Spesenbetrug verhindern – Definition, Maßnahmen & KI-Unterstützung

Spesenbetrug ist ein allgegenwärtiges Problem, das Unternehmen aller Größen und Branchen betrifft. Einem Bericht der Association of Certified Fraud Examiners zufolge, verlieren Unternehmen jedes Jahr schätzungsweise 5 % ihrer Einnahmen durch Abrechnungsbetrug, wobei gefälschte Reisekostenabrechnungen besonders häufig vorkommen.

Wir klären, was Spesenbetrug ist, welche Arten es gibt und mit welchen Maßnahmen Sie Abrechnungsbetrug bei Reisekosten effektiv verhindern können. 

Was ist Spesenbetrug?

Spesenbetrug meint die absichtliche Geltendmachung von falschen oder überhöhten Ansprüchen in der Spesenabrechnung – in der Regel mit dem Ziel, sich nicht geschäftsbezogene Ausgaben erstatten zu lassen oder einen finanziellen Vorteil daraus zu schlagen.

Spesenbetrug – ob vorsätzlich oder versehentlich – kann die finanzielle Stabilität eines Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen. Daher ist es für Unternehmen umso wichtiger, zu verstehen, wie Spesenbetrug genau funktioniert und welche Schwachstellen es Betrüger:innen besonders leicht machen.

Arten von Spesenbetrug

Es gibt verschiedene Arten des Spesen- bzw. Abrechnungsbetrugs: 

• Geltendmachung persönlicher Ausgaben: Mitarbeitende reichen private Kosten wie Abendessen, Büromaterial oder Geschenke fälschlicherweise als geschäftliche Ausgaben ein. 

• Einreichen gefälschter Quittungen: Betrüger:innen reichen manipulierte oder erfundene Quittungen ein. Dadurch sollen fiktive Kosten erstattet werden, die es so nicht gab. Da gefälschte Belege oft professionell wirken, bleibt dieser Betrug besonders in papierbasierten Prozessen häufig unentdeckt.

• Einreichen überhöhter Ausgaben: Mitarbeitende geben legitime Kosten bewusst zu hoch an, etwa durch aufgeblähte Kilometerangaben oder zusätzliche Geschäftsessen. Je nach Höhe der Mehrausgaben bleibt diese Form des Betrugs oft unbemerkt, da bewusst nur geringe Geldbeträge aufgeschlagen werden. 

• Einreichung doppelter Ausgaben: Dieselbe Ausgabe wird mehrfach zur Erstattung eingereicht, entweder absichtlich oder versehentlich. Automatisierte Systeme können solche Doppelabrechnungen leichter erkennen als manuelle Prüfprozesse.

• Double Dipping: Eine Ausgabe wird gleichzeitig bei mehreren Stellen eingereicht, etwa sowohl beim Unternehmen als auch bei einem Kunden. Dadurch entsteht eine doppelte Erstattung, die meist nur zufällig entdeckt wird. 

Ursachen für Spesenbetrug

Die Ursachen für Spesenbetrug liegen in erster Linie bei den Einreichenden selbst. Doch Unternehmen machen es Angestellten durch veraltete Richtlinien, Schlupflöcher und mangelnde Kontrollen oft sehr einfach, wisssentlich oder unwissentlich Spesenbetrug zu begehen: 

• Veraltete Spesenrichtlinien: Unklare oder veraltete Richtlinien begünstigen Betrug – etwa wenn Ausgaben ohne Quittungen erstattet werden dürfen. Mitarbeitende können so Beträge überhöhen oder falsche Ausgaben einreichen. Je präziser die Reisekostenrichtlinie, desto geringer das Betrugsrisiko.

• Schwache Kontrollen: Vor allem bei manuellen Abrechnungsprozessen gestalten sich Kontrollen aufwendig und schwierig. Oft finden diese nur stichpunktartig statt und sind zudem fehleranfällig. So fühlen sich Mitarbeitende eher ermutigt, falsche Spesen einzureichen – in der Hoffnung, dass sie nicht auffallen. 

Trotz der Risiken, die mit Spesenbetrug verbunden sind, haben viele Finanzteams einfach nicht die Zeit, jede Spesenabrechnung zu überprüfen – und das mit teils gravierenden Folgen für das Unternehmen.

Folgen von Spesenbetrug

Spesenbetrug verursacht vor allem finanzielle Schäden – Unternehmen verlieren jährlich erhebliche Summen durch manipulierte Reisekostenabrechnungen. Zusätzlich gehen oft Rufschädigung und Vertrauensverlust im Unternehmen mit Abrechnungsbetrug einher. Bleibt betrügerisches Verhalten ohne Konsequenzen, wirft dies ein schlechtes Licht auf das Unternehmen und kann das Vertrauen der Mitarbeiter:innen  nachhaltig schwächen.

Auch die Einreichenden selbst haben ernsthafte Konsequenzen zu befürchten: Generell stellt der Tatbestand von Spesenbetrug einen schwerwiegenden Kündigungsgrund dar. Dies rechtfertigt nicht nur Abmahnungen und fristgerechte Kündigungen, sondern unter Umständen sogar eine fristlose Kündigung. 

