Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das eine automatische Verarbeitung durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme ermöglicht. Massgeblich ist dabei nicht die digitale Übermittlung, sondern die strukturierte Aufbereitung der Rechnungsdaten nach steuerrechtlichen Vorgaben.
Für Unternehmen, Rechnungsempfänger und die Buchhaltung ist entscheidend, wann eine Rechnung steuerlich als E-Rechnung gilt, welche Formate zulässig sind und wie sich eine E-Rechnung von klassischen digitalen Rechnungen unterscheidet.
Was versteht das Steuerrecht unter einer E-Rechnung?
Im Schweizer Steuerrecht ist eine elektronische Rechnung jede Rechnung, die elektronisch ausgestellt oder übermittelt wird. Das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) schreibt kein spezifisches technisches Format vor.
Entscheidend ist, dass:
alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind,
Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sind,
die Rechnung lesbar bleibt,
die Aufbewahrung den Vorgaben der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entspricht.
Strukturierte, maschinenlesbare Formate (z. B. XML-basierte Standards oder Peppol BIS Billing) sind nicht zwingend vorgeschrieben, ermöglichen jedoch eine automatisierte Verarbeitung und erhöhen die Prozesssicherheit.
Was ist eine echte elektronische Rechnung – und was nicht?
Eine elektronische Rechnung im Sinne von E-Invoicing ist nicht automatisch jede digitale Rechnung. Entscheidend ist, dass sie ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet werden können.
Nicht als elektronische Rechnung gelten:
Papierrechnungen – auch wenn sie per Fax versendet oder eingescannt werden
gescannte Rechnungen als Bilddateien (z. B. JPG oder TIFF)
OCR-verarbeitete Rechnungen, da die Daten nur interpretiert, nicht strukturiert sind
PDF-, Word- oder HTML-Rechnungen ohne strukturierte Datenebene
Diese Formate sind für Menschen lesbar, können jedoch nicht direkt in Finanz- oder ERP-Systeme importiert und automatisiert verarbeitet werden.
Voraussetzungen für echte elektronische Rechnungen:
digital erstellt und digital formatiert
strukturierte, maschinenlesbare Daten
automatische Verarbeitung beim Sender und Empfänger möglich
basiert auf standardisierten Formaten wie XML, EDI oder UBL
Damit bildet die E-Rechnung die technische Grundlage für automatisierte, effiziente und regelkonforme Rechnungsprozesse.
Welche Rolle spielt die E-Rechnung im Rechnungswesen?
Die E-Rechnung ist mehr als eine digitale Variante der klassischen Rechnung. Sie definiert einen einheitlichen Standard für Rechnungsdaten, der sicherstellt, dass Rechnungen steuerlich korrekt, systemübergreifend verständlich und automatisiert verarbeitbar sind.
Im Rechnungswesen übernimmt die E-Rechnung eine vermittelnde Rolle zwischen Steuerrecht und IT-Systemen. Gesetzliche Vorgaben legen fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Die E-Rechnung sorgt dafür, dass diese Informationen standardisiert, maschinenlesbar und eindeutig interpretierbar bereitgestellt werden. Erst dadurch können Buchhaltungs-, ERP- und Ausgabensysteme Rechnungen ohne manuelle Zwischenschritte prüfen, verbuchen und archivieren.
Dabei ist die Abgrenzung wichtig:
Die E-Rechnung beschreibt, wie eine Rechnung formal und technisch aufgebaut sein muss.
E-Invoicing bezeichnet den übergeordneten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung und -verarbeitung.
Die E-Rechnung bildet somit die technische und rechtliche Grundlage für moderne Rechnungsprozesse, unabhängig vom eingesetzten System oder Übertragungsweg.
Welche Formate für E-Rechnungen sind zulässig?
Ein E-Rechnungsformat legt fest, in welcher technischen Struktur Rechnungsdaten übermittelt werden, sodass sie automatisiert von Buchhaltungs- und ERP-Systemen verarbeitet werden können. Entscheidend ist dabei nicht die visuelle Darstellung der Rechnung, sondern die standardisierte Datenstruktur im Hintergrund.
Ein zulässiges E-Rechnungsformat muss:
strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsdaten enthalten,
auf anerkannten Standards oder Normen basieren,
alle steuerlich erforderlichen Pflichtangaben abbilden,
eine automatisierte Verarbeitung beim Rechnungsempfänger ermöglichen.
Formate, die lediglich visuell lesbar sind (z. B. einfache PDFs), erfüllen diese Anforderungen nicht.
swissDIGIN XML
Schweizer XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen
Standard für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
rein strukturiertes Format ohne visuelle Darstellung
erfüllt alle steuerrechtlichen Anforderungen an eine E-Rechnung
ZUGFeRD
hybrides E-Rechnungsformat für den B2B-Bereich
Kombination aus maschinenlesbarer XML-Datenstruktur und visuell lesbarer PDF-Darstellung
ab Profil EN 16931 als geltendes E-Rechnungsformat für den EU-Handel anerkannt
besonders geeignet für den Übergang von PDF zu strukturierter E-Rechnung
Welches Format für E-Rechnungen ist das richtige?
