In jedem Team und in jedem Unternehmen gibt es eine endlose Liste frustrierender Aufgaben, die wir alle erledigen müssen, bevor wir uns der eigentlichen Arbeit widmen können.
Dinge wie die Buchung einer Reise zu einer Konferenz. Oder die Aktualisierung Ihrer Passdaten (schon wieder!) für die Fluggesellschaft, mit der Sie die letzten vier Male geflogen sind. Oder das Einreichen von Spesenabrechnungen für den Kaffee auf dem Weg zum Meeting letzte Woche. Oder die Kodierung aller Lieferantenrechnungen des letzten Quartals, die gerade in Ihrem Posteingang gelandet sind.
Wir könnten diese Liste fortsetzen.
Wir nennen diese sekundären Aufgaben indirekte Arbeit. Sie nagen an der Moral, lenken ab und kosten Unternehmen durch verlorene Produktivität.
Unser Bericht “Die Kosten der indirekten Arbeit”, eine von Perk in Auftrag gegebene Studie von Forrester Consulting (September 2025), beziffert die Kosten auf 1,7 Billionen US-Dollar, da Mitarbeiter im Durchschnitt 7 Stunden pro Woche mit indirekter Arbeit verbringen.
In Deutschland belaufen sich die Kosten auf 188 Milliarden Euro.
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Was können Sie also dagegen tun? In diesem Blog stellen wir die verfügbaren Tools und Technologien vor und zeigen die notwendigen Schritte auf, um indirekte Arbeit zu beseitigen, damit sich Ihre Teams auf echte Arbeit mit echter Wirkung konzentrieren können.
Indirekte Arbeit automatisieren, um echte Arbeit voranzutreiben
Die Reduzierung der indirekten Arbeit läuft auf zwei wesentliche Verbesserungen hinaus: die Automatisierung der manuellen Aufgaben, die Stunden am Tag verschlingen, und die Nutzung von Tools, die für Mitarbeiter einfach zu bedienen sind.
Automatisierung ist nichts Neues. Sie existiert in gewisser Form seit den frühen 90er Jahren und wir haben gesehen, wie sie Abläufe wie die Gehaltsabrechnung, den Kundenservice und vieles mehr transformiert hat.
Auch die Automatisierungstechnologie hat in den letzten 20 Jahren enorme Fortschritte gemacht. Die besten Automatisierungs-Tools für das Arbeitsleben von heute sind weitaus besser als die stark vorlagenbasierten, starren Tools der Vergangenheit.
Fortschritte in der KI (Künstliche Intelligenz) haben die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Autonomie dieser Tools erhöht, was bedeutet, dass weniger menschlicher Input – und in vielen Workflows gar keiner – erforderlich ist.
Sie haben das endlose Hin und Her darüber eliminiert, was in der Richtlinie steht, an wen Anomalien eskaliert werden müssen oder wer Genehmigungen nachjagen muss. Und sie haben zuvor getrennte Systeme miteinander verbunden, indem sie Reisebuchungstools nahtlos mit dem Spesenmanagement, HR-Systemen, ERP und vielen weiteren geschäftskritischen Systemen verknüpft haben.
Wählen Sie eine Plattform, die für echte Arbeit entwickelt wurde
Mit einer intelligenten Plattform wie Perk erhalten Sie ein modernes, KI-gestütztes Automatisierungs-Tool, das dafür konzipiert ist, die indirekte Arbeit im Zusammenhang mit Geschäftsreisen und Ausgabenmanagement zu übernehmen.
Sie legen die Regeln fest und Perk erledigt den Rest, indem es automatisch die richtige nächste Aktion ausführt, sei es die Genehmigung einer Ausgabe, die Aktualisierung einer Reisebuchung oder das Kodieren einer Rechnung.
Perk läuft leise im Hintergrund und automatisiert Aufgaben wie die Überprüfung von Ausgaben, die Genehmigung von Reisebuchungen und den Abgleich von Kartenzahlungen mit Belegen.
Sie brauchen einfache Technologie, nicht nur smarte Technologie
Es geht nicht nur um Automatisierung – Sie müssen es auch den Mitarbeitern leicht machen. In unserer Studie gaben Mitarbeiter an, im Durchschnitt vier verschiedene Tools zur Bewältigung der indirekten Arbeit zu verwenden, und nur 7 % sagten, ihr Unternehmen verfüge über einen gut integrierten Tech Stack.
Wenn es um indirekte Arbeit geht, ist Vereinfachung alles. Das Hinzufügen weiterer Tools zur Ausstattung eines Mitarbeiters birgt das Risiko, das System aufzublähen – nur eine weitere Sache, die von der To-do-Liste abgehakt werden muss, bevor sie sich auf echte Arbeit konzentrieren können.
