Die KM-Geld-Pauschale in Österreich – Kilometererstattung für Dienstreisen

Für viele Arbeitnehmer:innen gehören Dienstreisen zum Arbeitsalltag – sei es nur die Fahrt zur Partnerfiliale in der nächsten Stadt, quer durch Österreich oder sogar ins Ausland. Oft nutzen Angestellte für diese geschäftlichen Fahrten ihr Privatfahrzeug, wodurch aber je nach zurückgelegter Strecke hohe Kosten entstehen können. Da stellt sich die Frage: Wie werden die Fahrtkosten den Angestellten eigentlich erstattet? Wir geben einen Überblick über das amtliche Kilometergeld für Dienstreisen und klären, wer Anspruch darauf hat und wie hoch es ausfällt.

Was ist eine Kilometererstattung?

Durch Kilometererstattungen erhalten Arbeitnehmer:innen einen finanziellen Ausgleich für die im Zuge ihrer Arbeit anfallenden Reise- und Fahrtkosten.

Doch es gilt zu unterscheiden:

• Die Kosten für den Arbeitsweg vom Wohnort zur Arbeitsstätte können entweder mit dem Fahrtkostenersatz oder mit der Pendlerpauschale erstattet bzw. bezuschusst werden.

• Reisekosten für Dienstreisen mit einem Privatfahrzeug werden hingegen mit dem sogenannten „amtlichen Kilometergeld“ erstattet.

Mit Letzterem werden wir uns im Folgenden genauer beschäftigen und klären, was genau das amtliche Kilometergeld ist, wer Anspruch darauf hat und welche Kilometersätze es gibt.

In unserem Reiserichtlinien-Guide erfahren Sie mehr zur Kilometerpauschale in Deutschland.

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Grundlegendes zum Kilometergeld in Österreich

Das amtliche Kilometergeld, kurz KM-Geld, ist das Pendant zur deutschen Kilometerpauschale und ist seit 2025 in der Kilometergeldverordnung (BGBl II Nr. 289/2024) geregelt.

Mit dem Kilometergeld werden sämtliche Kosten pauschal abgegolten, die Arbeitnehmer:innen entstehen, wenn sie ihr Privatfahrzeug für Dienstreisen zur Verfügung stellen. Die finanzielle Erstattung erfolgt dabei je gefahrenen Kilometer.

Welche Fahrten werden durch das Kilometergeld erstattet?

Anspruch auf Kilometergeld haben generell alle Arbeitnehmer:innen, die private Fahrzeuge für Dienstreisen nutzen – also ihre Arbeitsstätte für Dienstgeschäfte verlassen. Darunter fallen zum Beispiel Reisen zu einem anderen Firmensitz oder Büro, Treffen mit Geschäftskunden oder auch Messebesuche.

Nicht durch das Kilometergeld erstattet wird hingegen der Arbeitsweg vom Wohnsitz zur Dienststätte. Dafür gibt es die Möglichkeit der Kostenerstattung oder -bezuschussung durch die Fahrtkostenerstattung oder die Pendlerpauschale, auch Pendlereuro genannt.

Welche Kosten werden durch das Kilometergeld abgegolten?

Durch das Kilometergeld als Pauschalabgeltung werden folgende Kosten abgegolten:

• Treibstoff und Öl

• Steuern und Gebühren

• Versicherungen

• Wertverlust/Abschreibung

• Wartungs- und Reparaturkosten

• Finanzierungskosten (z.B. Kredit- oder Leasingraten)

• Ausrüstung für das Fahrzeug (Reifen etc.)

• Parkgebühren und Mautgebühren

• Navigationsgeräte und Radio

• Mitgliedsbeiträge für Autoclubs

Generell gilt: Wer die Erstattung der Kosten durch die amtliche Kilometerpauschale erhält, hat nicht mehr die Möglichkeit, höhere Ausgaben beim Arbeitgeber geltend zu machen.

Können Arbeitnehmer:innen jedoch schlüssig nachweisen (etwa durch Vorlage eines Fahrtenbuchs), dass die entstandenen Kosten höher als die Kilometerpauschale sind, können sie die Differenz steuerlich beim Finanzamt geltend machen – nämlich mithilfe der Arbeitnehmerveranlagung.

Kilometergeld und Steuerfreiheit in Österreich

Das Kilometergeld kann bis zu einer Obergrenze von 30.000 km pro Jahr bei PKW und Motorrädern und bis zu 3.000 km pro Jahr bei Fahrrädern steuerfrei an Arbeitnehmer:innen ausbezahlt werden. Steuerfrei ist die Pauschale aber nur dann, wenn

• es sich bei der Reise nachweislich um eine Dienstreise handelt,

• Arbeitnehmer:innen selbst für ihr Fahrzeug aufkommen (das Fahrzeug darf nicht auf den Arbeitgeber zugelassen sein),

• der amtliche Höchstsatz nicht überschritten wird

• die km-Obergrenze von 30.000 km bei PKW und Motorrad oder 3.000 km bei Fahrrädern nicht überschritten wird

• die zurückgelegte Strecke durch ein Fahrtenbuch oder andere aussagekräftige Dokumente nachgewiesen werden kann.

