In der Kreditorenbuchhaltung werden in der Regel täglich Rechnungen bearbeitet. Damit Sie diese Rechnungen prüfen, freigeben und bezahlen können, müssen Sie die zugehörigen Ausgaben strukturiert erfassen.
Sie ordnen Rechnungen dabei den richtigen Konten, Kostenstellen oder Projekten zu und verbuchen sie im Buchhaltungssystem oder ERP. So behalten Sie den Überblick über Ausgaben, Transaktionen und Zahlungen.
Die Rechnungskodierung unterstützt diesen Prozess. Sie hilft Ihnen, Rechnungen systematisch zu kategorisieren, Finanzdaten auszuwerten und Abläufe in der Rechnungsverarbeitung zu strukturieren.
Was ist Rechnungskodierung in der Kreditorenbuchhaltung?
Bei der Rechnungskodierung ordnen Sie einer eingehenden Rechnung einen bestimmten Code zu. Dieser Code legt fest, zu welcher Kostenart, Kostenstelle oder welchem Projekt eine Ausgabe gehört.
Mit diesem Code verbuchen Sie die Rechnung im Buchhaltungs- oder ERP-System. Gleichzeitig ordnen Sie die Ausgabe einer Kategorie zu. So können Sie Rechnungen, Ausgaben und Transaktionen später leichter auswerten.
In vielen Unternehmen verwendet die Kreditorenbuchhaltung dafür vordefinierte Codes. Ein Code kann zum Beispiel für Reisekosten, Büromaterial oder Software stehen. In größeren Organisationen nutzen Abteilungen oder Projekte oft eigene Codes, um ihre Ausgaben getrennt zu erfassen.
Warum Rechnungen kodieren?
Die Rechnungskodierung bietet mehrere Vorteile für die Kreditorenbuchhaltung:
Jede Rechnung kann einer Kostenart, Kostenstelle oder einem Projekt im Buchhaltungssystem eindeutig zugeordnet werden.
Der Abgleich mit Bestellungen oder anderen Transaktionen wird einfacher und schneller.
Unstimmigkeiten oder Fehler im Rechnungsverarbeitungsprozess lassen sich früher erkennen.
Auswertungen zu Ausgaben und Kostenstrukturen werden präziser.
Der Genehmigungs- und Zahlungsprozess läuft schneller, weil Rechnungen bereits korrekt kategorisiert sind.
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Traditionelle Methoden zur Rechnungskodierung
Viele Unternehmen kodieren Rechnungen noch immer manuell. Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung prüfen jede eingehende Rechnung und weisen anschließend den passenden Code für Kostenart, Kostenstelle oder Projekt zu.
So läuft eine manuelle Kodierung meist ab:
Rechnung prüfen: Nach Eingang prüfen Sie die Rechnungsdaten und verschaffen sich einen Überblick über die enthaltenen Positionen und Ausgaben.
Kategorie bestimmen: Anschließend ordnen Sie die Ausgabe einer passenden Kategorie zu, zum Beispiel Reisekosten, Software oder Büromaterial.
Code vergeben: Auf Basis der Kategorie vergeben Sie einen Rechnungscode, der die Ausgabe im Buchhaltungssystem eindeutig kennzeichnet.
Zuordnung zum Hauptbuchkonto: Der Code wird anschließend mit dem passenden Hauptbuchkonto (GL-Code) verknüpft, damit das System die Ausgabe korrekt verbuchen kann.
Dokumentation im System: Die Rechnung, der Code und alle relevanten Informationen werden im Buchhaltungs- oder ERP-System gespeichert.
Genehmigung und Zahlung: Nach der Kodierung durchläuft die Rechnung den Genehmigungsworkflow und wird anschließend zur Zahlung freigegeben.
Dieser manuelle Prozess funktioniert in kleineren Unternehmen oft gut. Bei hohem Rechnungsvolumen und vielen Transaktionen steigt jedoch der Aufwand. Gleichzeitig erhöht sich das Risiko für Fehler bei der Dateneingabe oder der Kodierung.
Skalierungsprobleme mit der GL-Kodierung
Mit wachsendem Rechnungsvolumen wird die manuelle GL-Kodierung immer komplexer. Mehr Lieferanten, mehr Transaktionen und mehr Kostenstellen führen zu mehr Konten und Codes im Buchhaltungssystem.
Das bringt mehrere Herausforderungen mit sich:
Mehr Komplexität im Kodierungssystem: Wenn Unternehmen wachsen, steigt auch die Anzahl an Kostenstellen, Projekten und Ausgabenkategorien. Dadurch wird die Verwaltung von GL-Codes aufwendiger.
Höheres Fehlerrisiko: Bei manueller Kodierung steigt mit jeder zusätzlichen Rechnung das Risiko für falsche Zuordnungen oder Eingabefehler.
Hoher Zeitaufwand: Mitarbeitende in der Kreditorenbuchhaltung verbringen viel Zeit mit der Prüfung, Dateneingabe und Kodierung von Rechnungen.
Geringe Transparenz in Echtzeit: Wenn Rechnungen manuell bearbeitet werden, stehen aktuelle Finanzdaten oft erst mit Verzögerung zur Verfügung.