Die Wahl des Formats hängt vor allem ab von:
dem Rechnungsempfänger (z. B. öffentlicher Auftraggeber oder Unternehmen),
dem gesetzlichen Umfeld,
den technischen Möglichkeiten der beteiligten Systeme,
bestehenden Prozessen in Buchhaltung und Rechnungsstellung.
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Wie sieht eine E-Rechnung konkret aus?
Eine E-Rechnung unterscheidet sich von klassischen Rechnungen nicht durch ihr Layout, sondern durch die Art, wie die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen. Für Menschen kann eine E-Rechnung wie eine gewöhnliche Rechnung aussehen – entscheidend ist die maschinenlesbare Datenebene im Hintergrund.
Das folgende Beispiel zeigt eine typische Darstellung einer E-Rechnung mit den zentralen Informationen, wie sie auch in strukturierter Form übermittelt werden:
Aufbau einer E-Rechnung am Beispiel
Die E-Rechnung enthält in strukturierter Form unter anderem folgende Pflichtangaben:
Rechnungssteller: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens.
Steuerliche Identifikationsmerkmale: Steuernummer und/oder Unternehmens-Identifikationsnummer (UID)
Rechnungsempfänger: Name und Anschrift des Empfängers der Rechnung.
Rechnungsdatum: Datum der Rechnungsausstellung.
Eindeutige Rechnungsnummer: Fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifikation der Rechnung.
Leistungsdatum: Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung, sofern abweichend.
Leistungsbeschreibung: Art und Umfang der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung, inklusive Menge und Einzelpreis.
Nettobetrag: Entgelt ohne Mehrwertsteuer.
Mehrwertsteuer: Angewendeter Steuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag.
Rechnungsbetrag (Brutto): Gesamtbetrag inklusive Mehrwertsteuer.
Diese Angaben sind nicht als Freitext, sondern als klar definierte Datenfelder in der E-Rechnung enthalten.
Darstellung und Datenstruktur
Je nach Format kann eine E-Rechnung unterschiedlich erscheinen:
Bei swissDIGIN XML liegt die Rechnung ausschliesslich als strukturierte Datei (XML) vor, die erst über ein System oder einen Viewer lesbar gemacht wird.
Bei ZUGFeRD existiert zusätzlich eine visuelle PDF-Darstellung, während die strukturierten Rechnungsdaten im Hintergrund eingebettet sind.
Unabhängig vom Erscheinungsbild gilt: Die eigentliche E-Rechnung ist die strukturierte Datenebene, nicht die visuelle Ansicht.
Beispiel: Während in der Ansicht „Rechnungsbetrag: CHF 119.00“ steht, wird dieser Wert in der Datenstruktur als klar definiertes Datenfeld mit Währung, Betrag und Kontext übermittelt. Dadurch können Systeme Rechnungen automatisch prüfen, verbuchen und archivieren.
Welche Angaben sind steuerlich zwingend – und warum?
Während das Beispiel zeigt, welche Informationen eine E-Rechnung enthält, beantwortet dieser Abschnitt die steuerrechtliche Frage, welche Angaben zwingend erforderlich sind, damit eine Rechnung als ordnungsgemäss gilt.
Nach dem Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) und der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) müssen Rechnungen bestimmte Mindestangaben enthalten. Diese sind Voraussetzung für:
die Erfüllung der Rechnungspflicht,
den Vorsteuerabzug,
eine ordnungsgemässe Buchführung,
sowie die revisionssichere Archivierung.
Steuerlich relevante Pflichtangaben – funktional gruppiert
1. Identifikation der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
2. Beteiligte Parteien
Name und Anschrift des Rechnungsstellers
Steuernummer oder UID.
Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
3. Leistungsbezug
Art und Umfang der Lieferung oder Leistung
Leistungs- oder Lieferdatum (falls abweichend)
4. Besteuerung
Entgelt (Nettobetrag)
Angewendeter Steuersatz und Steuerbetrag
Rechnungsbetrag (Brutto)
Diese Angaben müssen bei einer E-Rechnung vollständig, korrekt und maschinenlesbar übermittelt werden. Nur dann können sie systemseitig geprüft, verbucht und steuerlich anerkannt werden.
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Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Wer legt fest, welches E-Rechnungsformat verwendet wird?
Muss eine E-Rechnung anders archiviert werden als eine PDF-Rechnung?
Worin liegt der Unterschied zwischen E-Rechnung und E-Invoicing?