Werden die km-Obergrenzen an Fahrtweg für Dienstreisen überschritten, so muss der Kilometersatz für alle darüberliegenden Kilometer versteuert werden.

Höchstsätze für das amtliche Kilometergeld in Österreich

Das Kilometergeld kommt bei der Nutzung von Privatfahrzeugen für Geschäftsreisen zum Einsatz. Dabei ist es egal, ob es sich bei dem Fahrzeug um einen PKW, ein Motorrad oder ein Fahrrad handelt. Die finanzielle Erstattung wird für jeden zurückgelegten Kilometer berechnet und ihre Höhe variiert je nach Fahrzeugtyp.

Folgende Kilometersätze gelten in Österreich seit 1. Juli 2025 (steuerfreie Höchstsätze):

Generell errechnet sich das Kilometergeld also wie folgt:

[zurückgelegte Kilometer] x [Kilometersatz in EUR für den entsprechenden Fahrzeugtyp]

Ein konkretes Beispiel zur Verdeutlichung:

Eine Angestellte nutzt ihren privaten PKW für eine 400 km lange Dienstreise. Die 200 km auf dem Hinweg ist sie allein unterwegs. Auf dem Rückweg hingegen nimmt sie zusätzlich einen Kollegen als Mitfahrer zurück zur Arbeitsstätte.

Hinfahrt: 200 km x 0,50 € = 100 €

Rückfahrt: 200 km x (0,50 € + 0,15 €) = 130 €

Mithilfe des Kilometergeldes könnte die Angestellte 230 € Erstattung geltend machen, vorausgesetzt, ihr Arbeitgeber gewährt ihr den Kilometer-Höchstsatz. 

Übrigens: Die 15 Cent Aufschlag für den dienstlichen Mitfahrer bekommt hier die Fahrerin des Fahrzeuges und nicht der Mitfahrer erstattet!

Kilometergeld und Werbungskosten in Österreich

Einen verpflichtenden Anspruch auf Kilometergeld haben nur Dienstangehörige des Bundes, jedoch keine Mitarbeiter:innen aus der Privatwirtschaft. Dadurch kann der Arbeitgeber selbst darüber entscheiden, ob er Kilometergeld zahlt und wenn ja, in welcher Höhe. Das bedeutet, dass die Erstattung nicht immer automatisch dem angegebenen steuerfreien Höchstsatz entspricht – der Arbeitgeber kann auch mehr oder weniger Kilometergeld zahlen.

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:

Ein Arbeitgeber gewährt für Dienstfahrten mit dem PKW ein Kilometergeld in Höhe von 0,55 €. Die Steuerfreigrenze liegt bei 0,50 €.

(100 km x 0,50 €) + (100 km x 0,05 €) = 50 € + 5 €

Angestellte würden pro 100 km 50 € steuerfrei erstattet bekommen, die zusätzlichen 5 € müssten hingegen versteuert werden.

Es kann aber auch sein, dass der Arbeitgeber das Kilometergeld verringert oder erst gar nicht erstattet. In diesem Fall können Arbeitnehmer:innen die vorhandene Differenz zum Höchstsatz mithilfe der Arbeitnehmerveranlagung beim Finanzamt als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Aber: Durch die Werbungskosten kann lediglich die Steuerlast gesenkt werden. Eine 1:1 Rückerstattung der Kosten bzw. ein direkter Ausgleich wie beim Kilometergeld erfolgt in diesem Fall nicht.

Fazit

Wenn Angestellte ihr privates Fahrzeug öfter für Dienstreisen nutzen, kann es sich durchaus lohnen, die geschäftlich zurückgelegten Kilometer genau im Auge zu behalten. In solchen Fällen sollten die Geschäftsreisen genau dokumentiert und ein Fahrtenbuch geführt werden, um die entstandenen Fahrtkosten nachweisen zu können.

Zahlt der Arbeitgeber das Kilometergeld, so lohnt sich die genaue Buchführung ohnehin. Und falls es keinen finanziellen Ausgleich vom Unternehmen gibt, können Arbeitnehmer:innen ihre entstandenen Kosten beim Finanzamt in Form von Werbungskosten steuerlich geltend machen.

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FAQ – Wissenswertes zur KM-Geld-Pauschale in Österreich