Geschäftsreise-Packliste: Flugreisen richtig vorbereiten

Wer geschäftlich mit dem Flugzeug verreist, muss so einiges berücksichtigen. Eine gute Vorbereitung ist deshalb das A und O – auch in Sachen Gepäck. Denn je nach Anlass, Dauer, Zielort und Gestaltung der Geschäftsreise brauchen Sie neben einer gewissen Auswahl an Freizeit- und Businesskleidung auch die richtige Ausstattung und Garderobe für geplante Aktivitäten, ausreichend Hygieneartikel, all Ihre Arbeitsmaterialien inklusive Technik und nicht zuletzt Ihre Dokumente und Reiseunterlagen. Eine gute Packliste stellt sicher, dass Sie bei Ihrer nächsten Geschäftsreise an alles denken – und hilft Ihnen dabei, rechtzeitig einzuschätzen, ob Sie unter Umständen ein zusätzliches Gepäckstück hinzubuchen sollten, um alles unterzubekommen.

Packen für die Geschäftsreise: Was gibt es zu beachten?

Eine Geschäftsreise mit dem Flugzeug erfordert beim Kofferpacken eine gute Strategie. Denn der Platz ist begrenzt, der Bedarf ist vielseitig und die Zeit ist oft knapp. Einfach alles einpacken, um für alle Eventualitäten gewappnet zu sein, ist also ebenso wenig eine Option, wie nur das Nötigste in den Koffer zu werfen, weil man Vergessenes im Zweifel vor Ort besorgen kann. Stattdessen braucht es eine gute Vorbereitung, die Ihnen am Ende dabei hilft, effizient zu packen – sowohl zeitlich als auch platztechnisch. 

Grundsätzlich lassen sich einige Tipps formulieren, die das Packen für dienstliche Flugreisen etwas erleichtern – egal, ob mit oder ohne Packliste: 

• Prüfen Sie die Regularien der Airline und die Inklusivleistungen Ihrer Flugbuchung: Wie viel Handgepäck dürfen Sie mitnehmen, welche Maße sind erlaubt, ist ein Gepäckstück inkludiert und – wenn ja – wie schwer darf es sein?

• Machen Sie sich mit den Gegebenheiten vor Ort vertraut. Das Wetter, der Dresscode und auch die Ausstattung in der Unterkunft bestimmen, was Sie brauchen und was nicht. 

• Lassen Sie sich nach Möglichkeit einen Ablaufplan zusenden. So wissen Sie, welche Aktivitäten auf dem Programm stehen und wie viel Freizeitkleidung Sie ungefähr benötigen.

• Planen Sie im Voraus, welche Arbeitsunterlagen und -ausstattung Sie brauchen – sowohl für den eigentlichen Zweck der Dienstreise als auch für die frei verfügbare Arbeitszeit während des Aufenthalts.  

• Lesen Sie sich in die kulturellen Gepflogenheiten und rechtlichen Anforderungen des Ziellandes ein: Welche Voraussetzungen gelten für die Einreise? Sollten Sie Gastgeschenke mitnehmen? Gibt es Tabus oder Verhaltenskodizes? 

Alle Vorkehrungen getroffen? Dann kann das große Packen beginnen. Wir haben für Sie zusammengefasst, was auf der Packliste für Ihre nächste Geschäftsreise nicht fehlen darf – von Dokumenten und Technik über Kleidung und Hygieneartikel bis hin zu weiteren hilfreichen Gadgets für mehr Komfort und ein professionelles Reiseerlebnis. Die vollständige Packliste können Sie auch als Checkliste zum Abhaken herunterladen. 

Sorgenfreies Packen für Ihre Geschäftsreise. Mit unserer Packliste stellen Sie sicher, dass Sie alles Wichtige dabei haben.

