Spend Analytics bezeichnet die systematische Analyse der Unternehmensausgaben. Sie schafft Transparenz darüber, wofür ein Unternehmen Geld ausgibt und wo Einsparpotenziale bestehen.
In Unternehmen entstehen täglich Ausgaben. Sie können einmalig oder wiederkehrend sein, klein oder groß, manuell oder automatisiert. Ohne eine strukturierte Ausgabenanalyse fehlt häufig der vollständige Überblick über diese Kosten.
Spend Analytics hilft Finanz- und Procurement-Teams, Ausgaben zu erfassen, zu kategorisieren und auszuwerten. So wird sichtbar, welche Kosten entstehen und in welchen Bereichen Optimierungspotenzial besteht.
Was ist Spend Analytics?
Spend Analytics, auch als Spend Analysis oder Ausgabenanalyse bezeichnet, ist ein wesentlicher Teilprozess des Spend Managements im Unternehmen.
Einkaufs- und Finanzteams arbeiten gemeinsam daran, Betriebsausgaben sichtbar zu machen, zu klassifizieren und zu analysieren. Die Analyse deckt Einsparpotenziale auf und lässt Rückschlüsse auf konkrete Optimierungsbedarfe zu – zum Beispiel im Lieferantenmanagement oder in der Einkaufsorganisation.
Einfach gesprochen lässt sich durch Spend Analytics also rekonstruieren, wofür im Unternehmen Geld ausgegeben wird. Dabei liefert die Analyse Einblicke in alle relevanten Ausgabeparameter: Sie zeigt detailgetreu und transparent auf, wer wann wie viel ausgibt – und dokumentiert ebenso wofür und an wen.
Ziel ist es, durch Spend Analytics eine vollständige Ausgabentransparenz – auch Spend Transparency – zu erreichen und so eine belastbare Grundlage für die strukturierte Kostenkontrolle und -optimierung zu schaffen.
Wie funktioniert Spend Analytics? Die 4 Phasen der Ausgabenanalyse
Spend Analytics ist eine komplexe Methode, die im Grunde vier Phasen bzw. Maßnahmenbündel umfasst, die systematisch aufeinander aufbauen:
Datensammlung und -kategorisierung
Bereinigung und Validierung der Daten
Datenanreicherung und Klassifizierung
Analyse und Berichterstattung
Durch die sorgfältige Prüfung von Finanzunterlagen wie Bestellungen und Rechnungen erhalten Finanzabteilungen wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster, Lieferantenleistungen und Beschaffungseffizienz. Daraus lassen sich im letzten Schritt Möglichkeiten zur Kostenoptimierung, zum verbesserten Risikomanagement und zur Prozessoptimierung ableiten.
1. Datensammlung & -kategorisierung
In der ersten Phase werden Beschaffungs- und Ausgabendaten aus verschiedenen Quellen innerhalb der Organisation gesammelt.
Zunächst gilt es daher, alle relevanten Datenquellen zu identifizieren. Dazu gehören z. B.:
ERP-Systeme, Rechnungs- oder Ausgabenmanagement-Tools
Bestellaufträge und Lieferantenverträge
Spesenabrechnungen oder Geschäftsreisemanagement-Software
Rechnungen, Quittungen und andere Zahlungsnachweise
Hauptbuch der Finanzbuchhaltung
Wichtig: In die Ausgabenanalyse sollten sämtliche Unternehmensausgaben Einzug halten – nicht nur klassische Einkaufsdaten. Nur so kann Spend Analytics zu vollständiger Transparenz führen, als fundierte Datengrundlage dienen und damit ihre Wirksamkeit entfalten.
Daraus ergeben sich weitere wichtige Anhaltspunkte für die Datenerhebung:
Direkte und indirekte Kosten sind gleichermaßen von Bedeutung: von Materialkosten und Ausgaben für Hardware und Software über Reisekosten und Marketing-Dienstleistungen bis hin zu Fixkosten für Miete, Strom und Co.
Die Strukturierung der Ausgaben nach Kostenstellen und Abteilungen erleichtert die Datenerhebung und ist wichtig für die Aussagekraft der Analyse. Auch wenn am Ende das konzernweite Ausgabenmanagement betrachtet werden soll, zahlt sich eine granulare Herangehensweise aus.
Eine Kategorisierung der Ausgaben nach verschiedenen Kriterien schafft Überblick und verfeinert die Analyseergebnisse. Als Ausgabenkategorien kommen z. B. Rohmaterialien, Bürobedarf, Kommunikation, Weiterbildung u. v. m. infrage. Durch verschiedene Ebenen aus Ober- und Unterkategorien entsteht schließlich eine feingliedrige, komplexe Ausgabentaxonomie.
