Wie Perk seine bisher größte Sommerparty möglich gemacht hat

Bei Perk entsteht Kultur nicht durch ein Handbuch oder in einem Slack-Channel. Sie entsteht, wenn Menschen zur gleichen Zeit am gleichen Ort zusammenkommen und echte Verbindungen aufbauen.

Und auch wenn unsere Computer und Tools die Arbeit voranbringen, selbst über Ländergrenzen hinweg, gibt es eine andere Art von Dynamik, die nur entsteht, wenn Menschen persönlich zusammenkommen.

Gespräche gehen tiefer. Verbindungen bleiben bestehen. Und Arbeit fühlt sich real an.

Doch je stärker Unternehmen wachsen, desto aufwendiger wird es, Menschen zusammenzubringen. Denn mit größeren internen Events wächst auch die Arbeit dahinter.

Plötzlich jagt man Zusagen hinterher, koordiniert Reisen, managt kurzfristige Änderungen, gleicht Ausgaben ab. Daraus wird schnell ein endloser Strom unsichtbarer Aufgaben.

Wir nennen das indirekte Arbeit, die Arbeit hinter der Arbeit, die zwar notwendig ist, aber Zeit und Fokus von echter Arbeit abzieht.

Und für unsere jährliche Sommerparty wollten wir genau diese Arbeit reduzieren.

Anstatt die Logistik manuell zu steuern, haben wir Perk Events und Perk Spend genutzt, um das gesamte Erlebnis abzuwickeln. Nicht als Demo, sondern als echter Praxistest.

Denn wenn man die Arbeit hinter der Arbeit entfernt, schafft man Raum für das, was wirklich zählt.

Die Herausforderung: Wenn aus Skalierung indirekte Arbeit wird

Die Sommerparty von Perk ist der wichtigste Moment im Jahr. Jedes Jahr bringen wir das gesamte Unternehmen in Barcelona zusammen.

Doch 2024 hatte das Event eine neue Dimension erreicht. Die Gästeliste war auf 1.400 Teilnehmende aus 15 weltweiten Standorten angewachsen. Und damit kamen Tausende Berührungspunkte rund um Reisen und Ausgaben hinzu.

Und historisch bedeutete das vor allem eines: Fragmentierung.

Informationen lagen überall verstreut, von Google Sheets und Notion-Dokumenten bis hin zu Slack-Threads und E-Mail-Postfächern.

Jede Flugänderung, jede Ernährungsanforderung und jedes Hotel-Update wurde zu einer manuellen Aufgabe. Jede Änderung bedeutete eine weitere Nachricht, ein weiteres Nachfassen und noch mehr Abstimmungsaufwand.

Wie Miriam Pereo del Sol, unsere Director of Community and Workplace Experience, sagt: „Mit unserem Wachstum wird das Event jedes Jahr größer und damit auch die Komplexität dahinter.“

Diese Komplexität betraf nicht nur die Organisator:innen. Sie zeigte sich auch für Teilnehmende in zu vielen E-Mails, zu vielen Anlaufstellen und zu vielen kleinen Reibungen.

Wir mussten weg von reaktiver Detailarbeit hin zu einem System, in dem alles zusammenläuft.

Perk Events: Ein System, voller Überblick

Intern sahen wir, wie Teams in Aufgaben versanken, die sie ausbremsten. Also richtete unser Real Work Incubator Team den Fokus auf Events und entwickelte Perk Events.

Statt Tools miteinander zu verknüpfen, lief alles an einem Ort zusammen, von Reiseplänen über Zusagen bis hin zu Eventdetails und Kommunikation.

Das bedeutete: keine Informationssuche mehr und keine verstreuten Updates.

Teilnehmende hatten alles, was sie brauchten, in einem einzigen Flow. Und für das Event-Team bedeutete das weniger Unterbrechungen und mehr Kontrolle.

Eine der größten Veränderungen betraf die Su.

Was früher bedeutete, 2.000 Antworten manuell zu verfolgen, wurde zu einem Self-Service-Prozess. Mitarbeitende konnten ihre Teilnahme bestätigen, ändern oder anpassen, ohne ständiges Hin und Her.

