Reiserichtlinien erstellen – so klappt's

Eine Reiserichtlinie für Geschäftsreisen bietet viele Vorteile: Sie verbessert die Kostenkontrolle, sorgt für Klarheit im Buchungsprozess und reduziert den bürokratischen Aufwand, der normalerweise mit Dienstreisen verbunden ist. So bleibt Ihren Mitarbeiter:innen mehr Zeit, um sich auf ihre Auswärtstätigkeit zu konzentrieren und wertvolle Kontakte zu Geschäftspartner:innen zu knüpfen.

Dank der Reiserichtlinie haben Reisende jederzeit einen Leitfaden zur Hand, der Antworten auf alle wichtigen Fragen zur Geschäftsreise gibt. Unternehmen wiederum können so auch ein hohes Reisevolumen problemlos managen.

Doch wie erstellt man eine effektive Reiserichtlinie? Wir führen Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Inhalte der Richtlinie und zeigen Ihnen, was Sie bei der Erstellung beachten sollten.

Eine Reiserichtlinie, die Mitarbeiter:innen zu 100 % einhalten. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.

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Der Weg zu einer Reiserichtlinie, die Mitarbeiter:innen einhalten

Eine Reiserichtlinie sollte nicht nur ein Regelwerk mit Vorgaben sein, von dem allein Ihr Unternehmen profitiert, sondern auch ein praktischer Leitfaden für Ihre Mitarbeiter:innen. Wenn Sie die Anforderungen Ihres Teams einbeziehen, können Sie die Richtlinie so gestalten, dass sie tatsächlich nützlich ist – und zwar für alle Beteiligten. Auf diese Weise verbessern Sie die Compliance Ihrer Mitarbeiter:innen bei Reisebuchungen.

Hier sind 2 wesentliche Aspekte, die Sie bei Ihrer Reiserichtlinie beachten sollten, um sie für Ihre Mitarbeiter:innen attraktiv zu gestalten und die Einhaltung zu fördern:

• Integrieren Sie alle Informationen, die für Ihre Mitarbeiter:innen relevant sind:

Eine Reiserichtlinie ist nur dann effektiv, wenn sie auch wirklich alle relevanten Informationen enthält, die Reisende auf Dienstreise benötigen. Geben Sie also Informationen zu Buchungsmodalitäten, Reisebudgets, erlaubten Transportoptionen und Hotels sowie zu Verpflegung etc.

Binden Sie auch Ihre Vorgaben zu Reisekosten ein und erläutern Sie die Kostenrückerstattung via Spesenabrechnung. So wissen Ihre Mitarbeiter:innen genau, was sie für Geschäftsreisen ausgeben dürfen und wie sie ihr Geld zurückerhalten. Auch nähere Informationen zum Umgang mit Reiseversicherungen oder zur Vorgehensweise bei Notfällen sind sinnvoll. Durch diese Informationen erhält Ihre Reiserichtlinie einen echten Mehrwert, den auch Ihre Mitarbeiter:innen schätzen werden.

• Integrieren Sie Ihre Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess auf Ihrer Reiseplattform:

Sie sollten nicht erwarten, dass sich Mitarbeiter:innen die gültigen Obergrenzen für zig verschiedene Reiseziele, Transportmittel und Unterkunftsarten merken können. Verweisen Sie Ihre Mitarbeiter:innen deshalb auf eine Reiseplattform, auf der Sie die individuelle Reiserichtlinie Ihres Unternehmens direkt hinterlegen können. So lassen sich Informationen zu Budgets für verschiedene Reiseziele sowie zu Genehmigungsverfahren direkt vor Ort finden und müssen nicht erst anderweitig herausgesucht werden.

Optimalerweise bietet Ihnen das gewählte Tool bzw. der gewählte Geschäftsreiseanbieter noch weitere nützliche Funktionen für Ihr Geschäftsreisemanagement, wie etwa die Einrichtung standardisierter Freigabeprozesse für Buchungen ausserhalb der Richtlinien. 

