Monatsabschluss: Schritte, Checkliste und Tipps

Der Monatsabschluss ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung und bildet die Grundlage für verlässliche Finanzdaten in Unternehmen. Finanzteams stehen dabei vor der Aufgabe, alle relevanten Geschäftsvorfälle eines definierten Zeitraums vollständig, korrekt und nachvollziehbar abzuschliessen. Nur so entsteht eine belastbare Monatsbilanz, die Transparenz über Ergebnis, Liquidität und finanzielle Entwicklung des Unternehmens schafft.

Gleichzeitig ist der Monatsabschluss häufig mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Fehlende Belege, verspätete Buchungen oder unklare Zuständigkeiten können den Prozess verzögern und die Qualität der Finanzdaten beeinträchtigen. Ein strukturierter Monatsabschlussprozess hilft Finanzabteilungen, diese Risiken zu reduzieren und das Monatsende effizient zu bewältigen.

Was ist ein Monatsabschluss in der Buchhaltung?

Der Monatsabschluss bezeichnet den buchhalterischen Abschluss aller relevanten Geschäftsvorfälle eines Monats. Ziel ist es, die Buchhaltung für einen klar definierten Zeitraum vollständig abzuschliessen und eine verlässliche Übersicht über die finanzielle Situation des Unternehmens zu erhalten.

Im Rahmen des Monatsabschlusses werden sämtliche Buchungen geprüft, ergänzt und abgegrenzt. Dazu zählen laufende Transaktionen, offene Belege, Zahlungen sowie periodengerechte Abgrenzungen und Rückstellungen. Erst danach gelten die Finanzdaten des Monats als vollständig und belastbar.

Das Ergebnis des Monatsabschlusses sind strukturierte Auswertungen wie die Monatsbilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung. Sie dienen Finanzteams als Grundlage für interne Steuerung, Berichterstattung und die Vorbereitung des Jahresabschlusses.

Warum ist der Monatsabschluss für Finanzteams so wichtig?

Der Finanzabschlussprozess ist für Unternehmen aus mehreren Gründen von enormer Bedeutung:

1. Genaue Berichterstattung

Eine genaue Finanzberichterstattung ist die Grundlage für eine fundierte Entscheidungsfindung. Der Monatsabschlussprozess stellt sicher, dass die Finanzberichte den aktuellen Stand der Dinge widerspiegeln, und hilft bei der strategischen Planung und Risikobewertung.

2. Compliance

Aufsichtsbehörden und Steuerbehörden verlangen von Unternehmen die Vorlage korrekter Finanzberichte. Ordnungsgemäss durchgeführte Monatsabschlüsse helfen den Finanzteams dabei, die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen sicherzustellen.

3. Identifizierung von Fehlern und Betrug

Regelmässige Überprüfungen während des Monatsabschlussprozesses sind unerlässlich, um Fehler, Unstimmigkeiten oder Anzeichen betrügerischer Aktivitäten rechtzeitig zu erkennen. Dies ist für die Aufrechterhaltung der finanziellen Integrität von entscheidender Bedeutung.

4. Entscheidungsunterstützung

Vor dem Abschlussdatum generierte Finanzdaten bieten Einblicke in die finanzielle Leistung des Vormonats und unterstützen effektive Prognosen und Entscheidungen, sodass Unternehmen schnell auf Marktveränderungen und interne Herausforderungen reagieren können.

5. Chancenerkennung

Der Prozess kann neue Chancen für das Geschäftswachstum aufdecken und strategische Entscheidungen leiten. Durch die Beherrschung des Monatsabschlussprozesses können Sie die Geschäftsleistung proaktiv überwachen und sich so einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

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Welche Geschäftsvorfälle gehören in den Monatsabschluss?

In den Monatsabschluss fliessen alle Geschäftsvorfälle eines definierten Zeitraums ein, die die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage eines Unternehmens beeinflussen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass sämtliche relevanten Buchungen vollständig und periodengerecht erfasst sind.

