerbare omstandigheden), kunt u in plaats daarvan kiezen voor flexibele, terugvorderbare reizen. U kunt ook alle benodigde gegevens bijhouden om btw terug te vorderen.

Creëer unieke reisbeleidsregels voor bepaalde teams of projecten

Hoe beter uw reisbeleid aansluit bij uw bedrijf, hoe beter het zal werken. Stel verschillende beleidsregels in voor verschillende reisredenen (zoals werving) of voor verschillende teams (zoals sales).

Gebruik dynamische reisbudgetten voor beleidsnauwkeurigheid in elke stad

Het is onmogelijk om een ​​nauwkeurig hotelbudget per nacht in te stellen als uw bedrijf naar meerdere steden reist. Met Perk kunt u dynamische budgetten instellen waarmee uw medewerkers een bepaald percentage meer kunnen uitgeven dan de goedkoopste optie.

Wanneer u reis- en onkostenrapporten digitaliseert als onderdeel van uw travelmanagementstrategie, bespaart u iedereen binnen uw bedrijf tijd en verzamelt u realtime, waardevolle gegevens. En wanneer u reizen boekt met travelmanagementsoftware, consolideert u uw leveranciers, zodat reizigers niet eens rapporten voor die boekingen hoeven te maken.