Reiserichtlinie erstellen – Schritt für Schritt

Werfen wir nun einen Blick darauf, wie Sie eine sinnvolle Richtlinie erstellen können. Am besten gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor: Beginnen Sie mit einem Blick in Ihre aktuelle Reiserichtlinie und beurteilen Sie, was gut funktioniert und was nicht. Anschliessend können Sie Ziele und Prioritäten festlegen. Binden Sie dazu wichtige Stakeholder:innen mit ein und erarbeiten Sie gemeinsam Genehmigungsverfahren und Inhalte der Reiserichtlinie.

1) Aktuelle Reiserichtlinie bewerten

Bevor Sie sich an die Ausarbeitung bzw. Überarbeitung Ihrer Richtlinie machen, sollten Sie die aktuellen Vorgaben und das Reisemanagement Ihres Unternehmens einmal überprüfen. Was funktioniert gut und was weniger? Beziehen Sie alle relevanten Mitarbeitergruppen in diesen Prozess ein, um den Stand Ihrer aktuellen Reiserichtlinie gemeinsam zu bewerten und zu diskutieren.

Auch wenn Sie noch gar keine Reiserichtlinie besitzen, kann die Bewertung bestehender Prozesse wertvolle Informationen liefern. Wie Sie dann bei der Gestaltung der Richtlinien vorgehen und welche Aspekte es zu beachten gilt, klären wir jetzt. 

Möchten Sie Reiserichtlinien effizienter gestalten? Mit dieser Vorlage wird die Verwaltung von Geschäftsreisen deutlich einfacher.

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2) Ziele & Prioritäten der Richtlinie festhalten

Bestimmen Sie die wichtigsten Beweggründe für die Überarbeitung bzw. Erstellung der Richtlinie. Das kann z. B. ein wachsendes Team sein, dessen Anforderungen an Geschäftsreisen Sie erfüllen wollen.

Hier sind weitere mögliche Ziele für die Aktualisierung bzw. Erarbeitung Ihrer Reiserichtlinie:

• Mehr Klarheit für Geschäftsreisende beim Buchungsprozess und darüber hinaus

• Mehr Entlastung für Mitarbeiter:innen der Verwaltung

• Höhere Compliance bei Reisebuchungen

• Unnötige Reisekosten reduzieren

• Schutz und Sicherheit für Reisende auf Dienstreise erhöhen

• Verbesserte Kostenkontrolle über alle Reiseausgaben

• Höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen

3) Stakeholder:innen involvieren

Die Unternehmensgrösse und -struktur bestimmen, wer am Prozess für die Überarbeitung bzw. Erstellung der Richtlinie beteiligt werden sollte und wer die finale Freigabe erteilt. Während manche Kolleg:innen am gesamten Prozess beteiligt sind, geben andere Inspirationen und praktische Einblicke und wieder andere benötigen nur eine entsprechende Freigabeliste.

Die folgenden Stakeholder:innen sollten Sie bei der Erstellung der Reiserichtlinie einbeziehen und/oder die finale Version überprüfen lassen:

• Reisemanager:in – Gibt Einblicke in das Reiseverhalten sowie die Richtlinienziele und liefert Informationen zu Reiseanbietern, ausgehandelten Tarifen u. v. m.

• Office Manager:in – Kennt Herausforderungen beim Buchungsprozess und mit dem Reise-Support und kann bei der Zielsetzung helfen, um Richtlinien und Abläufe zu verbessern.

• CEO – Verschafft Einsicht in die Kostensenkungs- und Compliance-Ziele und kann Ideen zur Optimierung der Reisekostenabrechnung einbringen.

• COO – Unterstützt bei der Zielsetzung zur Optimierung von Prozessen und Zeitaufwand sowie bei der Verbesserung der Fürsorgepflicht und Compliance.

• Vielreisende – Bringen Erfahrungen mit der aktuellen Reiserichtlinie oder generell von ihren Geschäftsreisen ein und können als Stimme für Mitreisende fungieren.

• Personalabteilung – Versteht die Anliegen und Erwartungen von Mitarbeiter:innen und hat eine andere Zielsetzung für Reisen (wie die Personaleinstellung) als der Vertrieb oder die Marketingabteilung.

