Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Pflicht ist aber der Empfang: Seit 01.01.2025 müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und rechtssicher archivieren können, wenn Lieferanten oder Dienstleister im B2B-Kontext strukturierte Rechnungen senden. Erfahren Sie im Folgenden alles Wissenswerte über E-Rechnungen für Kleinunternehmen.
Das Wichtigste zur E-Rechnungen für Kleinunternehmer auf einen Blick
Keine Ausstellungspflicht für Kleinunternehmer
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Rechnungen dürfen weiterhin z. B. als PDF erstellt werden, sofern der Empfänger dem zustimmt und keine besonderen Vorgaben macht.
Empfangspflicht seit 01.01.2025
Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und rechtssicher archivieren können, wenn Geschäftspartner im B2B-Kontext strukturierte Rechnungen senden.
Umsatzsteuer ist nicht entscheidend
Auch Rechnungen ohne Umsatzsteuer können E-Rechnungen sein. Der Kleinunternehmerstatus nach § 19 UStG beeinflusst den Inhalt, nicht aber Format oder Struktur der Rechnung.
Strukturierte Formate sind Pflicht bei E-Rechnungen
Es müssen zulässige E-Rechnungsformate genutzt werden. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung.
Öffentliche Auftraggeber bestimmen das Format
Bei Rechnungen an Behörden ist in der Regel XRechnung vorgeschrieben, häufig mit zusätzlicher Leitweg-ID und Übermittlung über OZG-RE – unabhängig vom Kleinunternehmerstatus.
E-Rechnungen lassen sich mit einfacher Software umsetzen
Für Kleinunternehmer reichen meist Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramme, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und empfangen können. Ein ERP-System ist nicht erforderlich.
Herausforderung ist die Praxis, nicht das Recht
Typische Hürden sind Tool-Auswahl, Empfängeranforderungen und der Umgang mit strukturierten Rechnungen im Alltag. Mit passenden Lösungen lassen sich diese ohne großen Aufwand bewältigen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kurz gesagt: Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können – aber nicht verpflichtend ausstellen.
Seit dem 1. Januar 2025 sind auch Kleinunternehmer verpflichtet, E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen, verarbeiten und archivieren zu können. Diese Empfangspflicht gilt unabhängig davon, ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird oder der Kleinunternehmerstatus nach § 19 UStG greift.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gilt hingegen eine wichtige Erleichterung:Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen. Sie dürfen weiterhin Rechnungen in anderen zulässigen Formen erstellen, etwa als PDF – sofern der Rechnungsempfänger dem zustimmt und keine besonderen Vorgaben macht.
Entscheidend ist also die Rolle:
Als Rechnungsempfänger: E-Rechnungen müssen technisch angenommen und verarbeitet werden können.
Als Rechnungsaussteller: Keine generelle Pflicht zur E-Rechnung – Ausnahmen ergeben sich nur aus den Anforderungen einzelner Auftraggeber, etwa im öffentlichen Sektor.
Eine ausführliche Darstellung der gesetzlichen Grundlagen, Fristen und Sonderfälle finden Sie im Guide zur E-Rechnungs-Pflicht.
E-Rechnung für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer – wie funktioniert das?
Auch Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen, können mit E-Rechnungen arbeiten. Entscheidend ist nicht der Steuerstatus, sondern die Struktur der Rechnung. Eine E-Rechnung muss maschinenlesbar aufgebaut sein und die erforderlichen Pflichtangaben enthalten – unabhängig davon, ob Umsatzsteuer berechnet wird oder nicht.
Bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer entfällt das Ausweisen der Steuer, stattdessen wird ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG aufgenommen. Alle weiteren Angaben wie Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag und Absenderdaten müssen weiterhin vollständig und strukturiert übermittelt werden. Nur so kann die Rechnung automatisiert verarbeitet werden.
In der Praxis bedeutet das: Auch eine E-Rechnung ohne Umsatzsteuer liegt in einem zulässigen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vor. Der Unterschied zu umsatzsteuerpflichtigen Rechnungen besteht ausschließlich im Inhalt einzelner Datenfelder, nicht im technischen Aufbau oder im Format selbst.
:format(webp))
Welche E-Rechnungsformate sind für Kleinunternehmer relevant?