Dazu zählen insbesondere laufende Transaktionen wie Einnahmen und Ausgaben, aber auch noch nicht vollständig abgewickelte Vorgänge. Offene Rechnungen, fehlende Belege oder verspätete Buchungen müssen identifiziert und im Monatsabschluss berücksichtigt werden, um ein verzerrtes Bild der Finanzlage zu vermeiden.

Ebenfalls Bestandteil des Monatsabschlusses sind Rückstellungen und Abgrenzungen. Sie sorgen dafür, dass Aufwände und Erträge dem richtigen Monat zugeordnet werden – unabhängig vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt. Erst durch diese vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle entsteht eine belastbare Grundlage für die weitere Finanzberichterstattung.

Der Monatsabschluss - Schritt für Schritt

Der Monatsabschluss folgt einem festen, wiederkehrenden Ablauf. Mit dessen Hilfe stellen Sie sicher, dass alle Buchungen eines Monats vollständig, korrekt und periodengerecht abgeschlossen sind. Eine klare Reihenfolge ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden und den Abschluss effizient durchzuführen.

1. Eingegangene Bargeldbeträge und Forderungen erfassen

Zuerst erfassen Sie alle Geldeingänge und Forderungen, die im Verlauf des Monats eingegangen sind. Dazu gehört, dass Sie:

• Zahlungen von Kunden dokumentieren,

• unterschiedliche Zahlungsarten (z. B. Überweisungen, Schecks) berücksichtigen,

• die Debitorenbuchhaltung entsprechend aktualisieren.

So stellen Sie sicher, dass keine Einnahmen des Monats übersehen werden.

2. Aufzeichnungen über Ausgaben und Verbindlichkeiten prüfen

Im nächsten Schritt prüfen Sie die Ausgaben und Verbindlichkeiten des Monats. Dazu gehört:

• das Durchsehen aller Rechnungen und Belege,

• die Kontrolle, ob Ausgaben korrekt verbucht sind,

• die Validierung der Kreditorenbuchhaltung.

Unstimmigkeiten oder fehlende Posten werden in diesem Schritt identifiziert und bereinigt.

3. Überprüfung und Abgleichung der Daten

Anschliessend führen Sie wichtige Abgleichungen von Finanzdaten durch, insbesondere:

• Abgleich zwischen Bankkonten und internen Aufzeichnungen,

• Prüfung von Kreditkartenabrechnungen,

• Abstimmung von Hauptbuchkonten, Nebenbüchern und anderen Finanzunterlagen.

4. Anlagevermögen bewerten

Nun bewerten Sie das Anlagevermögen Ihres Unternehmens. Dieser Schritt umfasst:

• die Überprüfung des fortbestehenden Wertes von Vermögenswerten wie Maschinen, Fahrzeugen oder Immobilien und

• die Aktualisierung der Abschreibungsplanung.

Dadurch reflektieren Sie korrekt, wie sich der Wert der Anlagen im Laufe des Monats verändert hat.

5. Dokumente sammeln und Finanzberichte erstellen

Nachdem Sie alle Geschäftsvorfälle erfasst, abgeglichen und bewertet haben, sammeln Sie alle relevanten Finanzdokumente und bereiten die Berichterstattung vor. Dazu gehört:

• Dokumentensammlung: Stellen Sie sicher, dass alle Unterlagen wie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Spesenbelege und sonstige Belege vollständig vorliegen und geordnet sind.

• Überprüfung und Plausibilisierung: Prüfen Sie diese Dokumente auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz mit den bereits erfassten Buchungen. Unstimmigkeiten identifizieren Sie hier frühzeitig.

• Erstellung zentraler Auswertungen: Auf dieser Basis erstellen Sie die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Monatsbilanz. 

Diese Berichte fassen die Ergebnisse des Monatsabschlusses zusammen und zeigen, wie sich Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten zum Monatsende darstellen.

In vielen Unternehmen bildet dieser Schritt zudem die Grundlage, um aus dem Monatsabschluss heraus die Vorbereitung des Jahresabschlusses einzuleiten. Die Qualität und Vollständigkeit Ihrer Monatsberichte beeinflussen massgeblich, wie zuverlässig Sie oder Ihr Team anschliessend in den Jahresabschluss übergehen können. 