Tatsächlich fanden wir einen direkten Zusammenhang zwischen Mitarbeitern, deren Unternehmen weniger Tools verwendeten, und jenen, die mit der ihnen zur Verfügung stehenden Technologie zufrieden waren.
4 Schritte zur Reduzierung der indirekten Arbeit
Schritt 1: Das Problem anerkennen
Indirekte Arbeit ist nicht auf eine einzige Abteilung beschränkt. Es ist ein systemisches Problem, das Finanzen, HR, Operations und jedes Team dazwischen betrifft.
Unsere Forschung ergab, dass 37 % der Mitarbeiter glauben, dass es die Aufgabe ihres Managers sei, dies zu beheben – aber es ist in Wirklichkeit eine unternehmensweite Herausforderung. Zentrale Teams müssen die Führung übernehmen, feststellen, wo Zeit und Energie verloren gehen, und indirekte Arbeit als eine betriebliche Ineffizienz behandeln, nicht als ein persönliches Versagen.
Hier können Führungskräfte den größten Einfluss nehmen: indem sie indirekte Arbeit durch eine strategische, nicht durch eine kulturelle Linse betrachten.
Schritt 2: Die Automatisierungslücke schließen
Automatisierung steht im Zentrum der Bekämpfung der indirekten Arbeit. Aber es geht nicht darum, um der Automatisierung willen zu automatisieren. Zuerst müssen Sie sie auf die richtigen Bereiche anwenden, und dann brauchen Sie die richtigen Automatisierungs-Tools für die Aufgabe.
Unsere Forschung ergab, dass die größten Quellen der indirekten Arbeit – Reisebuchungen, Spesen, Rechnungsbearbeitung und die Organisation von Team-Events – in den meisten Unternehmen zu den am wenigsten automatisierten gehören.
Sobald Sie die größten Quellen der indirekten Arbeit in Ihrem Unternehmen verstanden haben, sollten Sie deren Automatisierung priorisieren.
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Schritt 3: Einfach halten
Wie wir gesehen haben, ist die Konsolidierung Ihres Tech Stacks zu weniger, smarteren Plattformen unerlässlich. Anstatt für jeden Bereich der indirekten Arbeit ein neues Tool hinzuzufügen, suchen Sie nach einheitlichen Optionen, die mehrere Bereiche auf einer einzigen Plattform zusammenführen.
Unser eigener Ansatz bei Perk mit einer einzigen, intelligenten Plattform für Reisen und Ausgaben vereint mehr als zwei Drittel der frustrierendsten indirekten Arbeit an einem Ort. Buchen und Verwalten von Reisen. Spesen einreichen. Genehmigungen verwalten. Rechnungen kodieren. Kartentransaktionen mit Belegen abgleichen. Alles auf einer einzigen Plattform.
Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Wechsel zwischen Tools verbringen und Ihre Finanz- und Operations-Teams Transparenz und Kontrolle über alles erhalten – ohne, dass Daten von einer Plattform zur nächsten exportiert und importiert werden müssen.
Schritt 4: Echte Arbeit vorantreiben
Mit den richtigen Tools sind Ihre Teams frei von dem endlosen Hin und Her, das die indirekte Arbeit mit sich bringt. Unserer Forschung zufolge können sie jede Woche bis zu 7 Stunden zurückgewinnen.
Das ist Zeit, um sich auf echte Arbeit mit echtem Mehrwert zu konzentrieren.
Die Technologie zur Eliminierung der indirekten Arbeit ist bereits vorhanden
Die Unternehmen, die jetzt handeln, verbessern nicht nur die Effizienz – sie definieren neu, wie Arbeit erledigt wird.
Betrachten Sie dies als den nächsten großen Sprung in der digitalen Transformation. So wie die Gehaltsabrechnungs-Automatisierung HR Zeit verschafft hat, sich auf Mitarbeiter zu konzentrieren, oder CRM den Vertrieb von Administrationsarbeit befreit hat, kann Automatisierung jetzt die unsichtbare Steuer der indirekten Arbeit eliminieren.
Mit den richtigen Tools können Sie:
Den siebenstündigen Produktivitätsverlust pro Mitarbeiter reduzieren.
Konzentration, Kreativität und Engagement zurückgewinnen.
Eine Kultur schaffen, in der Mitarbeiter ihre Zeit für das verwenden, was wirklich zählt.
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Erfahren Sie, wie Perk echte Arbeit vorantreibt
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