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Dokumente, Technik & Co. – Packliste fürs Handgepäck

Fangen wir zunächst mit dem Wichtigsten an: jenen Dingen, die sich nicht so einfach ersetzen oder nachkaufen lassen. Die Rede ist zum einen von Ihren persönlichen Dokumenten und zum anderen von Ihren Arbeitsutensilien. Erstere sind nötig, damit Sie sich vor Ort ausweisen, am Flughafen und im Hotel einchecken oder z. B. einen Mietwagen abholen können. Letztere wiederum sind erforderlich, damit Sie Ihre berufliche Tätigkeit ausüben und damit den Zweck Ihrer Reise erfüllen können. Beides gehört deshalb – und weil Elektronik nicht im Frachtraum transportiert werden darf – unbedingt ins Handgepäck. 

Tipp: Sie sind sich nicht sicher, was Sie mit ins Handgepäck nehmen dürfen und was nicht? Buchen Sie Ihre nächste Dienstreise über Perk und erhalten Sie Live-Updates zu den Regularien Ihrer Airline sowie hilfreiche Infos und einen 24/7-Kundenservice durch unsere Reiseexpert:innen. 

Wichtige Dokumente für die Flugreise

Was Ihre Ausweis- und Reiseunterlagen anbelangt, gilt bei geschäftlichen Flugreisen ins Ausland gemeinhin: Mehr ist mehr. In der Regel brauchen Sie:  

• Personalausweis 

• Reisepass (falls nötig) 

• Bordkarten 

• Reisedokumente für Hotel, Autovermietung etc. 

• Führerschein 

• Krankenkassenkarte/Versichertenunterlagen (ggf. auch zur Auslandskrankenversicherung oder weiteren Versicherungen bei Dienstreisen)

• Impfausweis (falls nötig)  

• Visitenkarten

• Einreisegenehmigung wie ESTA, Visum o. ä. (falls nötig) 

• EC-Karte/Kreditkarte (zum Bezahlen sowie z. B. für die Autovermietung) 

• Bargeld (ggf. in Landeswährung) 

• A1-Bescheinigung (falls nötig) 

Wichtig: Prüfen Sie unbedingt rechtzeitig, wie lange Ihre Ausweisdokumente noch gültig sind – und welche Mindestlaufzeit von Ihrem Zielland für die Einreise vorausgesetzt wird. In vielen Staaten gilt bspw. die Regelung, dass der Reisepass nach dem geplanten Ausreisedatum noch mindestens 6 Monate gültig sein muss. Weitere wichtige Tipps zu den Reisedokumenten und persönlichen Unterlagen für Ihre Flugreise finden Sie in unserem Ratgeber zum Thema. 

Technik & Arbeitsmaterialien für die Geschäftsreise

Mit Blick auf die technischen Geräte und die Unterlagen, die Sie während der Dienstreise für Ihre Arbeit brauchen, lässt sich nur schwer eine allgemeingültige Packliste erstellen. Zu den Evergreens zählen aber z. B.: 

• Laptop oder Tablet 

• Mobiltelefon (privat & dienstlich) 

• Ladegeräte & Powerbank 

• Bluetooth-Kopfhörer 

• Steckdosenadapter (je nach Reiseland) 

• Ggf. Maus, Tastatur, Adapter für externe Monitore etc. 

• Firmenausweis (falls vorhanden) 

• Notizen & Mitschriften

• Notizbuch & Stift 

• WLAN-Hotspot (falls nötig & vorhanden)

• USB-Stick – ggf. bespielt mit Präsentationen o. ä. 

Letztlich entscheiden Ihr Job, Ihre Aufgaben und die Ausstattung vor Ort und nicht zuletzt auch Ihre persönlichen Präferenzen bei der Mediennutzung darüber, was Sie auf Ihrer Reise brauchen und was nicht. Diese Liste erhebt also keinen Anspruch auf Vollständigkeit und kann ganz nach Bedarf beliebig angepasst oder ausgeweitet werden. 