Für Kleinunternehmer ist nicht die Unternehmensgröße entscheidend, sondern wer der Rechnungsempfänger ist. Je nach Empfänger kommen unterschiedliche E-Rechnungsformate zum Einsatz.
XRechnung bei öffentlichen Auftraggebern
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wird in Deutschland in der Regel XRechnung genutzt. Das Format basiert auf der EU-Norm EN 16931 und ist vollständig strukturiert sowie maschinenlesbar. Visuelle Darstellungen spielen dabei keine Rolle; ausschlaggebend sind die enthaltenen Datenfelder. Kleinunternehmer, die mit Behörden oder öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeiten, sollten dieses Format technisch verarbeiten können.
ZUGFeRD im B2B-Umfeld
Im B2B-Bereich wird häufig ZUGFeRD eingesetzt. Dieses Format kombiniert eine strukturierte XML-Datenebene mit einer visuell lesbaren PDF-Darstellung. ZUGFeRD eignet sich besonders für Kleinunternehmer, da es sowohl maschinelle Verarbeitung als auch menschliche Lesbarkeit ermöglicht – vorausgesetzt, es wird ein EN-16931-konformes Profil verwendet.
Warum PDFs allein nicht ausreichen
Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung. Auch wenn es digital versendet wird, fehlt die maschinenlesbare Datenebene, die für automatisierte Verarbeitung erforderlich ist. Für E-Rechnungen sind daher ausschließlich strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD relevant.
E-Rechnung als Kleinunternehmer erstellen – so einfach geht’s
E-Rechnungen lassen sich auch ohne komplexe IT-Systeme erstellen. Für Kleinunternehmer genügt in der Regel eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die strukturierte E-Rechnungsformate unterstützt. Die Rechnung wird darin wie gewohnt erfasst; die Software erzeugt im Hintergrund das passende, maschinenlesbare Format.
Wichtig ist, dass das verwendete Tool XRechnung oder ZUGFeRD (EN 16931-konform) ausgeben kann. Pflichtangaben werden als Datenfelder erfasst, Hinweise zur Kleinunternehmerregelung korrekt ergänzt und formale Prüfungen automatisiert durchgeführt. Manuelle Konvertierungen oder das Nachbearbeiten von PDFs sind nicht erforderlich und sollten vermieden werden.
Bei geringem Rechnungsvolumen reicht häufig eine einfache, cloudbasierte Lösung wie beispielsweise sevDesk oder Easybill aus. Erstellung, Versand und Ablage lassen sich dort in einem Schritt erledigen. Entscheidend ist nicht der Funktionsumfang, sondern die Fähigkeit, strukturierte E-Rechnungen korrekt zu erzeugen und zu übermitteln.
OZG-RE: E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
Wenn Kleinunternehmer Rechnungen an Bundesbehörden oder bestimmte öffentliche Auftraggeber stellen, kommt häufig OZG-RE ins Spiel. OZG-RE ist die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes, über die elektronische Rechnungen eingereicht werden müssen.
Für die Nutzung von OZG-RE gelten klare technische Vorgaben:
Rechnungen müssen als XRechnung oder in einem EN-16931-konformen Format vorliegen.
Ein einfaches PDF ist nicht ausreichend.
Für die eindeutige Zuordnung wird in der Regel eine Leitweg-ID des Auftraggebers benötigt.
Die Übermittlung kann entweder direkt über das OZG-RE-Portal erfolgen oder indirekt über eine angebundene Software, die XRechnungen erzeugt und weiterleitet. Auch Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer können OZG-RE nutzen, sofern die Rechnung strukturiert aufgebaut ist und alle erforderlichen Angaben enthält.
Entscheidend ist: Sobald ein öffentlicher Auftraggeber beteiligt ist, bestimmen dessen technische Vorgaben das Rechnungsformat – unabhängig vom Kleinunternehmerstatus.
Praktische Herausforderungen bei der Einführung von E-Rechnungen für Kleinunternehmer
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist für Kleinunternehmer weniger eine Rechtsfrage als eine Frage der praktischen Umsetzung. Typische Herausforderungen entstehen vor allem dort, wo bestehende Abläufe erstmals mit strukturierten Rechnungsformaten in Berührung kommen.
