Breitling

Cómo Breitling redujo el trabajo oculto en viajes y gastos

La carga invisible que frenaba a Breitling

Breitling lleva más de un siglo marcando el estándar en relojería suiza. Su apuesta por la innovación mantiene sus productos a la vanguardia, pero detrás de esa excelencia había un problema silencioso: sus procesos internos de finanzas y viajes no habían evolucionado al mismo ritmo.

El día a día se llenaba de tareas pequeñas, repetitivas y nada motivadoras. Eran necesarias, pero consumían tiempo y energía sin aportar valor. A eso lo llamamos trabajo oculto: todo lo que no aparece en la descripción de un puesto, pero que está en todas partes. Buscar y subir recibos, corregir duplicados, perseguir aprobaciones, resolver incidencias en los viajes… En Breitling, ese trabajo oculto aparecía en casi cada desplazamiento y en cada informe, generando frustración y desviando la atención del trabajo realmente importante.

El verdadero coste del trabajo oculto

Las horas perdidas eran solo el principio. Ese trabajo invisible retrasaba decisiones, debilitaba el cumplimiento de políticas y obligaba a los equipos a trabajar siempre “apagando fuegos”. Para una empresa global, depender de procesos manuales y herramientas desconectadas impedía a finanzas y a los gestores de viajes actuar de forma estratégica.

Si Breitling quería seguir creciendo, necesitaba cambiar esa dinámica. Y la solución no pasaba por sumar más herramientas, sino por una plataforma capaz de unificar viajes y gastos, automatizar las tareas repetitivas y dar tranquilidad tanto a finanzas como a los viajeros: políticas claras, datos fiables y procesos que simplemente funcionan.

Una plataforma para viajes y gastos

Por eso Breitling eligió Perk.

Con Perk, los empleados reservan en pocos clics, con las políticas integradas para que las aprobaciones se gestionen solas. Los recibos y facturas se capturan automáticamente, y los reembolsos dejan de atascarse en interminables cadenas de correos. Si los planes cambian, el equipo de soporte 24/7 de Perk lo gestiona directamente con el viajero, sin necesidad de involucrar al gestor de viajes.

Para finanzas, Perk supone horas de trabajo manual menos. Las notas de gasto se concilian automáticamente, los informes se generan en segundos y el cumplimiento está integrado en el proceso. Ya no hay que esperar al cierre mensual: finanzas tiene una visión clara y en tiempo real del gasto en toda la empresa.

El último año gestionaron más de 1,5 millones de euros en gastos. Gracias a la automatización, aumentaron su eficiencia un 180 % y obtuvieron un ROI superior al 200 % en relación con el coste anual de la licencia.

Como explica el CFO, Dr. Lars Kästle:

«Perk cumple todos nuestros requisitos. Es una solución extremadamente innovadora que elimina la carga manual que teníamos antes».

Para los gestores de viajes, Perk pone fin al rol eterno de “apagafuegos”. Las políticas se aplican automáticamente durante la reserva, los viajes se sincronizan con el módulo de gastos y los informes son simples. Con las opciones de viaje flexible, cambios y cancelaciones dejan de ser un problema.

En solo un año, Perk ayudó a Breitling a ahorrar más de 200 000 € en viajes corporativos.

Más tiempo para lo que realmente importa

Las horas de trabajo invisible que antes dominaban el día ahora se gestionan discretamente en segundo plano. Esto deja a los equipos de Breitling libres para centrarse en el trabajo que realmente genera valor.

Como resume el Dr. Kästle:

«Ahora disponemos de una única fuente de información con una calidad de datos incomparable para nuestras auditorías. Eso nos da exactamente el nivel de transparencia que necesitamos para planificar y proyectar el negocio con visión de futuro».