Binden Sie diese Kolleg:innen in den Prozess ein und erstellen Sie gemeinsam eine Richtlinie, die die Bedürfnisse aller Beteiligten berücksichtigt. Zu Beginn empfiehlt sich ein Kick-off-Meeting, in dem Sie gemeinsam die Ziele der Reiserichtlinie festlegen. Danach können Sie die verschiedenen Bereiche der Vorlage nacheinander gestalten. Zum Abschluss sollten alle Beteiligten die Richtlinie überprüfen, bevor sie freigegeben wird.

4) Vorgehensweise & Genehmigungsprozesse festlegen

Bevor Sie mit der konkreten Erstellung der Reiserichtlinie beginnen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie flexibel Sie diese handhaben wollen. Legen Sie in diesem Schritt fest, welche Regeln einzuhalten sind und welche Freiheiten Sie Ihren Mitarbeiter:innen einräumen möchten.

Dabei beschäftigen Sie sich v. a. mit folgenden Fragen:

• Können Mitarbeiter:innen ihre Reisen auf der Buchungsplattform selbst buchen? Oder übernimmt die Buchung ein:e Reisemanager:in oder Administrator:in?

• Wie viel Autonomie und Flexibilität wollen Sie Ihren Mitarbeiter:innen einräumen? 

• Wie streng sind die Richtlinien einzuhalten? Und möchten Sie Buchungen ausserhalb der Richtlinie in speziellen Fällen erlauben?

• Benötigen Ihre Angestellten eine Freigabe von Vorgesetzten für Ihre Buchungen? Oder nur, falls das Reisebudget überschritten wird?

• Benötigen Mitarbeiter:innen sonstige Genehmigungen, etwa für das An- und Abreisedatum? 

• Etc.

Haben Sie eine konkrete Vorgehensweise und die dazugehörigen Freigabeprozesse einmal definiert, werden Ihnen darauffolgende Entscheidungen leichter fallen. Deshalb ist es sehr wichtig, hier eine solide Grundlage für die weitere Arbeit an der Richtlinie zu schaffen. Denn Fakt ist: Wenn Sie und die beteiligten Stakeholder:innen sich uneinig über die konkrete Vorgehensweise sind, wird es schwierig sein, ein entsprechendes Regelwerk zu verfassen, das allen Parteien zusagt. Beziehen Sie daher rechtzeitig alle wichtigen Stakeholder:innen ein. Das Motto: Teamwork makes the dream work.

5) Inhalte der Reiserichtlinie festlegen

Haben Sie eine Antwort auf die wichtigsten grundlegenden Fragen gefunden, geht es an die Ausarbeitung der konkreten Inhalte Ihrer Reiserichtlinie.

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir Ihnen hier die wichtigsten Elemente, die jede Reiserichtlinie enthalten sollte, zusammengefasst:

• Eine kurze Einleitung und Erklärung, warum die Richtlinie wichtig für Mitarbeiter:innen ist und welche Informationen sie darin finden

• Der zugelassene Buchungsablauf und die genehmigte(n) Reiseplattform(en) inkl. Angaben zu Buchungsmodalitäten (z. B. wie weit im Voraus Reisen gebucht werden müssen etc.)

• Informationen zu Genehmigungs- und Freigabeprozessen

• Angaben zum konkreten Reisebudget für Dienstreisen und evtl. Regelungen für das Überschreiten/Ausnahmefälle

• Evtl. spezielle Regelungen für kurzfristige Geschäftsreisen

• Angaben zu erlaubten Transport- und Übernachtungsoptionen – evtl. mit separaten Regelungen für In- oder Auslandsreisen, bei bestimmter Reisedauer etc. 