2. Bereinigung & Validierung der Daten
Sobald die Daten erfasst und grob kategorisiert sind, werden sie bereinigt und validiert. Dieser Schritt ist unabdinglich, um Fehler, Duplikate und Inkonsistenzen zu beseitigen. So lässt sich die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten sicherstellen und die Compliance der getätigten Ausgaben überprüfen.
Diese Phase umfasst diverse Unterschritte, die teils ineinander greifen:
Genauigkeitsprüfung: Alle Ausgabennachweise werden mit vertrauenswürdigen Quellen gegengeprüft und mit vordefinierten Benchmarks verglichen. So wird sichergestellt, dass die erfassten Zahlen mit den tatsächlichen Transaktionen übereinstimmen.
Konsistenzprüfungen: Durch die Prüfung von Datenbeziehungen auf ihre Konsistenz hin stellen Finanzabteilungen bspw. sicher, dass die Gesamtausgaben einer Abteilung mit der Summe ihrer einzelnen Transaktionen übereinstimmen.
Datenintegrität: Der Abgleich mit Prüfsummen und die Anwendung verschiedener Methoden zur Korruptionserkennung gibt Aufschluss über die Wahrung der Konsistenz, Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten während ihres gesamten Lebenszyklus.
Compliance-Validierung: Validierungsprüfungen decken auf, ob die Ausgaben mit vordefinierten internen Richtlinien und Branchenvorschriften übereinstimmen und Compliance-Anforderungen erfüllen. Eine vorab definierte Validierungslogik, die speziell auf die Ausgabendaten des Unternehmens abgestimmt ist, und automatisierte Überprüfungstools erleichtern diesen Prozess.
Essenziell für eine hohe Qualität der Analyseergebnisse ist außerdem die Standardisierung der Daten und Bezeichnungen. Nur durch einheitliche Bezeichnungen für Warengruppen, Materialien, Dienstleistungen und Co., einheitliche Betrachtungszeiträume und nicht zuletzt auch einheitliche Währungen lassen sich Ausgabendaten korrekt messen und vergleichen.
3. Datenanreicherung & -klassifizierung
Im nächsten Schritt folgt die Anreicherung der Spend-Daten mit zusätzlichen Informationen, darunter Lieferantendetails, Produktbeschreibungen, Vertragsbedingungen und Co.
Nach der Anreicherung liegt den Finanzverantwortlichen eine umfangreiche Ausgabenübersicht inklusive aller relevanten Parameter vor:
Bestellungen (POs): Informationen zu Bestellungen, einschließlich Bestelldatum, Bestellmenge, Artikelbeschreibungen und den für die Einkäufe verantwortlichen Abteilungen oder Personen
Rechnungen: Details zu Lieferantenrechnungen, wie Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Beschreibungen der Einzelposten und Zahlungsbedingungen
Spesenabrechnungen: Alle erstattungsfähigen Reisekosten und Reisenebenkosten sowie ergänzende Daten rund um die Geschäftsreise: z. B. Reiseziel, Anlass, Transportmittel, Unterkunftsart, Bewirtung etc.
Verträge: Informationen aus Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern, einschließlich Vertragsbedingungen, Preise, Lieferpläne und Geschäftsbedingungen sowie weiterführende Daten zu Vertragspartnern wie Kontaktinformationen, Leistungskennzahlen etc.
Zahlungsdaten: Einzelheiten zu wiederkehrenden Zahlungen, wie Zahlungstermine, Zahlungsbeträge und Zahlungsmethoden – hilfreich, um den Cashflow und die Kreditorenbuchhaltung zu verfolgen und genauere Prognosen zu erstellen
Transaktionsdaten: detaillierte Informationen zu einzelnen Einkäufen, darunter bspw. Artikel- und Dienstleistungsbeschreibungen, Mengen und Stückpreise
Produkt- und Leistungsbeschreibungen: detaillierte Beschreibungen der gekauften Produkte und beauftragten Dienstleistungen
Budgetdaten: Informationen über Budgetzuweisungen und tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zu Budgets oder Finanzplänen
Kennzahlen zur Lieferantenleistung: Kennzahlen zur Bewertung der Lieferantenleistung, z. B. pünktliche Lieferung, Qualität, Durchlaufzeiten und Einhaltung von Vertragsbedingungen – selbiges gilt auch für Dienstleister
Wechselkurse: Wechselkursinformationen beim Umgang mit internationalen Lieferanten und Transaktionen in mehreren Währungen
Zusätzliche Kontextdaten: wie Branchen-Benchmarks, Markttrends, Wirtschaftsindikatoren oder Kommentaren von Stakeholder:innen zu Vertragspartnern
Optional kann in diesem Zuge außerdem eine weitere Klassifizierung der Ausgaben bzw. der dazugehörigen Lieferanten und Dienstleister vorgenommen werden:
Verfolgt der Spend Analytics Prozess bspw. die Optimierung von Einkaufsprozessen und Lieferantenmanagement, können Vertragspartner nach verschiedenen Kriterien wie Größe, Branche und strategischer Bedeutung klassifiziert werden. So lässt sich das Preis-Leistungs-Verhältnis im Nachhinein besser bewerten.
