En Perk, la cultura no se construye a partir de un manual ni en un canal de Slack. Surge cuando las personas están en el mismo lugar, al mismo tiempo, conectando entre sí.
Y aunque al ser una empresa internacional solemos colaborar a distancia, hay algo muy especial que solo surge cuando nos juntamos en persona.
Las conversaciones van más allá. Las conexiones perduran. Y el trabajo se siente más real.
Pero a medida que las empresas crecen, reunir a todo el mundo tiene un coste. Cuanto más grandes son los eventos internos, mayor es el trabajo que hay detrás.
De repente, tienes que ir detras de la gente para confirmar su asistencia, coordinando viajes, gestionando cambios de última hora, cuadrando gastos… Todo eso se convierte en un flujo interminable de tareas invisibles.
A esto lo llamamos trabajo oculto: ese trabajo detrás del trabajo que consume tiempo y energía sin generar impacto real.
Y para nuestra Summer Party anual, decidimos eliminarlo.
Así que, en lugar de gestionar la logística manualmente, utilizamos Perk Events y Perk Spend para organizar toda la experiencia. No como una demo, sino como una prueba real.
Porque cuando eliminas el trabajo detrás del trabajo, creas espacio para lo que de verdad importa.
El reto: cuando el crecimiento convierte los eventos en trabajo oculto
La Summer Party de Perk es el momento más esperado del año, cuando reunimos a toda la empresa en Barcelona.
Pero 2024 supuso un antes y un después. El número de asistentes creció rápidamente hasta las 1400 personas ubicadas en 15 oficinas repartidas entre Europa y Estados Unidos. Y con ello llegaron miles de gestiones relacionadas con viajes y gastos.
Históricamente, eso significaba una cosa: fragmentación.
La información estaba repartida por todas partes: Google Sheets, documentos de Notion, hilos de Slack, email…
Cada cambio de vuelo, cada requisito dietético, cada actualización de hotel se convertía en una tarea manual. Cada cambio implicaba un mensaje más, un seguimiento más, otra capa de coordinación.
Como lo expresó Miriam Pereo del Sol, nuestra Directora de Community y Workplace Experience: «Cuanto más crecemos, más grande es el evento… y también la complejidad que hay detrás».
Y esa complejidad no solo afectaba al equipo organizador. También se notaba en la experiencia de los asistentes: demasiados emails, demasiados sitios donde mirar, demasiadas pequeñas fricciones.
Necesitábamos pasar de reaccionar a cada detalle a diseñar un sistema donde todo fluya de forma conjunta.
Perk Events: un solo sistema, visibilidad total
Internamente veíamos a los equipos atrapados en tareas que los frenaban. Por eso, nuestro equipo Real Work Incubator se centró en los eventos y creó Perk Events.
En lugar de conectar múltiples herramientas, todo estaba en un mismo sitio: planes de viaje, confirmaciones de asistencia, detalles del evento y comunicación.
Se acabó lo de perder el tiempo buscando información o recibiendo actualizaciones dispersas.
Los asistentes tenían todo lo que necesitaban en un solo flujo. Y para el equipo de eventos, eso significaba menos interrupciones y más control.
Uno de los mayores cambios fue la gestión de asistentes.
Lo que antes implicaba hacer seguimiento manual de 2000 respuestas pasó a ser un proceso autogestionado. Cada persona podía confirmar, actualizar o cambiar sus planes sin complicaciones.
Como explica Nikita Miller, nuestra Chief Product Officer: «Imagínate enviar una invitación a 2000 personas y tener que hacer seguimiento… la gente cambia de opinión constantemente y tienes que ir detrás. Ahora todo eso ocurre automáticamente».
Esa autonomía también se trasladó a la propia experiencia.
La Summer Party incluía 16 actividades organizadas: desde catas de cava y sesiones de yoga hasta quizzes o clases de bachata, y cada persona podía elegir a qué actividades unirse, con toda la información en un solo lugar.
Como dice Miriam: «Pueden decidir si quieren ir al escenario principal donde toca un grupo en directo o unirse al set de DJ. Todo está ahí».
Perk Spend: eliminando el trabajo después del evento
Si organizar un evento ya es complejo, cerrarlo lo es aún más.
Miles de personas implican miles de taxis, cafés, comidas y actividades de equipo. Y tradicionalmente, eso significa una cosa para finanzas: perseguir recibos, descuadres y datos faltantes.
Como explica Lizzie Reid, General Perk Events Manager: «El equipo de finanzas dedicaba demasiado tiempo a cuadrar datos y buscar recibos».
Este año, eso cambió con Perk Spend.
Los gastos se registraban en tiempo real, directamente en la app. Sin trabajo manual. Sin sistemas separados.
Como comenta Fraser Louden, Senior Product Designer: «Podía hacer una foto del recibo y listo. Escanearlos en la app era muy fácil».
Y por detrás, todo se conciliaba automáticamente: los gastos se vinculaban a sus recibos y al evento.
Sin procesos de conciliación. Sin intercambios innecesarios.
Y para el equipo de finanzas, esto supuso algo más importante: visibilidad en tiempo real del coste real del evento.
Cuando desaparece el trabajo oculto, la experiencia pasa al centro
Cuando eliminas el trabajo oculto, algo cambia. Las personas dejan de pensar en la logística y empiezan a centrarse en la experiencia.
Como comparte Vicenç Alcalde García, nuestro Event Manager: «Sabes que el evento va bien cuando la gente simplemente está interactuando… alguien de Boston bailando con alguien de Berlín».
¿El resultado? Una puntuación de satisfacción de 4,8 sobre 5.
Pero más allá del dato, lo importante fue el feedback: la gente pudo olvidarse de la logística y disfrutar del momento.
El cambio real: de gestionar eventos a operar un sistema
Esto no fue solo un evento de empresa. Fue la prueba de que, a escala, no tienes que elegir entre experiencia y control.
Cuando viajes, eventos y gastos funcionan en un sistema conectado, el trabajo detrás del trabajo desaparece.
Sin ir detrás de las personas. Sin reintroducir datos en diferentes herramientas. Sin apagar fuegos. Simplemente un sistema que funciona como debería.
Como lo resume Vicenç: «Lo más satisfactorio es cuando todo funciona y el equipo detrás puede, por fin, relajarse».
En Perk, ese es el objetivo.
No solo construir una plataforma que potencia el trabajo real, sino usarla para hacer de Perk un mejor lugar para trabajar.
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