• Angaben zu allen erstattungsfähigen Reisekosten wie Flugkosten, Übernachtungskosten oder Verpflegungsmehraufwand mit Details zu den konkreten Beträgen und zur Spesenabrechnung

• Liste aller nicht erstattungsfähigen Ausgaben (damit Reisende wissen, was sie selbst bezahlen müssen, wenn sie etwas über die dienstlichen Reisemittel hinaus kaufen)

• Vorgehen beim Einreichen der Reisekostenabrechnungen und Erstattungsanträge inkl. Infos zu benötigten Nachweisen und Fristen 

• Kontaktdaten von Reise-Support, Reiseversicherung und Ansprechpartner:innen im Bereich der Fürsorgepflicht, Informationen zur Vorgehensweise im Notfall

Dies sind nur die wichtigsten Aspekte. Je nach Unternehmen können hier natürlich noch weitere Punkte von Bedeutung sein, wie etwa Geschäftsreiseregelungen für C-Level-Personal oder aber konkrete Regelungen für einzelne Reiseziele.

Kleine Unternehmen verzeichnen ein kleineres Reisevolumen und müssen daher nur für wenige Städte und Reisestrecken spezifische Informationen in die Reiserichtlinie aufnehmen. Grössere Konzerne hingegen müssen möglicherweise für jede grössere Stadt und Strecke individuelle Obergrenzen für die Reisekosten festlegen. Der Umfang einer Richtlinie kann also von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren.

Haben Sie aber erst einmal eine strukturierte Reiserichtlinie erstellt, können Sie diese meist mit nur wenigen Änderungen für verschiedene Personalgruppen oder auch Reiseziele anpassen oder ergänzen.

6) Richtlinie verfassen & Zustimmung einholen

Erstellen Sie nun die konkrete Vorlage für Ihre Dienstreiserichtlinie und fügen Sie alle für Sie relevanten genannten Punkte ein. Wichtig ist, dass Sie diese mit allen Beteiligten absprechen, statt nur mit den Vorgesetzten in den Austausch zu gehen. Bitten Sie auch einen oder mehrere Vielflieger:innen bzw. -reisende um Feedback, damit die Richtlinie so verständlich und präzise wie möglich ist.

Der finale Entwurf wird dann den entsprechenden Personen zur schlussendlichen Prüfung und Genehmigung vorgelegt. 

7) Reiserichtlinien kommunizieren

Ist die Reiserichtlinie fertig erstellt bzw. überarbeitet und auch genehmigt, gilt es, sie an die Mitarbeiter:innen zu kommunizieren – denn auch die beste Richtlinie ist nutzlos, wenn die Angestellten sie nicht kennen.

Kommunizieren Sie also offen, dass und weshalb es die Reiserichtlinie jetzt gibt und wo genau Mitarbeiter:innen diese finden können (z. B. auf dem Unternehmensserver oder auf einer internen Internetseite der Firma).

Machen Sie Ihren Angestellten auch klar, dass die Richtlinien verbindlich sind und eingehalten werden müssen. Kommunizieren Sie ausserdem deutlich, was passiert, wenn Reiseanträge zu spät gestellt oder Reisen ausserhalb der Vorgaben gebucht werden.  

8) Reiserichtlinie automatisieren

Um die Einhaltung der Reiserichtlinie zu vereinfachen und deren Anwendung in der Praxis zu erleichtern, ist es nützlich, die Reiserichtlinien zu automatisieren. Was das bedeutet? Ganz einfach:

Reisemanagement-Plattformen wie Perk bieten die Option, Reiserichtlinien direkt in den Buchungsprozess zu integrieren. So werden automatisch von Ihnen eingetragene Budgets für Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Flugreisen, Bahnfahrten, Mietwagen, Verpflegungskosten etc. berücksichtigt. Es werden nur Buchungen genehmigt, die diesen Vorschriften entsprechen. Alle anderen Buchungen werden automatisch zur Freigabe durch eine:n Vorgesetzte:n weitergeleitet.

So stellen Sie als Arbeitgeber sicher, dass Budgets und Regeln eingehalten werden, während Ihre Mitarbeiter:innen ihre Dienstreisen ganz einfach und sorgenfrei selbst buchen können. 

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FAQ – häufige Fragen rund um die Erstellung einer Reiserichtlinie