4. Analyse & Berichterstattung
Die letzte Phase konzentriert sich schließlich auf die Analyse der kategorisierten, bereinigten und angereicherten Daten. Spezielle Spend Analytics Tools helfen bei der Erstellung von Berichten, Dashboards und Visualisierungen, die Einblicke in Ausgabenmuster, Einsparpotenziale, Einkaufsprozesse und mehr bieten.
Das Ziel besteht darin, umsetzbare Erkenntnisse aus der Analyse zu gewinnen, um strategische Entscheidungen zu treffen, Beschaffungsprozesse zu verbessern und Unternehmensziele zu erreichen. Für eine valide, sinnstiftende Berichterstattung, aus der sich später konkrete Maßnahmen ableiten lassen, braucht es neben zuverlässigen, strukturierten Daten auch:
granulare Messgrößen, nach denen sich die Datensätze aufschlüsseln und differenziert betrachten lassen. Das können z. B. Ausgaben nach Kategorien, Lieferanten oder Währungen, die Anzahl der Lieferanten, Dienstleister oder Transaktionen nach Commodities oder auch die Spend-Anteile nach Kunden, Abteilungen oder Mitarbeitenden sein.
klare Spend-Dashboards, die Daten mit Bezug auf eben diese Messgrößen in verschiedenen Formaten visualisieren, um Rohdaten in fundierte Erkenntnisse umzuwandeln. Übersichtliche Darstellungen der Analyseergebnisse können ein tiefgreifendes Verständnis von Kosten und Nutzen stärken und die Entscheidungsfindung in Finanzprozessen erleichtern.
konkrete KPIs, die widerspiegeln, welche Aspekte des Beschaffungsprozesses das Unternehmen mit Spend Analytics überwachen will. Diese sind nötig, um individuelle Ziele festzulegen und umsetzbare Maßnahmen abzuleiten, die zur erfolgreichen Realisierung dieser Unternehmensziele beitragen.
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Die wichtigsten 5 KPIs für Spend Analytics
Individuell definierte KPIs bringen Klarheit in Leistungen, Optimierungsbedarfe und Fortschritte des Spend Managements. Sie sind unabdinglich für eine aufschlussreiche Analyse und Berichterstattung, zielführende Maßnahmen und den Erfolg des gesamten Prozesses.
Folgende 5 KPIs erweisen sich für Spend Analytics als besonders wichtig:
1) Kosteneinsparungen
Wie hoch sind die Kosteneinsparungen, die durch die Optimierung von Ausgaben- und Einkaufsprozessen erzielt werden – prozentual und absolut?
Dieser Indikator misst die Wirksamkeit Ihrer Bemühungen im Bereich der Kostenoptimierung.
2) Kontrollierte Ausgaben vs. Maverick Buying
Welcher Anteil Ihrer Gesamtausgaben wird über reguläre Einkaufsprozesse verwaltet?
Wie hoch ist der Prozentsatz der Ausgaben, die außerhalb etablierter Prozesse und Richtlinien getätigt werden?
Inwieweit weichen Ihre tatsächlichen Ausgaben von Prognosen und Ausgabengrenzen ab?
Mithilfe dieser Erkenntnisse lässt sich Maverick Spend aufdecken und bekämpfen – dadurch können Sie Kosten senken und die Compliance erhöhen.
3) Lieferantenleistung & Vertragsmanagement
Wie pünktlich werden Güter geliefert und Dienstleistungen erfüllt?
Zu welchem Grad werden Vertragsbedingungen und Qualitätsanforderungen eingehalten?
Eine kontinuierliche Bewertung der Lieferantenleistung hilft, zuverlässige Partner zu identifizieren und zu eruieren, ob proaktive Maßnahmen wie Neuverhandlungen von Vertragsbedingungen Kosten senken oder die Leistung verbessern könnten.
4) Beschaffungsleistung & Operatives
Über welchen Zeitraum erstreckt sich ein Einkaufsprozess von der Anforderung bis zur Abwicklung bzw. Zahlung?
Wie viele verschiedene Lieferanten bzw. Vertragspartner lassen sich identifizieren – allgemein und für spezifische Warengruppen?
Wie hoch sind die Einsparungen, die durch strategische Beschaffungsinitiativen wie Mengenrabatte, globale Einkaufsorganisation, Lieferantenkonsolidierungen oder Lieferantenwechsel erzielt werden?
