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Perk (ehemals TravelPerk)-Studie: Reisekostenmanagement bleibt Herausforderung – jeder Vierte bleibt vorerst auf Kosten sitzen

3 MIN. LESEDAUER

  • Veraltete Spesenprozesse kosten Mitarbeitende und Finanzteams Geld
  • Jeder Vierte zahlt drauf: Rückerstattungen dauern (28%), Richtlinien zur Schadensregulierung sind unklar (19%), private Kreditkarten (26%) kommen zum Einsatz
  • Automatisierte Spesen mithilfe von KI: Für 24 % der Geschäftsreisenden ist Künstliche Intelligenz der Schlüssel für ein besseres Reiseerlebnis
Berlin, Germany – 04.06.2025 – Business Travel gilt als unternehmerische Verantwortung – doch wer zahlt wirklich den “Preis”? 83 % aller befragten Mitarbeitenden haben Schwierigkeiten, Reisekosten korrekt abzurechnen - das veranschaulicht  eine aktuelle Perk (ehemals TravelPerk)-Umfrage. Die global agierende  Plattform für Geschäftsreisen und Spesenmanagement hat 4.000 Geschäftsreisende befragt, um die versteckten finanziellen Belastungen veralteter Spesenprozesse für Arbeitnehmer und Finanzteams aufzudecken.
„Reisekosten stellen einen großen Posten in den Gewinn- und Verlustrechnungen von Unternehmen dar. Dennoch sehen sich viele Mitarbeitende weiterhin mit manuellen, unkoordinierten Prozessen konfrontiert, die – wie unsere Umfrage zeigt – "echte finanzielle Belastungen mit sich bringen“, betont Roy Hefer, CFO bei Perk. „Wenn 83 % der Mitarbeitenden Probleme mit der Reisekostenabrechnung haben und mehr als ein Viertel ihre privaten Kreditkarten nutzt, ist das längst nicht mehr nur ein Effizienzproblem. Wer Richtlinien direkt in Buchungs- und Abrechnungsprozesse integriert, Belege per KI automatisch abgleicht und den gesamten Ablauf digitalisiert, entlastet Mitarbeitende spürbar: Weniger Papierkram, mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.”
Belastung statt Business – Handlungsbedarf bei Reisekosten und Spesenprozessen
Über ein Viertel der Geschäftsreisenden (26 %) nutzen ihre privaten Kreditkarten für größere Ausgaben. Gleichzeitig müssen 28 % auf verspätete Rückerstattungen warten – wer in dieser Situation seine private Kreditkarte verwendet, riskiert zusätzliche Verzugsgebühren und damit eine noch höhere finanzielle Belastung.
So können deutsche Unternehmen den Spesenmanagement-Prozess optimieren 
  • Klarheit bei Reise- und Spesenrichtlinien direkt bei der Buchung: Fast jeder Fünfte (21 %) der Mitarbeitenden hierzulande gibt an, nicht zu wissen, welche Ausgaben erstattet werden und fast jeder Vierte (22 %)davon sorgt sich, das Budget zu überschreiten. Durch die Integration der Richtlinien in den Buchungs- und Checkout- Prozess können Unternehmen Unklarheiten beseitigen und von Anfang an eine bessere Einhaltung der Richtlinien fördern.
  • Automatisierung für mehr Effizienz: 26% der Mitarbeitenden in Deutschland empfinden den internen Spesenprozess als zu kompliziert. 19% geben an,  nicht die notwendige Zeit zu haben, um Spesenabrechnungen einzureichen. Auf die Frage, wie KI das Geschäftsreise-Erlebnis verbessern könnte, nannten fast 23 % der Mitarbeitenden die automatisierte Spesenbearbeitung als Priorität.
  • Eine integrierte End-to-End-Plattform zur Buchung und Verwaltung von Reisen und Spesen: Mehr als ein Drittel (34 %) der Mitarbeiter in Deutschland bucht Geschäftsreisen immer noch über Plattformen für Privatkunden/Endkonsumenten, oder direkt auf Airlines- und Hotelwebsites (27 %). 23% verlieren unterwegs ihre Belege. Die Folge: Finanzteams müssen Abrechnungen manuell prüfen und Genehmigungen mühsam nachverfolgen - was nicht nur viel Zeit in Anspruch nimmt, sondern auch die Transparenz und Effizienz des gesamten Prozesses beeinträchtigt.
GVB , ein führender europäischer Mobilitätsanbieter, hat Anfang des Jahres die Spesenautomatisierung von Perk eingeführt. “Früher dauerte die Eingabe einer Spesenabrechnung vielleicht 10-15 Minuten. Jetzt  beläuft es sich nur noch auf 10 Sekunden – eine Zeitersparnis von Faktor 60!”, sagt Philipp Röthlisberger, Mitglied des GVB Innovation Board. Der GVB schätzt, dass diese Effizienzsteigerung seinem Team jährlich über 300 Stunden an Arbeitszeit spart.
Zur Umfragen-Methodik:
Perk beauftragte das Marktforschungsunternehmen OnePoll, eine Umfrage im Zeitraum vom 12. bis 19. März 2025 durchzuführen. Die Erhebung wurde in 5 bis 7 Arbeitstagen abgeschlossen und umfasste 4.000 Teilnehmer – jeweils 1.000 aus dem Vereinigten Königreich, den USA, Deutschland und Spanien – die beruflich reisen. Die Stichprobe wurde durch eine Online-Quantifizierungsumfrage erhoben, um Konsistenz und Vergleichbarkeit über die Märkte hinweg zu gewährleisten.
Über Perk:
Perk ist eine global agierende Plattform für Reise- und Kostenmanagement. Seit der Gründung im Jahr 2015 verändert das Unternehmen die Art und Weise, wie Unternehmen Geschäftsreisen organisieren – durch modernste Technologie kombiniert mit einem persönlichen Service. Weltweit vertrauen Marken wie Red Bull, Fujifilm und Nord Security auf Perk. Die nahtlose All-in-One-Plattform vereinfacht die Reisebuchung, optimiert das Ausgabenmanagement und steigert die Produktivität von Unternehmen jeder Größe. Mit einem klaren Fokus auf Flexibilität, Kostenkontrolle und Effizienz hilft Perk Unternehmen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.Weitere Informationen finden Sie unter www.perk.com .