Weniger indirekte Kosten dank besserer UX

UX ist mehr als ein Design-Detail

Lange Zeit wurde UX in Finance-Tools als „nice to have“ behandelt. Diese Denkweise ist überholt. In modernen Finanzorganisationen ist UX kein Feinschliff, sondern ein zentraler Bestandteil der operativen Infrastruktur. Sie entscheidet darüber, wie reibungslos Arbeit tatsächlich läuft.

Fühlt sich ein Tool sperrig an, erzeugt jede Aufgabe zusätzliche Abstimmung, Nacharbeit und genau jene unsichtbare Belastung, die wir als indirekte Arbeit bezeichnen.

Sind Systeme intuitiv, treffen Teams schneller Entscheidungen, behalten ihren Fokus und arbeiten nahezu ohne Reibungsverluste.

Der wahre Preis schlechter UX

Wenn Workflows unklar sind und Systeme nicht zusammenspielen, führen selbst einfache Aufgaben zu Arbeitsunterbrechungen. Mitarbeitende verlieren im Schnitt sieben Stunden pro Woche mit unnötigen Schritten, Toolwechseln und vermeidbaren Korrekturen. Jede Unterbrechung kostet Konzentration. Geht diese verloren, verlangsamt sich alles: Entscheidungen ziehen sich, Freigaben bleiben liegen, und Teams brauchen Zeit, um wieder in den Arbeitsfluss zu kommen.

Der Effekt ist nicht nur operativ, sondern auch menschlich spürbar. 80 % der Mitarbeitenden bezeichnen diese Reibung als disruptiv, fast die Hälfte sieht darin einen Beitrag zu Burnout. Zusätzliche Klicks, fehlender Kontext und unklare nächste Schritte summieren sich – vor allem dann, wenn einfache Aufgaben unnötig kompliziert werden.

Wird UX zur Hürde, entsteht Ausweichverhalten. Reisen werden ausserhalb der Plattform gebucht, Ausgaben irgendwo notiert und Freigaben laufen in Chats, oft erst, nachdem die Ausgabe längst passiert ist.

Starke UX durchbricht diesen Kreislauf. Intuitive, schnelle Tools machen den richtigen Weg zum einfachsten. Nutzung passiert automatisch, Ausgaben bleiben sichtbar, Richtlinien werden eingehalten und Finance behält Steuerung und Überblick, ohne Reibung zu erzeugen.

Was „gute UX“ für Finance wirklich ausmacht

Fokus entsteht, wenn Tools selbsterklärend sind. Gute UX sorgt dafür, dass Nutzer nicht überlegen müssen, was als Nächstes zu tun ist.

Sie reduziert die kognitive Belastung und verhindert indirekte Arbeit, bevor sie entsteht. Der wichtigste Baustein dafür ist Klarheit.

1. Klarheit, die Entscheidungen beschleunigt

Klare Strukturen, verständliche Sprache und nachvollziehbare Abläufe senken den Aufwand pro Aufgabe. Wenn Oberflächen genau die Felder, Optionen und Hinweise zeigen, die in diesem Moment relevant sind, bleiben Prozesse schlank und effizient.

2. Informationen, die sofort verfügbar sind

Starke UX stellt die relevanten Informationen bereit, bevor Fragen entstehen: Ausgabenlimits, Richtlinien, Pflichtfelder, Hinweise, Freigabestatus und nächste Schritte.Wenn das System antizipiert, was jemand benötigt, entstehen weniger Fehler, weniger Nacharbeit und deutlich schnellere Durchlaufzeiten.

3. Automatisierung statt Klickarbeit

UX endet nicht beim Design. Sie zeigt sich vor allem darin, wie viel Arbeit das System abnimmt: Belege auslesen, Kategorien zuordnen, Richtlinien prüfen, Freigaben automatisch weiterleiten. Je weniger manuelle Eingriffe nötig sind, desto weniger Fehler, Rückfragen und Nacharbeit entstehen im Prozess.

4. UX, die Fokus schafft

Starke UX hilft, ohne zu überladen. Sie setzt auf:

saubere, übersichtliche Layouts
sinnvolle Voreinstellungen
es werden nur die wirklich notwendigen Optionen gleichzeitig angezeigt
subtile Hinweise, die Nutzer genau im richtigen Moment unterstützen

5. Einheitlichkeit über den gesamten Workflow hinweg

Wenn jeder Schritt anders aussieht oder sich anders verhält, verlangsamt das die Arbeit. Konsistente Bezeichnungen, wiederkehrende Interaktionen und eine klare Ablauf-Logik schaffen Orientierung. Das Tool wird leichter nutzbar, weil nichts überrascht und keine zusätzlichen Denkpausen entstehen.

UX als echter Wettbewerbsvorteil

Wenn UX Reibung aus alltäglichen Workflows nimmt und Arbeit im System hält, profitiert die gesamte Organisation

Höhere Datenqualität von Anfang an

Klare Informationen, zur richtigen Zeit im richtigen Kontext, kombiniert mit automatischer Validierung, führen zu besseren Entscheidungen. Finance arbeitet von Anfang an mit hochwertigeren Daten, statt Korrekturen hinterherzulaufen.

Schneller vorankommen, ohne Freigabeschleifen

Statt auf fehlende Informationen oder Freigaben zu warten, können Teams direkt handeln. Klare Workflows und automatisierte Kontrollen sorgen dafür, dass Prozesse nicht ins Stocken geraten. Finance greift seltener manuell ein und das Business gewinnt Tempo.

Weniger Frust, stärkere Bindung

Wenn Tools nicht ausbremsen, sondern unterstützen, nimmt Frustration ab und Vertrauen in Prozesse wächst. Das zahlt nicht nur auf Effizienz ein, sondern auch auf Mitarbeiterzufriedenheit — und damit auf langfristige Bindung.

Perk entdecken: UX, die Arbeit voranbringt

Wenn Sie indirekte Arbeit hinter sich lassen und ein Umfeld schaffen wollen, in dem Teams effizient vorankommen, laden wir Sie ein, Perk in einer Live-Demo zu entdecken oder mit uns über Ihre aktuellen Workflows zu sprechen.