Wie entwickeln sich Kaufpreise generell?
All das und mehr hilft, die Einkaufsorganisation realistisch zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern.
5) Mitarbeiter:innen-Leistung
Wie viele Bestellungen werden pro Team oder Mitarbeiter:in bearbeitet?
Wie hoch ist die Auftragserfüllungs- oder Compliance-Quote?
Abteilungs- und personenbezogene Daten helfen, Schulungsbedarfe zu identifizieren, und können bspw. als Grundlage für Belohnungsprogramme dienen, die wiederum Anreize zur persönlichen Entwicklung schaffen.
Durch gezielte Maßnahmen lassen sich die Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit, der Teamzusammenhalt, die Identifikation mit Unternehmenszielen und nicht zuletzt auch die Effizienz und Kundenzufriedenheit stärken.
Herausforderungen bei der Ausgabenanalyse
Spend Analytics ist ein komplexer Prozess, der Herausforderungen und Risiken birgt. In der Praxis scheitert die Implementierung meist daran, dass grundlegende Voraussetzungen im Unternehmen nicht erfüllt sind:
Vollständigkeit & Qualität der Daten
Überall im Unternehmen werden Ausgaben getätigt – quasi rund um die Uhr. Das führt zu immensen Datenmengen, die oft über verschiedene Abteilungen, Systeme und Formate verteilt sind. Das Resultat:
unvollständige Datensätze
viele schwer zu konsolidierende Datenquellen
Dopplungen, Verunreinigungen und mehr
Eine saubere und v. a. vollständige Datengrundlage ist die Grundvoraussetzung für eine repräsentative Analyse. Elektronische Belege helfen, Medienbrüche zu vermeiden, und erleichtern die Datensammlung erheblich.
Expertise & Veränderungswillen
Die Implementierung von Spend Analytics erfordert oft einen kulturellen Wandel innerhalb einer Organisation. Daraus ergeben sich verschiedene Herausforderungen:
Widerstand gegen Veränderungen und mangelndes Bewusstsein für die Vorteile und Potenziale von Spend Analytics können den Fortschritt behindern.
Fehlinterpretationen der erhobenen Daten und isolierte Betrachtungen ohne Kontext und Weitsicht können ineffiziente Maßnahmen und falsche Entscheidungen bedingen.
Die Schulung und Einbeziehung der Mitarbeitenden trägt daher maßgeblich zum Erfolg der Ausgabenanalyse bei.
Professionelle & integrierte Systeme
Vielen Unternehmen fehlen die notwendigen Tools, um erweiterte Ausgabenanalysen durchzuführen. Verstreute, nicht synchronisierte Systemlandschaften und ineffiziente Technologien gefährden die Datenkonsistenz erheblich.
Für einen erfolgreichen Spend Analytics Prozess brauchen Finanzabteilungen ein leistungsstarkes Ausgabenmanagement-Tool, das
nahtlose Integrationen mit ERP- und P2P-Systemen bietet sowie
Daten automatisiert und in Echtzeit analysiert und aufbereitet.
Perk hilft Unternehmen, alle Ausgaben und Daten in einem zentralen System zu bündeln, und schafft so die optimale Grundlage für Ihren Spend Analytics Erfolg. Buchen Sie einfach eine unverbindliche Produktdemo, um zu sehen, wie Sie die Plattform für Ihren Bedarf nutzen und in Ihre bestehende Finanzinfrastruktur integrieren können.
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Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement. Ein für alle Mal.
Fazit: Welche Vorteile bietet Spend Analytics für Unternehmen?
Spend Analytics gibt Aufschluss über sämtliche Ausgaben, die in Ihrem Unternehmen getätigt werden. So erhalten Sie vollständige Transparenz und ein umfassendes, detailliertes Verständnis für die Aufwendung finanzieller Ressourcen.
Die Ausgabenanalyse liefert wertvolle Einblicke in die Qualität des Lieferanten- und Vertragsmanagements und der Einkaufsorganisation sowie in die Prozesseffizienz und Ausgaben-Compliance. Die gewonnenen Erkenntnisse bieten eine valide Datengrundlage für die Kostenkontrolle und decken Einsparpotenziale, Optimierungsbedarfe und potenzielle Risikofaktoren auf.
Um das volle Potenzial von Spend Analytics zu entfalten, bedarf es einer zuverlässigen Spend Management Software für die Aufbereitung und Analyse der Unternehmensausgaben. Professionelle Plattformen bieten Automatisierung bei der Erhebung, Bereinigung, Validierung, Anreicherung und Klassifizierung der Daten, nahtlose Integrationen mit bestehenden Finanzsystemen und Echtzeit-Reportings nach individuell definierten KPIs.
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