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Seis años de colaboración: cómo Emma Sleep encontró en Perk un verdadero socio de crecimiento desde 2019
¿Quién es Emma Sleep?
Emma Sleep es mucho más que una marca de colchones. Es una empresa especializada en descanso que ofrece todo lo necesario para dormir mejor: almohadas, edredones, protectores de colchón, toppers y mucho más.
Con cuatro oficinas principales y otros hubs repartidos por el mundo, Emma Sleep tiene presencia en Europa, Norteamérica y APAC. Es una scale-up en pleno crecimiento, con más de 1000 personas en el equipo y cientos de miles de colchones vendidos cada mes.
Perk: una elección intuitiva para la gestión de viajes
Emma Sleep lleva trabajando con Perk desde hace años. Antes de dar el salto, no contaban con un sistema formal de gestión de viajes: cada persona reservaba sus viajes de trabajo por su cuenta y la empresa se encargaba después de los reembolsos.
A medida que el negocio crecía y se abrían nuevas oficinas, quedó claro que necesitaban una solución más centralizada. El equipo de Emma Sleep viaja con frecuencia para reunirse con proveedores, integrar nuevos sistemas y reforzar relaciones en persona. Sin políticas de viaje claras y con reservas hechas de forma manual, era difícil controlar los costes o detectar oportunidades de ahorro. Además, el sistema de reembolsos generaba fricción: adelantar dinero y esperar la aprobación de gastos no era una experiencia agradable.
Tras evaluar varias opciones, Emma Sleep eligió Perk. En marzo de 2019 implantaron la plataforma y actualmente la tienen integrada con su sistema de RR. HH., Personio. De cara al futuro, planean ampliar las integraciones, por ejemplo con Jira y Expensya. Hoy, Perk es una pieza clave en sus operaciones y conecta de forma natural los equipos de RR. HH., finanzas y viajes.
Una colaboración a largo plazo para optimizar y crecer
Como empresa en rápido crecimiento, Emma Sleep está acostumbrada al cambio. Cuando Beatriz Neves, P&O Excellence Manager, se incorporó a la compañía, una de sus primeras tareas fue mejorar el proceso de viajes. El año pasado, tras una reestructuración interna, actualizaron de nuevo la política de viajes con el acompañamiento continuo de Perk.
Emma Sleep recoge de forma constante el feedback de los viajeros. Cuando hay sugerencias, Beatriz las comparte con su account manager de Perk y trabajan juntas para encontrar la mejor solución.
«Lo que más valoro de esta colaboración es que estamos construyendo algo que evoluciona con nosotras. No es solo que Perk desarrolle el producto y nosotras lo usemos, sino que crecemos juntas. Perk nos apoya y nosotras también aportamos a Perk».
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager en Emma Sleep
Un buen ejemplo son los presupuestos dinámicos. Parte del feedback indicaba que algunas personas aparecían como “fuera de política” cuando viajaban a destinos distintos de las principales sedes de la empresa. Gracias a las políticas dinámicas de Perk, pudieron establecer un límite de gasto del 20 % por encima del precio medio de cada zona. El resultado fue un proceso mucho más fluido y una respuesta muy positiva por parte del equipo.
«Los account managers se toman de verdad el tiempo para ayudarte y encontrar soluciones. Yo soy muy clara con lo que necesita Emma, y Flo también es muy transparente con lo que Perk quiere desarrollar. Eso genera una relación de confianza de la que me siento muy orgullosa».
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager en Emma Sleep
El cumplimiento de la política de viajes a través de Perk ha marcado la diferencia: al asegurar que los vuelos, hoteles, trenes y alquileres de coches se mantengan dentro de las directrices, Emma Sleep ha ahorrado aproximadamente 45 000 €. Se han eliminado los ascensos de clase innecesarios, manteniendo al mismo tiempo la autonomía de los empleados para elegir sus opciones preferidas dentro de la plataforma.
Seguridad y eficiencia para un equipo internacional
Con un equipo que opera en numerosos países, Emma Sleep debe garantizar que todos los viajeros tengan la documentación correcta. Gracias al proceso de aprobación integrado de Perk, esos documentos de viaje pueden verificarse antes de aprobar cualquier viaje.
Algunos perfiles cuentan con flujos de aprobación específicos. Por ejemplo, los wholesale managers que viajan a diario pueden ser aprobados directamente por sus responsables, mientras que la alta dirección puede reservar clase business en vuelos de larga distancia. Dentro de Perk, cada persona puede elegir aerolíneas y hoteles de su preferencia, siempre dentro de la política.
Datos claros para una mejor toma de decisiones
A partir de los datos que exportan desde Perk, el equipo de business intelligence de Emma Sleep crea dashboards que les permiten entender cuánto gasta cada departamento, dónde se concentra ese gasto y qué tipo de viajes se realizan. Tienen una visión completa de quién viaja, a qué destinos, qué viajes están previstos, en curso o cancelados, y el coste de cada reserva.
«Antes hacíamos nuestra "magia" con Excel... Ahora, los dashboards son una de nuestras principales herramientas para seguir mejorando la política de viajes. Se actualizan cada mes y se presentan al comité directivo, que puede analizarlos y tomar decisiones».
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager en Emma Sleep
Viajar con tranquilidad, incluso cuando surgen imprevistos
Gracias a las funcionalidades de Deber de protección de Perk, los viajeros de Emma Sleep tienen asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Por ejemplo, cuando se produjeron ataques aéreos entre India y Pakistán, la plataforma les avisó y pudieron contactar de inmediato con las personas que estaban viajando en la zona.
También confían en el equipo de atención al cliente de Perk cuando alguien cancela un vuelo por error, necesita modificar un viaje a última hora o tiene problemas con una empresa de alquiler de coches. Cuando algo se tuerce, Perk está a una llamada de distancia.
«Da mucha tranquilidad saber que el equipo de soporte está disponible 24/7 para encontrar una solución o escalar el caso si hace falta».
— Beatriz Neves, P&O Excellence Manager en Emma Sleep
Gracias al soporte post-reserva, Emma Sleep puede hacer cambios al instante, sin largas cadenas de correos. Solo en los últimos 12 meses, este proceso les ha permitido ahorrar 9000 €.
Además de hoteles tradicionales, ahora también pueden reservar Airbnbs para estancias largas. Con el inventario global y el apoyo del equipo de Perk, han encontrado soluciones de alojamiento de calidad en cualquier parte del mundo.
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