Kleidung & Schuhe – Packliste für Business & Freizeit

Bei der Kleidung – inklusive Schuhe – können Sie zwischen Businesskleidung, Freizeitkleidung, Grundausstattung und Accessoires unterscheiden, um beim Kofferpacken strukturiert vorzugehen und den Überblick zu behalten. Oft hilft es, statt einzelner Kleidungsstücke ganze Outfits, sprich Kombinationen, bereitzulegen. So gehen Sie sicher, dass Sie für jeden Tag etwas Passendes dabeihaben, und sparen vor Ort Zeit bei der Kleiderwahl. 

Faktoren, die die Kleidungsauswahl beeinflussen

Mehr noch als bei allen anderen Kategorien ist bei der Kleidung Flexibilität gefragt. Denn was Sie brauchen, um auf Ihrer Reise gut ausgestattet zu sein, ist sehr individuell und hängt von verschiedenen Faktoren ab, die weit über die Dauer des Aufenthalts und Ihre persönlichen Präferenzen hinausgehen: 

1. Welchen Job üben Sie aus und wie sieht die klassische Arbeitskleidung in Ihrem Unternehmen aus, oder in dem Unternehmen, das Sie während Ihrer Reise besuchen? Hier kann es gravierende Unterschiede geben – nicht nur von Branche zu Branche, sondern auch von Betrieb zu Betrieb. 

2. Wie sieht die Freizeitgestaltung während Ihres Aufenthalts aus? Stehen gemeinsame Abendessen in gehobener Gesellschaft an oder essen Sie gemütlich mit Kolleg:innen im Steakhouse um die Ecke? Sind sportliche oder abenteuerliche Aktivitäten geplant, für die Sie spezielle Kleidung benötigen? 

3. Was sagt die Wetterprognose für Ihre Zeit im Zielland? Bei warmen Temperaturen fällt die Garderobe selbstredend anders aus als bei Dauerregen oder gar Schneefällen – auch dann, wenn Sie sich vorrangig drinnen aufhalten. 

4. Über welche Ausstattung verfügt das Hotel oder das Apartment, in dem Sie während Ihrer Geschäftsreise unterkommen? Haben Sie dort die Möglichkeit, Wäsche zu waschen oder einen Wäscheservice in Anspruch zu nehmen? Verfügt die Unterkunft über ein Fitnessstudio oder einen Pool, wofür Sie Sport- oder Badesachen benötigen? 

Koffer, Kapazitäten & Konditionen frühzeitig prüfen

Nicht zuletzt wirkt sich auch Ihre verfügbare Kapazität darauf aus, wie viel Sie mitnehmen können. Fragen Sie sich also frühzeitig:  

• Können Sie einen Koffer und/oder eine Reisetasche als Gepäckstück aufgeben? 

• Wie viele Handgepäckstücke sind bei Ihrer Airline zulässig? 

• Wie groß und schwer darf Ihr Koffer sein? 

• Besteht die Möglichkeit, gegen Aufpreis zusätzliches Gepäck aufzugeben? 

• Und wie viel können Sie überhaupt transportieren, ohne zu große Abstriche in Sachen Komfort und Effizienz machen zu müssen?

All diese Fragen spielen ebenfalls eine Rolle beim Kofferpacken. Je früher sie geklärt werden, desto mehr Zeit und Handlungsspielraum bleibt Ihnen, um Upgrades zu organisieren, Rückfragen zu stellen und eine adäquate Lösung zu finden.  

Hygieneartikel, Medikamente & wertvolle Tipps

In Sachen Kulturbeutel und Reiseapotheke sind Sie gut aufgestellt, wenn Sie alles einpacken, was Sie auch binnen einer Woche zu Hause benötigen würden – an guten und an weniger guten Tagen. Dazu zählen: 

• Duschgel, Shampoo & Spülung 

• Zahnbürste & Zahnpasta 

• Deodorant & Parfüm 

• Körperlotion & Gesichtscreme

• Haut- & Haarpflegeprodukte sowie Haarstylingprodukte (Gel, Haarspray etc.)