6. Abschliessende Überprüfung 

Bevor Sie den Monatsabschluss final festschreiben, führen Sie eine abschliessende Kontrolle durch. Diese umfasst:

• Prüfung der Datengenauigkeit aller erfassten Buchungen,

• Sicherstellung der Compliance mit gesetzlichen und internen Richtlinien,

• Abgleich der Berichte mit den finanziellen Zielen und Vorgaben Ihres Unternehmens.

Erst wenn diese Kontrolle durchgeführt ist, gilt der Monatsabschluss als abgeschlossen.

Welche typischen Herausforderungen treten beim Monatsabschluss auf?

Der Monatsabschluss bringt in vielen Unternehmen wiederkehrende Herausforderungen mit sich. Diese entstehen weniger durch einzelne Buchungen als durch fehlende Transparenz, manuelle Arbeitsschritte oder unklare Abläufe rund um das Monatsende.

• Unvollständige oder verspätet eingereichte Belege: Fehlende Rechnungen, nachgereichte Ausgaben oder verspätete Zahlungen verzögern den Abschluss und erhöhen den manuellen Klärungsaufwand in der Buchhaltung.

• Aufwändige Abstimmungs- und Abgleichsprozesse: Wenn Hauptbuch, Nebenbücher und Zahlungsdaten nicht sauber synchronisiert sind, müssen Abweichungen zeitintensiv identifiziert und korrigiert werden. Das erhöht die Fehleranfälligkeit und verlängert den Abschlusszeitraum.

• Manuelle Buchungen und Medienbrüche: Werden Transaktionen aus verschiedenen Systemen oder Quellen zusammengeführt, fehlt oft eine durchgängige Datenbasis. Das erschwert die Nachvollziehbarkeit und belastet die Qualität der Finanzdaten.

• Zeitdruck zum Monatsende: Wiederkehrende Engpässe, parallele Aufgaben und kurzfristige Korrekturen führen dazu, dass der Monatsabschluss als stressige Pflichtaufgabe wahrgenommen wird statt als strukturierter Prozess.

Wie lässt sich der Monatsabschluss effizienter gestalten?

Viele Unternehmen verfolgen das Ziel, den Monatsabschlussprozess zu verkürzen. Ein schnellerer Abschluss verbessert die finanzielle Flexibilität und ermöglicht fundiertere Entscheidungen auf Basis aktueller Finanzdaten. Die folgenden Massnahmen helfen dabei, den Monatsabschluss effizienter zu gestalten:

Automatisierungs- und Buchhaltungssoftware einsetzen

Investieren Sie in moderne Buchhaltungssoftware, um wiederkehrende Aufgaben wie Dateneingaben, Journalbuchungen und die Erstellung von Finanzberichten zu automatisieren. Automatisierung beschleunigt die Verarbeitung von Finanzinformationen und reduziert Fehlerquellen.

Ergänzend kann eine Ausgabenmanagement-Software genutzt werden, um Rechnungen, Ausgaben und Zahlungen – etwa über Firmenkarten – zentral zu verarbeiten und konsistent in die Buchhaltung zu überführen.

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Standardisierte Buchhaltungsverfahren etablieren

Definieren und etablieren Sie standardisierte Buchhaltungsverfahren und Workflows. Einheitliche Prozesse stellen sicher, dass Journaleinträge, Rückstellungen und Spesenkonten durchgängig korrekt erfasst werden und erleichtern einen reibungslosen Monatsabschluss.

Finanzinformationen kontinuierlich überwachen

Warten Sie nicht bis zum Monatsende, sondern überwachen Sie Finanzdaten laufend und gleichen Sie Konten regelmässig ab. Dieser Ansatz reduziert den Arbeitsaufwand beim Monatsabschluss und erhöht die Genauigkeit von Rechnungszahlungen und Buchungen.