Technische Einstiegshürde
Viele Kleinunternehmer arbeiteten bislang mit PDFs oder einfachen Rechnungsvorlagen. Die größte Hürde besteht darin, ein Tool einzusetzen, das strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD tatsächlich erzeugen und empfangen kann. Entscheidend ist nicht der Funktionsumfang, sondern die korrekte maschinenlesbare Datenausgabe.
Unsicherheit bei Empfängeranforderungen
Unklar ist häufig, wann welches Format erforderlich ist. Während im B2B-Umfeld verschiedene EN-16931-konforme Formate akzeptiert werden, geben öffentliche Auftraggeber konkrete technische Vorgaben vor, etwa XRechnung und Leitweg-ID. Diese Anforderungen müssen vor der Rechnungsstellung geprüft werden.
Umgang mit E-Rechnungen im Alltag
Nach dem Empfang stellt sich die Frage, wie E-Rechnungen weiterverarbeitet werden. Kleinunternehmer benötigen eine Lösung, mit der strukturierte Rechnungen sichtbar gemacht, abgelegt und weitergegeben werden können – etwa für Buchhaltung oder Steuerberatung. Ein reines E-Mail-Postfach reicht dafür nicht aus.
Aufwand realistisch einschätzen
Die Einführung von E-Rechnungen erfordert meist keine umfangreichen Systemumstellungen. In vielen Fällen genügt es, bestehende Prozesse leicht anzupassen und Rechnungen künftig direkt strukturiert zu erstellen oder anzunehmen. Wer frühzeitig auf geeignete Tools setzt, vermeidet spätere Umwege und manuelle Nacharbeit.
Perk: Die einfache Lösung für E‑Rechnungen von Kleinunternehmern
Perk bietet nicht nur klassische Rechnungsverarbeitung, sondern unterstützt umfassend den Empfang und die Verarbeitung von E‑Rechnungen, was gerade für Kleinunternehmer seit der Empfangspflicht ab Januar 2025 wichtig ist:
Empfang und Verarbeitung von E‑Rechnungen: Perk kann strukturierte elektronische Rechnungen wie XRechnung, ZUGFeRD, Peppol BIS 3.0 und weitere relevante E‑Rechnungsformate direkt verarbeiten – egal ob sie per Upload, API oder E‑Mail empfangen werden.
Einfacher E‑Rechnungsversand: Perk kann eingehende E‑Rechnungen automatisch erkennen und in das System importieren, etwa wenn sie per E‑Mail an eine spezielle Rechnungsadresse gesendet werden. Auch hybrid strukturierte Formate wie ZUGFeRD (PDF + XML) werden korrekt verarbeitet.
Integration mit E‑Rechnungsnetzwerken: Perk lässt sich u. a. über Partner wie Pagero anbinden, sodass E‑Rechnungen aus unterschiedlichen Netzwerken (z. B. Peppol) automatisiert empfangen und weitergeleitet werden können – ohne separate manuelle Schritte.
Darüber hinaus geht Perk über den reinen Empfang und die Verarbeitung von E‑Rechnungen hinaus: Unsere Plattform bietet KI‑gestützte Funktionen zur automatischen Datenerfassung, Validierung und Prüfung – was insbesondere bei strukturierten E‑Rechnungen hilft, Fehler zu reduzieren und Compliance‑Anforderungen (z. B. EN‑16931) einzuhalten.
Fazit: E-Rechnung für Kleinunternehmer richtig einordnen
E-Rechnungen betreffen auch Kleinunternehmer – allerdings mit klaren Abgrenzungen. Eine generelle Pflicht zur Ausstellung besteht nicht, wohl aber die Notwendigkeit, strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Mit einer geeigneten Software lassen sich E-Rechnungen auch ohne großen Aufwand handhaben. Wer frühzeitig auf strukturierte Formate, saubere Prozesse und klare Zuständigkeiten setzt, reduziert Unsicherheiten und bleibt handlungsfähig – unabhängig davon, ob E-Rechnungen nur empfangen oder in einzelnen Fällen auch erstellt werden müssen.
Damit ist die E-Rechnung für Kleinunternehmer kein zusätzlicher bürokratischer Ballast, sondern vor allem eine Frage der richtigen Einordnung und Vorbereitung.
:format(webp))