• Kosmetik- & Abschminkartikel

• Rasierer & Rasierutensilien 

• Wattepads & Wattestäbchen oder nachhaltige Alternativen 

• Mundspülung 

• Lippenbalsam 

• Kamm oder Bürste 

• Kontaktlinsenflüssigkeit & Kontaktlinsen (bei Bedarf) 

• Weibliche Hygieneartikel (bei Bedarf) 

• Desinfektionsmittel & Desinfektionstücher

• Taschentücher  

• Verschreibungspflichtige Medikamente 

• Reiseapotheke mit Schmerztabletten, Magentropfen, Wundheilsalben o. ä.

• Insektenschutzmittel & Antiallergikum/Kühl-Gel (je nach Reiseland & -zeit)

Alltägliche Basics wie Seife und Handtücher sind aller Regel nach vorhanden. Informieren Sie sich sicherheitshalber trotzdem über die Ausstattung Ihrer Unterkunft. Viele Hygieneartikel, wie Duschgel, Shampoo, Zahnpasta und Co. gibt es in der Drogerie auch in Reisegröße. So können Sie die Produkte bedenkenlos im Handgepäck transportieren (in einem entsprechenden Beutel) und tragen keinen unnötigen Ballast mit sich herum. Alternativ können Sie auch wiederverwendbare Glas-, Plastik- oder Silikonbehälter nutzen – diese gibt es in passenden Größen für die Flugreise im Set zu kaufen. Sie lassen sich immer wieder neu befüllen und sind demnach die nachhaltigste Option. 

Gamechanger für mehr Komfort & Professionalität

Gerade für Vielreisende gehören Dienstreisen längst zum Alltag. Trotzdem geht jede Reise aufs Neue mit kleinen oder größeren Herausforderungen einher und ist auf ihre Weise anstrengend – insbesondere, wenn Sie vermehrt mit dem Flugzeug reisen und mitunter auch Langstreckenflüge auf dem Programm stehen. Unsere Gamechanger-Tipps helfen Ihnen dabei, möglichst komfortabel und gleichzeitig professionell zu reisen – perfekt für alle, die viel unterwegs oder gern bestens vorbereitet sind: 

Sicher und stressfrei reisen – mit Perk

Mit dem Flugzeug lassen sich selbst große Distanzen binnen kürzester Zeit überbrücken. Gerade deshalb zählt es zu den beliebtesten Transportmitteln für Business-Reisen – obgleich der Nachhaltigkeitsaspekt zunehmend an Bedeutung gewinnt und v. a. bei kurzen Strecken dafür sorgt, dass auch Zugreisen eine immer größere Rolle spielen. Dort, wo Flugreisen dennoch die beste Option darstellen, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, Ihren CO₂-Ausstoß über Investitionen in zertifizierte Umweltprogramme auszugleichen. Mit Green Trip können Sie Ihre Geschäftsreisen nachhaltiger gestalten, ohne dabei an Effizienz einzubüßen. 

Grüner reisen? Kein Problem! Finden Sie heraus, wie Sie Geschäftsreisen nachhaltiger gestalten können. Mit Green Trip von Perk.

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Auch darüber hinaus unterstützt Perk Sie bei der Planung und Durchführung Ihrer Geschäftsreisen – und versorgt Sie mit hilfreichen Informationen und wertvollen Tipps für Ihre nächste Geschäftsreise mit dem Flugzeug. In unserem Flugreise-Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Fliegen wissen müssen: vom Check-in am Flughafen über das Vorgehen bei verpassten Flügen bis hin zu Tipps zu Gepäckversicherungen und Co. So sind Sie bestens vorbereitet und informiert, bleiben flexibel und reisen mit einem guten Gefühl. 

FAQ – häufige Fragen rund um die Packliste