Bei der Entscheidung über eine fristlose Kündigung sollten Arbeitgeber jedoch eine sorgfältige Interessenabwägung vornehmen und die möglichen Auswirkungen auf das Unternehmen und die betroffenen Mitarbeitenden berücksichtigen. Wichtig ist auch, eingehend zu prüfen, ob der Spesenbetrug vorsätzlich oder aus Versehen passiert ist. 

Herausforderungen bei der Bekämpfung von Spesenbetrug

Herkömmliche Methoden zur Betrugsprävention könnensehr aufwendig sein und Verantwortliche vor große Herausforderungen stellen: 

• Umfangreiche Kontrollen sind arbeitsintensiv: Die manuelle Prüfung hunderter Spesenabrechnungen ist zeitaufwendig und fehleranfällig, sodass Finanzteams Betrugsfälle oft nicht vollständig aufdecken.

• Zunehmende Raffinesse von Betrugsfällen: Betrüger:innen umgehen traditionelle Kontrollen zunehmend geschickt – etwa durch verteilte Fake-Ausgaben oder realistisch gefälschte Belege –, weshalb einfache Prüfungen weniger wirksam sind.

• Verschiedene Kanäle erschweren die Überprüfung: Das Einreichen von Spesen über mehrere Kanäle wie Apps, E-Mail oder Plattformen erhöht die Komplexität und erschwert die konsistente Datenverfolgung in Echtzeit. Ohne Datenkonsolidierung bleibt Betrug so leicht unentdeckt.

• Schwierige Anpassung an Unternehmensrichtlinien: Veraltete, unflexible Spesensysteme lassen sich nur schwer an individuelle Spesenrichtlinien anpassen, was zu falsch-positiven Meldungen oder entgangenen Betrugsfällen führen kann.

• Jonglieren mit mehreren Softwarelösungen: Fragmentierte Tools ohne Integration erschweren effiziente Prozesse, da Finanzteams Datensätze manuell zusammenführen müssen – mit höherem Aufwand und gesteigertem Fehlerrisiko.

Spesenbetrug verhindern – mit der KI-gestützten Lösung von Perk

Durch die Automatisierung des Spesenabrechnungsprozesses lassen sich Reisekosten nicht nur effektiver erfassen und erstatten, sondern auch Spesenbetrug kann effektiv bekämpft werden. Spezielle Reisekostenabrechnungs-Software wie Perk setzt auf KI-gestützte Workflows zur Betrugsbekämpfung bei der Spesenabrechnung: 

• Automatisierte Belegerfassung per OCR: Belege werden einfach per Smartphone fotografiert, automatisch ausgelesen, kategorisiert und direkt Reisen bzw. Zahlungen zugeordnet.

• Sauberer Abgleich mit Firmenkreditkarten: Belege und Transaktionen werden automatisch verknüpft, sodass alle Ausgaben vollständig dokumentiert sind.

• Echtzeit-Ausgabenverfolgung: Tagesaktuelle Einsicht über alle Kosten, inklusive automatischer Warnungen bei doppelten Ansprüchen, Überschreitungen oder Regelverstößen.

• Flexible Genehmigungsworkflows: Ausgaben lassen sich flexibel nach Abteilung, Projekt, Betrag oder Art steuern – inklusive mehrstufiger Freigaben oder automatischer Genehmigungen bei Regelkonformität.

• Automatisierte Richtlinienprüfung: Budgetgrenzen und Unternehmensregeln werden konsequent durchgesetzt. KI verarbeitet Quittungen in verschiedenen Sprachen und Währungen und erkennt Verstöße, Duplikate und Betrugsversuche in Echtzeit.

Fazit: Spesenbetrug effektiv bekämpfen – mithilfe von KI

Spesenbetrug ist ein ernstzunehmendes Risiko, vor allem für Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen. Und dennoch haben viele Firmen aufgrund veralteter Richtlinien, manueller Prozesse und fehlender Transparenz Probleme damit, Spesenbetrug effektiv zu verhindern. Traditionelle Kontrollmechanismen stoßen schnell an ihre Grenzen, denn: Betrugsfälle werden immer raffinierter und Finanzteams haben kaum die Ressourcen, jede Spesenabrechnung manuell zu prüfen.

KI-gestützte Lösungen wie Perk schaffen hier Abhilfe: Durch automatisierte Belegerfassung, Echtzeit-Ausgabenverfolgung, flexible Genehmigungsworkflows und intelligente Richtlinienprüfung wird der gesamte Spesenprozess effizienter, transparenter und deutlich fälschungssicherer. Unternehmen können Betrug nicht nur frühzeitig erkennen und verhindern, sondern gleichzeitig ihre internen Abläufe modernisieren und das Vertrauen in eine faire, regelkonforme Reisekostenabrechnung stärken.

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FAQ – häufige Fragen und Antworten zu Spesenbetrug