Kommunikation und Datenintegration verbessern

Fördern Sie eine klare Kommunikation zwischen Teams, Abteilungen und relevanten Stakeholder:innen, die am Buchhaltungsprozess beteiligt sind. Gleichzeitig sorgt die Integration von Kontoinformationen über verschiedene Systeme hinweg für konsistente Daten und beschleunigt den Abschlussprozess.

Steuererklärungskalender strukturieren

Implementieren Sie einen übersichtlichen Steuererklärungskalender, der Fristen für Steuererklärungen und andere Compliance-relevante Aufgaben festlegt. So stellen Sie sicher, dass gesetzliche Anforderungen fristgerecht erfüllt werden und keine Verzögerungen im Abschluss entstehen.

Finanzprozesse regelmässig optimieren

Überprüfen Sie Ihre Buchhaltungs- und Finanzprozesse regelmässig auf Verbesserungspotenziale. Die Vereinfachung von Abläufen und die Reduzierung manueller Dateneingaben trägt wesentlich zu einem effizienteren Monatsabschluss bei.

Nicht-strategische Aufgaben auslagern

Erwägen Sie das Outsourcing nicht zum Kerngeschäft gehörender Buchhaltungsaufgaben, etwa Dateneingaben oder Rechnungszahlungen. Dadurch kann sich Ihr internes Finanzteam auf zentrale Buchhaltungsprozesse, Steuererklärungen und die Analyse von Finanzinformationen konzentrieren.

Checkliste für den Monatsabschluss

• Ausgaben und Einnahmen erfassen: Stellen Sie sicher, dass alle Einnahmen und Ausgaben des Monats vollständig und korrekt verbucht sind.

• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung prüfen: Überprüfen Sie ausstehende Rechnungen, offene Forderungen und Verbindlichkeiten. Klären Sie Abweichungen und stellen Sie sicher, dass alle Posten korrekt erfasst sind.

• Kontoabstimmungen durchführen: Gleichen Sie Bankkonten, Kreditkartenabrechnungen und weitere relevante Finanzkonten mit den Buchhaltungsdaten ab, um Differenzen frühzeitig zu erkennen.

• Portokasse kontrollieren: Bestätigen Sie den aktuellen Saldo der Portokasse und gleichen Sie die erfassten Ausgaben mit den vorhandenen Belegen ab.

• Bestände überprüfen: Bewerten Sie Lagerbestände und gleichen Sie diese mit den buchhalterisch erfassten Werten ab, um Abweichungen zwischen Ist- und Sollbeständen zu vermeiden.

• Vorausbezahlte und aufgelaufene Konten prüfen: Kontrollieren Sie vorausbezahlte Ausgaben sowie aufgelaufene Verbindlichkeiten und stellen Sie sicher, dass sie korrekt abgegrenzt sind.

• Anlagevermögen bewerten: Überprüfen Sie die Werte des Anlagevermögens und aktualisieren Sie gegebenenfalls die Abschreibungspläne.

• Finanzberichte erstellen: Erstellen Sie die zentralen Auswertungen wie Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und die Kapitalflussrechnung. Letztere ist allerdings nur für kapitalmarktorientierte Unternehmen verpflichtend.

• Abschliessende Überprüfung durchführen: Nehmen Sie eine abschliessende Kontrolle aller Finanzunterlagen vor, um Vollständigkeit, Richtigkeit und Konsistenz der Daten sicherzustellen.

Fazit: Warum ein strukturierter Monatsabschluss entscheidend ist

Der Monatsabschluss ist ein zentraler Bestandteil der laufenden Buchhaltung und schafft die Grundlage für verlässliche Finanzdaten im Unternehmen. Ein klar strukturierter Prozess, vollständige Buchungen und regelmässige Prüfungen sorgen dafür, dass Finanzteams den Überblick behalten und Abweichungen frühzeitig erkennen.

Wer den Monatsabschluss konsequent und nachvollziehbar durchführt, reduziert Fehler, verbessert die Qualität der Finanzberichterstattung und schafft eine solide Basis für weiterführende Auswertungen bis hin zum Jahresabschluss.

FAQ – häufige Fragen rund um den Monatsabschluss