Begrenzte Anpassungsfähigkeit: Neue Projekte, Abteilungen oder Ausgabenkategorien erfordern oft zusätzliche Codes. Die Struktur der GL-Kodierung wird dadurch immer komplexer.
Diese Herausforderungen zeigen, warum viele Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren und sich bei Kodierungsprozessen durch Software oder KI unterstützen lassen.
Wie funktioniert automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Viele Unternehmen automatisieren ihre Rechnungsverarbeitung größtenteils, um manuelle Arbeit zu reduzieren, Fehler zu vermeiden und ihre Effizienz zu steigern. Von der Rechnungsstellung bis zur Vorbereitung der Zahlung übernehmen spezielle Softwarelösungen dabei mehrere Schritte des Prozesses.
So kann eine automatisierte Rechnungsverarbeitung ablaufen:
Rechnungserfassung: Der Prozess beginnt mit der Erfassung der Rechnung. Rechnungen gelangen meist per E-Mail, Upload oder über eine digitale Plattform ins System. Die Software sammelt alle Dokumente zentral, sodass Sie Rechnungen an einem Ort verwalten können.
Datenextraktion: Im nächsten Schritt liest die Software die Rechnungsdaten automatisch aus und erkennt wichtige Informationen wie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge oder Steuerinformationen. Dadurch entfällt ein großer Teil der manuellen Dateneingabe.
Rechnungsabgleich: Nach der Extraktion prüft das System, ob die Rechnung zu vorhandenen Bestellungen oder Verträgen passt. Das heißt, es werden Rechnungsdaten mit den Informationen aus Einkaufssystemen oder dem ERP verglichen. So lassen sich Abweichungen bei Preisen, Mengen oder Lieferbedingungen frühzeitig erkennen.
Kodierung und GL-Mapping: Anschließend ordnet das System der Rechnung automatisch den passenden Rechnungscode oder GL-Code zu. Die Software nutzt dafür aufgestellte Regeln, vorhandene Daten oder KI-Modelle. Dadurch werden Rechnungen automatisch den richtigen Konten, Kostenstellen oder Projekten zugeordnet.
Automatisierung des Rechnungsworkflows: Nach der Kodierung startet der Genehmigungsworkflow. Das System leitet die Rechnung automatisch an die zuständigen Personen oder Abteilungen weiter. So behalten Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Status einer Rechnung.
Zahlungsgenehmigung: Im letzten Schritt bereitet das System die Rechnung für die Zahlung vor. Nach der finalen Freigabe werden die Zahlungsdaten an das Finanz- oder ERP-System übermittelt. So verkürzt die Automatisierung den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und verbessert gleichzeitig Transparenz, Effizienz und Genauigkeit.
Was ist intelligente Rechnungskodierung?
Intelligente Rechnungskodierung geht noch einen Schritt weiter als automatisierte Rechnungskodierung und nutzt künstliche Intelligenz, um die Kodierung von Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung zu unterstützen. Statt jede Rechnung manuell zu analysieren, wertet eine Software die Rechnungsdaten automatisch aus und hilft bei der Zuordnung zu Konten, Kostenstellen oder Projekten.
Im Gegensatz zur klassischen, regelbasierten Kodierung kann intelligente Rechnungskodierung aus vorhandenen Daten lernen. Das System nutzt Informationen aus früheren Rechnungen und Transaktionen, um neue Rechnungen schneller zu kategorisieren.
Der Ablauf funktioniert in der Regel so:
Die Software analysiert frühere Rechnungen und erkennt wiederkehrende Kodierungsmuster.
Auf Basis dieser Daten schlägt das System passende Konten, Kostenstellen oder Kategorien für neue Rechnungen vor.
Die Kodierungslogik kann sich an bestimmte Lieferanten, Abteilungen oder juristische Einheiten anpassen.
Sie prüfen die vorgeschlagenen Codes und bestätigen oder korrigieren sie im System.
Mit jeder neuen Rechnung verbessert das System seine Vorschläge und unterstützt den Kodierungsprozess zunehmend automatisch.
Durch diese Funktionen beschleunigt intelligente Rechnungskodierung die Rechnungsverarbeitung und schafft bessere Einblicke in Ausgaben, Transaktionen und Cashflow.
Rechnungen geräteübergreifend kodieren
Moderne Lösungen für die Rechnungsverarbeitung ermöglichen es, Rechnungen nicht nur am Desktop zu bearbeiten. Sie können Rechnungen auch über mobile Geräte prüfen, kodieren und freigeben. So lassen sich offene Rechnungen schneller bearbeiten und Genehmigungsprozesse beschleunigen.
In der Regel können Sie dabei Einzelposten prüfen, Codes zuweisen und Rechnungsdetails anpassen. Gleichzeitig behalten Sie den Verlauf der Rechnung und den Status im Genehmigungsprozess im Blick.
Ein Beispiel ist das Tool zur Rechnungsverwaltung von Perk. Die Plattform unterstützt Sie dabei, Rechnungen zentral zu erfassen, zu kodieren und durch den Genehmigungsworkflow zu führen – sowohl über Desktop als auch über mobile Geräte.
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