Wie Nikita Miller, unsere Chief Product Officer, erklärt: „Stellen Sie sich vor, Sie schicken eine Einladung an 2.000 Personen und müssen alles nachverfolgen… die Leute ändern ständig ihre Meinung und man muss hinterherlaufen. Heute passiert das alles automatisch.“

Diese Eigenständigkeit setzte sich auch im Event selbst fort.

Die Summer Party umfasste 16 von der Community organisierte Aktivitäten, von Cava-Tastings und Yoga-Sessions bis hin zu Pub-Quiz und Bachata-Kursen.

Statt alles zentral zu koordinieren, konnten Mitarbeitende selbst wählen, woran sie teilnehmen möchten, mit allen Informationen an einem Ort.

Wie Miriam sagt: „Sie können entscheiden, ob sie zur Hauptbühne mit Live-Band gehen oder beim DJ-Set dabei sind. Alles ist da.“

Teilnehmende hatten alles, was sie brauchten, in einem einzigen Ablauf. Und für das Event-Team bedeutete das weniger Unterbrechungen und mehr Kontrolle.

Perk Spend: Die Arbeit nach dem Event eliminieren

Wenn Events komplex zu organisieren sind, sind sie noch schwieriger abzuschließen.

Tausende Teilnehmende bedeuten tausende Taxis, Kaffees, Mahlzeiten und Teamaktivitäten. Und traditionell bedeutete das für Finance vor allem eines: Belege hinterherjagen, Abweichungen klären und fehlende Daten ergänzen.

Wie Lizzie Reid, unsere General Perk Events Managerin, sagt: „Finance-Teams haben zu viel Zeit damit verbracht, Abweichungen zu klären und Belege zu suchen.“

Dieses Jahr haben wir das mit Perk Spend verändert.

Ausgaben wurden in Echtzeit direkt in der App erfasst. Keine manuellen Uploads. Keine separaten Systeme.

Wie Fraser Louden, unser Senior Product Designer, erklärt: „Ich konnte einfach ein Foto vom Beleg machen und war fertig. Das Scannen in der App war mühelos.“

Im Hintergrund wurden Transaktionen automatisch mit Belegen abgeglichen und der Summer Party zugeordnet.

Keine Abstimmungsschleifen. Kein Hin und Her.

Und für Finance bedeutete das etwas Größeres: Echtzeit-Transparenz über die tatsächlichen Eventkosten.

Wenn indirekte Arbeit verschwindet, rückt das Erlebnis in den Vordergrund

Wenn man indirekte Arbeit entfernt, verändert sich etwas. Menschen hören auf, an Logistik zu denken, und konzentrieren sich auf das Erlebnis.

Wie Vicenç Alcalde García, unser Event Manager, sagt: „Man merkt, dass ein Event gut läuft, wenn die Leute einfach miteinander interagieren, wenn jemand aus Boston mit jemandem aus Berlin tanzt.“

Das Ergebnis? Eine Zufriedenheitsbewertung von 4,8 von 5.

Noch wichtiger war aber das durchgängige Feedback, dass die Teilnehmenden die Logistik ausblenden und den Moment genießen konnten.

Der größere Wandel: Von Event-Management zu einem funktionierenden System

Das war nicht nur ein Firmenevent. Es war der Beweis, dass man sich bei wachsender Skalierung nicht zwischen Erlebnis und Kontrolle entscheiden muss.

Wenn Reisen, Events und Ausgaben in einem vernetzten System zusammenlaufen, verschwindet die Arbeit hinter der Arbeit im Hintergrund.

Kein Hinterherlaufen. Keine Tool-Brüche. Kein Krisenmanagement. Einfach ein System, das so funktioniert, wie es sollte.

Wie Vicenç sagt: „Das Beste ist, wenn einfach alles funktioniert und das Team im Hintergrund endlich durchatmen kann.“

Genau das ist das Ziel bei Perk.

Nicht nur eine Plattform zu bauen, die echte Arbeit ermöglicht.

Sondern sie auch zu nutzen, um Perk zu einem besseren Arbeitsplatz zu machen.