De moderne gids voor zakelijke reismanagers

Wat is een travelmanager?

Een travelmanager houdt toezicht op alle aspecten van zakenreizen, waaronder reisarrangementen, het opstellen van het reisbeleid van het bedrijf, het kiezen van het beste zakenreisbureau, het beheren van de reiskostendeclaraties en het prioriteren van het welzijn van zakenreizigers.

Ze analyseren ook reisgegevens na de reis om reisprogramma's te beïnvloeden, te stroomlijnen en te verbeteren. Travelmanagers beschikken doorgaans over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

Vroeger namen officemanagers of een medewerker van de HR-afdeling de rol van travelmanager op zich. Tegenwoordig worden toegewijde corporate travelmanagers aangenomen vanwege hun strategische belang bij het verbeteren van de reisefficiëntie.

Wat doet een travelmanager? – Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

Zakelijk reisbeleid

De functieomschrijving van een travelmanager kan per bedrijf verschillen, maar een cruciaal aspect van de functie is het opstellen van een zakelijk reisbeleid met richtlijnen voor zakenreizen. Deze richtlijnen moeten informatie bevatten over de volgende aspecten:

• Boekingsprocedure en goedgekeurde tool voor het boeken van reizen

• Toegestane boekingskosten (hotels, vluchten, vervoer over land, huurauto's)

• Speciale uitzonderingen of regels voor duurdere steden of routes

• Aanbevolen aanbieders

• Goedkeuringsproces voor reizen die de gebruikelijke beperkingen overschrijden

• Vergoedingsproces

• Toegestane en niet-toegestane kosten

• Reisbesprekingsproces

• Reisverzekeraar

• Zorgplichtleverancier of -procedures

Toezicht houden op reisplannen en -regelingen

Sommige travelmanagers zijn verantwoordelijk voor het boeken van bepaalde aspecten van zakenreizen van hun medewerkers, terwijl andere bedrijven hun medewerkers zelf het vervoer en de accommodatie laten boeken.

Travelmanagers boeken reizen volgens de richtlijnen van het reisbeleid; zo specificeren de meeste zakelijke reisbeleidsregels de reisklasse (bijv. business of economy) en hotelcategorieën. Dit helpt het bedrijf de beste deals te krijgen en tegelijkertijd de reisnormen van het bedrijf te respecteren.

Reisbudgetten en kostenbeheer

Creditcardbeheer en uitgaven ter plaatse kunnen onvoorspelbaar zijn bij zakenreizen. Travelmanagers stellen creditcard- en onkostenlimieten in om de financiële controle en kostenbeheersing te verbeteren.

Travelmanagers zijn echter verantwoordelijk voor het vinden van een balans tussen reizigersvrijheid en kostenefficiëntie. Omdat de kosten van levensonderhoud per bestemming verschillen, zullen ervaren travelmanagers passende en variërende limieten voor reisuitgaven vaststellen.

Gegevens analyseren

Een travelmanager verzamelt gegevens van alle zakenreizen om patronen te identificeren die hem helpen weloverwogen beslissingen te nemen over het reisbeleid.

Zo moeten terugkerende gevallen van reizen die het budget overschrijden, worden aangepakt. Met een betrouwbare dataset op basis van eerdere reizen kan een travelmanager problemen identificeren en medewerkers raadplegen om te bepalen welke veranderingen nodig zijn.

Financiële gegevens zijn ook nuttig voor het bepalen van KPI's en het analyseren van de winstgevendheid van zakenreizen. Officemanagers kunnen uitgaven afzetten tegen baten om te bepalen welke reizen de meeste waarde opleveren.

Nieuwe technologie omarmen

Travelmanagers moeten de ontwikkelingen in zakelijke reistechnologie bijhouden. Moderne boekingstools stellen medewerkers in staat hun eigen, beleidsconforme reisarrangementen te boeken.

Online tools voor zakelijk reisbeheer zoals Perk slaan gegevens ook op één plek op, waardoor ze gemakkelijker te analyseren zijn. Dit vermindert ook de stroom e-mailuitwisselingen tijdens het plannen van de reis.

In essentie geven de beste platforms voor reisbeheer medewerkers meer autonomie en travelmanagers meer tijd om zich op andere dingen te concentreren.

Waarom is een travelmanager belangrijk?

Zakelijke reiskosten vormen doorgaans een grote kostenpost voor bedrijven. En in de reisbranche is effectief management cruciaal voor het optimaliseren van reisdiensten.

Een corporate travel manager houdt toezicht op de reisdiensten en stelt een uitgebreid reisprogramma op dat aansluit op de reisbehoeften van medewerkers, met behoud van de zorgplicht voor hun veiligheid en welzijn.

Gerelateerde vragen

Wat is het verschil tussen wel of geen travelmanager gebruiken?

Door sterke controle over reisprocessen te implementeren, minimaliseert een travelmanager de risico's van ongeorganiseerde reizen, die tot onverwachte kosten kunnen leiden. De focus ligt op het verbeteren van de reiservaring, het waarborgen van de veiligheid en het welzijn van medewerkers en het bewaken van risicomanagement.

Waarin verschilt een travelmanager van een reisbureau?

Een travelmanager is verantwoordelijk voor de organisatie en de strategie achter de schermen. Hij of zij handhaaft richtlijnen, stelt de beste tarieven vast, geeft aanbevelingen aan medewerkers en is over het algemeen intern aanwezig.

In tegenstelling tot een reisbureau of reisagent, die zich uitsluitend richt op het boeken van vluchten, accommodaties, enz., ontwikkelt een travelmanager strategieën en beleid om de algehele reiservaring te optimaliseren.

Met de opkomst van nieuwe travelmanagementtechnologieën zoals Perk kunnen veel van deze taken door de travelmanager worden afgehandeld en beheerd op een manier die aansluit bij het reisbeleid van het bedrijf.

We vroegen Natalie Marcantonio, officemanager bij Quadmark, naar haar mening over het feit dat zakenreizen een aantrekkelijke sector zijn om in te werken:

Maak zakenreizen een stuk eenvoudiger. Beheer al je reizen op één plek met Perk.

Wij zullen je gegevens registreren voor marketingdoeleinden. Lees hier meer over in ons. Privacybeleid.

Boek een demo